Como medir a utilização de recursos para um projeto

Toda equipe de projeto precisa de recursos para concluir tarefas. Eles precisam de ferramentas, equipamentos, materiais e muito mais para fazer o trabalho. Gerenciar recursos ao longo do ciclo de vida do projeto é fundamental para o sucesso, e medir a utilização de recursos é o primeiro passo para isso.

Aqueles que têm a tarefa de gerenciar um projeto e entregá-lo com sucesso devem saber como manter suas equipes produtivas e aproveitar ao máximo a utilização de recursos. Um dos aspectos mais importantes disso é o planejamento adequado e garantir que haja tempo e capacidade suficientes para as equipes de projeto fazerem o que lhes é solicitado.

Em outras palavras, os gerentes de projeto devem aprimorar a habilidade crucial do gerenciamento de recursos. Seus recursos são mais do que apenas a equipe, e cada recurso desempenha um papel no avanço do projeto sem obstrução. No entanto, quando você está falando especificamente sobre o tempo de sua equipe, está lidando com a utilização de recursos.

O que é utilização de recursos?

No gerenciamento de projetos, a utilização de recursos é uma medida de quantas horas faturáveis ​​são atribuídas a um trabalhador. Portanto, conhecer sua utilização de recursos é muito importante para entender seus custos e tomar decisões como ajustar seu plano de projeto, orçamento ou cronograma.

A utilização de recursos é como os gerentes de projeto descobrem quanta capacidade sua equipe tem durante um período de tempo e verificam quais de seus recursos estão sendo subutilizados ou superutilizados. Ele dá aos gerentes uma janela de quantas horas sua equipe está gastando no projeto. A utilização de recursos difere da alocação de recursos, e é importante entender essa diferença.

A utilização de recursos pode ser esmagadora sem as ferramentas certas de gerenciamento de recursos. Para medir a utilização de recursos, os gerentes de projeto usam software equipado com recursos de rastreamento de tempo, gerenciamento de tarefas e planejamento de recursos, como planilhas de horas e gráficos de Gantt. O ProjectManager possui as ferramentas ideais para medir, rastrear e gerenciar a utilização de recursos. Comece gratuitamente.

Utilização de recursos versus alocação de recursos

A alocação de recursos é como um gerente de projeto escolhe sua equipe e atribui recursos para tarefas ao longo do ciclo de vida do projeto. Isso inclui quaisquer reatribuições e alterações na carga de trabalho de sua equipe conforme as necessidades surgem.

No entanto, a utilização de recursos é mais estratégica, pois mede a eficácia de seus recursos. Idealmente, você organizará seu projeto com alocação de recursos e impulsionará seu sucesso medindo a utilização de recursos e otimizando como está usando o tempo de sua equipe. Ambos os processos funcionam lado a lado, por isso é fundamental que você tenha uma ferramenta robusta de planejamento de recursos que possa ajudá-lo a medir a eficácia.

Tipos de utilização de recursos

Embora haja apenas uma definição de utilização de recursos, existem diferentes abordagens para medi-la que são usadas para diferentes propósitos no planejamento de recursos. Aqui estão os tipos de utilização de recursos mais usados.

Utilização geral

Ao medir a utilização geral de recursos, os gerentes de projeto adicionam o tempo que um membro da equipe gasta em todas as atividades faturáveis, não faturáveis ​​e estratégicas que lhe são atribuídas e compara com o tempo total disponível. Isso ajuda a determinar se o tempo do membro da equipe está sendo usado inteiramente e como poderia ser melhor utilizado.

Utilização faturável

Horas faturáveis ​​são horas de trabalho que são cobradas de um cliente assim que o trabalho é concluído. Portanto, a utilização de recursos faturáveis ​​é calculada quando um cliente ou gerente de projeto precisa determinar o número de horas faturáveis ​​de um trabalhador, excluindo horas não faturáveis ​​e atividades estratégicas. Esse método de utilização de recursos é muito útil ao avaliar e comparar o desempenho dos funcionários.

Utilização não faturável

Todas as atividades que não são consideradas faturáveis ​​são categorizadas como não faturáveis. Esse método é usado quando os gerentes de projeto precisam avaliar a eficiência de sua utilização de recursos. Uma alta utilização não faturável pode ser um sinal de que a equipe está gastando muito tempo em tarefas não críticas.

