RFP: um guia rápido para solicitação de propostas (modelos incluídos)

Uma vez que um projeto é aprovado, é provável que a execução requeira bens e serviços fora do alcance da organização que gerencia o trabalho. O processo de solicitação de licitações de fornecedores e contratados terceirizados é feito por meio de um documento chamado de solicitação de proposta ou, mais comumente, RFP.

É por meio desse canal que os gerentes de projeto coletam as partes interessadas e tomam uma decisão sobre quem contratar para o projeto. A melhor maneira de se familiarizar com esse processo é usar um modelo de RFP, que permite preencher os espaços em branco para produzir uma RFP completa. Forneceremos alguns modelos de RFP que você pode usar abaixo, mas primeiro vamos entender melhor do que estamos falando.

O que é uma RFP?

Uma solicitação de proposta (RFP) é usada para procurar fornecedores e empreiteiros que possam fornecer ao projeto de uma empresa os produtos e serviços necessários que estão fora do que a organização solicitante pode fornecer internamente. A RFP, então, é um documento para fornecer esse trabalho e permitir que fornecedores e empreiteiros licitem o trabalho.

A RFP fornece uma visão geral do projeto para fornecer às empresas licitantes uma descrição clara do que é necessário e como elas podem ajudar a atingir esses objetivos. Ele explicará o processo e os termos do contrato para orientar os licitantes. A maioria das organizações conduz seus negócios usando RFPs, e os governos quase sempre conduzem seus negócios dessa maneira.

Depois de enviar várias RFPs, você terá uma seleção de partes interessadas que podem fornecer os bens e serviços de que você precisa que melhor atendam às suas necessidades, tanto pelas habilidades que oferecem quanto pela forma como atendem às demandas do seu orçamento.

As RFPs não são apenas uma maneira de simplificar a compra de fornecedores e empreiteiros que atendem aos critérios do seu projeto; também detalham o escopo do trabalho e qual será o pagamento pelos bens e serviços. Ter isso claramente definido na RFP ajuda a evitar falhas de comunicação no futuro sobre compensação, datas de entrega e muito mais.

Qual é a diferença entre uma RFP, RFI e uma RFQ?

Existem tantos tipos diferentes de formulários de solicitação que pode ficar um pouco confuso diferenciá-los. Por exemplo, há uma solicitação de informações (RFI), que é usada quando uma empresa sabe o que deseja de um licitante, mas exige mais detalhes. As RFIs são, portanto, documentos menos longos porque se preocupam mais com o esclarecimento de informações fornecidas por um fornecedor ou contratado.

Outro documento comercial que muitas vezes é confundido com uma RFP é a solicitação de cotação (RFQ). Esses documentos são, novamente, menos detalhados e, em vez disso, concentram-se apenas em quanto o fornecedor ou contratado deseja pelo seu bem ou serviço. A RFQ também pode solicitar informações sobre como o fornecedor ou contratado atenderá às suas necessidades.

Em suma, RFIs e RFQs são realmente subconjuntos de uma RFP, que é uma chamada de propostas de nível superior para resolver um problema de negócios ou necessidade de projeto. Normalmente, é muito mais detalhado e formal, com regras rígidas de aquisição, incluindo conteúdo, cronograma, etc. Todos os três documentos são frequentemente usados ​​juntos, em alguma combinação, ou mesmo de forma independente às vezes.

RFP em Gerenciamento de Projetos

As RFPs são particularmente importantes no espaço de gerenciamento de projetos, pois ajudam a manter os gerentes de projeto organizados e a tomar decisões de negócios cruciais. Cada RFP descreve diferentes opções de fornecedores completas com detalhes sobre preços, etapas do processo, termos do contrato e muito mais.

É por meio dessas RFPs que os gerentes de projeto podem filtrar as informações para determinar o melhor caminho a seguir em nome de sua organização. Cabe ao gerente de projetos selecionar a RFP que melhor se alinha com o projeto e seus objetivos para escolher o fornecedor ideal para o projeto.

Os gerentes de projeto de RFP não são apenas pensadores críticos e líderes de equipe, mas são detalhistas, pacientes e estratégicos para atuar como defensores de sua organização.

O processo de RFP: como criar uma RFP

Não há regras definidas para a criação de uma RFP, pois elas podem variar de empresa para empresa, setor para setor e organizações com e sem fins lucrativos. No entanto, eles compartilham um objetivo comum e, geralmente, o processo de RFP atingirá esses pontos pertinentes.

1. Criar limites do projeto

Antes de colocar a caneta no papel, converse com os superiores em sua organização sobre as restrições do projeto, como qual é o orçamento mais alto que eles aprovariam, a flexibilidade dos prazos, quais requisitos são obrigatórios e assim por diante.

2. Identifique as partes interessadas

Uma RFP é um assunto complicado que requer um profundo conhecimento do projeto e da organização. Identifique os principais interessados ​​e selecione um grupo representativo que esteja aberto a reuniões com quem você designar para supervisionar o processo para que eles possam usá-los como uma mesa de som.

3. Entrevistar as Partes Interessadas

Depois de identificar as partes interessadas, e enquanto você está no processo de descobrir quem pode estar de plantão para quaisquer perguntas, peça-lhes também para definir as necessidades do projeto. Suas respostas informarão não apenas o processo de RFP, mas todo o projeto.

4. Escreva a RFP

A redação de uma RFP pode ser ajudada usando um modelo de RFP, para o qual forneceremos links abaixo. Eles são geralmente estruturados da seguinte forma.

