O que é um documento RFP em marketing, negócios e design de sites e como posso escrever um?

Não importa o tipo de empresa em que você trabalha, começar um projeto do zero nunca é fácil. Mas depois de dar luz verde ao seu projeto de grande escala - como uma campanha de marketing, design de site ou iniciativa de rebranding - você pode dar o próximo passo: selecionar o parceiro certo para ajudá-lo a concretizá-lo. Para fazer isso da maneira menos dolorosa e mais abrangente, você precisará escrever um documento RFP.

Ao contrário do que você pode pensar inicialmente, escrever uma RFP não precisa ser difícil ou tedioso. E para sua sorte, preparamos todas as melhores práticas e diretrizes. Se você seguir nossas instruções, sua RFP fará o trabalho por você - cada parceiro em potencial saberá exatamente o que você está procurando e você poderá determinar facilmente se eles são adequados para sua marca e projeto.

Afinal, o que é uma RFP?

RFP é a abreviação de "solicitação de proposta". Basicamente, uma RFP é um documento que as empresas redigem e enviam a provedores de serviços ou fornecedores em potencial quando precisam terceirizar um projeto. Nele estão descritos detalhes sobre a empresa emissora e o projeto em questão.

Normalmente, uma RFP inclui especificações sobre o escopo do projeto, prazos e resultados, garantias existentes e o orçamento disponível. Este documento é então entregue a uma variedade de parceiros possíveis. Embora algumas empresas enviem suas RFPs em cópias impressas, a maioria é distribuída por e-mail.

Se os fornecedores tiverem interesse em trabalhar no projeto, eles responderão enviando suas propostas. Dessa forma, a empresa cliente pode comparar o que diferentes fornecedores podem oferecer a eles e escolher quem considera ter o melhor valor para seu projeto.

Por que as empresas precisam de uma RFP?

Da perspectiva da empresa emissora, escrever uma RFP pode parecer nada mais do que uma carga de trabalho excessiva. Au contraire!

A escolha da empresa de terceirização certa pode muitas vezes ser a diferença entre um projeto bem-sucedido e um projeto fracassado. O resultado direto de investir tempo na criação de uma RFP bem escrita é a qualidade das respostas que você receberá. Normalmente, uma RFP também inclui um conjunto de diretrizes para o formato da resposta que os fornecedores devem responder. Isso, por sua vez, torna a comparação de diferentes contratantes que oferecem um serviço semelhante uma tarefa muito mais fácil.

Além disso, uma visão geral completa do projeto ajudará o fornecedor de terceirização a entender exatamente o que você precisa. A julgar pelas descrições e prazos incluídos em uma RFP, eles serão capazes de determinar com precisão se podem atender aos seus requisitos. Isso pode salvá-lo de um desastre potencial com empreiteiros que prometem demais, perdem prazos e abandonam o projeto no último minuto. Com um projeto totalmente descrito à sua frente, os parceiros em potencial terão menos probabilidade de subestimar suas necessidades ou superestimar sua própria capacidade de atendê-las. E mais adiante, isso pode fazer ou quebrar seu projeto.

Finalmente, vamos dar uma olhada na importância de uma RFP de outra perspectiva. Obviamente, o objetivo principal de uma RFP é obter informações sobre os fornecedores à sua escolha. No entanto, os fornecedores também devem expressar interesse em trabalhar com você. Afinal, parceria é uma via de mão dupla. Ao redigir e distribuir uma solicitação de proposta, você também pode apresentar sua empresa e identidade de marca a outras empresas com as quais poderia trabalhar. Escrever uma solicitação de proposta abrangente e bem organizada garantirá que você deixará uma boa primeira impressão e os informará sobre sua missão e valores essenciais.

Documentos RFP: o básico

Essencialmente, sua RFP consistirá em três partes distintas - sua empresa, projeto e informações administrativas.

Sua empresa

A primeira parte incluirá informações sobre sua empresa. Pense nisso como uma seção Sobre nós que servirá como uma introdução exclusiva ao seu negócio. Você não apenas se apresentará como um parceiro em potencial, mas também ajudará o vendedor a entender sua missão, seu público-alvo e, ao mesmo tempo, os resultados desejados.

O projeto

Como o nome sugere, a segunda parte incluirá informações completas sobre o projeto para o qual você precisa de ajuda. Embora seja uma boa ideia incluir um resumo do projeto na primeira página do documento, salve os detalhes principais para esta seção.

Por exemplo, se sua meta é construir um novo site para sua empresa, as informações que você precisa incluir serão específicas para a área de web design. No entanto, expandiremos as minúcias específicas do projeto que você deve incluir em RFPs para web design, marketing e design de logotipo posteriormente neste artigo. No entanto, as informações da empresa e o material administrativo são universais para todos os tópicos da RFP.

Informação Administrativa

A última parte conterá informações administrativas sobre o projeto, por exemplo, como responder à RFP, o que a proposta deve incluir e como funcionará o processo de avaliação da proposta. O preenchimento completo desta parte tornará mais fácil para você comparar as propostas recebidas.

Diga aos potenciais parceiros quem você é

Assim como é importante para você entender melhor as agências em potencial e as empresas de terceirização, elas precisam saber quem você é e o que sua marca pretende realizar - e que melhor maneira de descobrir do que por meio de sua própria apresentação! Certifique-se de se apresentar e de deixar uma boa impressão ao longo de todo o documento de solicitação de proposta.

No entanto, certifique-se de não entediar seus leitores até a morte, contando a história de sua empresa em detalhes excruciantes. Comece com uma introdução básica ao seu serviço ou produto. Deve ser breve, mas longo o suficiente para retratar quem você é. E é provável que você já tenha um pedaço de texto como este escrito em outro lugar.

Uma ótima coisa a ser incluída - especialmente se você estiver procurando por um site, logotipo ou serviços de marketing - é uma característica única em relação ao seu negócio. Algo que o destaque da concorrência é provavelmente o mesmo que você deseja acentuar.

Além disso, expanda ligeiramente a sua missão e os valores da sua empresa. Isso dará algum contexto ao projeto que você está iniciando, bem como a motivação por trás dele. Se você tiver sorte, isso garantirá que encontrará um candidato perfeito com valores semelhantes. E quem sabe, talvez você termine com uma parceria que vai além dos objetivos temporários do projeto!

Finalmente, discuta seus clientes. Tente não ser muito amplo - definir o grupo demográfico fará com que seus parceiros entendam exatamente quem eles precisam atingir. Descreva os interesses ou qualidades que os membros do seu público têm em comum e por que eles escolheram sua marca em vez de seus concorrentes. Se aplicável, mencione a média de idade, sexo, localização geográfica, formação econômica e cultural. Aborde essa parte cuidadosa e exaustivamente, usando várias métricas, para garantir que as decisões sejam baseadas em informações, ao invés de preferências pessoais ou "um palpite".

O que incluir em um documento RFP

A parte central e mais importante de sua RFP é a seção de detalhes do projeto, que mencionamos brevemente antes. As informações que você incluir serão diferentes dependendo da natureza do seu projeto, mas todas as descrições do projeto de RFP terão alguns elementos universais.

Certifique-se de escrever sobre o propósito deste projeto e os resultados que você espera alcançar. Mencione os problemas subjacentes que você está procurando resolver. Isso ajudará os profissionais com quem você eventualmente trabalhará a ajudá-lo a encontrar soluções boas e sustentáveis ​​- apenas certifique-se de que eles saibam que você está aberto para ouvir suas opiniões e sugestões profissionais.

Além disso, você também precisará incluir padrões de marca e qualidade, resultados, um cronograma esperado (incluindo datas de início e término), termos de pagamento e outros detalhes contratuais, termos e condições.

Agora, vamos dar uma olhada nas informações específicas que você precisará incluir ao escrever um documento RFP para uma campanha de marketing, projeto de design de site e iniciativa de design de logotipo.

