Plano de Resposta a Riscos no Gerenciamento de Projetos: Principais Estratégias e Dicas
Publicados: 2022-08-23Projetos são operações delicadas. Há tanta coisa que pode afetá-los; uma tempestade cortando a cadeia de suprimentos, falha de equipamento ou uma disputa trabalhista são apenas três situações possíveis em uma sucessão aparentemente interminável de riscos.
O plano de resposta a riscos que você cria para lidar com esses riscos, que descreve a identificação de riscos, avaliação e estratégias de resposta de mitigação, pode significar o sucesso ou o fracasso do projeto. Não é à toa que muito do gerenciamento de projetos está focado no risco!
Controlar riscos, ter um plano de resposta a riscos e implementar estratégias de resposta a riscos são métodos para gerenciar melhor seu projeto e obter sucesso. Outra maneira é ter um software de gerenciamento de projetos para planejar e rastrear suas estratégias de resposta a riscos.
O que é um risco de projeto?
Um risco de projeto é um evento incerto que pode potencialmente impactar um projeto, positiva ou negativamente. Os gerentes de projeto precisam criar planos de resposta aos riscos que descrevam as estratégias de mitigação de riscos que usarão para minimizar o efeito negativo dos eventos de risco.
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O que muitos não pensam é que o risco também pode ser bom para um projeto. Risco negativo? Uma tempestade de apagão que interrompe a produção. Risco positivo? O preço dos materiais necessários para o seu projeto caiu consideravelmente. No gerenciamento de projetos, os riscos negativos são comumente chamados de ameaças, enquanto os riscos positivos são conhecidos como oportunidades.
- Riscos Negativos (Ameaças)
- Riscos Positivos (Oportunidades)
Seja qual for o tipo de risco que você recebe, você deseja ter um registro de risco e um plano de resposta ao risco para lidar com ele.
Embora seja impossível se preparar para tudo o que pode acontecer em um projeto, com o uso de dados históricos, experiência e sorte, você pode identificar os riscos do projeto que provavelmente ocorrerão e, em seguida, criar um plano para respondê-los.
O que é uma resposta ao risco?
A resposta ao risco é o processo de gerenciamento de eventos de risco que surgem como problemas em seu projeto. O processo de resposta a riscos é guiado por um plano de resposta a riscos.
O que é um plano de resposta a riscos?
Um plano de resposta a riscos é um documento que explica as estratégias que seriam tomadas para mitigar os riscos negativos do projeto. É parte do plano de gerenciamento de risco maior que, posteriormente, faz parte de qualquer plano de gerenciamento de projeto.
Uma resposta ao risco é exatamente o que parece. Você está respondendo aos riscos. Para fazer isso, os gerentes de projeto devem trabalhar com as partes interessadas, garantir recursos para as estratégias de resposta a riscos e designar proprietários de riscos para implantá-los.
Antes de responder ao risco, você precisa identificá-lo. A identificação dos riscos é feita na fase de planejamento do projeto. Embora a definição de risco seja uma incerteza, isso não significa que todos os riscos potenciais para o seu projeto irão surpreendê-lo.
Uma boa resposta ao risco começa com uma boa identificação do risco. Conforme observado acima, você pode descobrir muitos riscos potenciais do projeto analisando projetos semelhantes que você gerenciou, conversando com membros experientes da equipe do projeto sobre o que eles acham que poderia acontecer e entrando em contato com as partes interessadas e os mentores.
Coletar todos esses dados é apenas o começo. Agora você tem que organizá-lo. O software de gerenciamento de projetos pode ajudar. ProjectManager é um software baseado em nuvem que conecta todos na equipe do projeto. Se eles tiverem um risco potencial para sugerir, podem adicioná-lo à exibição da lista de tarefas, uma das várias exibições de projeto disponíveis. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente.
Por que um plano de resposta a riscos é importante no gerenciamento de projetos?
Claramente, uma vez que o risco acontece, é importante ter um plano de resposta ao risco. Gerenciar um projeto tem tudo a ver com organizar atividades para cumprir cronogramas e restrições orçamentárias. Os riscos do projeto podem afetar esse cronograma e aumentar os custos. Quanto mais rápido você identificá-los e resolver quaisquer problemas que surjam, maior a probabilidade de entregar um projeto bem-sucedido.
Portanto, um plano de resposta a riscos é uma forma de reduzir ou eliminar quaisquer ameaças ao projeto. Também pode ser usado para aumentar a oportunidade oferecida pelo risco positivo. Ou seja, se houver riscos positivos que possam ajudar o projeto, um plano bem elaborado define como obter rapidamente o máximo de vantagem possível.
Às vezes, os riscos não serão resolvidos. A resposta ao risco também é uma forma de colocar um plano de contingência em ação. Ou seja, tenha um Plano B quando não puder prosseguir do jeito que tem feito no projeto.
Novamente, um plano de resposta a riscos oferece opções ao gerente de projeto. Ele fornece conscientização sobre os muitos riscos que podem ocorrer no projeto e fornece vários meios de enfrentá-los.
Tipos de Estratégias de Resposta a Riscos
Falamos muito sobre ter uma resposta ao risco para lidar com riscos positivos e negativos à medida que eles aparecem em seu projeto. É aí que entra um plano de resposta a riscos.
Um plano oferece ao gerente de projeto uma variedade de estratégias de resposta ao risco para mitigar o risco negativo, caso ele ocorra. Conforme definido, risco é a incerteza que pode impactar um projeto de forma negativa ou positiva. Como tal, existem estratégias para maximizar o benefício do risco positivo.
