Estrutura de detalhamento de riscos para projetos: um guia completo para RBS

A incerteza é uma certeza nos projetos. Os riscos surgirão e ameaçarão a entrega bem-sucedida de seu projeto. Usar uma estrutura analítica de risco (RBS) é como você se prepara para o inesperado.

Uma estrutura de detalhamento de riscos é ótima para identificar e priorizar riscos para que você saiba quais serão mais ou menos impactantes. Esse é o primeiro passo para planejar, gerenciar e mitigar riscos em seus projetos.

O que é uma estrutura de detalhamento de riscos no gerenciamento de projetos?

Uma estrutura de detalhamento de risco é uma ferramenta para gerenciar riscos, que são quaisquer eventos que você não tenha planejado ou esperado. O risco é geralmente considerado como um impacto negativo no orçamento, cronograma ou qualidade do projeto. No entanto, também existem riscos positivos que podem beneficiar um projeto.

De qualquer forma, os gerentes de projeto precisam se preparar para os riscos, sejam eles bons ou ruins — isso pode interferir nos objetivos do projeto. Uma estrutura de detalhamento de risco divide os riscos em um gráfico hierárquico, começando no nível mais alto e descendo para os riscos de nível mais fino.

Às vezes, os gerentes de projeto criam uma estrutura de análise de risco durante o início do projeto para ver se o trabalho é viável. Com mais frequência, você o abordará durante a fase de planejamento ao atribuir funções e responsabilidades aos membros de sua equipe.

As quatro categorias de risco em um projeto

Existem quatro categorias de risco. Eles podem ser divididos ainda mais, mas a maioria das estruturas de divisão de risco divide o risco nessas quatro categorias:

• Externos: Riscos fora de seu controle, como ambientais, regulatórios, fornecedores, concorrentes, etc.
• Interno: Riscos que ocorrem dentro de sua organização, incluindo falta de recursos, atrasos no financiamento ou erros na priorização.
• Técnico: Escopo, requisitos e outras questões técnicas fazem parte desta categoria.
• Gestão: Riscos relacionados ao seu planejamento, comunicação, controle e assim por diante.

Por exemplo, no risco de nível superior, você pode começar com um tópico amplo, como riscos técnicos, gerenciais, externos ou de agendamento. O próximo nível poderia definir melhor essas categorias como riscos de projeto, financiamento ou recursos. Você pode ficar cada vez mais fino em seu risco, atingindo um nível granular ou tão fino no risco quanto parecer certo para o projeto. Você nunca poderia parar, é claro, mas isso seria contraproducente.

Por que usar uma estrutura de detalhamento de riscos no gerenciamento de projetos?

A estrutura de detalhamento de risco ajuda você a entender o risco. Isso torna mais fácil identificar e avaliar os riscos em seu projeto. Você pode ver quais projetos requerem atenção especial e identificar riscos recorrentes e concentração de risco. Você pode até usar a ferramenta para conhecer a exposição total ao risco do projeto e resumir as perdas potenciais enquanto descreve o processo de gerenciamento de risco.

Para gerenciar riscos corretamente, você precisa usar um software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager é um software baseado em nuvem que monitora seu trabalho em tempo real para que você possa detectar um problema quando ele aparecer, não depois que o dano já tiver sido feito.

O painel ao vivo do ProjectManager está configurado e pronto para ser usado, coletando e calculando automaticamente os dados do projeto que são exibidos em tabelas e gráficos fáceis de ler. Acompanhe as métricas em tempo, custo, variação e muito mais e capture anomalias rapidamente para que você possa mitigar seu impacto. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente.

Como fazer uma estrutura de detalhamento de riscos para um projeto

Uma estrutura de detalhamento de risco é uma grade simples, com uma definição ampla do risco no topo, com definições mais específicas à medida que você desce na grade. Ele também pode ser configurado como uma planilha com o risco se tornando mais definido à medida que você se move da esquerda para a direita.

Ao construir uma estrutura de detalhamento de risco, você deseja seguir as três etapas a seguir.

1. Identificar as categorias de risco para o RBS

O primeiro passo é identificar as categorias de risco de primeira linha. Conforme observado, as categorias básicas para a estrutura de detalhamento de risco são externa, interna, técnica e gerencial. Dependendo do setor em que você está trabalhando, essas categorias podem ser um pouco mais ajustadas.

Por exemplo, o desenvolvimento de software pode ter engenharia de produto, ambiente de desenvolvimento e restrições de programa. Em geral, essas categorias de identificação de risco de primeira linha incluem:

• Cronograma
• Financeiro
• Técnico
• Gestão
• Cliente
• Contratual
• Tempo
• Político
• Ambiental

O método de identificação de riscos para encontrar riscos pode ser brainstorming com sua equipe, workshops e entrevistas para revisar dados históricos, fazer análises de pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças (SWOT) e muito mais. Também é bom fazer um gráfico RACI (responsável, responsável, consultado e informado) para ajudar a determinar o gerenciamento de seus stakeholders em relação ao risco.

2. Detalhamento de Riscos Específicos na RBS

Em seguida, você deseja dividir as categorias de nível um em categorias de nível dois: Isso significa começar amplo e refinar esse tópico em partes cada vez menores.

Por exemplo, na categoria do cliente, você pode dividi-la em tópicos menores, como a equipe do cliente, a equipe do projeto, metas, financiamento e táticas.

Então, sob a equipe do projeto, você pode notar que não há recursos suficientes para concluir as tarefas ou sua equipe não tem experiência suficiente e requer mais treinamento para executar suas tarefas com sucesso.