• Histórico organizacional
• Breve descrição do projeto
• Requisitos e objetivos do projeto
• Orçamento do projeto
• Marcos e prazos
• Mais informações e/ou dúvidas
• Informações de contato e prazo para submissão

5. Crie critérios de pontuação

Antes de enviar a RFP, revise-a mais uma vez, mas desta vez classifique a importância das respostas que você recebe dos fornecedores e contratados que respondem. Este é um bom método para selecionar um grupo menor de candidatos qualificados.

6. Envie a RFP

Naturalmente, todo o objetivo desse processo é colocá-lo nas mãos de fornecedores e contratados em potencial. Portanto, você precisa descobrir o melhor local para publicar sua RFP para que ela chegue às pessoas certas. Ajuda contratar consultores para orientá-lo nessa fase.

7. Revise as respostas

Findo o prazo de submissão, reúna todas as respostas e faça uma leitura rápida para ter uma ideia das soluções propostas. Você pode então aplicar o sistema de pontuação que desenvolveu anteriormente.

8. Pesquisa

Você pode receber algumas respostas oferecendo uma solução com a qual não está familiarizado. É importante fazer a pesquisa e ver se isso pode ser viável, mesmo que não esteja no seu radar. Outra parte da pesquisa inclui fazer um trabalho de fundo sobre os fornecedores e empreiteiros que responderam para obter uma imagem melhor de quem você pode estar contratando para o trabalho.

9. Selecione um fornecedor ou contratado

Escolha o fornecedor ou contratado que atenda aos seus critérios; em seguida, faça uma verificação de antecedentes para rastrear seu histórico de trabalho em projetos anteriores. Isso iniciará uma negociação, pois uma proposta é apenas isso. Pode ser aceito como está, ou pode exigir algumas idas e vindas. Quando todos estiverem na mesma página, assine um contrato.

Exemplos de RFP

Temos sido gerais em termos de RFPs, mas na verdade existem vários tipos diferentes que se referem a um setor específico ou estágio de desenvolvimento do projeto. Aqui estão alguns exemplos de RFPs, mas há muitos outros, e os RFPs podem variar em estilo dependendo da organização e do setor.

• RFP de marketing: quando uma agência de marketing está criando seus materiais de marketing, seja um estudo de caso ou uma campanha, eles geralmente empregam talentos por meio de um deles.
• RFP de Branding: Criar uma marca para uma organização requer diretrizes, e a organização terá certas expectativas, que são descritas neste tipo de RFP.
• Design RFP: Este RFP visa artistas gráficos para desenvolver anúncios impressos, web, móveis ou outros.
• RFP do site: Quando você está construindo um site, você precisa empregar desenvolvedores da web e outros talentos específicos relacionados ao design da web, que responderão a esse tipo de RFP.
• RFP do governo: Qualquer trabalho feito para uma agência do governo requer uma RFP que descreva os requisitos específicos associados a esse escritório.
• RFP sem fins lucrativos: Ao trabalhar com uma organização sem fins lucrativos, existem critérios diferentes dos de uma empresa com fins lucrativos, que serão detalhados aqui.
• RFP de finanças: as RFPs de finanças geralmente são questionários formais que os investidores enviam às empresas de serviços financeiros para ajudá-los a escolher o parceiro financeiro certo.
• RFP de construção: as organizações podem obter detalhes adicionais e entender melhor como atingir seus objetivos por meio de RFPs, ajudando-as a escolher o melhor fornecedor.
• RFP de aquisição: as RFPs geralmente são uma das primeiras etapas do processo de aquisição e ajudam as empresas a escolher o fornecedor que atende à sua lista de critérios. As RFPs em compras geralmente seguem uma solicitação de informações (RFI).
• RFP Imobiliário: No setor imobiliário, os corretores montam RFPs em nome de seus inquilinos para delinear pontos importantes e termos econômicos para cada negócio.

Modelos de RFP

Os modelos de RFP vêm em todas as formas e tamanhos. Os mais simples são talvez apenas algumas páginas, mas podem se expandir para dezenas. Há alguns que têm folhas de rosto e apresentações chamativas, enquanto outros são documentos básicos, apenas os fatos.

O que é certo para você depende do projeto e da sua organização ou talvez apenas de uma preferência pessoal. A seguir estão alguns sites que oferecem modelos de RFP para download. Visite-os e veja se há um que funcione para você.

• Hubspot
• ModeloLAB
• Techsoup
• Ponto de referência do CRM
• Microsoft

RFP é um projeto: tente usar um software para gerenciar o processo

Uma RFP, mesmo com um modelo de RFP para guiá-lo, não é nada que possa ser feito rapidamente. Envolve pesquisa e um detalhamento completo do projeto à frente. Na verdade, é um projeto dentro de um projeto. Faz sentido, então, que um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager possa ajudá-lo a construir sua RFP.

Planeje sua RFP com nosso gráfico de Gantt interativo, que agenda todas as suas tarefas em uma linha do tempo. Defina marcos na linha do tempo para dividir seu trabalho em segmentos mais gerenciáveis, como a entrega da descrição do projeto, metas, objetivos e orçamento.

Nossos quadros kanban são uma ferramenta visual que mostra seu fluxo de trabalho e ajuda a evitar gargalos, mantendo os recursos compatíveis com a capacidade. Siga todas as etapas do processo de RFP e faça de cada um um cartão kanban, que tenha espaço para descrevê-lo, marque-o para prioridade e muito mais.

Uma vez atribuído, observe como ele se move de coluna em coluna, indicando onde está no processo. Os membros da equipe podem comentar no nível da tarefa se tiverem dúvidas e marcar outros membros do projeto para trazê-los à conversa conforme necessário. A colaboração ajuda todos a trabalhar de forma mais produtiva.

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