O que é um calendário de recursos em gerenciamento de projetos?

Gerenciar um projeto requer mais do que planejamento e orçamento, também requer agendamento. Embora as entregas devam ser entregues em pontos específicos do cronograma do projeto, a conclusão dessas entregas no prazo exige o agendamento de seus recursos humanos com um calendário de recursos.

Para isso, é importante saber o que é um calendário de recursos, como ele é usado no gerenciamento de projetos e como um software de gerenciamento de projetos pode ajudar a tornar o processo de agendamento mais eficiente.

O que é um calendário de recursos?

Um calendário de recursos é uma ferramenta para garantir que sua equipe de projeto esteja disponível para trabalhar quando você precisar deles para executar a tarefa. Ele mostra quem está disponível e quando o gerente de projeto pode atribuí-los às tarefas.

Ter os dias de trabalho disponíveis para sua equipe é importante, mas também é importante ter um perfil de cada membro da equipe. O perfil auxilia com calendários de recursos, permitindo que o gerente de projeto veja rapidamente quem pode fazer o quê. Em outras palavras, o perfil mostra habilidades e experiência.

Em vez de rastrear recursos manualmente, o software de gerenciamento de projetos ajuda você a gerenciar seus recursos. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que permite rastrear recursos em tempo real. Os gerentes de projeto podem ver quantas tarefas sua equipe atribuiu com nosso gráfico de carga de trabalho. Se você superalocou alguém em sua equipe, realoque suas tarefas diretamente do gráfico de carga de trabalho. Manter a carga de trabalho de sua equipe equilibrada os torna mais produtivos e mantém o moral alto. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Qual é o propósito de um calendário de recursos no gerenciamento de projetos?

Um calendário de recursos é uma ferramenta essencial para os gerentes de projeto, pois permite planejar com antecedência sabendo que o membro da equipe que eles designaram está disponível para executar a tarefa quando esperado.

Isso pode não parecer significativo, mas se você estiver trabalhando em um projeto um pouco complicado, você precisa saber que os recursos estão disponíveis quando você precisar deles. Mais do que isso, geralmente há várias dependências que complicam ainda mais o agendamento. Gerenciar seus recursos em alto nível é a chave para entregar o projeto com sucesso.

Na verdade, um gerente de projeto pode planejar seus recursos e descobrir que o projeto não é viável. É melhor saber disso na fase de planejamento do que depois de se comprometer com o trabalho. A última coisa que você quer é descobrir na fase de execução que você não está equipado para lidar com o projeto devido a restrições de recursos.

Mas isso não significa necessariamente engavetar o projeto. Os gerentes de projeto têm opções; eles podem ajustar o escopo do projeto, cronograma, alocação de recursos e custo para encontrar um caminho viável a seguir. Mas sem usar um calendário de recursos, isso é quase impossível.

O calendário de recursos não é apenas uma ferramenta para atribuir tarefas de forma mais eficaz, mas também ajuda a rastrear equipamentos e funcionários. Um recurso de um calendário de recursos inclui planilhas de horas que rastreiam a quantidade de tempo que cada membro da equipe está gastando em tarefas. Há também gráficos de carga de trabalho para equilibrar a carga de trabalho da equipe e mantê-los produtivos. Os gráficos de Gantt são úteis para rastrear os custos dos recursos para mantê-lo dentro do orçamento.

Outra finalidade do calendário de recursos é que é útil se você estiver gerenciando um programa ou portfólio de projetos que compartilham recursos. O calendário de recursos ajuda o programa ou gerente de portfólio a identificar recursos compartilhados, o que facilita o planejamento em vários projetos.

O que deve ser incluído em um calendário de recursos?

Se parece que um calendário de recursos faz muito, bem, faz. Os recursos incluem tudo o que você precisa para realizar o projeto, como pessoas, equipamentos, materiais e assim por diante. Isso é muito para gerenciar, mas um calendário de recursos é uma ferramenta multifacetada projetada para lidar com essas responsabilidades variadas. Veja a seguir o que está incluído em um calendário de recursos, que deve estar ao alcance de um gerente de projeto durante todo o ciclo de vida do projeto.