Três níveis de risco provavelmente são suficientes. Mais do que isso, você pode acabar atolado em minúcias sem muito retorno pelo esforço.

3. Pontue o Risco e Impacto

Uma vez que você tenha dividido os riscos, você vai querer pontuá-los para determinar qual pode ter o maior impacto no projeto. Este é o início de sua análise de risco. Ao priorizar o risco, você sabe qual merece atenção imediata e qual pode esperar ou até mesmo ser evitado.

Isso é feito classificando cada risco para o impacto de probabilidade de ocorrência e, se ocorrer, o possível impacto para o projeto. A forma como você classifica cada um desses fatores depende do gerente de projeto, mas uma boa regra prática é a probabilidade de dividi-lo em quatro:

• Alta (80-100 por cento)
• Médio-alto (60-80 por cento)
• Médio-baixo (30-60 por cento)
• Baixa probabilidade (0-30 por cento)

Para impacto, tradicionalmente é dividido em três: alto (crítico), médio (moderado) e baixo (mínimo). Suas descobertas farão parte do seu relatório de riscos e você pode designar membros da equipe para ficarem atentos a esses riscos. Depois de ter uma pontuação de risco, adicione todos eles a um registro de risco se aparecerem como problemas no projeto.

Benefícios de usar uma estrutura de detalhamento de risco

Os riscos são desconhecidos, mas isso não significa que você não possa gerenciá-los. Uma estrutura de detalhamento de riscos é uma ferramenta que ajuda a identificar e ordenar riscos em seu projeto. É o primeiro passo na mitigação de riscos. Seu plano de gerenciamento de riscos permite determinar quais recursos serão necessários para resolver problemas que aparecem em seu projeto.

Ser capaz de avaliar com precisão o risco leva a uma maior probabilidade de sucesso do projeto. Nem todo risco é ruim, mas não ter um plano para lidar com o risco nunca é bom. Sem se preparar para o risco, você não pode tirar proveito do positivo e mitigar o negativo.

O uso de uma estrutura de detalhamento de risco gerencia o risco e configura seu plano de gerenciamento de risco. Ter uma ideia do que pode acontecer ao longo do projeto e saber qual problema potencial (ou oportunidade) vale a pena responder é como você gerencia o risco e transforma o que poderia ser um desastre em um pequeno obstáculo na estrada.

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Exemplos de estrutura de detalhamento de risco

Embora já tenhamos mencionado que existem muitos exemplos de estrutura de detalhamento de risco, eles diferem dependendo do setor para o qual se destinam. A estrutura hierárquica real do RBS é basicamente a mesma.

O Project Management Institute tem um documento de conferência informativo sobre RSB em seu site. O artigo Use uma estrutura analítica de risco (RBS) para entender seus riscos é útil se você estiver tentando entender o que é uma estrutura analítica de risco e como usá-la.

Existem alguns exemplos para dar uma ideia de como seria um para determinados setores. Exemplos de uma estrutura de detalhamento de risco incluem o seguinte.

Exemplo de estrutura de detalhamento de risco genérico

Exemplo de estrutura de detalhamento de risco de construção

Exemplo de estrutura de detalhamento de risco de desenvolvimento de software

Como criar um RBS com o ProjectManager

Você pode encontrar modelos de estrutura de detalhamento de riscos para ajudá-lo a identificar e planejar riscos em seu projeto on-line, mas um modelo é um documento estático e não é útil quando surgem problemas e precisam ser atribuídos e rastreados. Melhor carregar esse modelo RBS no ProjectManager, software baseado em nuvem que pode ajudá-lo a planejar, rastrear e relatar riscos.

Executar resolução de risco em gráficos de Gantt

O gerenciamento de riscos trata da identificação de riscos e da criação de planos para resolver ou tirar proveito do problema, caso ele apareça em seu projeto. Os gráficos de Gantt interativos do ProjectManager fornecem as ferramentas para planejar, priorizar, vincular dependências e atribuir sua equipe. Obtenha o caminho crítico sem cálculos complicados e demorados. Em seguida, defina uma linha de base para acompanhar o progresso real em comparação com seu plano e certifique-se de permanecer no caminho certo.

Criar fluxos de trabalho em quadros Kanban

Como o ProjectManager tem várias visualizações de projeto para se adequar à sua preferência de trabalho, basta alternar da visualização Gantt para a visualização kanban. Agora você pode definir o ciclo de produção do risco criando colunas personalizadas para identificar, trabalhar e resolver. As equipes podem gerenciar seu backlog e planejar sprints para resolver os riscos, enquanto os gerentes podem ter visibilidade de seu trabalho e realocar recursos conforme necessário para mantê-los trabalhando em sua capacidade.

Crie relatórios de progresso em segundos

Use os relatórios de um clique do ProjectManager para acompanhar a resolução do risco e manter as partes interessadas informadas sobre o progresso na mitigação do risco. Existem relatórios amplos sobre o status de um projeto ou portfólio, mas mais detalhados sobre tempo, custo e carga de trabalho. Todos são úteis ao gerenciar riscos. Cada relatório pode ser filtrado para mostrar exatamente o que você deseja ver e compartilhado facilmente com as partes interessadas para que elas possam se manter atualizadas.

O ProjectManager é um software premiado que ajuda as equipes híbridas a trabalharem como trabalham, quando quiserem e onde quer que estejam. Obtenha uma ferramenta que fornece uma fonte de verdade e é flexível o suficiente para trabalhar tradicionalmente ou em um ambiente mais ágil. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente!