Análise de causa raiz: um guia rápido

Problemas surgem em quase todos os projetos. Mas saber que há um problema é uma coisa; descobrir como resolvê-lo é outra. Se você está perdendo prazos e a qualidade do seu produto ou serviço está sofrendo, há um problema.

Para corrigir o problema, você precisa usar técnicas que dêem à sua equipe um espaço para ser aberto e honesto para que você possa discutir maneiras de resolver o problema. Uma maneira de fazer isso é usando uma análise de causa raiz.

O que é análise de causa raiz?

Como o nome sugere, uma análise de causa raiz é uma técnica de solução de problemas que oferece às equipes a oportunidade de identificar os problemas que estão causando o problema.

A análise de causa raiz é utilizada quando há problemas com o projeto, principalmente aqueles que impactam negativamente o cliente. Isso pode variar de um cliente reclamando sobre algum aspecto do projeto a equipes sendo bloqueadas e entregas atrasadas.

É claro que os problemas em um projeto não são o resultado de uma única causa. É por isso que uma análise de causa raiz é configurada para capturar uma variedade de causas que estão causando o problema que você está enfrentando.

Por que uma análise de causa raiz é importante?

Os problemas são ruins! Eles atrapalham o cronograma do seu projeto e custam dinheiro, e uma análise de causa raiz ajuda a resolvê-los. Isso deve ser um incentivo suficiente para que você aplique esse método. As análises de causa raiz também ajudam a evitar que o problema apareça novamente. Depois de saber qual é o problema e como pará-lo, você pode impedir que isso aconteça novamente.

Uma abordagem iterativa

Outra razão para usar a análise de causa raiz é que ela é uma ferramenta de melhoria contínua, que é como manter a qualidade do seu produto ou serviço. Nenhum projeto é bem-sucedido se sua qualidade não atender às expectativas das partes interessadas.

Documentação

Os projetos são conhecidos por sua documentação. Há pesquisas, estudos de viabilidade e muito mais. Há até documentação ao fechar um projeto. Mas muitas vezes a documentação dos problemas do projeto e como eles foram resolvidos é negligenciada. A análise de causa raiz é uma forma de documentar o processo e aplicá-lo em projetos futuros.

Melhoria de processos

Outras coisas que o método pode identificar são deficiências no processo que podem ser corrigidas, novamente agregando eficiências futuras, mas também observando lacunas no treinamento da equipe. Portanto, pode abrir oportunidades para trazer sua equipe à tona e torná-los recursos mais valiosos.

Como realizar uma análise de causa raiz

Ao realizar uma análise de causa raiz, é importante não ficar preso aos sintomas. Lembre-se, esta é uma análise para descobrir as causas principais. Esses são os lugares em que você deseja colocar seu foco e corrigir quaisquer problemas do projeto.

1. Identifique o problema: Sem ter um problema claramente definido, não há como voltar e procurar as causas no processo que resultou nele. Este é o passo mais importante: conhecer o problema e definir seu escopo.
2. Trabalhe de trás para frente: para descobrir as causas potenciais do problema que você identificou, refaça as etapas. Novamente, provavelmente há mais de um. Anote quantas forem relevantes. Parte desse processo inclui brainstorming com sua equipe, usando mapeamento de processos e um diagrama de espinha de peixe para capturar as várias causas que levam ao seu problema.
3. Determine qual é a causa raiz: Existem outras ferramentas que podem ajudar, como os cinco porquês, aos quais chegaremos em breve, uma árvore de falhas, uma árvore de causas e eventos e muito mais.
4. Apresente soluções: Novamente, o brainstorming com a equipe é útil. São eles que têm intimidade com o projeto e sua execução e serão seu melhor recurso para encontrar uma maneira de resolver o problema.
5. Implemente a solução: Lembre-se, isso não é uma coisa única, mas deve ser sustentável e que a solução está de fato fazendo o que foi planejado para fazer. Isso requer paciência e acompanhamento, trazendo quem vai ser impactado pela mudança.
6. Monitore, acompanhe e relate a solução: o software de gerenciamento de projetos pode facilitar essa etapa.

ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que coleta dados em tempo real para fornecer informações mais precisas para tomar decisões perspicazes. Monitore o progresso e o desempenho em alto nível com painéis dinâmicos e, em seguida, use relatórios filtráveis ​​com um clique para compartilhar com as partes interessadas e mantê-las informadas.

Os 5 porquês da análise de causa raiz

Uma das melhores técnicas ao realizar uma análise de causa raiz é chamada de “Cinco Porquês”. Essa abordagem é simplesmente perguntar “por quê?” uma e outra vez. Este exercício mergulha mais fundo no problema e suas causas, em vez de aceitar a primeira resposta, e aproxima você do que realmente está causando o problema.

A melhor maneira de entender esta técnica é através de um exemplo. Observe que, embora seja chamado de “Cinco Porquês”, pode haver apenas alguns porquês ou dezenas antes de você chegar à causa raiz do seu problema.

Digamos que você está construindo uma ponte, mas os prazos estão sendo perdidos.

P: “Por que o prazo está sendo perdido?”
R: A equipe não conseguiu terminar sua tarefa a tempo.
P: “Por que a equipe não conseguiu terminar sua tarefa no prazo?”
R: Os materiais estavam atrasados.
P: “Por que os materiais foram atrasados?”
R: Não houve acompanhamento com fornecedores.
P: “Por que não houve acompanhamento com os fornecedores?”
R: As equipes não foram treinadas adequadamente.
P: “Por que as equipes não foram treinadas adequadamente?”
R: A metodologia híbrida tem lacunas…

Este exercício de perguntas e respostas leva à causa raiz do problema de prazos perdidos. Nesse caso, há muitos problemas, incluindo falta de treinamento, relações precárias com fornecedores e assim por diante. A causa raiz é a metodologia que não gerenciou adequadamente o projeto.

O diagrama espinha de peixe

A análise de causa raiz é sobre causa e efeito. Identificar e documentar as causas requer um diagrama ou documento de algum tipo. O mais comumente usado no diagrama de espinha de peixe também chamado de diagrama de Ishikawa e diagrama de espinha de peixe.

Um diagrama de espinha de peixe é assim chamado porque se parece com um esqueleto de peixe. Há uma linha no meio da qual brotam espinhos da parte superior e inferior, com cada coluna coletando as causas do problema. Eles levam para onde estaria a cabeça do peixe, que é o problema em si.

O ProjectManager oferece dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos, incluindo este modelo de análise de causa raiz. Use o modelo gratuito para iniciar sessões de brainstorming com sua equipe e descobrir uma solução que evite que seus problemas apareçam novamente.

Análise de Mudanças

Outra das muitas técnicas usadas na análise de causa raiz é chamada de análise de mudanças. A análise de mudanças é usada para identificar e entender o que pode ocorrer se uma mudança for adotada, bem como o que é necessário para realizar essa mudança, como projetá-la e também muitos riscos envolvidos, incluindo impacto nos recursos, esforço e cronograma.

Essa é uma ótima maneira de obter recomendações para adicionar sua alteração com sucesso. Também pode ser usado para encontrar as causas do problema. É claro que, para que essa técnica funcione, deve haver uma base de comparação. Também envolverá muitos recursos e os resultados nem sempre são conclusivos. Portanto, muitos testes são necessários para fazer backup de suas descobertas.

Princípios de Análise de Causa Raiz

Como observado acima, o princípio geral da análise de causa raiz é encontrar o que está criando um problema para que possa ser corrigido e alterar os processos que o causaram. Para que isso funcione, no entanto, a análise de causa raiz deve ser realizada sistematicamente.

Outro princípio da análise de causa raiz é que só pode haver uma. Sim, pode haver dezenas de causas que são coletadas em um diagrama de espinha de peixe, mas a causa raiz é singular. Isso pode significar que você terá que investir muito tempo para encontrá-lo, mas está sempre lá. É importante continuar sua investigação até encontrar o culpado.

Para que sua investigação funcione, você precisa estabelecer uma linha do tempo de eventos. Isso permite que você entenda a relação entre as várias causas e alcance a causa raiz. Ao fazer isso, você não está apenas resolvendo um problema, mas mudando a cultura corporativa de reacionária para proativa. Esse estilo de solução de problemas reduzirá os problemas que você tem que responder às horas extras.

Como o ProjectManager ajuda na análise

Chegar à causa raiz de um problema cria maior eficiência, o que ajuda a manter seu projeto no caminho certo. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que ajuda a encontrar problemas e fornece ferramentas para resolver problemas e trabalhar com mais eficiência.

Detectar problemas antes que eles se tornem problemas é a melhor maneira de manter seu projeto funcionando sem problemas. Como o ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem, você obtém dados ao vivo que informam melhor a tomada de decisões. Também permite detectar discrepâncias mais rapidamente e agir sobre elas mais cedo, para evitar atrasos no projeto ou ultrapassar o orçamento.

Obtenha uma visão de alto nível do seu progresso e desempenho com nosso painel em tempo real. Ele já está configurado para você, ao contrário de outros aplicativos, e calcula automaticamente a variação do projeto, carga de trabalho, tempo, tarefas e muito mais, que são exibidos em gráficos e tabelas fáceis de ler. É como ter um relatório de status instantâneo sem ter que fazer nada.

Seus stakeholders estão envolvidos no projeto e vão querer se manter atualizados sobre quaisquer mudanças que possam afetar seus resultados. Nossos recursos de relatório facilitam a criação de um relatório com apenas um clique e podem ser compartilhados de várias maneiras para corresponder à forma como seus stakeholders preferem sua comunicação. Melhor ainda, cada um dos nossos relatórios pode ser filtrado para mostrar apenas os dados que você deseja compartilhar.

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