Receba insights de negócios adicionais enviados diretamente para seu e-mail. Assine nossa newsletter!

Como escrever uma RFP para projetos de design de sites

Quer sua empresa já esteja presente na rede mundial de computadores ou você apenas decidiu entrar no mundo digital, escolher o web designer e desenvolvedor certo é algo que você deve colocar no topo de sua lista de prioridades. Afinal, seu site é um cartão de visita digital e uma ferramenta útil de marketing digital. Por meio dele, a maioria dos clientes em potencial irá interagir com sua empresa e, portanto, ter um site excelente e funcional garantirá uma ótima primeira impressão.

Em primeiro lugar, especifique o objetivo principal do site. Será um site de comércio eletrônico ou um espaço informativo? Você prefere gerar novos leads ou informar os investidores? Que tipo de interação seus clientes devem ter com ele? Quem é o seu público-alvo e quem você deseja atrair? Você está criando um site B2B (Business to Business) ou B2C (Business to Consumer)?

Seu site provavelmente terá vários usos - primário, secundário e talvez até terciário. Existem vários tipos de sites, e os desenvolvedores e designers costumam se especializar. Defina suas necessidades da melhor maneira possível para encontrar um profissional que conheça o seu nicho.

Se você já tem um site, forneça um link! Explique exatamente o que você gosta e não gosta nele; escreva sobre seus elementos bons e ruins. Você nunca pode ser muito detalhado sobre as maneiras como isso o serviu bem e as maneiras como o desapontou.

Não se esqueça de informar as empresas de design e desenvolvimento de sites sobre os materiais e garantias que você já possui. Por exemplo, esquemas, wireframes, funcionalidades e softwares que você já possui podem reduzir muito o preço final. Além disso, fique à vontade para pedir opiniões e sugestões dos profissionais de design e desenvolvimento da web que você está procurando! Você dedicou um tempo para descrever o propósito e o público-alvo do site em detalhes e deseja uma empresa que possa fornecer uma visão inestimável.

Se você precisar começar do zero ou alterar radicalmente seu site existente, também precisará determinar em qual plataforma construir o site. Plataformas como WordPress, Magento e Drupal têm vantagens e desvantagens, dependendo do tipo de site que você precisa. Se você tiver uma preferência forte, detalhe isso em sua RFP. Por outro lado, se você gostaria que uma agência sugerisse uma plataforma, informe-a.

Faça uma lista dos recursos que seu site deve ter. Em seguida, divida a lista entre os recursos que você absolutamente precisa e aqueles que estão em sua lista de desejos. A criação de uma lista organizada resultará em fornecedores fornecendo uma divisão de custo de item de lista abrangente, o que (novamente) tornará o processo de comparação mais fácil.

Por fim, faça sua própria pesquisa para determinar o que seus concorrentes e outras marcas da moda incluem em seus sites. Isso pode inspirá-lo a incluir certas funcionalidades importantes em sua RFP, nas quais você pode não ter pensado de outra forma.

Assim que sua RFP estiver pronta, você pode consultar nossa seção Lista de agências para encontrar algumas empresas incríveis de design e desenvolvimento de sites e suas informações de contato!

Como escrever um RFP para campanhas de marketing

Você dominou os processos de fabricação de um produto ou fornecimento de um serviço - mas ter certeza de alcançar clientes em potencial e persuadi-los a agir é outra coisa. Se você precisa melhorar o envolvimento com a marca, promover um produto ou serviço específico ou simplesmente deseja expandir seus negócios, geralmente é uma boa ideia contratar uma agência de marketing para campanhas específicas ou orientação estratégica geral.

A primeira coisa que você precisa incluir em sua RFP é um breve esboço de seu problema específico. Especifique o que o incomoda com sua posição de mercado específica. Você está lidando com taxas de retenção baixas ou atingiu um platô com suas vendas? Você atrai novos leads e, se o fizer, quantos você converte com sucesso em oportunidades? A sua marca é consistente? A sua comunicação atual ressoa com o seu público? Além disso, conte a eles um pouco sobre seus concorrentes. O que faz você se destacar?

Especifique seus objetivos de negócios e escreva sobre o que você gostaria que sua estratégia de marketing alcançasse. Você gostaria de ampliar sua base de clientes ou tem um objetivo mais específico em mente, como atingir a meta de vendas para um produto individual? É simplesmente aumentar o conhecimento da marca seu principal objetivo ou você precisa redefinir sua marca? Você precisaria repensar seu conteúdo e a forma como se comunica com seu público-alvo? Quais métricas você aplicará para indicar o sucesso? Descrever seus problemas e objetivos em detalhes ajudará a agência a entender exatamente como eles podem ajudá-lo.

Além disso, decida se deseja realizar uma campanha local ou global e se as iniciativas devem ser digitais ou físicas. Claro, isso depende da natureza do seu produto, demografia e orçamento.

Você deve especificar se precisa de ajuda para definir sua estratégia de marketing, lançar uma campanha publicitária, usar a mídia a seu favor ou desenvolver a identidade e o design de sua marca. Depois disso, você pode listar exatamente o que tem em mente. Descreva o escopo de suas necessidades de marketing. Você espera produzir material impresso em papel e como deve ser distribuído? Você precisa criar um site e contas de mídia social? Exigirão multimídia ou otimização de mecanismo de pesquisa?

Além de listar as entregas e os resultados de que precisa, você deve informar às agências o que você já tem. Mencione se você possui algum material de foto e vídeo e se ele está atualizado. Dê a eles uma visão geral de sua presença online, com links para seu site e contas de mídia social. Descreva o conteúdo que você tem. Mencione se você tem alguma campanha publicitária em andamento e descreva os resultados que elas produziram.

Finalmente, dedique algum tempo para descrever o seu público-alvo e o seu público-alvo. Reconte o que você sabe sobre seus clientes existentes e discuta o tipo de cliente que gostaria de obter. O que você gostaria que uma pessoa fizesse quando souber pela primeira vez sobre sua empresa? Defina quem eles são, onde vivem e como você se comunica com eles em um nível emocional. Se você precisa aprender mais sobre seus clientes e desenvolver sua interação com eles, especifique isso em sua RFP.

Depois de detalhar essas informações, explore as principais agências de marketing que podem ajudá-lo a atingir seus objetivos de negócios!

Como escrever uma RFP para projetos de logomarca e branding

Se você precisar definir (ou redefinir) o aspecto visual de sua empresa, precisará de um logotipo e uma RFP específica para a marca. Para essas solicitações de proposta, é particularmente importante fornecer uma introdução exaustiva da empresa quando você precisar lidar com a marca visual. Afinal, um logotipo tem o objetivo de representar totalmente uma empresa.

Muitas agências de design utilizam um livro de marca específico da empresa para criar um logotipo e uma identidade coesos. Mas espere - o que é realmente um brand book e você realmente precisa de um?

Essencialmente, um brand book (também chamado de “guia de estilo”) é um conjunto de características que definem sua marca. Ele é usado como um guia para o desenvolvimento de cada produto, comunicação e campanha de marketing que sua empresa lança. A criação de um brand book irá garantir que você evite inconsistências de estilo, qualidade e caráter em todo o escopo de seu negócio.

Um brand book sempre incluirá seu logotipo, mas também geralmente contém uma paleta de cores aprovada, família de fontes, design de cartão de visita e papel timbrado, layout de site, tom de redação, imagens aprovadas e até mesmo estilo de ilustração e outros elementos gráficos que sua marca utiliza. Na maioria dos casos, alguns elementos do brand book são desenvolvidos ao mesmo tempo que o logotipo. No entanto, você não precisa obter todos ao mesmo tempo, então certifique-se de especificar o que você precisa!

Se você já tem um logotipo e um brand book, mas deseja fazer algumas alterações menores, descreva-os. Forneça o material que você tem atualmente e, em seguida, explique o que você gosta e não gosta neles. Faça sugestões sobre o que você gostaria de ver mudado. Se você já tem uma ideia do que deseja, descreva.

