Identificando e superando restrições de recursos no gerenciamento de projetos

Recursos são o que você precisa para executar seu plano de projeto – pessoas, equipamentos e materiais. Gerenciar esses recursos é parte de como você entrega um projeto bem-sucedido.

Cada tarefa em seu plano de projeto terá recursos de projeto como pessoas, tempo e um orçamento anexado. Portanto, você deve saber a disponibilidade deles para agendá-los. Essa é uma restrição de recursos, e os gerentes de projeto devem aprender a gerenciar essas restrições para manter o projeto avançando.

Quais são as restrições de recursos no gerenciamento de projetos?

Uma restrição de recursos é qualquer limitação e/ou risco associado aos recursos do projeto. Identificar essas restrições de gerenciamento de recursos é uma atividade essencial de planejamento de recursos que ocorre durante a fase de planejamento do projeto. Restrições de recursos são obstáculos que podem inviabilizar seu projeto e impedir uma entrega bem-sucedida.

As restrições afetam todos os aspectos do ciclo de vida do projeto. Na verdade, as restrições mais comuns no gerenciamento de projetos são chamadas de restrição tripla; tempo, custo e escopo. Os projetos têm um orçamento (custo), um prazo (tempo) e o gerente do projeto deve saber exatamente o que o projeto incluirá (escopo).

Gerenciar seus recursos de projeto e ter as ferramentas para alocar rapidamente o que é necessário é o que o software de gerenciamento de projetos faz. O ProjectManager é um software baseado em nuvem que permite organizar, rastrear e alocar recursos para corresponder à capacidade. Gerencie seus recursos com gráficos de Gantt online que funcionam perfeitamente com nossos recursos de gerenciamento de recursos. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo!

O impacto potencial das restrições de recursos

As restrições de recursos são mais frequentemente associadas ao custo. O orçamento do projeto determina a experiência e as habilidades da equipe que você monta, bem como os recursos não humanos que você pode adquirir.

É por isso que a disponibilidade é um componente tão importante das restrições de recursos. Sem gerenciar a disponibilidade de recursos e a alocação de recursos durante um projeto, você pode encontrar rapidamente materiais excelentes, mas nenhuma equipe para usá-los. (Ou, uma equipe de especialistas que não possui o equipamento necessário para executar suas tarefas.)

Portanto, custo, disponibilidade e acesso estão intimamente ligados ao gerenciamento de restrições de recursos em um projeto. Isso é especialmente impactante em um projeto quando o gerente de projeto é responsável por equipes distribuídas geograficamente, o que pode complicar ainda mais o processo de gerenciamento de recursos.

Exemplos de restrições de recursos

Restrições são fatores que limitam ou restringem o uso de um recurso. As restrições de recursos são variadas, mas geralmente compartilham uma coisa em comum; custo. Pessoas, lugares e coisas custam dinheiro, seja por salário, aluguel ou compra.

Se você está trabalhando em um projeto de construção e precisa alugar equipamentos pesados ​​em março para cavar uma vala, mas todo o maquinário está sob contrato até o verão, isso é uma restrição de recursos. Você deve identificar e resolver essas restrições na fase de planejamento do ciclo de vida de um projeto.

No exemplo acima, o gerente de projeto examinaria a reserva de equipamentos, talvez selecionando uma locadora alternativa. De qualquer forma, eles devem tomar essas decisões muito antes que qualquer terreno seja aberto no projeto. Essas decisões são documentadas em um plano de gerenciamento de recursos, que é um documento de planejamento do projeto que define como os recursos do projeto serão gerenciados. Não fazer isso é uma maneira certa de sair do cronograma e gastar demais seu orçamento.

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Dicas para gerenciar restrições de recursos

Agora que entendemos as restrições de recursos, vamos discutir algumas das melhores práticas a serem usadas. Seguir estas dicas de gerenciamento de projetos pode ajudar no gerenciamento geral de recursos:

• Seja Estratégico: Antes de gerenciar qualquer coisa, você precisa desenvolver uma estratégia e garantir que ela esteja alinhada com a estratégia corporativa. Isso requer saber o que você está tentando realizar, como determinará o sucesso e o que o ajudará a atingir seus objetivos.
• Conheça os requisitos do projeto: conheça seus prazos, marcos, metas, orçamento e principais concorrentes. A coleta de requisitos vale o tempo e o esforço extras necessários para configurar seu projeto para o sucesso.
• Tenha um plano de contingência: você pode identificar e se preparar para restrições de recursos, mas sempre haverá problemas de gerenciamento de recursos que surgem do nada. Não deixe isso te marginalizar. Tenha um plano B, C ou D para o inesperado. Você pode não saber o que vai acontecer, mas deve ter um plano de contingência para saber como responderá.
• Track Time: Recursos, como projetos, são limitados no tempo. Você deve saber por quanto tempo precisará deles e acompanhar a utilização dos recursos. Isso é muito útil quando você está lidando com trabalho repetitivo. É possível que você não esteja alocando a quantidade certa de tempo.
• Priorize: Nem todas as tarefas são iguais e, portanto, nem todos os recursos serão distribuídos uniformemente. Tire um tempo para priorizar seu trabalho. Defina a diferença entre urgente e importante e conheça o esforço necessário para que você possa organizar sua agenda adequadamente.
• Use o software de gerenciamento de recursos: Ter um software de gerenciamento de recursos que planeja e rastreia seus recursos economiza tempo e esforço. Você deseja recursos que forneçam dados em tempo real e facilitem a realocação de recursos quando necessário.

Como fazer agendamento com restrição de recursos

Sem agendamento com restrição de recursos, as restrições de recursos são apenas abstratas. O agendamento com restrição de recursos lida com cenários em que os recursos são limitados e permite que você crie maneiras de garantir a conclusão das tarefas no prazo.

A conclusão de projetos sob restrições de recursos requer a resolução de problemas. É preciso um gerente de projeto criativo para analisar o projeto e determinar como transferir recursos para lidar com as restrições. Para fazer isso, os gerentes de projeto precisam equilibrar os recursos de restrição tripla, então isso pode significar tirar do orçamento, cronograma ou escopo. Qualquer que seja a restrição usada, o resultado final deve ser um projeto que continue cumprindo seu prazo e orçamento.

Os projetos podem falhar ou não ser concluídos se você não conseguir resolver as restrições de recursos. O agendamento com restrição de recursos geralmente é um ato de equilíbrio. Se você não puder contratar pessoas suficientes para fabricar um produto e atender à demanda, poderá procurar materiais mais baratos ou reduzir o estoque.

Há riscos para a qualidade de sua entrega e para a satisfação de sua base de clientes, é claro. Você precisa levar em conta todos esses resultados ao fazer e ajustar os cronogramas.

Como o ProjectManager ajuda com restrições de recursos

Obviamente, gerenciar restrições de recursos e criar cronogramas com restrições de recursos requer muita flexibilidade. Você precisa de mais do que uma planilha para gerenciar todas essas mudanças. O ProjectManager é um software baseado em nuvem que oferece aos gerentes de projeto mais informações sobre suas restrições de recursos para que possam responder de forma rápida e eficaz.

Criar um plano de recursos em um gráfico de Gantt

A primeira coisa a fazer é organizar todos os seus recursos, e a melhor maneira de obter esses dados complicados em uma página é com os gráficos de Gantt interativos do ProjectManager. Use-o para listar suas tarefas e adicionar custos de recursos planejados a elas. As dependências podem ser vinculadas e os marcos definidos.

Gerencie seus recursos em tempo real

As pessoas são seu recurso mais importante e muitas vezes são as mais difíceis de gerenciar. Os recursos de gerenciamento de recursos do ProjectManager ajudam você a gerenciar sua equipe com mais eficiência. Primeiro, você pode definir sua disponibilidade. Em seguida, ao atribuir tarefas a eles, use o gráfico de carga de trabalho codificado por cores. Você pode realocar o trabalho deles diretamente do gráfico para ajudá-los a trabalhar de forma mais produtiva.

Veja o progresso da sua equipe nos quadros Kanban

Obtenha transparência no fluxo de trabalho de sua equipe com quadros kanban. Eles permitem que a equipe gerencie seu backlog enquanto os gerentes obtêm visibilidade do trabalho de sua equipe. Eles podem ver os próximos blocos e realocar recursos para manter a equipe trabalhando.

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