Como escrever uma solicitação de proposta (RFP) que gera respostas

Como profissional de marketing, você tem muitas coisas para fazer e não consegue administrar tudo sozinho. Além disso, algumas tarefas simplesmente não são possíveis ou práticas de gerenciar manualmente. Em algum momento, você precisará trabalhar com outras empresas que oferecem ferramentas ou serviços para ajudá-lo a fazer seu trabalho com mais eficiência. É aí que entra uma solicitação de proposta, permitindo que você atraia fornecedores em potencial que podem ajudá-lo a atingir suas metas de negócios.

Se você nunca escreveu uma solicitação de proposta (RFP) antes, talvez não saiba como começar ou o que precisa incluir. A boa notícia é que estamos aqui para ajudar. Este guia orienta você no processo de redação de uma solicitação de proposta bem-sucedida que gera respostas dos fornecedores mais viáveis. Vamos mergulhar de cabeça.

Como escrever uma solicitação de proposta que gera respostas:

O que é uma Solicitação de Proposta (RFP)?

Uma solicitação de proposta ou RFP é um documento que fornece uma lista de requisitos que os fornecedores precisam atender para concluir um projeto. Normalmente enviado por empresas que precisam encontrar a solução de tecnologia ou serviço profissional certo, serve como um convite aberto para os fornecedores enviarem suas propostas. Isso permite que eles atraiam fornecedores em potencial que podem fornecer as ferramentas de que precisam ou para quem podem terceirizar parte de seu trabalho.

É crucial acertar sua solicitação de proposta porque ela detalha todos os critérios que os fornecedores devem atender para vencer a licitação. Como tal, permite-lhe recolher propostas dos fornecedores mais relevantes, tornando mais fácil decidir qual o mais adequado para o seu negócio.

8 etapas para escrever uma solicitação de proposta

Então, se um pedido de proposta é tão importante, como você o escreve? Confira as etapas abaixo para começar a escrever sua própria solicitação de proposta.

1: Defina o projeto, o escopo e o orçamento

Comece com uma definição clara do que é o projeto e entenda o papel que o fornecedor terá nele. Em outras palavras, tenha uma ideia adequada do que você precisa do fornecedor antes de escrever sua solicitação de proposta. Discuta o que você precisa que o fornecedor faça, como deve ser feito e quanto tempo idealmente deve levar para ser concluído.

Além disso, você também precisa falar sobre quanto está disposto a gastar pelo serviço ou plataforma. Isso fornece uma base sólida para sua RFP, pois você sabe claramente o que está procurando.

2: Forneça uma introdução

Agora que você tem uma ideia clara do que está procurando, é hora de escrever uma introdução explicando seu projeto e suas expectativas. A introdução deve ser capaz de ajudar os fornecedores em potencial a entender o objetivo de sua RFP e o que eles precisam para ajudá-lo a alcançar. Essa também seria uma boa oportunidade para explicar se você está enfrentando algum desafio e como o fornecedor pode ajudá-lo a superá-lo.

Além dessas informações básicas, você também pode incluir informações adicionais sobre seu projeto. Isso pode ser detalhes como quando você pretende iniciar o projeto e por quanto tempo ele será executado. A introdução deve ajudar os fornecedores em potencial a ter uma ideia melhor de suas necessidades, para que possam avaliar sua capacidade de atendê-las.

3: Explique a história da sua empresa e projeto

Em seguida, é hora de apresentar sua empresa aos fornecedores. Dê a eles um breve histórico de sua empresa e o que você faz, bem como o projeto que está realizando. Fale sobre os valores da sua marca, história e outras informações importantes. Essas informações devem ajudar os fornecedores a entender seu mercado e a posição atual de sua empresa.

Lembre-se de que muitos dos fornecedores em potencial podem nunca ter ouvido falar da sua empresa antes. Torne mais fácil para eles tomarem uma decisão informada, dando-lhes uma noção de quem você é como marca. Eles podem usar essas informações para avaliar se são adequados para suas necessidades e se gostariam de trabalhar com você.

4: Descreva seus requisitos

Agora vem a parte mais importante onde você descreve exatamente o que precisa em um fornecedor. Forneça detalhes específicos sobre os serviços ou soluções que você está procurando para ajudá-lo a atingir seu objetivo. Certifique-se de incluir detalhes como o nível de experiência que você está procurando (no caso de soluções de serviço). Para soluções de software, você também pode incluir detalhes como o nível de acesso necessário com base no tamanho da sua equipe.

É importante ser o mais específico possível nesta seção para que os fornecedores em potencial possam saber se estão oferecendo a solução de que você precisa. Isso os ajudará a decidir se devem enviar uma proposta ou não, permitindo que você filtre instantaneamente suas opções para obter propostas dos clientes em potencial mais adequados.

Por exemplo, se você está procurando uma agência de marketing de mídia social , pode precisar de uma agência que cuide do planejamento, produção e programação de conteúdo. Além disso, você pode precisar deles para gerenciar sua comunidade em seu nome. Nesse caso, uma agência que não oferece gerenciamento de comunidade pode optar por evitar o envio de uma proposta, para que você não precise perder tempo revisando a proposta.

Como alternativa, digamos que você esteja procurando uma ferramenta de gerenciamento de mídia social para uma equipe de três pessoas. E você quer planejar seu conteúdo, agendar suas postagens, monitorar seus comentários e analisar os resultados em um só lugar. Dessa forma, apenas os fornecedores que atendem aos requisitos acima enviarão uma proposta para você revisar, para que você filtre instantaneamente suas opções.

5: Dê instruções de envio

Os fornecedores que planejam enviar uma proposta devem saber como responder à sua solicitação de proposta. Certifique-se de fornecer instruções claras sobre a estrutura que eles devem seguir em sua proposta, bem como o que precisam incluir. Quando todas as propostas são formatadas de forma semelhante, fica mais fácil para você processar as informações e avaliá-las.

Por exemplo, você pode exigir que eles incluam um certo número de títulos. Ou você pode até solicitar que forneçam uma lista de pontos em cada título. Além disso, você também pode pedir que enviem amostras de seus trabalhos anteriores, estudos de caso e demonstrações para avaliar melhor a qualidade do trabalho ou os recursos da plataforma.

6: Inclua seus critérios de seleção

Também é importante que você inclua uma lista detalhada dos critérios com os quais avaliará as propostas. Isso dá aos fornecedores uma ideia de como eles serão avaliados para que possam entender suas chances de ganhar a licitação. Dessa forma, apenas os fornecedores mais qualificados responderão à sua solicitação de proposta, facilitando a seleção de suas opções.

Forneça detalhes sobre suas prioridades, requisitos básicos e preferências para que os fornecedores saibam exatamente o que você está procurando e como posicionar suas ofertas. Por exemplo, você pode priorizar agências especializadas em produção de conteúdo além de seus serviços de marketing. Os requisitos básicos podem ser a capacidade de planejar e executar campanhas de marketing de mídia social, enquanto você pode preferir agências que tenham experiência em trabalhar com empresas em um determinado setor.

7: Especifique o cronograma da RFP

Além disso, é crucial que todos os envolvidos conheçam seu cronograma de destino. Quando você espera receber as respostas? Quando o fornecedor selecionado será anunciado? Certifique-se de incluir esses prazos principais para que os fornecedores não precisem entrar em contato com você para obter atualizações quando você não tiver feito sua seleção.

Além disso, você também deseja incluir o horário de início e término do projeto. Conhecer esses cronogramas permitirá que os fornecedores planejem suas programações e avaliem sua disponibilidade antes de decidirem responder. Isso beneficia ambas as partes porque você não quer acabar trabalhando com um fornecedor que eventualmente não poderá ajudá-lo a cumprir o prazo. Além disso, os fornecedores poderão entender se podem se adequar ao seu projeto considerando sua carga de trabalho atual.

Isso é particularmente importante para RFPs que buscam soluções de serviço. Lembre-se de que, dependendo do detalhamento de seus requisitos, você precisará ajustar seu cronograma de acordo. Se os fornecedores tiverem que fornecer uma proposta altamente detalhada, eles podem precisar de mais tempo para planejar sua resposta.

8: Revise, revise e entre no ar

Agora que você anotou todas as informações cruciais, é hora de revisar seu pedido de proposta. Procure erros de ortografia e erros gramaticais, bem como frases complicadas que podem ser difíceis de entender. Você quer parecer profissional e confiável, evitando qualquer chance de falta de comunicação.

Além do básico, certifique-se de estar atento a erros que possam prejudicar o cronograma do seu projeto. Por exemplo, um erro de digitação em seu prazo pode resultar na perda de fornecedores em potencial porque eles não conseguiram atendê-lo ou em um grande atraso no recebimento de suas propostas. Como alternativa, um 0 ausente no orçamento do projeto pode significar a perda de fornecedores em potencial que se recusaram a licitar porque o pagamento era muito baixo.

Faça todas as revisões necessárias e dê uma olhada na RFP para garantir que seja profissional e clara. Você poderá finalmente publicar sua solicitação de proposta.

Melhores práticas para escrever uma RFP eficaz

Além de simplesmente seguir as etapas acima, há uma maneira de garantir que sua RFP receba as respostas que merece. Siga estas práticas recomendadas para redigir uma solicitação de proposta eficaz.

• Mantenha-o simples e fácil de entender

Para evitar as chances de falta de comunicação, certifique-se de usar uma linguagem que seja compreensível para seus fornecedores em potencial. Você pode querer reduzir o jargão da indústria e recorrer a um inglês simples, mantendo-o profissional. Tente evitar frases longas e, em vez disso, corte-as em frases mais curtas e mais fáceis de processar.

• Aproveite ao máximo os cabeçalhos e marcadores

Títulos e marcadores tornam sua RFP mais fácil de digerir em comparação com grandes blocos de texto. Aproveite-os para quebrar seu pedido de proposta e torná-lo mais escaneável.

• Seja o mais detalhado possível

Não perca detalhes importantes que podem ajudar fornecedores em potencial a entender melhor seu projeto e requisitos. Os fornecedores são mais propensos a responder com a proposta certa quando têm uma ideia clara do que você está procurando e que tipo de função eles desempenharão.

Exemplo de Solicitação de Proposta

Ainda não tem certeza de como deve ser sua solicitação de proposta? Vamos dar uma olhada em um exemplo de como uma RFP típica se parece para que você possa ter uma ideia melhor.

Solicitação de proposta: serviços de mídia social para a safra de junho
16 de dezembro de 2022
Emitido por: June's Vintage
Pessoa de contato: June Phillips
[e-mail protegido]
(445)917-3069

Introdução

A June's Vintage, uma loja de varejo que vende roupas vintage, está aceitando propostas para encontrar uma agência confiável para gerenciar nossas mídias sociais em nosso nome.A finalidade é:

• Aumente nossa comunidade de mídia social.

• Envolver nosso público continuamente.

• Mantenha uma forte presença da marca nas principais redes sociais (Instagram, Facebook e TikTok).

O objetivo desta solicitação de proposta é encontrar uma agência de mídia social que forneça o melhor valor geral e forneça resultados impressionantes.Esperamos executar um projeto de teste por três meses, após o qual poderemos decidir sobre uma parceria de longo prazo.

Fundo

Nosso negócio vintage foi estabelecido em 2007 e desde então estabeleceu uma forte base de clientes em toda a Filadélfia.A maioria de nossos clientes são entusiastas da moda local com idade entre 25 e 50 anos e compram na loja.No entanto, à medida que expandimos para canais de compras on-line, há uma oportunidade de estender esse alcance para além da área local.Isso provou ser um desafio, pois nossa presença na mídia social é bastante limitada e não temos tempo e conhecimento para envolver ativamente nosso público nas mídias sociais.

Visão Geral do Projeto

Gostaríamos de poder postar e interagir consistentemente com o público em três plataformas principais de mídia social – Instagram, Facebook e TikTok.Como tal, estamos à procura de uma agência que nos possa ajudar com o seguinte:

• Crie uma sólida estratégia de mídia social completa com um calendário de publicação.

• Desenvolva novas ideias de conteúdo e cuide da criação de conteúdo de acordo com o calendário de publicação.

• Agende e publique postagens em nosso nome.

• Monitorar e responder aos comentários dos clientes.

• Execute uma campanha publicitária de uma semana para atrair novos seguidores/clientes.

Nosso orçamento é de US$ 2.500 por mês, com algum espaço para flexibilidade, dependendo do nível de serviço que pode ser fornecido.Idealmente, gostaríamos de contratar uma agência com experiência em trabalhar com pequenas lojas de varejo e empresas locais.

Diretrizes de submissão

Todas as propostas devem ser criadas usando o formato abaixo (as listas com marcadores serão muito apreciadas):

• Sumário executivo

• Plano de negócios

• Destaque seu ponto de venda exclusivo

• Forneça experiência relevante que o torne qualificado para o projeto

• Detalhes das entregas e serviços propostos

• Observe as ferramentas de gerenciamento de mídia social que você usará para concluir as tarefas necessárias

• Não como o conteúdo será compartilhado conosco para aprovação

• Inclua suas tarifas

• Referências e/ou estudos de caso

• Forneça amostras de conteúdo de mídia social criado para clientes anteriores

• Termos e condições adicionais para trabalhar com sua agência

Envie sua proposta em formato .pdf para[email protected] até 30 de janeiro de 2023.

Critério de avaliação

A June's Vintage usará os seguintes critérios para avaliar as propostas e selecionar o fornecedor certo:

• Experiência no fornecimento de soluções de mídia social de serviço completo por um período mínimo de 24 meses

• Capacidade de resposta aos requisitos destacados acima

• Competitividade das taxas de serviço

• Depoimentos de clientes antigos/atuais

• Ferramentas e tecnologia usadas para realizar tarefas necessárias

Linha do tempo

A safra de junho espera concluir a RFP e o projeto de acordo com o seguinte cronograma:

• Emissão do pedido de proposta – 16 de dezembro de 2022

• Prazo para envio de propostas – 30 de janeiro de 2023

• Data de seleção do fornecedor - 15 de fevereiro de 2023

• Finalização do contrato e outras discussões do projeto - 20 de fevereiro de 2023

• Data de início do projeto - 1º de março de 2023

• Conclusão inicial do projeto - 31 de maio de 2023

Começando com sua primeira solicitação de proposta

Agora que você sabe exatamente como é um pedido de proposta e o que incluir nele, é hora de escrever o seu próprio. Existem muitos modelos gratuitos disponíveis on-line que podem ajudá-lo a redigir a solicitação de proposta perfeita.