Como executar uma mesa redonda on-line bem-sucedida

Nosso acesso à tecnologia nos permite usar nossa criatividade para produzir experiências ao vivo cada vez mais diversificadas e qualificadas.

Imagine, por exemplo, a realização de eventos corporativos que tradicionalmente exigem que a empresa tenha espaço suficiente para acomodar os participantes. Na era digital, isso não é mais um problema.

Se você deseja fazer uma mesa redonda, seja para tratar de assuntos internos da empresa ou para oferecer conteúdo de valor para a buyer persona, pode fazer uso de videoconferências para conectar um número maior de palestrantes. É até possível convidar pessoas apenas como observadores.

Para que o evento seja um sucesso, porém, é fundamental saber conduzir a roda de conversa da melhor forma possível, garantindo a participação do público e a conquista de diversos benefícios.

Quer saber mais sobre isso? Neste post, você aprenderá:

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O que é uma Mesa Redonda?

Uma mesa redonda nada mais é do que um evento com a proposta de promover uma discussão entre os participantes , que podem ser membros da empresa ou simplesmente pessoas convidadas pelos organizadores.

É muito comum ter participantes representando diferentes setores. Assim, o evento assume a forma de um encontro de especialistas , com a vantagem de os participantes participarem voluntariamente, o que aumenta a produção de insights instigantes.

A ideia é dar espaço para que todos os envolvidos tenham a oportunidade de contribuir com o debate. Embora isso seja excelente para promover uma experiência diversificada e qualificada, é preciso ter cuidado para não transformar a discussão em confusão.

É por isso que as mesas redondas, além de terem um número limitado de participantes, devem ter um mediador forte. Isso não é um problema, pois as principais ferramentas voltadas para reuniões remotas oferecem recursos de moderação.

Até agora, retratamos as mesas redondas como grandes sessões de brainstorming. Desta forma, eles produzem benefícios para os participantes, sem dúvida. No entanto, seu uso comercial também é muito comum.

Muitas vezes, um patrocinador cuida de todos os investimentos necessários para o evento, geralmente em troca da exibição de sua marca.

Como um encontro de especialistas é algo atrativo para o público, também é viável transformar a mesa redonda em conteúdo de Marketing Digital, disponibilizando-o ao público.

Quais são os benefícios de conduzir uma mesa redonda?

Como você viu, as mesas redondas são excelentes espaços para discussões aprofundadas. Como essa vantagem pode beneficiar o seu negócio depende diretamente dos seus objetivos.

Imagine uma situação em que a empresa percebe que precisa lidar com um problema, mas a gestão não tem certeza da solução.

Os gestores convidam especialistas de diversos setores para uma mesa redonda, esclarecendo a proposta de discussão.

Com isso, a gestão da empresa se encontrará em meio a uma grande variedade de insights, que podem ser aplicados diretamente para otimizar as operações da marca.

Ao mesmo tempo, os participantes têm a oportunidade única de aprender com seus colegas, mesmo que tenham acabado de conhecê-los. Essa troca de insights é uma das formas mais eficazes de aprendizado no ambiente corporativo.

Isso fica ainda mais evidente quando se considera a realidade das empresas internacionais, que possuem integrantes em diferentes localidades.

Com o uso de plataformas especializadas, é fácil reunir todos os participantes relevantes na mesma reunião. Assim, diferentemente das reuniões tradicionais, não há limitações quanto à participação dos profissionais.

Mesas Redondas Quebram Hierarquias

Uma das referências mais antigas às mesas redondas vem dos Contos do Rei Arthur, uma das histórias mais célebres da sociedade ocidental.

Segundo a lenda, Arthur costumava reunir seus conselheiros em uma mesa redonda, exatamente para ilustrar a ideia de que, ali, todos eram iguais. Em outras palavras, uma mesa redonda não tem hierarquia, pois as opiniões de todos os participantes têm o mesmo peso.