Informações dos membros da equipe

Ao integrar sua equipe, certifique-se de adicionar suas informações ao calendário de recursos. Isso pode ser informações gerais de contato, como números de telefone celular, se você precisar contatá-los em caso de emergência. Mas você também desejará criar um perfil de suas habilidades e experiência, pois essas informações são cruciais ao decidir quem atribuir a qual tarefa.

Materiais, Equipamentos e Outros Recursos Tangíveis

Embora sua equipe seja seu recurso mais valioso, eles não são sua única consideração. Existem provavelmente materiais, equipamentos e outros recursos tangíveis que precisam ser considerados. Você deve anotar seus custos, mas também sua disponibilidade ou quando seus fornecedores poderão enviá-los para que você possa garantir que a equipe tenha o que precisa quando precisa.

Cronograma

Identificar seus recursos é apenas o começo do gerenciamento deles. Agora, é hora do calendário. O calendário de recursos precisa mapear quando os recursos serão necessários no projeto. Essa é a única maneira de tudo estar onde precisa estar no momento certo. Os calendários de recursos podem ser diários, semanais ou mensais, dependendo do projeto e do gerente do projeto.

Informações diárias de carga de trabalho

Um calendário de recursos geralmente leva as atribuições e agenda para seus recursos humanos e cria informações de carga de trabalho. Este é um gráfico que mostra a alocação de cada membro da equipe. É uma ferramenta crítica que permite equilibrar a carga de trabalho de sua equipe para aumentar a produtividade sem esgotá-la.

Calendário de recursos versus calendário do projeto

É claro que o calendário de recursos não é o único calendário usado no gerenciamento de projetos. Há também um calendário de projetos. Mas eles são a mesma coisa? Ambos são desenvolvidos durante a fase de planejamento de um projeto. Já observamos que um calendário de recursos mostra a disponibilidade e é útil quando os recursos são compartilhados entre diferentes projetos e incluem recursos humanos e não humanos.

Um calendário de projeto ajuda a identificar os dias de trabalho e os turnos de sua equipe. Sem transparência nas folgas remuneradas (PTO), feriados e dias úteis de sua equipe, é impossível programar seu projeto corretamente. Um cronograma de projeto pode ser composto de quantos calendários de projeto você precisar, todos os quais podem ser atualizados conforme necessário.

Como você pode ver, o calendário de recursos e o calendário do projeto são semelhantes, mas não são os mesmos. Os calendários de recursos são mais dinâmicos do que os calendários de projetos, pois as alterações no calendário de recursos podem ser frequentes. O calendário do projeto é mais fixo, pois feriados e finais de semana não mudam necessariamente.

Benefícios de usar um calendário de recursos

O calendário de recursos é parte integrante da agenda de recursos e do plano de gerenciamento de recursos mais amplo. Ele é desenvolvido ao longo da fase de planejamento de um projeto e define a maneira como tudo será coordenado para atender aos prazos de entrega. Quais são os benefícios de usar um calendário de recursos? Aqui estão alguns exemplos.

Melhor agendamento de recursos

Agendar seus recursos é fundamental para cumprir sua programação. O calendário de recursos permite que os gerentes de projeto programem com antecedência os casos em que todos os recursos necessários para concluir uma tarefa estão alinhados. Não ter um recurso sequer quando necessário vai atrasar o projeto e adicionar custos.

Carga de trabalho equilibrada para sua equipe

Conforme observado acima, a carga de trabalho de sua equipe é um ato de equilíbrio. Você quer que eles trabalhem com capacidade para serem o mais produtivos possível, mas não sobrecarregados para que eles se esgotem e o moral da equipe vá para a sarjeta. Um calendário de recursos permite que os gerentes de projeto vejam rapidamente quem recebe o quê e, se houver um desequilíbrio, eles podem realocar até mesmo a carga de trabalho.

