Como rastrear a disponibilidade de recursos no gerenciamento de projetos

Publicados: 2023-05-10

Os projetos são planejados e agendados, mas isso é apenas o preâmbulo do trabalho real. A execução de projetos para cumprir prazos sem gastar demais o orçamento exige que um gerente de projeto entenda a disponibilidade de recursos. Faz parte de um processo maior de gerenciamento de recursos.

Os recursos são qualquer coisa usada para entregar tarefas do projeto, incluindo materiais, equipamentos, mão de obra e muito mais. Falaremos sobre os diferentes tipos de recursos de projeto, por que eles são tão importantes para o gerenciamento de projetos e como o software de gerenciamento de recursos ajuda você a gerenciar a disponibilidade de recursos.

O que é disponibilidade de recursos?

Disponibilidade de recursos é entender o que você precisa para executar um projeto, quando precisa e em quais circunstâncias. Ser capaz de coordenar os recursos necessários para entregar seu projeto é a chave para um projeto bem-sucedido que cumpre seu prazo e mantém seu orçamento.

Descobrir como distribuir e alocar recursos faz parte de qualquer plano eficaz de gerenciamento de recursos. Primeiro, um gerente de projeto precisa saber quais recursos são necessários para o projeto. Isto é mais fácil dizer do que fazer.

Então, você tem que conhecer todos os recursos, desde as ferramentas que sua equipe vai usar até a equipe que você vai montar. Depois de ter uma lista completa de recursos, você deve montá-los como peças de quebra-cabeça para caber em sua programação, para que sejam entregues quando você precisar deles. Caso contrário, haverá atrasos dispendiosos.

O software de gerenciamento de projetos com ferramentas de gerenciamento de recursos é essencial para planejar e programar seus recursos. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado com gráficos de Gantt poderosos que podem organizar seus recursos e conectá-los às tarefas do seu projeto. Você pode vincular todos os quatro tipos de dependências para evitar atrasos e até filtrar o caminho crítico para ajudar a priorizar o trabalho. Ao definir uma linha de base, você captura seu plano de recursos e pode rastreá-lo em tempo real, comparando o esforço planejado com o esforço real. Conheça sua disponibilidade de recursos e mantenha-se dentro do cronograma. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Gráfico de Gantt do ProjectManager
Os robustos gráficos de Gantt do ProjectManager ajudam você a agendar e rastrear recursos em tempo real. Saber mais

Tipos de recursos do projeto

A lista de recursos do projeto é quase infinita, mas eles podem ser divididos em duas categorias, tangíveis e intangíveis. Recursos tangíveis são significados materiais, pessoas, lugares e coisas. Recursos intangíveis não são materiais, como energia, moral, tempo, informação, etc.

Isso não significa que essa dicotomia defina todos os recursos do projeto. Há alguns que são mais difíceis de classificar, por exemplo, dinheiro. É tangível porque você pode segurá-lo em sua mão e contá-lo. Mas também é intangível, pois seu valor depende do estado que o emitiu.

Portanto, os recursos do projeto requerem um pouco mais de detalhes para definir adequadamente. Ao gerenciar um projeto, é útil observar os recursos divididos nessas sete categorias: pessoas, informações, materiais, ferramentas, energia, capital e tempo. Vamos definir cada um desses termos e fornecer um exemplo para ilustrá-lo para melhor compreensão.

Pessoas

Esses são seus recursos humanos, como as equipes que você monta para executar o projeto. As pessoas, já foi dito, são seu recurso mais valioso. Há uma razão para isso. Sem sua equipe, as outras seis categorias de recursos ficam inertes. Você pode ter todo o dinheiro do mundo e um grande conjunto de ferramentas, mas sem uma equipe, tudo o que você tem é um local de trabalho estéril. Reserve um tempo para montar uma equipe com as habilidades e a experiência necessárias para atingir seus objetivos.

Informação

O conhecimento que você e sua equipe têm para concluir o projeto também é um recurso. Quer você precise treiná-los ou eles venham para o projeto com os conjuntos de habilidades já aprendidos, essa informação é inestimável para o sucesso do projeto. A informação pode ser desde saber usar as ferramentas necessárias para executar as tarefas até entender os processos e metodologias do projeto. A informação é flexível e as equipes também devem ser. À medida que as coisas mudam, todos devem se adaptar rapidamente.

Materiais

Os materiais são fáceis de entender, pois são tangíveis. Esses objetos são usados ​​na execução do projeto e podem ser qualquer coisa, desde tijolos e argamassa, se você estiver em construção, até papel e lápis, se estiver trabalhando em um ambiente mais abstrato. Mas, geralmente, os materiais estão relacionados a projetos mais concretos, como construção ou manufatura. Essas indústrias precisam lidar com o gerenciamento da cadeia de suprimentos e o fornecimento de materiais, o que adiciona outra camada à disponibilidade de recursos.

Ferramentas

As ferramentas são outro recurso tangível. Eles são usados ​​durante todo o ciclo de vida de um projeto, e não estritamente durante a fase de execução. As ferramentas vão desde ferramentas de construção e manufatura, como martelos e máquinas pesadas, até hardware e software. Os computadores são usados ​​para quase todos os projetos, enquanto o software empregado é mais adaptado ao tipo de projeto. Seja qual for o caso, as ferramentas são recursos necessários para qualquer projeto e sua disponibilidade é a chave para o sucesso do projeto.

Energia

Muitos podem não incluir energia em uma lista de recursos necessários, mas é essencial. Energia pode significar a energia que transforma as ferramentas e máquinas usadas no projeto em uma ferramenta ou software que torna sua equipe produtiva. Para a maioria dos projetos, energia é eletricidade. Ele executa seu computador, que é o local de trabalho para desenvolvimento de software e muito mais. Mas a construção e até mesmo alguns projetos de manufatura requerem outros tipos de energia, seja gasolina ou diesel. Garantir que você tenha uma fonte ininterrupta de energia é fundamental e deve fazer parte de qualquer planejamento de disponibilidade de recursos.

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Dinheiro

Todos sabem que os projetos estão perdidos se não forem financiados e, ainda assim, muitas vezes o dinheiro não é incluído nos planos de disponibilidade de recursos. Mas, é claro, antes que um projeto avance, você precisa de apoio financeiro das partes interessadas. Se você não for devidamente financiado ou administrar mal seu orçamento, o projeto não continuará. Com dinheiro, você pode obter mais de quase qualquer recurso, mas sem dinheiro, você está preso.

Tempo

O tempo é um recurso que você pode gerenciar, mas nunca controlar. Não há limites de tempo no gerenciamento de projetos, portanto, programar com precisão seus recursos para estarem lá quando você precisar deles é outro aspecto crítico do gerenciamento de recursos. Ter seu projeto em uma linha do tempo é uma ótima maneira de visualizar todo o projeto do início ao fim e retroceder a partir do prazo para garantir que você possa fazer tudo no tempo previsto. O tempo é universal e afeta todos os projetos, mas é um dos recursos mais elusivos desta lista.

Por que é importante rastrear a disponibilidade de recursos?

Ser capaz de rastrear a capacidade dos recursos é fundamental para gerenciar seus recursos. Se você não sabe onde estão seus recursos, não será capaz de colocá-los onde precisam estar quando precisam estar lá. É por isso que planejar, programar e otimizar os recursos do seu projeto é tão importante. Caso contrário, você estará desperdiçando recursos do projeto e isso lhe custará tempo e dinheiro.

Há muitas maneiras de rastrear a disponibilidade de recursos. Três dos métodos mais comuns são agendamento de recursos, planejamento de recursos e otimização de recursos. Use-os para ajudá-lo a monitorar seus recursos para que você possa aplicá-los de forma mais eficaz.

Agendamento de Recursos

O agendamento de recursos é usado para alocar recursos com mais eficiência para tarefas ou projetos. Parte disso é agendar as datas de início e término necessárias para que os recursos concluam o projeto. Essas datas são baseadas na capacidade e disponibilidade de recursos.

Planejamento de recursos

O planejamento de recursos trata de identificar os recursos necessários para um projeto e como você os adquirirá e alocará. Isso é verdade no gerenciamento de projetos, mas também é uma parte crítica do gerenciamento de portfólio quando você precisa compartilhar recursos em vários projetos.

Otimização de recursos

A otimização de recursos refere-se aos métodos que garantem que a disponibilidade de recursos humanos e não humanos corresponda ao cronograma do projeto. Algumas técnicas para conseguir isso incluem nivelamento de recursos (ajuste de datas de início e término), nivelamento de recursos (mantendo os requisitos dentro do orçamento para evitar a adição de mais recursos) e alocação reversa de recursos (começando com a última ou mais crítica tarefa e agendando para trás a partir daí).

Como gerenciar sua disponibilidade de recursos com o ProjectManager

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos on-line que fornece as ferramentas para planejar, gerenciar e rastrear seus recursos em tempo real. Nosso software possui quadros de horários que permitem que você acompanhe seus custos de mão de obra e veja qual porcentagem das tarefas de sua equipe foram concluídas. Existem também várias visualizações de projeto, como listas de tarefas, quadros kanban e muito mais, o que permite que suas equipes trabalhem como desejam, enquanto os gerentes obtêm transparência em seus processos. Os gerentes podem identificar possíveis gargalos e realocar recursos rapidamente para manter as equipes trabalhando no máximo.

Monitore a carga de trabalho de sua equipe com gráficos de carga de trabalho

Planejar e programar seus recursos é apenas o primeiro passo; você também tem que rastreá-los. Com nosso software, você pode listar as habilidades e a disponibilidade de sua equipe, incluindo PTO, férias e feriados globais, o que facilita a integração e a atribuição de tarefas em um piscar de olhos. Ao alternar para a página de carga de trabalho codificada por cores, você pode ver rapidamente quem está superalocado. Simplesmente realoque suas tarefas diretamente no gráfico para equilibrar sua carga de trabalho e tornar seus recursos mais produtivos.

Gráfico de carga de trabalho do ProjectManager
Rastreie a utilização de recursos com painéis em tempo real

Outra ferramenta para rastrear recursos em seu projeto é nosso painel em tempo real. Não requer configuração demorada, como você encontrará com software leve. Nosso painel ao vivo coleta imediatamente dados em tempo real e os exibe automaticamente em gráficos e gráficos fáceis de ler. Você pode acompanhar o tempo, os custos e muito mais. Basta clicar no painel para obter uma visão de alto nível do seu projeto ou portfólio.

Painel do ProjectManager

Se você quiser mais detalhes do que está disponível no painel em tempo real, é fácil gerar vários relatórios sobre status do projeto, status do portfólio, variação, planilhas de horas e muito mais. Cada relatório é personalizável para que você possa filtrar os dados para mostrar apenas o que deseja ver. Além disso, todos os relatórios podem ser facilmente compartilhados em vários formatos para manter as partes interessadas informadas.

O ProjectManager é um software premiado que capacita as equipes a planejar, gerenciar e acompanhar seu trabalho em tempo real. Além do gerenciamento de recursos, há recursos de gerenciamento de tarefas e gerenciamento de riscos, tudo em uma plataforma colaborativa que conecta equipes entre departamentos e fusos horários. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens que estão usando nossa ferramenta. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.