Como fazer uma matriz de atribuição de responsabilidade para um projeto (modelo incluído)

O recurso mais importante que você empregará para entregar o projeto são as pessoas. Eles têm que se encaixar no cronograma e manter o orçamento do projeto. Definir quais são seus papéis e responsabilidades ao executar tarefas e cumprir as metas do projeto é uma parte importante do controle do projeto.

Como você pode coordenar todas as pessoas envolvidas em um projeto para que elas saibam o que estão fazendo e não impeçam os outros de fazer o que lhes foi designado? Usar uma matriz de atribuição de responsabilidade pode ajudar. Uma matriz de atribuição dá ao seu projeto uma equipe que faz as coisas.

O que é uma Matriz de Atribuição de Responsabilidades em Gerenciamento de Projetos?

Uma matriz de atribuição de responsabilidade (RAM) é um gráfico de gerenciamento de projeto usado para identificar e definir as várias pessoas e organizações e delinear cada uma de suas funções ao trabalhar em tarefas ou entregar uma parte do projeto.

Os gerentes de projeto usam uma matriz de atribuição para esclarecer o que as equipes multifuncionais fazem dentro dos limites do projeto e seus diversos processos. Às vezes, uma matriz de atribuição de responsabilidade é necessária ao responder a uma solicitação de proposta (RFP).

A matriz de atribuição de responsabilidade também pode ser chamada de matriz RACI, que significa responsável, responsável, consultado e informado.

• Responsável: aponta quem é responsável pela execução da tarefa, que é então atribuída a eles.
• Responsável: Observa quem tem autoridade para tomar decisões e como esse poder é delegado em toda a equipe do projeto.
• Consultado: Observa quem é capaz de oferecer insights sobre a tarefa, desde os membros da equipe até as partes interessadas.
• Informado: Observa quem é atualizado sobre o que em termos de progresso e desempenho, bem como quando e como essas informações são divulgadas.

Isso cria um mapa de conexões entre as atividades e os membros da equipe do projeto. Dependendo do tamanho do projeto, pode haver várias matrizes de atribuição usadas para vários níveis de projeto.

Por que criar uma matriz de atribuição de responsabilidades?

A matriz de atribuição identifica pelo que todos na equipe são responsáveis, o que significa não apenas quais são suas funções, mas como eles participam do projeto. Alguns terão tarefas definidas, outros oferecerão ajuda no trabalho, enquanto alguns são designados como tomadores de decisão. Todos esses grupos têm uma identidade e uma função dentro do projeto para ajudar a guiá-lo para um final bem-sucedido.

Uma comunicação clara leva a projetos mais eficientes. Uma matriz de atribuição facilita uma melhor comunicação entre os membros da equipe e fornece transparência ao criar um sistema para garantir que todos estejam atualizados e sempre na mesma página. Comunicações complicadas podem atrapalhar um projeto com muitas reuniões inúteis e interações confusas nas quais as pessoas tentam entender o que deveriam estar fazendo. Usar a matriz de atribuição de responsabilidades ajuda, mas ter um software de gerenciamento de projetos que conecte as equipes em tempo real é o ideal.

O ProjectManager gerencia as informações do projeto permitindo que as equipes anexem arquivos diretamente às tarefas, e nosso armazenamento de arquivos ilimitado mantém documentos importantes do projeto ao seu alcance em qualquer lugar, a qualquer hora. Comentar as tarefas pode economizar tempo e marcar outras pessoas na equipe do projeto cria um processo de comunicação que evita as armadilhas de redundâncias ou reuniões desnecessárias.

Quando deve ser criada uma matriz de atribuição de responsabilidades?

A matriz de atribuição de responsabilidades seria criada no início do projeto. Você deseja que todos na equipe do projeto saibam onde estão em termos de envolvimento antes de começarem a executar as tarefas.

Por mais que seu uso seja uma medida preventiva, pode ser usado de forma prescritiva. Se você está profundamente envolvido no projeto e as coisas não estão se movendo conforme o planejado, pode haver um impasse na comunicação. Se os membros da equipe não estão no circuito, ou interpretam mal o que deveriam estar fazendo, usar uma matriz de atribuição de responsabilidade pode desatar esses nós no canal de comunicação.

Se houver um problema com a liderança anulando sugestões sobre como avançar no projeto e isso for visto como um problema, é provável que as funções e responsabilidades da equipe do projeto precisem ser refinadas. A matriz de atribuição de responsabilidade define quem tem autoridade para tomar decisões e usá-la ou revisitá-la pode determinar se as pessoas certas estão nessa posição.

Na verdade, qualquer uma das definições pode precisar ser reexaminada em qualquer fase do projeto. Talvez as tarefas estejam atrasadas. Isso pode ocorrer porque os membros da equipe não estão cientes de quais tarefas eles possuem. Sempre que ocorrer um atraso, retornar à matriz de atribuição é um bom primeiro passo, mesmo que você tenha passado pelo processo como deveria durante o estágio de planejamento do projeto.

Como criar uma matriz de atribuição de responsabilidade

A criação real de uma matriz de atribuição de responsabilidades não é tão difícil quanto fazer com que todos entendam quais são seus papéis e responsabilidades.

Portanto, você deseja incluir sua equipe no processo, obter a opinião deles e, eventualmente, comprar sem gastar muito tempo e energia no processo. Siga estas etapas para garantir que todos estejam de acordo e você terá uma atribuição de responsabilidade bem-sucedida.

1. Identifique todos os participantes envolvidos no projeto, desde os membros da equipe até as partes interessadas e todos os envolvidos.
2. Liste todas as entregas associadas ao projeto. Use uma estrutura de divisão de trabalho para garantir que você não perca nenhuma.
3. Reúna-se com os membros da equipe sobre como executar as tarefas para criar as entregas. Cada tarefa precisa ser discutida em termos de responsabilidade e autoridade da equipe.
4. Esboce a matriz de atribuição de responsabilidades usando uma tabela com as tarefas do projeto listadas na coluna da esquerda. Na parte superior, adicione o nome de todos no projeto.
5. Onde as tarefas atendem ao membro da equipe do projeto, atribua se ele é responsável, responsável, consultado ou informado.
6. Quando concluída, compartilhe a matriz de atribuição de responsabilidades com a equipe do projeto e as partes interessadas e faça uma reunião, se necessário, para garantir que todos entendam sua parte no projeto. Se você estiver trabalhando em um espaço compartilhado, imprima uma cópia e publique-a.

Modelo de Matriz de Atribuição de Responsabilidade Gratuita

Usar um modelo RACI é um atalho que prepara sua equipe e o projeto para o sucesso. ProjectManager é mais do que um software premiado que organiza tarefas, equipes e projetos para agilizar o trabalho e aumentar a produtividade, é também o hub online para tudo relacionado ao gerenciamento de projetos.

Entre as centenas de postagens de blog, guias e vídeos tutoriais, há dezenas de modelos gratuitos que podem ajudá-lo em todas as fases do ciclo de vida do seu projeto. Usar nosso modelo RACI gratuito ajudará você a orientar melhor todas as equipes de projeto, permitindo que elas saibam onde estão em relação ao projeto e qual é seu nível de responsabilidade e prestação de contas.

Use-o no início do projeto para evitar atrasos e desembaraçar quaisquer nós comunicativos que estão impedindo o andamento do projeto conforme planejado. Para manter seu projeto no caminho certo, baixe nosso modelo RACI gratuito e comece a construir uma matriz de atribuição de responsabilidade viável.

Melhores Práticas

Usar nosso modelo RACI gratuito é um bom começo, mas você deve preenchê-lo corretamente. Uma matriz de atribuição de responsabilidades é tão boa quanto o esforço despendido para criá-la. Aqui estão algumas práticas recomendadas a serem aplicadas quando você está no processo de construção de sua matriz de atribuição.

• Envolva a equipe: São eles que vão executar o trabalho. Você deseja que a contribuição e a adesão deles evitem erros dispendiosos ou perguntas demoradas sobre o que não foi esclarecido no início do projeto.
• Identifique cada tarefa: Identifique todas as tarefas necessárias para alcançar seu produto final. Depois de ter essa lista completa, certifique-se de que haja apenas uma pessoa na equipe responsável.
• Atualize seu RACI regularmente: Certifique-se de que cada novo seja claramente marcado como a versão mais atual e seja distribuído a todos da equipe. Haverá momentos em que você desejará revisitar a matriz de atribuição de responsabilidade ou as mudanças no pessoal exigirão uma edição.
• Compartilhe a responsabilidade de forma viável: uma pessoa não deve arcar com a maior parte das responsabilidades do projeto e você deseja dar autoridade a toda a equipe do projeto e não apenas à equipe da alta administração.
• Otimizar tarefas: os gerentes podem usar a matriz RACI para ver se muitos membros da equipe foram atribuídos a uma tarefa. Talvez esses trabalhadores pudessem ser distribuídos para maior produtividade. Pode haver muitas pessoas listadas como consultadas, o que retarda o processo. A matriz de atribuição é infinitamente útil.

Como o ProjectManager ajuda você a gerenciar melhor os projetos

ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que conecta todos em tempo real para facilitar o planejamento, monitoramento e relatórios do projeto. Ele trabalha para dar a todos na equipe do projeto um trabalho e o conhecimento sobre onde eles têm autoridade e quando consultar os outros, além de definir o processo de relatório.

Vejamos as pessoas responsáveis, por exemplo, a equipe que executa o projeto. Uma vez convidado para o software, você pode compartilhar o plano do projeto, atribuir tarefas, adicionar instruções detalhadas, adicionar um prazo e marcar por prioridade e muito mais. As equipes podem colaborar anexando arquivos e imagens às tarefas e comentando em tempo real para trabalhar melhor em conjunto.

Aqueles que precisam se manter informados sobre o projeto podem fazê-lo também sendo convidados para o projeto e compartilhando planos e cronogramas com eles. As partes interessadas podem ficar atualizadas com os recursos de relatórios que podem gerar relatórios sobre a variação do projeto, custo, tempo e muito mais com um clique. Em seguida, compartilhe-os como um PDF. Os relatórios podem até ser filtrados rapidamente para se concentrar nos dados nos quais as partes interessadas estão interessadas.

A matriz de atribuição de responsabilidades pode ajudá-lo a realocar seus recursos quando as coisas não estão progredindo conforme o planejado. Use nosso software para obter mais informações. Os recursos de gerenciamento de recursos incluem um gráfico de carga de trabalho codificado por cores para que seja fácil ver quem tem muitas tarefas e quem pode assumir mais trabalho. Em seguida, você pode simplesmente realocar esses recursos da página de carga de trabalho para ajudar sua equipe a trabalhar de forma mais produtiva.

O ProjectManager organiza você, mantém sua equipe focada em suas tarefas e as partes interessadas no circuito. Ganhe eficiência em todos os aspectos do ciclo de vida do seu projeto com um gráfico de Gantt online para agendar o trabalho e quadros kanban, um recurso de fluxo de trabalho visual que fornece transparência na produção. Tudo isso e em uma plataforma colaborativa para manter todos conectados. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente.