O que é carregamento de recursos e por que isso é importante no gerenciamento de projetos?

Você já ouviu isso inúmeras vezes; as equipes são o recurso mais valioso dos projetos. Eles fazem o trabalho. Mas um gerente de projeto precisa conectar cada membro da equipe a esse trabalho. O carregamento de recursos é um processo para manter os membros da equipe totalmente envolvidos durante todo o projeto.

Ser capaz de equilibrar a carga de recursos em sua equipe é importante. O carregamento de recursos no gerenciamento de projetos ajuda a evitar a alocação excessiva, que pode corroer o moral e enfraquecer a produtividade. Mas primeiro, vamos falar sobre o que é carregamento de recursos e explorar carregamento de recursos versus nivelamento de recursos.

O que é carregamento de recursos?

O carregamento de recursos é a quantidade total de horas atribuídas que você atribuiu à sua equipe dividida pelo número de horas que você tem para fazer o trabalho. Você pode visualizar o carregamento de recursos diariamente, semanalmente, mensalmente ou por projeto.

O problema com o carregamento de recursos é que é fácil superalocar os membros da equipe. Por exemplo, se você tem um membro da equipe totalmente carregado e ele precisa intervir para ajudar ou substituir outro membro da equipe por qualquer motivo, esse membro da equipe está superalocado.

Essa é uma maneira de os projetos saírem do rumo, perderem um prazo ou gastarem além do orçamento do projeto. O carregamento de recursos analisa o trabalho que precisa ser feito e o divide pela capacidade total do recurso, como um dia de trabalho de oito horas. Certifique-se de contabilizar reuniões, feriados, férias e até pausas ao longo do dia.

O software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo com o carregamento de recursos. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que permite que você veja as horas disponíveis de sua equipe, incluindo feriados globais para trabalhadores remotos. Você pode monitorar isso em um gráfico de carga de trabalho em tempo real codificado por cores para facilitar a leitura imediata. Se você alocar alguém em excesso, poderá realocar recursos diretamente do gráfico de carga de trabalho. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Carregamento de recursos vs. Nivelamento de recursos

É fácil confundir carregamento de recursos com nivelamento de recursos. Eles são semelhantes em muitos aspectos, mas diferem em termos do que priorizam. Ambos, é claro, lidam com o gerenciamento de recursos, mas se concentram em recursos diferentes.

Conforme abordamos, o carregamento de recursos é sobre sua equipe, funcionários ou mão de obra. Cada trabalhador recebe uma tarefa ou uma porcentagem do projeto até que estejam 100% contratados. Isso permite que os gerentes de projeto atribuam suas equipes e saibam se precisarão contratar mais membros da equipe para concluir todo o trabalho do projeto.

O carregamento de recursos se preocupa principalmente com a mão de obra. O nivelamento de recursos também envolve recursos, mas também tempo, como nas datas de início e término de projetos e orçamentos. O nivelamento de recursos funciona para equilibrar cronogramas e orçamentos com recursos, dividindo as coisas em tempo e recursos disponíveis. É usado em projetos pressionados pelo tempo.

Resumindo, o carregamento de recursos permite calcular a quantidade de trabalho que você espera que cada membro da equipe conclua durante um período de tempo com base em sua disponibilidade e capacidade. É a utilização de recursos. O nivelamento de recursos é garantir que a alocação de recursos seja do tamanho certo com base na prioridade, cronograma do projeto, marcos e orçamento. O carregamento de recursos é fixado nas datas de início e término do projeto e o nivelamento de recursos pode ser ajustado para responder a conflitos de recursos.

Como criar um gráfico de carregamento de recursos

Use um gráfico de carregamento de recursos para ver como o trabalho do projeto é alocado na equipe. É um documento simples semelhante a uma planilha básica. O melhor de tudo é que você pode construir um em três etapas.

1. Compare os membros da equipe com as tarefas

Usando uma matriz, comece listando todos os membros do seu projeto horizontalmente na parte superior. Em seguida, no lado esquerdo, liste todas as tarefas necessárias para concluir o projeto.

2. Calcule as horas gastas em tarefas

Descubra quanto tempo cada membro da equipe leva em suas tarefas por semana. Agora descubra quanto tempo eles estão gastando em cada uma das tarefas do projeto. Faça isso para todos na equipe do projeto.

3. Compare as horas reais com a meta de utilização

Pegue os dados de agendamento de recursos que você coletou e compare-os com sua utilização de destino. Isso o ajudará a determinar quantas horas por dia você deseja que as equipes trabalhem em suas tarefas.

A importância do carregamento de recursos no gerenciamento de projetos

Sem recursos, seu projeto é apenas um plano. O carregamento de recursos ajuda você a atribuir suas equipes, garantindo que elas tenham trabalho suficiente, mas não muito. Poucas atribuições e você não estará trabalhando no máximo, o que o deixará mais lento. Isso significa estar atrasado e provavelmente estourar o orçamento.

Do outro lado da moeda, você pode superalocar seus recursos. Se você fizer isso, é improvável que suas equipes sejam produtivas e fiquem atrasadas. Mesmo que consigam acompanhar o ritmo, não é sustentável. Sua equipe sofrerá esgotamento, o que tirará muitos deles do projeto, ou você não conseguirá reter os membros da equipe. De qualquer forma, é um problema que ocorre quando os gerentes de projeto ignoram as restrições de recursos.

Mantenha suas equipes produtivas

O carregamento de recursos é uma técnica que ajuda a manter as equipes trabalhando no máximo para entregar o projeto no prazo e dentro do orçamento. Em termos de planejamento, o carregamento de recursos é um componente chave de um cronograma e orçamento realistas. Ele permite que os gerentes entendam quais recursos serão necessários para o projeto e quanto provavelmente custarão.

O carregamento de recursos não ajuda apenas a saber quantos membros da equipe e custos. Também é fundamental determinar os materiais e equipamentos que serão necessários para o projeto. Não apenas o quê, mas também quando você precisará deles. Tudo isso é fundamental para um planejamento adequado do projeto.

Modelos gratuitos de gerenciamento de recursos

Deve ficar claro que o carregamento de recursos é importante. Mas é apenas uma pequena parte de seu plano maior de gerenciamento de recursos. O gerenciamento de recursos é todo o planejamento, programação e alocação de seus recursos, que incluem equipes, dinheiro, tecnologia, materiais, equipamentos - tudo o que você precisa para executar o projeto.

O gerenciamento de recursos informa quase todos os aspectos do seu projeto. Ele aborda o planejamento e a programação, é claro, mas também a disponibilidade e os conjuntos de habilidades de sua equipe, utilização de recursos, capacidade e priorização ao alocar e muito mais. Ter um bom plano de gerenciamento de recursos não apenas leva a ter o que você precisa quando precisa, mas também aumenta o moral. Uma equipe feliz é uma equipe produtiva.

O ProjectManager tem ótimas ferramentas de gerenciamento de recursos, e falaremos sobre elas em breve. Se você não estiver pronto para atualizar, deixe-nos falar sobre os modelos gratuitos para download que temos em nosso site. Existem modelos de gerenciamento de projetos para cada fase do seu projeto. Aqui estão alguns relacionados ao gerenciamento de recursos.

Modelo de Plano de Recursos

O carregamento de recursos faz parte do planejamento geral de recursos. É onde você identifica e organiza seus recursos, ajudando você a saber o que precisará para concluir o projeto. Nosso modelo de plano de recursos gratuito para Excel permite que você planeje recursos em conjunto com o cronograma e o orçamento do seu projeto.

Modelo de orçamento do projeto

O orçamento do projeto é o que paga pelos recursos do seu projeto. Quer os recursos informem seu orçamento ou vice-versa, você precisa ter ambos em mente ao planejar o projeto. Usar nosso modelo de orçamento de projeto gratuito para Excel é uma ferramenta poderosa para fazer estimativas precisas dos custos do projeto, incluindo recursos.

Modelo de Horário de Trabalho Semanal

Ao fazer o carregamento de recursos, você tem uma ideia melhor de como alocar seus recursos e mantê-los trabalhando em sua capacidade máxima. Usar nosso modelo de cronograma de trabalho semanal gratuito para Excel permite que você organize o cronograma de trabalho semanal de sua equipe para gerenciar melhor seu fluxo de trabalho e carga de trabalho para mantê-los produtivos.

ProjectManager e carregamento de recursos

Nossos modelos de projeto gratuitos são ótimos para gerenciamento de recursos e gerenciamento de projetos, mas você encontrará uma parede que apenas o software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a superar. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos on-line que ajuda você com o carregamento de recursos e oferece acesso à disponibilidade e carga de trabalho em tempo real de sua equipe e realoca-os de maneira rápida e fácil para evitar gargalos.

Obtenha uma visão de alto nível dos recursos

Para realocar recursos com sabedoria, você precisa monitorar seu projeto em tempo real. Nosso painel ao vivo oferece uma visão geral do projeto sempre que você quiser. Não há configuração para atrasá-lo como acontece com produtos inferiores. Você pode ver a integridade, a porcentagem de tarefas concluídas, o custo, a carga de trabalho e muito mais com tabelas e gráficos coloridos. Ser capaz de rastrear essas métricas em tempo real leva a uma tomada de decisão mais perspicaz.

Atribuir e rastrear recursos em gráficos de Gantt

Antes de monitorar seus recursos, você precisa planejá-los. O carregamento de recursos ajuda, mas usar nossos gráficos de Gantt interativos permite que você corresponda os recursos aos membros da equipe, mantendo o controle do custo e do cronograma. Tudo isso é feito online, por isso é fácil compartilhar com sua equipe e partes interessadas. Você pode vincular dependências para evitar atrasos e definir uma linha de base para ver como seus recursos reais estão se saindo em comparação com seu plano, realocando conforme necessário para permanecer dentro do cronograma.

Claro, isso não é tudo. Temos notificações automatizadas para mantê-lo atualizado sobre alterações ou comentários adicionados às tarefas. Os quadros de horários acompanham o trabalho de sua equipe e temos ferramentas de relatórios rápidas, personalizáveis ​​e detalhadas que fornecem mais dados - além disso, são fáceis de compartilhar com as partes interessadas para mantê-los atualizados.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que capacita equipes e fornece aos gerentes as ferramentas necessárias para planejar, gerenciar e acompanhar melhor seu trabalho em tempo real. Mais do que apenas gerenciamento de recursos, existem recursos para gerenciar suas tarefas e riscos também. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

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