Embora a referência seja uma história mítica, o conceito se aplica perfeitamente às mesas redondas que tratam deste artigo.

Sem líderes especificados, os participantes se sentem muito mais motivados a opinar, o que enriquece o debate em um nível imensurável.

As mesas redondas podem ser usadas para melhorar a autoridade de uma marca

Lembra quando mencionamos a possibilidade de encontrar patrocinadores para suas rodadas?

Nessas situações, é comum que o evento seja aberto a um público mais amplo, o que não significa que deva ser acessível a todos.

Imagine, por exemplo, que sua agência vai promover uma mesa redonda com grandes especialistas em Marketing Digital. Para aumentar a conscientização, você convida um grupo seleto de pessoas que podem ser seus clientes VIP, parceiros estratégicos e outros membros do setor.

Este evento pode ser facilmente usado como parte de uma estratégia de branding. Atrelar a qualidade do debate à imagem da marca e contribuir para o aumento da sua autoridade no mercado.

Quais erros você deve evitar ao conduzir uma mesa redonda?

Antes de começarmos a falar sobre as dicas para conduzir suas rodadas de negócios, é fundamental citar alguns erros que você deve evitar. Uma das mais comuns é a falta de atenção ao gerenciamento do tempo.

Você precisa planejar a discussão para que ela não exceda o tempo estipulado nem termine antecipadamente. Se um debate morrer depois que alguém responder a uma pergunta, o moderador deve intervir para refrescar o clima e levar o evento adiante.

Outro problema prevalente é a falta de clareza nos temas discutidos. Mesmo que você reúna os melhores palestrantes, eles podem ter um desempenho ruim se não entenderem que tipo de feedback devem fornecer.

Por isso, é fundamental ter um mediador forte e, principalmente, saber se comunicar com os participantes.

Outra situação que pode prejudicar o sucesso da roda de conversa é a concentração da fala em um ou dois indivíduos. Sem a participação de todos, é impossível alcançar os resultados desejados.

Quando essas reuniões acontecem por videoconferência, não é incomum notar que alguns participantes se sentem mais intimidados.

É fundamental identificar essas situações e realizar as intervenções necessárias para adequar a mesa redonda e melhorar sua qualidade.

Como conduzir sua mesa redonda com sucesso?

Agora, vamos direto ao ponto: quais práticas e técnicas você pode utilizar para conduzir suas rodas de conversa?

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Defina seus objetivos

Esse é sempre o primeiro passo. Definir seus objetivos permite criar uma base para o restante do processo. Afinal, com base no que você deseja alcançar com a mesa redonda, você decidirá quais convidar, quais temas abordar e muito mais.

É essencial envolver todas as equipes envolvidas no processo de planejamento, produção e avaliação da mesa redonda. Somente compreendendo os objetivos, essas pessoas poderão agir adequadamente para garantir que eles sejam alcançados.

Vários tópicos podem ser abordados. Cabe a você selecionar aquele que seja do interesse de seus potenciais hóspedes e, ao mesmo tempo, relacionado às atividades de sua empresa.

Selecione cuidadosamente sua lista de participantes

Com os objetivos e temas definidos, é hora de fechar a lista de participantes. Primeiro, você deve estabelecer quantos participantes deseja no evento.

Em mesas redondas, é comum que esse número fique entre 6 a 10 pessoas. No entanto, se você acha que é possível estender esse limite, nada o impede.

Depois de selecionar os participantes, certifique-se de coletar informações relevantes sobre cada um deles.

Seus cargos, áreas de especialização e experiência de trabalho têm influência direta sobre como eles podem contribuir para a conversa, por isso é importante conhecê-los.

Conhecer suas características também facilita a comunicação com eles. Afinal, você deve passar pelos pontos que espera que eles discutam. O moderador é um importante aliado nessa missão.

Selecione um moderador forte

Você pode esquecer todos os benefícios da mesa redonda se conduzida de forma ineficiente, com muitas pessoas falando ao mesmo tempo ou fugindo dos temas principais.

É essencial garantir que todos os atendentes tenham os mesmos prazos para se manifestar. Evitar longos silêncios também é fundamental para manter a discussão viva.

O moderador deve ser capaz de lidar com todas essas situações. Se ele sentir que a discussão está em um beco sem saída, ele deve encorajar os participantes a encontrar saídas mais criativas.

Os mods também são responsáveis ​​por motivar os participantes menos confiantes a participar e acalmar os palestrantes que se empolgam.

Uma boa prática é fornecer ao moderador um guia contendo perguntas introdutórias e os principais pontos de discussão. No entanto, o mediador não deve ser visto como um participante. Seu papel é apenas moderar, não expor suas opiniões.

Mantenha os participantes envolvidos

Não há mesa redonda se não houver pessoas engajadas. Se o objetivo da mesa redonda for a troca de ideias, você deve garantir que os participantes estejam envolvidos na conversa.

Uma possibilidade é criar um ambiente interativo . Por exemplo, adicione uma sessão de perguntas e respostas na qual o público envia perguntas aos participantes da mesa redonda e as responde ao vivo. As pessoas adoram ser ouvidas e esperar por suas respostas as manterá atentas e engajadas.

Outra dica é usar recursos visuais . A pesquisa indica que os humanos retêm 6,5 vezes mais informações quando são expostos a uma combinação de elementos visuais e orais, em comparação com elementos orais sozinhos. Portanto, use tabelas, gráficos, vídeos curtos e imagens para reter a atenção do público.

Também é uma boa ideia agendar pausas curtas durante sessões mais longas para dar aos participantes a chance de se refrescar e recarregar as energias. Além disso, considere a incorporação de atividades energizadoras, como quebra-gelos breves ou exercícios de alongamento para manter os níveis de energia e o foco.

Por fim, lembre-se de que nada disso funcionará a menos que você forneça conteúdo relevante . Uma boa dica é reaproveitar o conteúdo, o que significa reaproveitar os materiais em um novo formato. Por exemplo, um artigo de alto desempenho pode se tornar um assunto de mesa redonda.

Transcreva a conversa

Falando em reaproveitamento, além de transmitir a mesa redonda e oferecê-la como uma experiência ao vivo para seus usuários, você pode usá-la para produzir outros materiais. Ebooks e postagens de blog são os exemplos mais comuns.

Claro, para isso, você precisa designar um membro da equipe com a única missão de transcrever toda a conversa.

Depois de ter sua transcrição pronta, a próxima etapa é convertê-la perfeitamente em um formato diferente. O WriterAccess é uma plataforma que pode conectá-lo a escritores de primeira linha que podem lidar com a tarefa com requinte e precisão.

Invista na plataforma e nas ferramentas apropriadas

Por fim, é fundamental trabalhar com a plataforma e as ferramentas mais adequadas. Diferentes opções no mercado oferecem recursos para facilitar todo o processo, desde a promoção até o evento.

Como estamos falando de reuniões remotas, é essencial verificar se a plataforma possui os recursos necessários para suportar sua mesa redonda. Zoom e GoToMeeting são bons exemplos de plataformas que podem ser usadas para eventos menores.

Algumas opções oferecem recursos mais avançados, como o Hubilo, incluindo a personalização da aparência do evento para representar sua marca. Portanto, antes de escolher sua plataforma, verifique o que ela oferece.

Quadros brancos para brainstorming colaborativo, como Stormboard, e ferramentas de votação como Poll Everywhere podem manter o público envolvido.

Lembre-se, a escolha das ferramentas dependerá das necessidades e objetivos específicos da mesa redonda.

Palavras Finais

A realização de uma mesa redonda é uma forma de promover discussões aprofundadas, envolvendo profissionais e especialistas. Como resultado, você pode gerar informações valiosas e incentivar todos os participantes a participar.

Defina seus objetivos, participantes e moderadores e comece a planejar seu próximo evento de sucesso.

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