Levantamento de requisitos: um guia rápido

Imagine que você está liderando um novo projeto de TI que envolve a construção de um call center da rede aos servidores. O próprio call center abrigará centenas de empregos e fará a ponte entre o cliente e o produto.

Existem muitos requisitos para um grande projeto como este e, como gerente de projeto, você acompanha todos eles. O levantamento de requisitos é uma etapa do processo de gerenciamento de requisitos, que consiste em coletar, documentar e analisar os requisitos do projeto.

Começaremos com uma definição de coleta de requisitos e, em seguida, analisaremos o processo e as ferramentas que você pode usar.

O que é levantamento de requisitos?

A coleta de requisitos, ou elicitação de requisitos, é o processo de determinação de todos os requisitos de um projeto. Existem dois tipos principais de requisitos de projeto, requisitos de negócios e requisitos técnicos.

Os requisitos de negócios definem o que uma organização realizará com o projeto, enquanto os requisitos técnicos explicam como o projeto deve ser executado. Eles são coletados durante a fase de iniciação do ciclo de vida do projeto, mas os gerentes de projeto precisam monitorá-los durante todo o cronograma do projeto, pois eles podem mudar.

O software de gerenciamento de projetos pode ajudar na coleta de requisitos. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalho baseado em nuvem que organiza seus requisitos. Use nossa visualização de projeto de lista de tarefas para coletar, priorizar e atribuir seus requisitos de projeto. Além disso, uma vez em nosso software, eles são rastreados em tempo real com painéis ao vivo e recursos de relatórios. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

A coleta e o gerenciamento de requisitos realmente eficazes são iniciados no início do projeto e devem responder às seguintes perguntas:

• Qual será a duração do cronograma do projeto?
• Quem estará envolvido no projeto?
• Quais são os riscos para o processo de levantamento de requisitos?
• Qual é o nosso objetivo final em entender os requisitos do nosso projeto?
• Quais são os nossos requisitos técnicos e comerciais?

Parece bastante simples, mas é incrivelmente importante. Uma vez que a equipe do projeto tenha reunido os requisitos, eles devem ser compilados em um documento de requisitos.

O que é um documento de requisitos?

Um documento de requisitos é usado para explicar o que é necessário do produto. Entre as coisas que define está a visão do produto e como ela deve ser alcançada ao final do projeto. Ele não entra em detalhes sobre como será entregue, no entanto. É mais para colocar o produto em contexto, como por que o produto é necessário ou qual problema ele está resolvendo. Os detalhes de como ele fará isso não estão incluídos.

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Por que a coleta de requisitos é importante?

Lembre-se do último projeto que você gerenciou. Quais foram os riscos que vieram à tona? Quais recursos você acabou? Houve algum desvio de escopo ou percalços orçamentários? E no geral, quais foram os impactos dessas deficiências no projeto como um todo?

Prazos, escopo, excesso de custos – sem a identificação adequada dos requisitos no início, todos esses elementos serão afetados. Os problemas de design do produto serão afetados e ocorrerão atrasos no desenvolvimento. Em última análise, seu produto não será configurado para o sucesso ideal, pois enfrenta um orçamento estourado.

Processo de Coleta de Requisitos

Então, como você reúne requisitos da maneira mais eficaz e gerenciável possível? Normalmente, a coleta de requisitos é composta de algumas etapas discretas.

1. Nomear e Atribuir

Primeiras coisas primeiro: quem vai ser a pessoa que vai dizer a todos que você é o gerente do projeto? Certifique-se de que essa pessoa entenda por que essa função é tão importante - todos devem acompanhá-lo com todas as atualizações do projeto, pois você atuará como o centro de conhecimento para o andamento do projeto.

Você também vai querer identificar quem serão os principais interessados. Estas serão as pessoas que debatem, analisam, aprovam ou negam atualizações do projeto. Eles geralmente são compostos por clientes, líderes de equipe, gerentes de departamento, membros do conselho, parceiros de negócios ou fabricantes. Eles terão mais voz no andamento do projeto em geral.

2. Elicitar Requisitos e Entrevista

Em seguida, você vai querer entrevistar todas as partes interessadas que você identificou. Faça-lhes perguntas como:

• O que está na sua lista de desejos para esta atualização de produto?
• Qual é o seu objetivo final para este projeto?
• O que você gostaria que este produto fizesse que já não faz?
• O que fez você se interessar por este produto em primeiro lugar?
• Que mudanças o convenceriam a recomendar este produto a outras pessoas?
• Quais ferramentas você precisaria para tornar este projeto bem-sucedido?
• Quais são as preocupações que você tem para este processo de projeto?

3. Reúna e Documente

Anote absolutamente tudo. Escreva até não poder mais escrever. Registre cada resposta e crie um repositório de fácil acesso onde outros (aprovados) possam acessar se precisarem fazer referência a qualquer informação coletada durante a fase de coleta de requisitos.

Essa documentação não apenas será útil no final do projeto, quando você refletir sobre as metas alcançadas, atualizações realizadas, recursos adicionados e bugs corrigidos, mas também ajudará a gerenciar as expectativas das partes interessadas e manterá os membros da equipe focados e no caminho certo.

4. Liste todas as premissas e requisitos

Esta é a carne do processo. Depois de documentar as metas e expectativas de todos, você pode criar um plano de gerenciamento de requisitos que seja acionável, mensurável e quantificável.

Durante esta fase você responderá:

• Qual será a duração do cronograma do projeto? Mapeie sua linha do tempo e, em seguida, mapeie seus requisitos nessa linha do tempo. Isso ajudará no caso de alguns requisitos dependerem de dependências.
• Quem estará envolvido no projeto? Serão as equipes inteiras de design e desenvolvimento ou apenas algumas selecionadas de cada uma? Quais membros da equipe estarão disponíveis? Quais membros da equipe se especializam nos tipos de problemas que o projeto abordará?
• Quais são os riscos para o processo de levantamento de requisitos? Defina todas as suposições e documente todos os riscos que podem afetar seus requisitos. Entenda que suas suposições são normalmente divididas em três categorias: tempo, orçamento e escopo. Eles podem variar de assumir PTO, feriados e dias de doença, até assumir que as partes interessadas fornecerão feedback em tempo hábil.
• Qual é o nosso objetivo final em entender os requisitos do nosso projeto? Qual é a meta baseada em tempo, a meta de orçamento e a meta de escopo? Será para competir no mercado mais diretamente com um concorrente? Será para resolver um problema do cliente ou corrigir um bug?

Ao responder a todas as perguntas acima de forma clara e concisa, você terá um mapa completo de seus requisitos pronto para apresentar às partes interessadas.

5. Monitore o progresso

Depois de obter a aprovação das partes interessadas sobre os requisitos apresentados, você os implementará no cronograma e no processo do projeto. Neste ponto, você vai querer ter certeza de que tem um método para monitorar e rastrear todos os seus requisitos em todas as equipes para garantir que os gatilhos de risco permaneçam baixos.

Você também desejará usar esses dados para relatar o progresso do projeto às partes interessadas, fornecer feedback aos gerentes de departamento e garantir que o projeto esteja no caminho certo do ponto de vista de tempo, escopo e orçamento.

Técnicas de levantamento de requisitos

Agora que sabemos o que é coleta de requisitos e exploramos as etapas do processo de coleta de requisitos, você desejará ter boas fontes para obtê-las. As fontes primárias são as partes interessadas, como clientes, usuários, et al. Outras fontes podem incluir especialistas, analistas e informações sobre concorrentes.

Uma vez que as fontes tenham sido identificadas, há uma série de técnicas que podem ser aplicadas para reunir os requisitos. Este é um processo iterativo e nenhuma técnica de coleta de requisitos fará o trabalho sozinha. Você precisará usar quantos achar necessário. Aqui estão algumas das principais técnicas de coleta de requisitos.

Cenários de casos de uso

Um caso de uso é um documento que explica como os usuários realizarão tarefas em seu produto. Ele é escrito do ponto de vista de um usuário e feito em etapas que incluem: quem está usando o produto, o que eles querem do produto, o objetivo do usuário, as etapas que ele executa para realizar sua tarefa e como o produto responde à sua ação.

Debate

Conduza uma sessão de brainstorming com um grupo de participantes que podem dizer o que quiserem sobre o produto, desde que sintam que é importante. Peça a um facilitador que lidere o grupo, organizando e priorizando suas respostas. Comece explicando o objetivo da sessão de brainstorming, faça com que o grupo forneça o máximo de ideias possível, não critique ou debata e quando terminar reúna todas as informações.

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Mapeamento da mente

O mapeamento mental é outra maneira de reunir ideias. Envolve a criação de um mapa mental, que começa colocando a ideia central no centro de uma página. Em seguida, use linhas, setas, balões de fala e cores diferentes para mostrar a conexão entre o tema central e as ideias que dele derivam. Permite um desenvolvimento orgânico de ideias relacionadas à sua ideia central. Mostra como diferentes fatos estão relacionados.

Ferramentas de coleta de requisitos

No final do projeto, a capacidade de analisar e entender o sucesso ou o fracasso depende inteiramente das ferramentas que você usa para documentar tudo.

Então, como mencionamos, antes mesmo de começar, você vai querer um repositório para toda a sua documentação. Talvez este seja um sistema de compartilhamento de arquivos onde todos os documentos podem ser acessados ​​por vários usuários do mesmo servidor. Ou a ferramenta de que você precisa envolve um sistema de rastreamento de tempo que você pode usar para analisar o tempo que cada membro da equipe gastou em determinadas áreas de projetos anteriores para entender quanto tempo pode levar neste.

Também seria benéfico baixar um modelo de coleta de requisitos para obter uma vantagem no processo do seu projeto. Isso ajudará todos a se alinharem aos requisitos de negócios, requisitos do usuário e requisitos do sistema.

Quaisquer que sejam as ferramentas, certifique-se de que elas possam ser acessadas de vários locais, em vários computadores, não importa onde cada pessoa envolvida esteja estacionada. Você deve facilitar ao máximo a comunicação, o envio de atualizações e o feedback de todos os canais.

Modelos de coleta de requisitos

Qualquer que seja a técnica ou combinação delas para coleta de requisitos, você precisará reuni-las em um documento. Os modelos são uma ótima ferramenta para reunir requisitos e muito mais. ProjectManager é o hub online para modelos gratuitos relacionados a qualquer aspecto de um projeto. Aqui estão alguns que podem ajudá-lo com o levantamento de requisitos.

Modelo de coleta de requisitos

O primeiro modelo gratuito é o nosso modelo de requisitos para o Word. Há uma folha de rosto para distinguir a coleta de requisitos de outros projetos e um local para rastrear quaisquer revisões do documento. Então você pode descrever o projeto, seu propósito, escopo e cronograma. Existe até um espaço para as partes interessadas capturarem seus pensamentos.

Modelo de Análise das Partes Interessadas

Falando das partes interessadas, nosso modelo gratuito de análise de partes interessadas para Excel ajudará você a identificar e gerenciar suas partes interessadas. Você pode usar este modelo gratuito para descrever as partes interessadas envolvidas no projeto, qual é sua relação com o projeto e o nível de comprometimento, o que ajuda a planejar como gerenciá-los.

Modelo de Plano de Projeto

Finalmente, você terá que pegar todas essas informações e usá-las para informar seu plano. Nosso modelo de plano de projeto gratuito para o Word ajuda você a definir o escopo do trabalho e transformá-lo em tarefas gerenciáveis. Também há espaço para gerenciar a carga de trabalho da sua equipe. O modelo de plano de projeto leva todo o levantamento de requisitos e o coloca em uso prático.

ProjectManager ajuda com requisitos

A chave para qualquer grande projeto é ter todos os requisitos reunidos desde o início. Isso requer um método de comunicação contínuo em todos os canais e um repositório que possa armazenar dados por um período de tempo infinito. O ProjectManager tem ferramentas que tornam isso não apenas possível, mas fácil. Com nosso software baseado em nuvem, você e sua equipe podem hospedar uma quantidade ilimitada de documentos para que possam armazenar quaisquer solicitações de pessoas por qualquer período de tempo.

Planeje seu projeto em gráficos de Gantt interativos

Precisa de um gráfico de Gantt que seja multifuncional com um sistema de rastreamento de tempo? Nosso software hospeda ferramentas híbridas que podem se adaptar à medida que seu projeto avança. Nosso Gantt faz tudo pelo que os Gantts são conhecidos e muito mais. Você pode filtrar o caminho crítico e definir uma linha de base para rastrear a variação entre o esforço planejado e o progresso real.

Usar várias visualizações de projeto

Nosso software tem várias visualizações de projeto para que o que você planeja no Gantt seja atualizado em toda a ferramenta, seja o quadro kanban, lista de tarefas, planilha ou visualização de calendário. Todos podem trabalhar como quiserem e se comunicar em tempo real, não importa onde estejam.

Colaborativo para o núcleo

O ProjectManager é ótimo para equipes que desejam se comunicar com mais transparência em vários locais. Com nosso software, você pode colaborar de forma eficaz e fácil, adicionando comentários dos principais interessados ​​ou membros da equipe. Além disso, os nomeados podem agendar tarefas e fazer alertas para garantir que os clientes estejam sendo bem gerenciados e que a linha do tempo permaneça intacta.

Nossa plataforma é a única fonte de verdade para o seu projeto. Notificações por e-mail e alertas no aplicativo mantêm você atualizado sobre comentários e progresso. Painéis em tempo real e relatórios de um clique fornecem os dados ao vivo de que você precisa para tomar decisões perspicazes para entregar um projeto bem-sucedido.

Reunir e gerenciar requisitos em várias equipes não é tarefa fácil. Garanta que os membros da equipe e as partes interessadas estejam atualizados, não importa o que aconteça. O ProjectManager é um software premiado que ajuda as equipes a colaborar efetivamente em vários canais. Comece hoje gratuitamente.