Alternativamente, se você quiser um design de logotipo totalmente novo do zero, mencione os tipos que você visualiza atualmente. Uma marca nominativa combinaria melhor com você do que um logotipo pictórico? Uma combinação funcionaria? Não hesite em solicitar que o profissional de design o ajude a decidir depois de escolher o seu parceiro profissional!

Se você já tem uma ideia do estilo que deseja usar para o seu logotipo, explique-o da melhor maneira possível. Descreva as cores que deseja, escolha as formas geográficas que você acredita que se encaixam na sua marca e sinta-se à vontade para adicionar um desenho que você mesmo fez - mesmo que seja desajeitado! Muitas agências que trabalham com clientes para criar uma identidade eficaz usam isso como inspiração no futuro. Você também deve especificar se deseja receber várias idéias de design para escolher. Mas cuidado - isso aumentará o custo!

Finalmente, explique como o logotipo será usado. Será impresso no seu produto? Sobre quais materiais ou tons ele será colocado? Você pode prever o tamanho no qual ele será usado com mais frequência - tão pequeno quanto a impressão em canetas ou tão grande quanto outdoors? Com base nessas informações, os designers saberão exatamente o que oferecer a você. Especificar a maneira como seu logotipo será usado o mais cedo configurará você para o sucesso!

Melhor ainda, essas agências de design de logotipo e marcas famosas podem ajudá-lo a descobrir uma identidade de marca de sucesso.

A resposta certa para uma solicitação de proposta

Para tornar o processo mais fácil para ambas as partes, é benéfico incluir informações detalhadas e concretas sobre os detalhes administrativos.

Em primeiro lugar, diga exatamente o que você espera ver em uma proposta. Para garantir que você tenha informações suficientes para avaliar os entrevistados, você precisará de um conjunto padronizado de dados provenientes de cada parceiro em potencial. Peça-lhes para descrever um possível cronograma do projeto e estimar o orçamento por item de linha. Mencione se você gostaria de receber resumos de projetos anteriores semelhantes ou de experiências e conhecimentos técnicos listados. Você também pode solicitar biografias profissionais ou portfólios de pessoas que cuidariam do seu projeto. Por fim, crie um conjunto de questões relacionadas ao projeto para avaliar sua compreensão e criatividade.

Especificar exatamente a aparência de uma proposta tornará seu processo de seleção rápido e indolor. Descreva o formato no qual gostaria que a proposta fosse enviada (por exemplo, um .doc, arquivo PRD ou cópia impressa). Estabeleça um prazo para envio de propostas e mencione quando os candidatos podem esperar receber notícias suas até. Você também pode dizer a eles se prefere que as entrevistas em potencial sejam pessoalmente, por telefone ou por videoconferência (embora essas informações também possam ser mantidas para uma data posterior). Por fim, inclua todas as informações de contato da sua empresa!

RFP? Mole-mole!

Mesmo que pareça uma tarefa aterrorizante no início, a criação de uma RFP completa não é realmente difícil. Depois de decidir exatamente o que sua marca precisa para ter sucesso, escrever uma RFP é um processo tranquilo. E o que é melhor, existem ferramentas fáceis de usar para ajudá-lo a criar seu RFP - por exemplo, experimente o Nusii e o PandaDoc para começar.

Agora você sabe exatamente o que precisa incluir em sua solicitação de proposta. O resultado final deve ser um documento com algumas páginas. Esperançosamente, a versão final será uma visão geral abrangente do projeto que fornecerá todas as informações necessárias.

Se você seguir os pontos que listamos acima, com certeza encontrará entrevistados que são adequados para o seu projeto, deixando-o com uma escolha difícil a fazer - qual dessas agências incríveis você deveria escolher? Apesar de tudo, sem dúvida, um pedido de documento de proposta bem escrito será o início de uma bela amizade.

Quer mais dicas fáceis e práticas para o crescimento do negócio? Inscreva-se para o DesignRush Daily Dose!