Trabalho remoto: 5 passos para cultivar um ambiente onde os funcionários prosperam

Funcionários remotos estão se tornando a nova norma para empresas em todo o mundo. De acordo com uma pesquisa da Global Workplace Analytics, os funcionários se beneficiam da flexibilidade e da combinação de ambientes que facilitam a colaboração no escritório e o foco mais forte nas tarefas quando remotos.

No entanto, mudar para o trabalho remoto nem sempre é uma transição fácil. Os tipos de personalidade e os estilos de trabalho dos indivíduos devem ser levados em consideração, e manter um equilíbrio saudável e a separação entre a mentalidade de trabalho e o tempo pessoal é fundamental. Além de apoiar os funcionários com recursos para apoiar o trabalho remoto, os gerentes e líderes de equipe devem ter em mente essas dicas para cultivar um ambiente remoto positivo e produtivo para todos.

1. A confiança vem em primeiro lugar

Os funcionários remotos não podem sentir que precisam provar que estão trabalhando ou produtivos. Isso é especialmente importante para pais e cuidadores que podem trabalhar a mesma quantidade de horas durante a semana, mas têm períodos de disponibilidade e foco diferentes dos funcionários que estão principalmente no escritório.

A construção de confiança começa com a inclusão remota de funcionários remotos de gerenciamento - pode ser difícil para gerentes que estão acostumados a um ambiente de escritório tradicional. Aproveite o tempo para entender as necessidades exclusivas de seus funcionários remotos e criar conexão e empatia.

Além disso, saiba que a flexibilidade encontrada em horários remotos não é algo ruim. Pesquisas mostram que os trabalhadores remotos aumentam a produtividade quando seguem seus próprios horários.

O envolvimento remoto dos funcionários não significa forçar seus funcionários externos nas mesmas caixas que sua equipe no escritório. O trabalho flexível tem tudo a ver com versatilidade, e você construirá uma cultura forte em torno do trabalho remoto se der liberdade e confiança aos funcionários.

2. Definir normas de comunicação e agendamento

Há muitos benefícios no trabalho remoto e no gerenciamento de uma equipe remota. Menos distrações da força de trabalho tradicional podem contribuir para maior eficiência, diminuir o estresse e aumentar o moral.

Por outro lado, o trabalho remoto pode contribuir para sentimentos de isolamento e desconexão. Conversas improvisadas, mas importantes, sobre o trabalho em andamento que acontecem pessoalmente no escritório podem excluir inadvertidamente os trabalhadores remotos se as normas de comunicação não forem estabelecidas. Lembre-se de que quase todas as comunicações remotas acontecem de forma assíncrona. As equipes devem concordar com o que é apropriado para diferentes tipos de mensagens (por exemplo, quando usar o Slack versus e-mail), bloqueio de calendário, disponibilidade, expectativas de resposta e tempos de resposta durante intervalos ou bloqueios de tempo pessoal.

Estabelecer normas de equipe em termos de compartilhamento e documentação de informações e atualizações. Garanta que todos os funcionários dentro e fora do escritório tenham acesso às mesmas informações, recursos e comunicação em torno de um determinado projeto ou tarefa. Isso pode reduzir esses sentimentos de confusão, minimizar o risco de mal-entendidos e garantir que as linhas de comunicação com os trabalhadores remotos permaneçam abertas.

3. Invista em tecnologia e treinamento

Os trabalhadores remotos precisam de internet confiável de alta velocidade, telefones celulares com hotspots, VPNs e ótimo hardware. Comprometa-se a fornecer esses recursos para eles da mesma forma que você faria para os funcionários no local. Da mesma forma, certifique-se de que toda a sua organização, tanto no escritório quanto remotamente, esteja configurada com ferramentas de bate-papo eficazes e opções de teleconferência. Se você usa bate-papo por vídeo com frequência, configure o equipamento certo em todas as salas de conferência igualmente para que os funcionários remotos nunca sejam excluídos com base na disponibilidade da sala.

Também é importante fornecer aos funcionários remotos um treinamento completo de privacidade e segurança. Embora os trabalhadores remotos tenham a flexibilidade de trabalhar em casa, em espaços públicos como cafeterias ou em espaços de coworking, é importante que eles saibam como proteger totalmente as informações que podem ser exibidas na tela ou quando fazer reuniões com informações confidenciais em um ambiente mais privado.

Por fim, esse investimento em treinamento também se aplica aos gestores. Certifique-se de que todos os gerentes da sua organização tenham treinamento formal para trabalhar de forma eficaz com equipes remotas e distribuídas. Isso ajuda a construir uma cultura geral de inclusão remota e nivelar quaisquer preconceitos que os gerentes individuais possam ter sobre o trabalho remoto. Isso criará oportunidades iguais em toda a sua organização para que os membros da equipe trabalhem remotamente conforme suas necessidades.

4. Seja um defensor

É fácil para os trabalhadores remotos serem negligenciados em reuniões, eventos sociais e até mesmo na liderança. Não deixe isso acontecer. Crie uma cultura de inclusão para trabalhadores remotos que se estende de reuniões sociais a reuniões de equipe.

Uma maneira de garantir que os trabalhadores remotos se sintam participantes plenos nas reuniões é designar um defensor remoto, que pode monitorar comunicações como bate-papo, bem como a linha ou tela de teleconferência. Para seus funcionários remotos, saber que eles têm uma maneira extra de “levantar a mão” e ser notado imediatamente por esse defensor ajuda a evitar a sensação de que eles não são participantes completos na sala. Para os trabalhadores no escritório, a advocacia remota cria bons hábitos de adicionar pausas e rotinas de check-in às reuniões que ajudam a garantir que todos na sala (presentes virtualmente ou fisicamente) possam ter sua voz ouvida.

Por fim, lembre-se de que todos, incluindo seus funcionários remotos, desejam ser reconhecidos por seus esforços. Tente transmitir as conquistas dos funcionários em seus canais de comunicação. Os canais digitais permitem que você celebre os funcionários remotos ou no escritório com a mesma visibilidade. Transmitir as conquistas de todos os membros da sua equipe, incluindo os que trabalham remotamente, é uma ótima maneira de garantir o envolvimento remoto dos funcionários e manter seu senso de cultura corporativa.

5. Arranje tempo para o rosto

Quando se trata de engajamento remoto de funcionários, lembre-se de que a interação cara a cara pode ser um dos fatores mais importantes para gerenciar a desconfiança e melhorar os relacionamentos entre colegas de trabalho.

Se você trabalha com funcionários remotos em locais geograficamente diversos fora de seu escritório principal, certifique-se de encontrar tempo para encontrá-los ao visitar sua área. Quer isso acabe como uma reunião de negócios ou uma visita pessoal, você pode pedir suas recomendações sobre a área e construir conexões mais fortes ao sentir em primeira mão onde eles moram e trabalham.

Se for possível que os funcionários remotos visitem o escritório ocasionalmente, permita que eles façam isso para grandes eventos, como reuniões trimestrais de equipe e eventos em toda a empresa. Essas são ótimas oportunidades para funcionários remotos e de escritório colocarem mais rosto e personalidade nas pessoas com as quais normalmente interagem apenas por meio de telas.

Igualmente importante, no entanto, é que os funcionários cujas circunstâncias não permitem viagens tenham a chance de se sentir totalmente incluídos nesses tipos de eventos casuais. Considere configurar reuniões de equipe para que os funcionários remotos possam ser discados no bate-papo por vídeo para participar ou crie tempo para bate-papos abertos regulares que não precisam ser orientados por uma agenda de trabalho.

Transformando para a era do trabalho remoto

A acessibilidade de equipes distribuídas e computação em nuvem significa que o trabalho flexível é mais viável do que nunca. Geracionalmente, a importância do trabalho remoto provavelmente aumentará, com a flexibilidade do trabalho um dos benefícios de trabalho mais bem classificados pelos Millennials.

Quanto mais você fizer sua cultura contar para os trabalhadores remotos, melhor poderá garantir que todos os seus funcionários se sintam parte da mesma equipe. Pense em como você pode reunir as pessoas para celebrar os mesmos valores e tradições, para que todos os membros de sua equipe sintam que fazem parte de um grupo coeso. Isso ajuda a elevar o moral e a combater os sentimentos de desconexão ou desconfiança que podem ocorrer em equipes remotas. Ter um plano para manter todos os funcionários engajados e informados acabará por beneficiar todos os membros de sua equipe. Para obter mais dicas sobre como gerenciar sua equipe e sua estratégia social, não importa como sua equipe esteja distribuída, acompanhe o Sprout no Twitter.