Como fazer um plano de gerenciamento de riscos

Você os identifica, os registra, os monitora e os planeja: os riscos são uma parte inerente de cada projeto. Alguns riscos do projeto tendem a se tornar áreas problemáticas – como executar um projeto durante as férias e ter que planejar o cronograma do projeto em torno deles. Mas há muitos riscos em qualquer projeto que, sem avaliação de risco e estratégias de mitigação de risco, podem ser surpresas indesejadas para você e sua equipe de gerenciamento de projetos.

É aí que entra um plano de gerenciamento de riscos – para ajudar a mitigar os riscos antes que eles se tornem problemas. Mas primeiro, o que é gestão de risco?

O que é Gestão de Riscos?

O gerenciamento de riscos é um braço do gerenciamento de projetos que lida com o gerenciamento de riscos potenciais do projeto. Gerenciar seus riscos é sem dúvida um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de projetos.

O processo de gerenciamento de riscos tem as seguintes etapas principais:

• Identificação de riscos: O primeiro passo para gerenciar os riscos do projeto é identificá-los. Você precisará usar fontes de dados como informações de projetos anteriores ou opiniões de especialistas no assunto para estimar todos os riscos potenciais que podem afetar seu projeto.
• Avaliação de risco: Depois de identificar os riscos do seu projeto, você precisará priorizá-los analisando sua probabilidade e nível de impacto.
• Mitigação de riscos: Agora é hora de criar um plano de contingência com ações de mitigação de riscos para gerenciar os riscos do seu projeto. Você também precisa definir quais membros da equipe serão os proprietários dos riscos, responsáveis ​​pelo monitoramento e controle dos riscos.
• Monitoramento de Riscos: Os riscos devem ser monitorados durante todo o ciclo de vida do projeto para que possam ser controlados.

Se um risco que ultrapassou seu limite tiver suas condições atendidas, ele pode colocar todo o seu projeto em risco. Normalmente, também não há apenas um risco por projeto; há muitas categorias de risco que requerem avaliação e discussão com seus stakeholders.

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É por isso que o gerenciamento de riscos precisa ser um processo proativo e reativo, constante durante todo o ciclo de vida do projeto. Agora vamos definir o que é um plano de gerenciamento de riscos.

O que é um plano de gerenciamento de riscos?

Um plano de gerenciamento de riscos define como o processo de gerenciamento de riscos do seu projeto será executado. Isso inclui os fundos, ferramentas e abordagens que serão usadas para realizar atividades de identificação, avaliação, mitigação e monitoramento de riscos.

Um plano de gerenciamento de risco geralmente inclui:

• Metodologia: Definir as ferramentas e abordagens que serão utilizadas para realizar atividades de gestão de risco, como avaliação de risco, análise de risco e estratégias de mitigação de risco.
• Registro de Riscos: Um registro de riscos é um gráfico onde você pode documentar todas as informações de identificação de riscos do seu projeto.
• Estrutura de Detalhamento de Riscos: É um gráfico que permite identificar as categorias de risco e a estrutura hierárquica dos riscos do projeto.
• Matriz de avaliação de risco: Uma matriz de avaliação de risco permite analisar a probabilidade e o impacto dos riscos do projeto para que você possa priorizá-los.
• Plano de resposta a riscos: Um plano de resposta a riscos é um documento de gerenciamento de projeto que explica as estratégias de mitigação de riscos que serão empregadas para gerenciar os riscos do projeto.
• Funções e responsabilidades: Os membros da equipe de gerenciamento de risco têm responsabilidades como proprietários de risco. Eles precisam monitorar os riscos do projeto e supervisionar suas ações de resposta a riscos.
• Financiamento: Tenha uma seção onde você identifica os fundos necessários para realizar suas atividades de gerenciamento de risco.
• Tempo: Inclua uma seção para definir o cronograma das atividades de gerenciamento de risco.

Como fazer um plano de gerenciamento de riscos

Para cada projeto de web design e desenvolvimento, projeto de construção ou design de produto, haverá riscos. Essa é realmente a natureza do gerenciamento de projetos. Mas é também por isso que é sempre melhor antecipar-se o máximo possível desenvolvendo um plano de gerenciamento de risco. As etapas para fazer um plano de gerenciamento de risco são descritas abaixo.

1. Identificação de Risco

A identificação dos riscos ocorre no início da fase de planejamento do projeto, bem como durante todo o ciclo de vida do projeto. Embora muitos riscos sejam considerados “riscos conhecidos”, outros podem exigir pesquisas adicionais para serem descobertos.

Você pode criar uma estrutura de detalhamento de riscos para identificar todos os riscos de seu projeto e classificá-los com categorias de risco. Você pode fazer isso entrevistando todas as partes interessadas do projeto e especialistas do setor. Muitos riscos do projeto podem ser divididos em categorias de risco, como técnico ou organizacional, e listados por subcategorias específicas, como tecnologia, interfaces, desempenho, logística, orçamento, etc. Além disso, crie um registro de riscos que você possa compartilhar com todos entrevistados para uma localização centralizada de todos os riscos conhecidos revelados durante a fase de identificação.

Você pode criar convenientemente um registro de riscos para seu projeto usando um software de gerenciamento de projetos online. Por exemplo, use a exibição de lista no ProjectManager para capturar todos os riscos do projeto, adicionar qual nível de prioridade eles são e atribuir um membro da equipe para identificá-los e resolvê-los. Melhor do que aplicativos de lista de tarefas, você pode anexar arquivos, tags e monitorar o progresso. Veja qual a porcentagem de conclusão do trabalho para resolver o problema. Evite que os riscos atrapalhem seu projeto inscrevendo-se para uma avaliação gratuita do ProjectManager.

2. Avaliação de Risco

Nesta próxima fase, você revisará o impacto qualitativo e quantitativo do risco - como a probabilidade de ocorrência do risco versus o impacto que teria em seu projeto - e mapeará isso em uma matriz de avaliação de risco

Primeiro, você fará isso atribuindo à probabilidade de risco uma pontuação de baixa probabilidade a alta probabilidade. Em seguida, você mapeará seu impacto de risco de baixo a médio e alto e atribuirá a cada um uma pontuação. Isso lhe dará uma ideia da probabilidade de o risco impactar o sucesso do projeto, bem como a urgência da resposta.

Para tornar eficiente para todos os membros da equipe de gerenciamento de risco e partes interessadas do projeto entender a matriz de avaliação de risco, atribua uma pontuação geral de risco multiplicando sua pontuação de nível de impacto com sua pontuação de probabilidade de risco. Você pode começar com nosso modelo de avaliação de risco gratuito.

3. Crie um Plano de Resposta a Riscos

Uma resposta ao risco é o plano de ação que é executado para mitigar os riscos do projeto quando eles ocorrem. O plano de resposta a riscos inclui as estratégias de mitigação de riscos que você executará para mitigar o impacto dos riscos em seu projeto. Fazer isso geralmente tem um preço – às custas do seu tempo ou do seu orçamento. Portanto, você desejará alocar tempo e dinheiro para suas necessidades de gerenciamento de risco antes de criar seu plano de gerenciamento de risco.

4. Atribuir proprietários de risco

Além disso, você também desejará atribuir um proprietário de risco para cada risco do projeto. Os membros da equipe de gerenciamento de risco que são proprietários do risco tornam-se responsáveis ​​pelo monitoramento dos riscos atribuídos a eles e pela supervisão da execução da resposta ao risco, se necessário.

Além disso, você também desejará atribuir um proprietário de risco para cada risco do projeto. Os membros da equipe de gerenciamento de risco que são proprietários do risco tornam-se responsáveis ​​pelo monitoramento dos riscos atribuídos a eles e pela supervisão da execução da resposta ao risco, se necessário.

Ao criar seu registro de riscos e matriz de avaliação de riscos, liste os proprietários dos riscos, para que ninguém fique confuso sobre quem precisará implementar as estratégias de resposta aos riscos assim que os riscos do projeto ocorrerem, e cada proprietário dos riscos poderá tomar medidas imediatas.

Certifique-se de registrar qual é a resposta de risco exata para cada risco do projeto com um registro de risco e de ter seu plano de resposta de risco aprovado por todas as partes interessadas antes da implementação. Dessa forma, você pode ter um registro do problema e a resolução para revisar assim que todo o projeto for finalizado.

5. Entenda seus gatilhos

Isso pode acontecer com ou sem o risco de já ter impactado seu projeto, especialmente durante os marcos do projeto como forma de revisar o progresso do projeto. Se tiverem, considere reclassificar os riscos existentes.

Mesmo que esses gatilhos não tenham sido atendidos, é melhor criar um plano de backup à medida que o projeto avança - talvez as condições para um determinado risco não existam depois que um determinado ponto for alcançado no projeto.

6. Faça um plano de backup

Considere seu registro de risco e matriz de avaliação de risco um documento vivo. Os riscos do projeto podem mudar de classificação a qualquer momento durante o projeto e, por isso, é importante que você crie um plano de contingência como parte do processo.

O planejamento de contingência inclui descobrir novos riscos durante os marcos do projeto e reavaliar os riscos existentes para verificar se alguma condição para esses riscos foi atendida. Qualquer reclassificação de um risco significa ajustar um pouco o seu plano de contingência.

7. Avalie seu limite de risco

Medir seu limite de risco é descobrir qual risco é muito alto e consultar as partes interessadas do projeto para considerar se vale a pena continuar o projeto – vale a pena em tempo, dinheiro ou escopo.

Veja como o limite de risco é normalmente determinado: considere seus riscos que têm uma pontuação "muito alta" ou mais do que algumas pontuações "altas" e consulte sua equipe de liderança e as partes interessadas do projeto para determinar se o projeto em si pode estar em risco de falha. Os riscos do projeto que requerem consulta adicional são riscos que ultrapassaram o limite de risco.

Para ficar de olho nos riscos à medida que eles levantam problemas em seu projeto, use um software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager possui painéis em tempo real que são incorporados em nossa ferramenta, ao contrário de outros softwares em que você mesmo precisa construí-los. Calculamos automaticamente a saúde do seu projeto, verificando se você está no prazo ou atrasado. Obtenha uma visão de alto nível de quanto seus gastos, progresso e muito mais. Quanto mais rápido você identificar o risco, mais rápido poderá resolvê-lo.

Melhores práticas para manter seu plano de gerenciamento de riscos

Os planos de gerenciamento de risco falham apenas de algumas maneiras: incrementalmente devido ao orçamento insuficiente, por meio de erros de modelagem ou por ignorar seus riscos completamente.

Seu plano de gerenciamento de riscos está em constante evolução ao longo do ciclo de vida do projeto, do início ao fim. Assim, as melhores práticas são focar na fase de monitoramento do plano de gerenciamento de riscos. Continue a avaliar e reavaliar seus riscos e suas pontuações e aborde os riscos em cada etapa do projeto.

Painéis de projetos e outros recursos de rastreamento de riscos podem salvar vidas quando se trata de manter seu plano de gerenciamento de riscos. Assista ao vídeo abaixo para ver como os painéis de gerenciamento de projetos, dados ao vivo e relatórios de projetos podem ser importantes quando se trata de manter seus projetos dentro do prazo e do orçamento.

Além de seu monitoramento de risco de rotina, em cada etapa, realize outra rodada de entrevistas com a mesma lista de verificação que você usou no início do projeto e entreviste novamente as partes interessadas do projeto, membros da equipe de gerenciamento de risco, clientes (se aplicável) e especialistas do setor .

Registre suas respostas, ajuste seu registro de riscos e matriz de avaliação de riscos, se necessário, e relate todas as atualizações relevantes de seu plano de gerenciamento de riscos para as principais partes interessadas do projeto. Esse processo e nível de transparência o ajudarão a identificar quaisquer novos riscos a serem avaliados e informarão se algum risco anterior expirou.

Como o ProjectManager pode ajudar com seu plano de gerenciamento de riscos

Não deixe que os riscos passem despercebidos. Com o ProjectManager, obtenha acesso a espaços de trabalho colaborativos que ajudam a resolver riscos de forma mais rápida e fácil do que nunca. Use ferramentas de agendamento e tarefas de projetos para identificar riscos e atribuir a eles proprietários de riscos. Obtenha visibilidade total de quais tarefas são atribuídas a quais membros da equipe e observe em tempo real como eles abordam esses riscos. Marque-os como concluídos e arquive-os para mais tarde - oferecemos armazenamento em nuvem ilimitado para facilitar a manutenção de registros.

Acompanhamento e relatórios

O ProjectManager também brilha na fase de monitoramento. Nosso painel patenteado em tempo real oferece uma visão ao vivo das métricas críticas do projeto, como derrapagens, carga de trabalho, orçamentos e muito mais. Além disso, obtenha relatórios automatizados que permitem criar relatórios com apenas alguns toques de tecla, para que você sempre possa agir quando as condições de um risco forem atendidas. O rastreamento de riscos nunca foi tão fácil.

Os riscos estão fadados a acontecer, não importa o projeto. Mas se você tiver as ferramentas certas para navegar melhor no processo de planejamento de gerenciamento de riscos, poderá mitigar melhor os erros. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que é atualizado em tempo real, fornecendo todas as informações mais recentes sobre seus riscos, problemas e alterações. Inicie uma avaliação gratuita de 30 dias e comece a gerenciar melhor seus riscos.