Gerenciamento de requisitos do projeto: um guia rápido

Todo projeto tem requisitos, o que significa que todo gerente de projeto deve estar preparado com um plano de gerenciamento de requisitos. Como é que isso funciona? Digamos que sua organização esteja construindo um novo centro de distribuição que supostamente trará centenas de novos empregos. Incluirá novos funcionários, uma nova equipe de RH e novos equipamentos.

Mas sem insights de todos os lados - seus especialistas de suporte ao cliente, partes interessadas, membros da equipe e base de clientes⁠ - como você saberá quais são os requisitos do projeto para tornar esse centro de distribuição um sucesso?

É por isso que o gerenciamento de requisitos é uma faceta importante a ser dominada, pois é imperativo para o sucesso a longo prazo de um projeto.

O que são requisitos em gerenciamento de projetos?

No gerenciamento de projetos, os requisitos são um grupo de tarefas ou condições que devem ser concluídas para concluir o projeto com sucesso. Eles podem incluir características do produto, qualidade, serviços ou mesmo processos. O objetivo desses requisitos é garantir que os recursos e os objetivos de longo prazo da empresa estejam alinhados ao final do projeto.

Ter esses requisitos de gerenciamento de projetos em mãos é essencial para gerenciar e executar projetos. ProjectManager é um software com armazenamento ilimitado de arquivos e comunicação em tempo real, atuando como um hub central para todos os requisitos do seu projeto. Use nossa visualização de lista para revisar rapidamente todos os requisitos do seu projeto, mas qualquer uma de nossas várias visualizações de projeto pode acessar os arquivos em qualquer lugar e a qualquer momento. Se os arquivos forem atualizados, todos serão notificados por e-mail e alertas no aplicativo para que haja apenas uma fonte de verdade. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Tipos de Requisitos do Projeto

Em geral, os requisitos podem ser categorizados de três maneiras: requisitos de negócios, requisitos da solução e requisitos das partes interessadas.

Requisitos de negócio

Os requisitos de negócios são as necessidades gerais do negócio para fazer o projeto acontecer. Os requisitos que se enquadram nessa categoria são necessidades mais fundamentais e de longo prazo que se alinham com os objetivos de longo prazo da organização.

Requisitos da solução

Os requisitos da solução são mais focados no produto e se aprofundam um pouco mais. Eles podem ser funcionais ou não funcionais e garantem que o resultado final do produto satisfaça tanto o que o produto precisa fazer quanto o que o produto deve fazer.

Como nosso exemplo acima, os requisitos da solução podem incluir um requisito funcional, como a implementação das ferramentas adequadas que a equipe de vendas precisa para realizar seu trabalho com o novo CRM. Um requisito não funcional seria se a ferramenta de CRM também incluísse um calendário de marketing de conteúdo para auxiliar também a equipe de marketing, mas isso não é necessariamente uma necessidade.

Requisitos das Partes Interessadas

Os requisitos das partes interessadas descrevem seu pessoal-chave que assina os marcos, produz o trabalho, finaliza as entregas e muito mais. Eles podem ser clientes, membros da equipe, parceiros de negócios ou liderança chave. Requer um gerente de projeto tenaz para garantir que os requisitos de todas as partes interessadas estejam bem equilibrados ao longo de todo o projeto. É essencial para uma boa gestão das partes interessadas.

O que é Gerenciamento de Requisitos?

O gerenciamento de requisitos é o processo de documentar, analisar, rastrear, priorizar e validar os requisitos do projeto. Em termos simples, o gerente de projeto deve reunir os requisitos de todas as partes interessadas para então criar um plano de gerenciamento de requisitos. O plano de gerenciamento de requisitos funcionará como um guia que lista todos os requisitos do projeto e define diretrizes e procedimentos para atendê-los.

Então, uma vez iniciado o projeto, a equipe de gerenciamento do projeto deve certificar-se de que as atividades e entregas do projeto estejam alinhadas com os requisitos do projeto que foram definidos anteriormente.

O gerenciamento de requisitos é uma atividade contínua na qual o gerente de projeto deve se comunicar com as partes interessadas para acompanhar quaisquer alterações feitas nos requisitos originais. Quaisquer mudanças nos requisitos do projeto devem ser adequadamente controladas com uma política de gerenciamento de mudanças definida.

O Plano de Gerenciamento de Requisitos (PGR)

É importante ter um plano de gerenciamento de requisitos — ou RMP. Este plano normalmente inclui a seguinte lista de verificação:

• Papéis e responsabilidades das partes interessadas : Esses papéis foram identificados? Para cada tarefa, houve um responsável designado para monitorar o risco e gerenciar o dia-a-dia?
• Processo de gerenciamento de requisitos : eles foram elicitados, documentados e compreendidos em todos os departamentos e partes interessadas?
• Defina seus tipos de requisitos : Quais são os requisitos funcionais e não funcionais?
• Mapeie seus artefatos de requisitos : isso pode incluir documentos complementares para revisão das partes interessadas.
• Priorize os requisitos : Nem todos os requisitos são de igual importância. Se um requisito tiver muitas dependências, ele subirá na lista para garantir que não retenha várias outras tarefas. Mas se for uma necessidade autônoma? Então pode ser despriorizado.
• Torná-lo rastreável : De longe, um dos principais componentes do bom gerenciamento de requisitos é a rastreabilidade. O rastreamento de seus requisitos fornece às partes interessadas e aos membros da equipe informações sobre por que o requisito existe, quais alterações foram feitas e se o requisito foi concluído.
• Incorpore um sistema de numeração ou controle de versão : isso ajuda tanto as partes interessadas quanto os membros da equipe a avaliar quantas revisões ocorreram em cada etapa e garantir que a mais recente seja sempre a que está sendo trabalhada.
• Desenvolva um plano de comunicação : Como mencionamos anteriormente, é melhor ser o mais transparente possível e documentar tudo. Isso ajudará quando chegar a hora de revisar onde o projeto se saiu melhor e onde os soluços foram experimentados. Um plano de comunicação também pode incentivar a adesão dos funcionários, bem como gerenciar as expectativas das partes interessadas e dos membros da equipe.

O Processo de Gerenciamento de Requisitos em 5 Etapas

Listar seus requisitos antecipadamente pode quebrar uma barreira de comunicação entre o usuário e o desenvolvedor, a parte interessada e o membro da equipe, a empresa e o cliente. Vamos discutir o processo de reunir esses requisitos.

1. Elicitação de Requisitos

Como em qualquer projeto bem mapeado, você iniciará o processo de planejamento entrevistando e investigando os requisitos e as necessidades do projeto de outras pessoas. Isso pode ser um resumo de toda a sua lista de partes interessadas, a equipe de suporte ao cliente, os associados de vendas e suas necessidades ou seus clientes. Esse processo é chamado de elicitação de requisitos e é o primeiro passo para reunir os requisitos do seu projeto. Use nosso modelo gratuito de coleta de requisitos para começar.

2. Documentação e Entendimento de Requisitos

Anote tudo e documente as especificações do produto para que outros membros da equipe possam entender o escopo do projeto desde o início. Essa parte do processo é chamada de documentação e entendimento dos requisitos. Quanto mais detalhado você conseguir, melhor.

3. Comunique-se cedo e frequentemente

Torne sua documentação de requisitos fácil de traduzir entre departamentos. Mesmo que eles nunca tenham se reunido com você, eles devem entender claramente os requisitos e o escopo do projeto desde o início. Inclua também notas atualizadas das partes interessadas e reuniões internas para que todas as pessoas envolvidas sintam que têm adesão ao projeto enquanto observam as atualizações se desenrolarem.

Entenda suas suposições

Se você entender suas suposições em seu projeto, poderá equilibrar melhor os requisitos internos. As premissas geralmente envolvem três coisas: tempo, orçamento e escopo. As suposições ao gerenciar seus requisitos podem ser assim:

• Esquecer de considerar feriados, PTO e licença médica
• Deixar de considerar se as ferramentas estão ou não operacionais ou precisam de reparo
• Assumir que as partes interessadas fornecerão feedback durante os marcos em tempo hábil

4. Monitorar e Rastrear Requisitos

Ao longo de todo o seu projeto, certifique-se de monitorar e acompanhar seus requisitos em todos os níveis da equipe, garantindo que o risco permaneça baixo em cada fase. Você também poderá usar esses dados para garantir que o projeto esteja no caminho certo do ponto de vista de tempo, escopo e orçamento, para que possa relatar suas descobertas às principais partes interessadas quando chegar a hora de revisar os marcos.

5. Gerenciando Requisitos Durante a Execução do Projeto

Os requisitos normalmente não são gerenciados a partir de um departamento em uma organização; eles são gerenciados desde o planejamento estratégico até o gerenciamento de portfólio, gerenciamento de programas, gerenciamento de projetos e departamentos de melhoria contínua.

Os benefícios de gerenciar seus requisitos ao longo de todo o projeto são cinco: ajuda a reduzir custos, pode melhorar a qualidade do projeto, ajuda a diminuir o tempo necessário para concluir o projeto, diminui os riscos e pode tornar seu plano de gerenciamento de escopo eficaz.

Como posso garantir que os requisitos foram atendidos?

É importante que você revise o projeto com as partes interessadas em cada etapa e também no final. Faça uma revisão post-mortem onde você revisa as perguntas da entrevista e a lista de verificação de encerramento do projeto para coletar as informações finais. Você também pode fazer perguntas adicionais para obter novas informações. Isso pode incluir:

• Você sentiu que o processo do projeto foi tranquilo? Sim ou não?
• O que poderia ter sido melhorado durante este processo de projeto?
• O que você aprendeu com este processo de projeto?
• O que você recomenda que incluamos em projetos no futuro?

No final do projeto, é tudo uma questão de rastreabilidade. Se você puder olhar para trás em um requisito e ver todas as alterações pelas quais ele passou e como foi concluído, você e sua equipe poderão avaliar se foi ou não uma solução genuína. Você também pode saber se há algum requisito não funcional relacionado.

Compreender o resultado do projeto e seus requisitos gira em torno do gerenciamento da rastreabilidade ao longo do ciclo de vida do projeto, para que você possa revisá-lo minuciosamente depois.

ProjectManager ajuda no gerenciamento de requisitos

A chave para qualquer grande projeto é minimizar as surpresas. Com o gerenciamento de requisitos, o objetivo é exatamente esse: criar um ambiente onde a comunicação seja o nome do jogo e todos estejam na mesma página, de modo que as surpresas sejam limitadas. O ProjectManager possui ferramentas que tornam isso não apenas possível, mas simples.

Com nossos gráficos de Gantt baseados em nuvem, você e sua equipe podem ver todo o plano do projeto em uma única visualização, incluindo todas as suas dependências. Precisa editar um requisito? Nossos gráficos de Gantt são fáceis de editar e podem acomodar quaisquer alterações, tornando-os rastreáveis.

O ProjectManager é ótimo para equipes que desejam se comunicar com mais transparência em todos os aspectos. Com várias visualizações, como gráficos de Gantt, quadros kanban e listas de tarefas, você pode colaborar facilmente apresentando comentários dos principais interessados ​​ou membros da equipe. Além disso, quando um membro da equipe atualiza uma tarefa, as notificações são enviadas para as pessoas certas no momento certo.

Gerenciar requisitos em várias equipes não é tarefa fácil. Confirme se todos os envolvidos em seu projeto estão na mesma página, não importa o quê. O ProjectManager é um software premiado comprometido em ajudar as equipes a colaborar efetivamente em várias plataformas. Inscreva-se para nosso teste gratuito de 30 dias hoje.