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Estratégias de resposta a riscos para riscos negativos (ameaças)
As quatro estratégias para riscos estão listadas abaixo:
- Evitar: Esta estratégia de resposta ao risco visa remover a ameaça por qualquer meio. Isso pode significar alterar seu plano de gerenciamento de projeto para evitar o risco, pois é prejudicial ao projeto.
- Mitigar: Alguns riscos do projeto você simplesmente não pode evitar. Aqueles que você precisa mitigar, o que está reduzindo o impacto do risco negativo no projeto.
- Transferência: Como o nome indica, aqui você transferirá ou repassará o trabalho de resolução do risco do projeto para um terceiro, como a compra de um seguro ou a obtenção de uma garantia e fiança.
- Aceitar: Esta estratégia de resposta ao risco consiste em identificar um risco e documentar todas as informações de gerenciamento de risco sobre ele, mas não tomar nenhuma ação a menos que o risco ocorra.
Estratégias de resposta a riscos para riscos positivos (oportunidades)
Do outro lado da moeda, existem os riscos positivos que você deseja explorar. Existem três estratégias para isso também:
- Exploit: Quando há um risco ou oportunidade positiva que você deseja explorar, é necessário adicionar mais tarefas ou alterar o plano de gerenciamento para aproveitá-lo. Há risco inerente a essa abordagem, mas muitas vezes a recompensa vale a pena.
- Melhorar: Aqui você aumenta a chance de um risco positivo ocorrer em seu projeto.
- Compartilhar: aqui você compartilhará a resposta ao risco com outros parceiros de várias equipes ou projetos. Pode significar compartilhar um membro da equipe qualificado em vários projetos.
E se houver um risco positivo e negativo?
Às vezes, o risco pode ter uma ameaça e uma oportunidade incorporadas. Nesse caso, existem algumas estratégias de resposta a riscos que você pode aplicar:
- Aceitar: Aqui você aceita o risco e espera até que uma resposta adequada possa ser determinada, como um plano de contingência ou alocação de tempo e custo. Essa decisão deve ser compartilhada com as partes interessadas.
- Escalar: Se o risco não puder ser monitorado e estiver além do gerenciamento do projeto, ele será escalado para um nível superior, como gerenciamento de programa ou portfólio.
Como fazer um plano de resposta a riscos
Somente depois de entender os tipos de estratégias de resposta a riscos, você pode começar a desenvolver um plano de resposta a riscos. O processo de planejamento de resposta a riscos é onde você descreve as estratégias que você usará para gerenciar riscos negativos (ameaças) e riscos positivos (oportunidades).
O plano incluirá a identificação dos riscos, as tarefas associadas à resposta a eles e o proprietário do risco que tomará as medidas. O plano é uma maneira de estruturar suas estratégias para garantir que nenhuma etapa seja ignorada.
Você deve levar em conta a probabilidade e o nível de impacto de um risco e priorizar sua resposta a ele. Em seguida, determine se é econômico, realista e se será bem-sucedido se for seguido. Sua avaliação de risco deve ser acordada por todos os envolvidos, especialmente as partes interessadas do projeto.
O plano empregará uma das estratégias de resposta ao risco listadas acima. Então, haverá gatilhos de risco que desencadeiam o plano. Essas respostas também devem ser priorizadas, desde baixa probabilidade e baixo impacto até alta probabilidade e alto impacto. Isso o ajudará a determinar a quais riscos responder.
Como o ProjectManager ajuda na resposta a riscos
O ProjectManager é um software baseado em nuvem que ajuda você a organizar seu plano, monitorar seu progresso e relatar às partes interessadas para mantê-las atualizadas sobre seu progresso. O ProjectManager fornece dados em tempo real que ajudam a identificar riscos mais rapidamente e rastrear seus riscos em tempo real.
Criar planos de resposta a riscos em gráficos de Gantt
Depois de identificar os riscos prováveis em seu projeto, você precisa criar um plano de resposta a riscos. O gráfico de Gantt online do ProjectManager ajuda você a organizar tarefas, atribuir membros da equipe e definir uma linha de base. Então, se o risco ocorrer, você poderá acompanhar seu progresso real em relação ao plano para garantir que está cumprindo seu cronograma e orçamento. Além disso, o Gantt pode ser compartilhado com membros da equipe e partes interessadas para manter todos informados.
Acompanhe o progresso dos problemas com os quadros Kanban
O fluxo de trabalho visual oferecido pela visualização de quadro kanban é apenas uma das muitas visualizações de projeto oferecidas no ProjectManager. As equipes podem usar a visualização do quadro para gerenciar seu backlog e planejar sprints, enquanto os gerentes obtêm transparência em seu processo e podem alocar recursos conforme necessário para mantê-los trabalhando em sua capacidade.
Acompanhe os riscos em tempo real nos painéis do projeto
Outra ferramenta para dar aos gerentes uma visão de alto nível da resposta ao risco é o painel em tempo real. Ao contrário das ferramentas leves, nosso painel não precisa ser configurado. Está pronto para funcionar quando você estiver. Ele coleta automaticamente as atualizações de status e calcula as métricas do projeto, que são exibidas em tabelas e gráficos fáceis de ler.
O ProjectManager é um software premiado que organiza, rastreia e relata os riscos do projeto com dados ao vivo que informam a tomada de decisões perspicazes. Mantenha suas equipes conectadas no escritório ou distribuídas pelo mundo. Veja por que a NASA, o Bank of America e Ralph Lauren usam nossa ferramenta para trabalhar de forma mais produtiva. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo!