Previsão de recursos no gerenciamento de projetos: um guia rápido

Antes de se envolver com um novo projeto, há certas coisas que você precisa saber. O custo compensa o retorno? Você pode fazê-lo corretamente dentro do prazo? Você tem os recursos? A previsão de recursos é como você pode responder a essa última pergunta.

Os recursos são tudo o que você precisa para executar o plano do projeto. Da sua equipe às ferramentas de que precisam, materiais, equipamentos, software, espaço de escritório e assim por diante. Quer saber por que a previsão de recursos é tão importante? Continue lendo.

O que é previsão de recursos em gerenciamento de projetos?

A previsão de recursos é uma forma de estimar o número de recursos necessários para entregar seu projeto com sucesso. É uma ferramenta usada por gerentes de projeto e suas equipes para ver se eles têm os recursos necessários para concluir as tarefas atribuídas em um projeto.

Como observado, os recursos podem significar muitas coisas. O recurso mais valioso em qualquer projeto, no entanto, são as pessoas que fazem esse projeto acontecer. Ao falar sobre previsão de recursos, a maioria dos gerentes de projeto está analisando como alocar sua equipe observando sua capacidade, carga de trabalho e níveis de utilização.

Isso significa ter a capacidade de ver quem está encarregado de quais atribuições e se a equipe está compartilhando essa carga de trabalho de maneira justa. Se você tiver apenas alguns recursos para suportar o peso da equipe, essas pessoas provavelmente ficarão esgotadas e seu moral diminuirá. Essa não é a maneira de reter sua força de trabalho ou concluir seu projeto no prazo.

Existem soluções de software de gerenciamento de projetos que abordam a previsão de recursos. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que captura a capacidade em tempo real para ajudá-lo a tomar melhores decisões sobre como alocar seus recursos. Nosso gráfico de carga de trabalho é codificado por cores para que você possa ver rapidamente quem está superalocado e, em seguida, equilibrar a carga de trabalho dessa visualização para manter as equipes produtivas. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Previsão de recursos versus planejamento de recursos

A previsão de recursos é usada no planejamento de recursos. Você não pode planejar seus recursos se não souber quais recursos você tem. Esses dois aspectos do planejamento do projeto estão conectados e informam um ao outro.

O planejamento de recursos é como se organiza os recursos que um projeto precisa para chegar à conclusão. Como mencionamos, os recursos são amplos e abrangem muitas categorias. A previsão de recursos identifica esses recursos e se eles podem atender às necessidades do projeto em um prazo específico.

O plano de recursos descreve exatamente o que você precisa em termos de recursos. Ele faz isso primeiro dividindo recursos em recursos armazenáveis, como dinheiro em recursos não armazenáveis, que incluem sua equipe, equipamentos, etc. O cronograma do projeto e seu orçamento influenciarão muito a previsão de recursos.

Previsão de recursos versus gerenciamento de recursos

O gerenciamento de recursos é onde a previsão de recursos e o planejamento de recursos residem. O gerenciamento de recursos é a prática maior de planejamento, programação e alocação de recursos para um projeto, programa ou portfólio. O objetivo do gerenciamento de recursos é obter o máximo valor de seus recursos, tendo o recurso certo disponível no momento certo para o trabalho certo.

A previsão de recursos é um aspecto importante do gerenciamento de recursos, uma vez que leva em consideração o planejamento de recursos. Uma maneira de olhar para essas práticas integradas é como uma boneca russa onde uma está dentro da outra. O gerenciamento de recursos precisa de previsão de recursos para entender quais recursos estão disponíveis e se eles serão suficientes para cumprir as atividades do projeto.

Sem a previsão de recursos (e planejamento de recursos), o gerenciamento de recursos não seria capaz de cumprir seu mandato de otimizar e alocar recursos para as iniciativas certas. Isso vale se aplicado a um projeto, programa ou portfólio de projetos. O gerenciamento de recursos trabalha para reduzir o desperdício e a duplicação para simplificar e automatizar processos para aumentar a eficiência.

Benefícios da previsão de recursos

Agora que você sabe como o gerenciamento de recursos é composto de planejamento e previsão de recursos, vamos ver como a previsão de recursos beneficia o projeto. O mais óbvio é que permite que os gerentes de projeto saibam com o que estão trabalhando e como usar esses recursos de forma eficaz para concluir o projeto no prazo e dentro do orçamento.

Quando se trata de sua equipe, a previsão de recursos permite que você veja de quem você precisa para concluir o projeto com sucesso e mostra quaisquer lacunas que você possa ter que preencher. A previsão de recursos informa quais habilidades você precisa e facilita a concentração no talento necessário para atingir suas metas.

O uso da previsão de recursos ajuda a equilibrar sua oferta e demanda, garantindo que você tenha os recursos que correspondem à carga de trabalho necessária. Ele informa quem você precisa em sua equipe para os próximos projetos. Sem a previsão de recursos, você pode gastar demais ou acabar ultrapassando o cronograma porque calculou mal os recursos necessários para concluir as tarefas em mãos.

Em outras palavras, a previsão de recursos proporciona maior eficiência, levando a maiores lucros. Isso porque você produz mais receita sabendo quais habilidades você precisa para se adaptar às tendências futuras do mercado. Ele também torna o planejamento de recursos mais flexível para que você possa dinamizar conforme a demanda muda.

Dicas de previsão de recursos

Entendemos o que é a previsão de recursos, como ela se encaixa no planejamento de recursos e no gerenciamento de recursos maiores e por que é benéfica para os projetos. Vamos explorar como fazer a previsão de recursos para aproveitar esses benefícios.

Comece com uma compreensão completa de quais habilidades serão necessárias para o projeto. Isso significa conhecer o plano do projeto e as entregas. A partir disso, você pode criar perfis de membros da equipe necessários para cumprir os objetivos do projeto. Isso informa sobre listas de empregos ou, no caso de um programa ou portfólio, o inventário de habilidades desenvolvido pelo escritório de gerenciamento de projetos (PMO).

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Em seguida, vá além das habilidades para entender os pontos fortes e fracos de sua equipe. Revise seus desempenhos em projetos anteriores e crie um gráfico que mapeie seu nível de habilidade, a qualidade de seu trabalho e a rapidez com que concluem as tarefas. Você pode ter que investir em treinamento para trazê-los ao nível necessário para o projeto ou buscar recrutas fora de sua organização. Certifique-se de entrar em contato com seus gerentes e outros gerentes de projeto para obter uma perspectiva sobre esses membros potenciais da equipe.

Os dados históricos também são úteis na previsão de recursos. Os projetos antigos devem ser arquivados e disponíveis para revisão para que você possa ver como esses recursos foram usados ​​e se foram subutilizados ou superutilizados. Revisar as lições da previsão de recursos anteriores é uma ótima maneira de evitar erros antigos.

Tenha em mente que você precisa combinar o recurso certo para a tarefa certa. Isso ocorre depois que você monta sua equipe e está analisando todo o projeto. Lembre-se, não faça suposições com base em cargos e tenha cuidado para não subestimar as necessidades de tempo ou recursos.

Não se esqueça das taxas de atrito. O desempenho da sua empresa e as tendências de contratação afetarão os recursos que você atrai. Conhecer o mercado lhe dá uma vantagem quando se trata de recrutar talentos. Observar as tendências do passado pode ajudá-lo a prever para onde os recursos estão indo no futuro.

ProjectManager ajuda com gerenciamento de recursos

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que planeja, gerencia e rastreia recursos em tempo real. Nossos recursos de gerenciamento de recursos permitem que você crie perfis dos membros de sua equipe, acompanhe seu progresso e desempenho e equilibre sua carga de trabalho para mantê-los produtivos.

Planeje, gerencie e acompanhe recursos em tempo real

Os gráficos de Gantt são ótimos para planejamento de projetos e organização de tarefas, recursos e custos em uma linha do tempo. Depois de definir uma linha de base, esse plano é capturado e pode ser usado para comparar seu uso real de recursos no projeto. Essas informações são compartilhadas em nossa ferramenta à medida que os projetos evoluem. Use o painel em tempo real para obter uma visão de alto nível do progresso e desempenho do projeto, incluindo carga de trabalho e porcentagem concluída. Não há necessidade de configuração, como acontece com produtos inferiores, e está pronto para ser usado quando você precisar.

Acompanhe o tempo gasto em tarefas com quadros de horários seguros

Na página da equipe, você pode obter uma visão geral da distribuição de tarefas em seus projetos e ampliar o perfil de um membro específico da equipe. Para ver o desempenho de cada membro do tempo, você pode fazer um relatório personalizado em sua planilha de horas e ver o tempo que eles registraram em suas tarefas. Agora você sabe se precisa realocar recursos para cumprir sua programação. Nossas planilhas de horas seguras também simplificam a folha de pagamento e são bloqueadas uma vez enviadas.

Existem outros relatórios totalmente personalizáveis ​​para lhe dar uma visão completa do projeto, permitindo que você se concentre nos detalhes que deseja ver. Os relatórios também podem ser facilmente compartilhados para manter as partes interessadas atualizadas. Você pode ver a disponibilidade de sua equipe, incluindo feriados globais, para facilitar a alocação de recursos para tarefas. Você não pode prever o futuro, mas ajudamos a tornar a previsão e o gerenciamento de recursos mais precisos.

O ProjectManager é um software premiado que capacita as equipes a planejar, gerenciar e rastrear seus recursos em tempo real. Além dos recursos robustos de gerenciamento de recursos, existem ferramentas de gerenciamento de tarefas e riscos que ajudam a manter os projetos produtivos. Junte-se às equipes da Siemens, Nestlé e Avis que usam nosso software para obter sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.