Como criar uma política de trabalho remoto (+ modelo)

Trabalhar em casa é uma festa gigantesca.

Você basicamente pode fazer o que quiser. Sem regras. Sem requisitos. Puro caos – vá em frente e durma até o meio-dia, e não se preocupe com o tempo da empresa.

... não soa muito bem, não é?

Embora eu tenha certeza de que algumas pessoas estão explorando sua situação de trabalho remoto, a maioria dos trabalhadores remotos está trabalhando mais do que nunca. Eles querem provar que o trabalho remoto é eficaz para que possam manter esse enorme privilégio.

Mas se você quiser garantir que seus funcionários remotos estejam fazendo o que se espera deles, será necessário criar uma política de trabalho remoto ou de trabalho híbrido.

Então, o que exatamente é uma política de trabalho remoto e como você pode criar uma?

Não se preocupe – no final deste guia, você terá todas as respostas.

O que é uma política de trabalho remoto?

Vamos começar com o básico. O que é uma política de trabalho remoto?

Essencialmente, é um documento que descreve as regras e requisitos para trabalho remoto e acordos de trabalho flexíveis.

Também define expectativas com os funcionários e os responsabiliza por suas ações enquanto trabalham remotamente.

Existem alguns tipos diferentes de políticas semelhantes que valem a pena explorar, mas as diferenças são um pouco superficiais, pois todas elas servem ao mesmo propósito:

• Políticas de trabalho remoto. As políticas de trabalho remoto descrevem regras e expectativas para situações em que os funcionários trabalharão remotamente a maior parte do tempo ou o tempo todo.
• Políticas de trabalho flexíveis. As políticas de trabalho flexíveis são mais focadas em funcionários que têm um acordo de trabalho flexível. Por exemplo, eles podem trabalhar em casa ocasionalmente ou podem escolher seu próprio horário.
• Políticas de trabalho híbridas. As políticas de trabalho híbridas são projetadas para funcionários que passarão seu tempo dividido entre trabalhar no escritório e trabalhar em casa.

Para ser honesto, você pode chamar sua política do que quiser.

Tudo o que importa é que você descreva todas as suas expectativas para os funcionários da forma mais clara e específica possível.

9 perguntas importantes a serem respondidas em sua política de trabalho remoto

Antes de se sentar para escrever sua política de trabalho remoto, você precisará responder às seguintes perguntas.

1. Quando os funcionários podem trabalhar remotamente?

Esta é a maior pergunta que você terá que responder.

Você vai fazer os funcionários virem trabalhar uma vez por semana para se verem e lidarem com grandes reuniões? Você será uma organização totalmente remota? Os funcionários podem alterar seu status de trabalho como acharem melhor? Existem certos dias em que o trabalho remoto não é permitido?

Não há respostas certas ou erradas aqui; cada organização será diferente. Mas você precisa ter uma compreensão sólida do que espera alcançar.

2. Quais são os principais requisitos para trabalhar remotamente?

Se seus funcionários vão trabalhar remotamente, quais são os principais requisitos?

Por exemplo, eles precisam aderir a certas práticas recomendadas de segurança? Eles têm que vir ao escritório se você perguntar a eles? Existem metas de produtividade que você deseja que eles atinjam?

Não tenha medo de entrar em detalhes aqui; quanto mais específico você for, melhor.

3. Quais são suas expectativas de agendamento e disponibilidade?

Como você espera que os funcionários trabalhem, se comuniquem e geralmente estejam disponíveis para trocas relacionadas ao trabalho?

Você precisa que os funcionários estejam online e disponíveis para reuniões e bate-papos em um horário típico das 9 às 5? Ou você está dando a eles mais flexibilidade de agendamento? Existem certas horas do dia em que todos na empresa devem estar online?

4. Como os dispositivos de tecnologia e outros recursos são distribuídos para trabalho remoto?

Você dará a seus funcionários remotos todos os dispositivos, tecnologias e recursos de que eles precisam para ter sucesso?

Por exemplo, você distribuirá novos laptops e acessórios de computador para seus funcionários ou eles serão responsáveis ​​por fornecer seus próprios dispositivos? Se você estiver distribuindo dispositivos, a empresa manterá a propriedade desses dispositivos durante todo o acordo?

5. Como a tecnologia deve ser tratada para manter a segurança?

A cibersegurança é ainda mais importante em uma era de trabalho remoto. Se até mesmo um de seus funcionários estiver vulnerável a ataques, isso poderá derrubar toda a sua organização.

Como você espera que seus funcionários lidem com a segurança ao trabalhar para sua organização? Por exemplo, eles são responsáveis ​​por fazer login em uma VPN? Eles precisam seguir certos hábitos de senha? A quais redes eles podem se conectar e quais dispositivos eles podem usar?

5. Haverá um escritório disponível?

Sua empresa tem um escritório e, em caso afirmativo, os funcionários atuais podem usá-lo a seu critério?

Há algum valor em fornecer aos trabalhadores remotos a opção de retornar ao local de trabalho tradicional quando precisarem de uma mudança de cenário ou de um local para colaborar com outros colegas de trabalho.

No entanto, você pode não ser capaz de acomodar isso. Você fornecerá ajuda de custo para espaços de coworking ou arranjos alternativos se um escritório não estiver disponível?

6. Os pagamentos, benefícios ou impostos serão afetados?

Como esses novos acordos de trabalho remoto afetarão o pagamento, os benefícios e/ou os impostos da empresa?

Você dará aos funcionários um bônus extra para se equiparem com um trabalho decente em casa? Você reduzirá os salários ou os benefícios agora que não se espera que os funcionários se desloquem para o trabalho ou estacionem no centro da cidade? Quais são as implicações fiscais deste novo local de trabalho?

7. Como a cultura da empresa mudará?

Quer você goste ou não, a cultura da sua empresa vai mudar.

Você não pode estabelecer uma cultura empresarial para um local de trabalho presencial e manter tudo intacto ao mudar para um trabalho remoto ou uma política de trabalho híbrido; é muito difícil manter as pessoas coordenadas e em contato umas com as outras.

Saia na frente descrevendo como sua cultura vai evoluir a partir daqui (e como você vai reforçá-la).

8. Quem gerenciará os funcionários remotos?

Os funcionários remotos terão um superior direto encarregado de atribuir tarefas, direcionar seu trabalho e fornecer aconselhamento e suporte? Se não, como os funcionários remotos serão responsabilizados por seu trabalho?

9. Esses esboços estão sujeitos a alterações?

Eu posso responder essa para você. A resposta correta é sim.

Você deve sempre deixar espaço para flexibilidade e melhorias no futuro; certifique-se de declarar especificamente que todas as suas políticas de trabalho remoto e trabalho híbrido estão sujeitas a alterações.

Com as respostas para essas perguntas, você deve ter tudo o que precisa para começar a elaborar sua política de trabalho remoto.

Modelo de Política de Trabalho Remoto

Aqui está um modelo de política de trabalho remoto que você pode usar:

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Introdução

Comece escrevendo uma breve introdução. Explique o que é esta política, quais são suas intenções e como os funcionários devem ler e usar este documento. Você também deve explicar que este documento está sujeito a alterações adicionais e que os funcionários são responsáveis ​​por revisar a documentação mais recente para garantir que estejam seguindo as regras corretas.

Principais expectativas

Em seguida, crie uma seção de visão geral que defina as expectativas para seus funcionários.

Certifique-se de incluir subseções sobre o seguinte (a maioria das quais você cobriu ao abordar as perguntas em nossa seção anterior):

• Disponibilidade e agendamento.
• Tecnologias e ferramentas.
• Reuniões e comunicação.
• Treinamento e recursos.
• Colaboração e cultura.
• Salário, impostos e benefícios.
• Integração e documentação.

Ferramentas e segurança

Depois disso, concentre-se nas ferramentas que você fornecerá a seus funcionários e em suas expectativas de segurança e privacidade.

• Dispositivos e acesso à internet.
• Software e outras ferramentas tecnológicas.
• VPNs e medidas de segurança.
• Compensação de acessórios e outras necessidades de home office.
• Espaços físicos para reuniões.

Regras e consequências importantes

Nesta seção, você definirá todas as regras importantes que os funcionários devem seguir para continuar fazendo parte da empresa. Não tenha medo de ser redundante com outras seções; esta deve ser uma seção de referência rápida que responde rapidamente à maioria das perguntas dos funcionários.

Além disso, certifique-se de descrever as possíveis consequências por não seguir as regras. Haverá um sistema de estilo “3 strikes” para violações? Os funcionários estão sujeitos a reescritas, suspensões ou pagamento reduzido?

Cultura e Colaboração da Empresa

Dedique esta seção à cultura da empresa e à colaboração dos funcionários. Como as expectativas de comunicação e colaboração vão mudar? O que você fará para manter a cultura da empresa o mais forte possível?

Direitos Legais dos Funcionários

Por fim, certifique-se de descrever os direitos legais de seus funcionários, incluindo, mas não limitado a:

• Monitoramento e privacidade.
• Pagamento de horas e horas extras.
• Direitos aos benefícios.
• Motivos da rescisão.

4 dicas para criar e distribuir uma política de trabalho remoto

Siga estas dicas para criar e distribuir sua política de trabalho remoto.

1. Distribua antecipadamente a política de trabalho remoto.

Coloque sua política de trabalho remoto nas mãos de seus funcionários o mais rápido possível, especialmente se eles já estiverem trabalhando em casa.

Você não quer ficar seis meses em um acordo de trabalho remoto e mudar completamente as expectativas de todos a partir daquele momento. Você também deseja dar aos seus funcionários bastante tempo para ler, entender e agir sobre esta política.

2. Faça uma revisão legal.

Trabalhe com um advogado. Faça uma revisão completa da sua política de trabalho remoto.

Existem pontos fracos ou buracos? Existem direitos legais que seus funcionários têm que você não chamou diretamente? Existem reivindicações que você faz ou regras que você definiu que são tecnicamente ilegais ou contestáveis ​​em um tribunal?

Organize tudo isso antes de enviar as políticas.

3. Obtenha assinaturas e revise as informações.

Certifique-se de que cada funcionário reserve um tempo para ler a política e assinar um documento declarando que a entende.

Para redundância, também é uma boa ideia organizar uma reunião em que você revise o documento junto com seus funcionários e responda a quaisquer perguntas (porque, convenhamos, pelo menos alguns de seus funcionários não vão lê-lo, não importa o quanto você implorar).

Mantenha cópias assinadas da política de trabalho remoto em arquivo caso precise consultá-las posteriormente.

4. Reavaliar e atualizar periodicamente a política.

Sua política de trabalho remoto deve ser um “documento vivo”, recebendo reavaliações e reescritas regularmente.

Pelo menos uma vez por ano, revise a política e veja se há alguma seção que precise ser atualizada ou reescrita; se você descobrir novas falhas, certifique-se de resolvê-las e redistribuir as políticas para novas assinaturas de funcionários.

Gerenciando melhor os funcionários remotos

Gerenciar uma equipe remota pode ser difícil.

Mas é muito mais fácil com uma boa política de trabalho remoto e as ferramentas e o local certos.

E se você leu este guia, isso significa que você já está na metade do caminho.

Então o que vem depois?

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