Utilização estratégica

As organizações têm metas de longo prazo que fazem parte de seus planos estratégicos. Para atingir esses planos, eles precisam executar projetos e programas estratégicos. A utilização de recursos estratégicos mede o número de horas que os membros da equipe estão gastando nessas atividades estratégicas.

Agora que aprendemos sobre os diferentes tipos de utilização de recursos, podemos usar fórmulas de utilização de recursos para medi-la.

Fórmula de utilização de recursos

Existem muitas fórmulas que calculam a utilização de recursos. Eles são usados ​​para obter insights diferentes e você pode até criar um para atender às suas necessidades de gerenciamento de recursos. A fórmula de utilização de recursos mais comumente usada é a fórmula equivalente em tempo integral (FTE):

Utilização de recursos = Horas alocadas do trabalhador / Horas disponíveis totais do trabalhador * 100

Essa fórmula calcula a porcentagem de utilização de recursos de cada membro da equipe ou da equipe como um todo com base na relação entre o tempo total disponível e as horas trabalhadas. Para medir os diferentes tipos de utilização de recursos, basta alterar o valor de horas alocadas do trabalhador para horas faturáveis, não faturáveis ​​e estratégicas.

Como medir a utilização de recursos

Hoje, a maioria das empresas usa software de gerenciamento de projetos equipado com recursos de controle de tempo e gerenciamento de recursos para medir, rastrear e gerenciar sua utilização de recursos a qualquer momento. Aqui estão algumas etapas gerais que você pode seguir para medir a utilização de recursos com a ajuda de software como o ProjectManager.

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1. Definir horas faturáveis ​​e não faturáveis

A primeira etapa para medir com precisão a utilização de recursos é definir as atividades faturáveis ​​e não faturáveis ​​que sua equipe executará. Depois de definir isso, você pode calcular a utilização geral, a utilização faturável e a utilização não faturável.

2. Determinar as horas disponíveis de cada membro da equipe

Agora você precisará determinar as horas disponíveis para cada membro da equipe com base em seus contratos, que podem ser de período integral, meio período ou preço unitário, entre outros. Agora você tem as informações necessárias para atribuir trabalho e usar planilhas de horas para acompanhar a utilização de recursos.

3. Use planilhas de horas para medir a utilização de recursos

Os quadros de horários são uma ferramenta essencial para medir a utilização de recursos porque permitem documentar o tempo de sua equipe, usar fórmulas de utilização de recursos e medir sua utilização geral de recursos.

4. Use a Fórmula de Utilização de Recursos

Com base em suas necessidades, você pode optar por medir a utilização de recursos faturáveis, não faturáveis ​​ou estratégicos. Basta usar as fórmulas de utilização de recursos acima para medir sua utilização de recursos.

5. Determinar a produtividade do funcionário

Com base em sua análise de utilização de recursos, você pode determinar quais funcionários estão superalocados, subalocados e quais deles têm um baixo desempenho com base em uma análise comparativa de pares e no trabalho que eles fizeram em termos de entregas.

Por que a utilização de recursos é importante?

Deve ficar claro por que a utilização de recursos é fundamental para a execução de um projeto, mas não faz mal se aprofundar nos benefícios de tal processo. Por um lado, utilizar seus recursos é a chave para se manter produtivo em seu projeto. Se sua equipe estiver sobrecarregada, ela não terá um desempenho ideal.

A utilização de recursos também fornece visibilidade do seu projeto. Quanto mais transparência e quanto melhor você monitorar seu projeto, menos provável será que você perca etapas importantes. Isso permite que você detecte riscos antes que eles se transformem em problemas que possam desviá-lo.

Tudo isso significa que você obterá mais retorno pelo seu investimento – ou em termos de negócios, ROI. Se você estiver garantindo que seus recursos não sejam sobrecarregados ou usados ​​em demasia, você trabalhará com mais eficiência e adicionará dinheiro aos seus resultados.

Por fim, o processo de utilização de recursos oferece aos gerentes de projeto as ferramentas para trabalhar com mais agilidade. Eles têm a flexibilidade de reagendar seus recursos rapidamente, o que significa que podem evitar problemas ou se desvencilhar dos problemas rapidamente. Mantém o projeto nos trilhos.