Melhorar o rastreamento de recursos

Seus recursos podem ser distribuídos entre diferentes equipes, o que é outro benefício do calendário de recursos. Ele oferece um local centralizado para rastrear seus recursos de projeto ou portfólio para visibilidade completa.

Faça um calendário de recursos com o ProjectManager

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online com recursos de gerenciamento de recursos, incluindo um calendário de recursos. Nossas ferramentas de recursos são integradas a um conjunto completo de recursos de gerenciamento de projetos que permitem que os gerentes de projeto planejem, monitorem e relatem todas as fases de seus projetos. Tudo isso pode ser feito em tempo real para um gerenciamento de recursos mais eficaz.

Criar calendário de disponibilidade de recursos

Para criar visibilidade sobre a disponibilidade de sua equipe, a primeira coisa a fazer após integrá-los é selecionar a opção de férias no menu suspenso do seu avatar. O pop-up de feriados permite que os usuários selecionem os feriados pessoais, nacionais e globais e o horário de trabalho. Agora você sabe quem está disponível ao agendar. Os feriados aparecerão em amarelo na página de carga de trabalho.

À medida que você começa a atribuir tarefas, um pop-up aparecerá, como no gráfico de Gantt, que mostra a disponibilidade em tempo real para cada membro da equipe. À medida que as atribuições são feitas, os membros da equipe sabem no que estão trabalhando. À medida que eles atualizam seus horários, essas informações são refletidas instantaneamente em todo o software.

Equilibre sua carga de trabalho

Você pode garantir que as tarefas de sua equipe sejam equilibradas visitando a página de carga de trabalho. Todas as configurações de feriados feitas serão refletidas no gráfico de carga de trabalho. A divisão codificada por cores das horas dos membros da equipe facilita a visualização de quem está de férias e quem precisa de mais ou menos tarefas.

Se você clicar no nome de um membro da equipe, verá um menu suspenso com todas as suas atribuições. Você também pode filtrar o gráfico para mostrar todas as tarefas ou ocultá-las. Outras opções de filtragem incluem intervalo de datas, projetos específicos ou uso da barra de pesquisa. Equilibrar a carga de trabalho é fácil; clique na caixa e um pop-up permitirá que você reatribua a tarefa a outro membro da equipe.

Visualizar recursos no painel e relatórios em tempo real

O painel é uma visão geral de alto nível do progresso e desempenho do seu projeto. Ele é atualizado automaticamente em tempo real e exibe seis métricas de projeto, incluindo o gráfico de carga de trabalho, que fornece uma visão geral da alocação de sua equipe. É um gráfico de barras com código de cores para mostrar trabalhos concluídos, pendentes e atrasados. Ao contrário de outras ferramentas de gerenciamento de recursos, nosso painel não requer configuração.

Para se aprofundar nos dados, use nossos relatórios personalizáveis. Existem oito relatórios diferentes, desde planilhas de horas até disponibilidade, carga de trabalho e variação, bem como status do projeto e status do portfólio. Você pode filtrar os relatórios para ver apenas em um determinado intervalo de datas, por exemplo, para ver planilhas de horas, carga de trabalho e disponibilidade para agendar melhor seus recursos.

Também temos gráficos de Gantt robustos para planejar sua programação e recursos. Você pode adicionar custos de recursos planejados e usar dados em tempo real para rastrear os custos reais de recursos depois de definir uma linha de base. Isso permite que você gere um relatório de variação do projeto ou acompanhe seus custos de recursos humanos e não humanos no Gantt. Você tem controle para manter os recursos sob controle durante todo o ciclo de vida do projeto.

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Se você ainda estiver interessado em pesquisar tópicos de gerenciamento de recursos, temos muitos em nosso site. Além de ser um poderoso software de gerenciamento de projetos, nosso site é o centro on-line para todas as coisas relacionadas ao gerenciamento de projetos. Publicamos vários blogs por semana e temos vídeos tutoriais, guias, white papers, estudos de caso e muito mais. Aqui estão alguns artigos para expandir nosso tópico de calendário de recursos.

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