Modelos de gerenciamento de recursos

Temos dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a gerenciar seus projetos. Aqui estão três modelos que são muito úteis ao medir a utilização de recursos e podem ajudá-lo com suas necessidades de gerenciamento de recursos.

Modelo de Plano de Gerenciamento de Recursos

Nosso modelo de plano de gerenciamento de recursos gratuito é uma ótima ferramenta para documentar as horas de trabalho de sua equipe e acompanhá-las em uma linha do tempo. Você pode personalizá-lo conforme necessário e usá-lo como um arquivo do Excel para download ou importá-lo para o ProjectManager para que você e sua equipe possam acessá-lo em qualquer lugar, a qualquer hora.

Modelo de Matriz RACI

Uma matriz RACI é uma ferramenta ideal para obter uma visão geral das responsabilidades dos membros de sua equipe, definindo suas responsabilidades, prestação de contas e papéis no projeto. Nosso modelo de matriz RACI gratuito é um ótimo lugar para começar seu processo de análise de utilização de recursos.

Modelo de painel

Os painéis são uma ótima maneira de monitorar a integridade do seu projeto de uma perspectiva de alto nível. Com nosso modelo de painel de gerenciamento de projetos, você pode monitorar custos, carga de trabalho e tarefas, tornando-o uma ótima ferramenta para acompanhar a utilização de recursos

Como o ProjectManager calcula a utilização de recursos para você

Usar equações diferentes para calcular a utilização de recursos leva tempo. Não seria ótimo se houvesse uma ferramenta que fizesse esses cálculos automaticamente para que você não precisasse? ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que faz exatamente isso.

Temos um conjunto completo de ferramentas de gerenciamento de projetos que são integradas entre si, permitindo que você compartilhe dados e permaneça no mesmo programa para gerenciar seu projeto. Um recurso essencial é o nosso software de gerenciamento de recursos que aloca recursos e permite acompanhar seus custos ao mesmo tempo em que dá visibilidade à disponibilidade de sua equipe. Você pode até equilibrar a carga de trabalho deles, tudo a partir de uma ferramenta.

Dados em tempo real

Aqui está como funciona. Como nosso software é baseado em nuvem, todos os seus dados estão atualizados, ajudando você a tomar decisões com informações em tempo real. Você sempre pode ver quem está trabalhando em quê com nossa página de gerenciamento de equipe. Lá, você obtém uma lista de membros da equipe com detalhes sobre suas tarefas, datas de vencimento e seu progresso.

Antes de saber quem está fazendo o quê, para poder atribuir tarefas a eles, você precisa mapear sua disponibilidade. Você pode configurar isso na página de gerenciamento de equipe, que permite determinar os dias úteis, feriados e folgas remuneradas de sua equipe. Isso pode ser feito se sua equipe estiver no local ou distribuída em qualquer lugar do mundo, com nosso recurso de feriados globais.

Gráfico de Gantt Online

Depois de bloquear a disponibilidade de sua equipe, você pode alocar os recursos no gráfico de Gantt online. A partir desta visualização do projeto, você também pode atribuir tarefas aos membros da equipe, vendo quantas horas eles têm para fazer seu trabalho. Observe se eles estão super ou subalocados. Obtenha até mesmo estimativas sobre os custos dos recursos.

Recursos robustos de gerenciamento de recursos

O pão com manteiga do nosso software de utilização de recursos é a página de carga de trabalho. Aqui, você obtém um gráfico codificado por cores da carga de trabalho de cada membro da equipe e se eles têm muitas ou poucas tarefas atribuídas a eles. Não são necessárias equações de utilização de recursos. O melhor de tudo é que, se você quiser equilibrar a carga de trabalho deles para aumentar a produtividade e evitar o esgotamento, basta realocar diretamente na página de carga de trabalho. Não se preocupe se você estiver gerenciando muitas equipes, você pode filtrar a página por projeto, equipe ou data.

Há muito mais que o ProjectManager pode fazer para adicionar eficiência ao seu projeto. Temos planilhas de horas que são atualizadas automaticamente à medida que as equipes trabalham nas tarefas. Você pode acompanhar suas horas. Há também um painel em tempo real para visualizações de alto nível do progresso e relatórios com um clique para aprofundar os dados. Planeje, monitore e relate com uma ferramenta. Veja como isso pode ajudá-lo a se tornar mais produtivo fazendo hoje mesmo esta avaliação gratuita de 30 dias.