Como administrar sua agência digital de qualquer lugar do mundo

Imagine se você pudesse mesclar trabalho e lazer, passando as tardes tomando banho de sol ou explorando uma nova cidade. Você se sente feliz porque os negócios estão resolvidos e você pode relaxar e aproveitar o ambiente sem estresse.

Bem, não imagine mais.

Neste artigo, compartilharei dicas de mais de 10 anos de experiência em fazer exatamente isso. Minha missão é mostrar que esse estilo de vida não é apenas um sonho inverossímil, mas uma realidade alcançável, que pode ser adaptada para se adequar a você.

Quer isso signifique tirar férias extras a cada ano, passar alguns meses viajando pela Ásia ou até mesmo se mudar para um país diferente, tudo é possível.

Nos últimos 16 anos, fui proprietário e administrei uma pequena agência de marketing digital. Durante esse tempo, viajei muito, raramente tirei uma folga completa do trabalho (não julgue – adoro assim!), fiz uma mudança permanente para a Espanha e administrei um negócio de muito sucesso em todo o mundo.

Aprenda a administrar seu negócio de qualquer lugar do mundo. O segredo é como você gerencia seu espaço de trabalho, tempo, limites, equipe e tecnologia.

1. Planeje seu espaço de trabalho

Para facilitar seus planos de viagem e trabalho, comece pesquisando a disponibilidade de serviços de internet e confiabilidade de energia no país que você está visitando. Conhecer as circunstâncias antecipadamente ajudará você a planejar melhor.

Se você pretende trabalhar em sua acomodação, designe um espaço específico como sua mesa dedicada. Evite configurações improvisadas em móveis ou usando o balcão da cozinha, pois isso pode se tornar problemático. Arrumar e desempacotar sua mesa toda vez que precisar usar a mesa de jantar também é inconveniente.

Considere um espaço de coworking, mas verifique o horário de funcionamento para garantir que esteja alinhado com o seu horário de trabalho. Realize uma pesquisa completa antes de sua viagem para tomar decisões informadas.

2. Gerencie seu tempo

Otimize sua produtividade aproveitando diferentes fusos horários. Se você puder trabalhar enquanto seus clientes dormem, você realizará mais. Considere adotar a mentalidade do “clube das 5 da manhã”.

Crie um cronograma que combine horas de trabalho sobrepostas com tempo ininterrupto dedicado para trabalho intenso ou tarefas em lote. Isso permite um trabalho focado sem distrações, enquanto ainda há tempo para reuniões, ligações e comunicação em equipe.

Mantenha a disciplina para se afastar do trabalho e aproveitar o ambiente. O objetivo é trabalhar menos horas no geral, portanto, maximizar sua eficiência é crucial.

Utilize técnicas como agrupamento de tarefas e bloqueio de tempo para manter o foco e evitar a troca de tarefas.

Pré-conclua e agende tarefas como postagem em mídia social, blogs e boletins informativos por e-mail se suas viagens forem de curto prazo.

3. Defina seus limites

Ao viajar com a família ou em um ambiente perturbador, os fones de ouvido com cancelamento de ruído são essenciais. Tocar música enquanto trabalha pode ajudar a bloquear as distrações e sinalizar que você não deve ser interrompido.

Comunique claramente com seus companheiros de viagem que, durante o horário de trabalho, você está focado e as interrupções devem ser limitadas a emergências. Da mesma forma, quando não estiver trabalhando, dedique seu tempo integralmente a eles. A adesão estrita a esses limites é vital.

Estabeleça limites com seus clientes também. Contanto que você possa se comunicar e entregar o trabalho, a maioria dos clientes não se importará com sua localização física.

Considere adicionar uma nota à sua assinatura de e-mail antes de viajar, informando aos destinatários que seu horário de trabalho pode variar e você pode não responder imediatamente.

Como alternativa, especifique horários específicos para respostas de e-mail. Atenha-se ao cronograma de forma consistente. Isso permite que clientes e colegas se adaptem aos seus padrões de comunicação com antecedência, permitindo que você resolva quaisquer problemas antes de sua viagem.

4. Capacite sua equipe para tomar as rédeas

Você ficará agradavelmente surpreso com o quanto sua equipe pode lidar sem sua contribuição constante. Pode ser um desafio para os proprietários de negócios desistir completamente, mas você e sua equipe se adaptarão à sua ausência durante um longo período de ausência.

Isso permite que você se concentre em tarefas essenciais que exigem sua atenção, ao mesmo tempo em que capacita sua equipe a assumir mais responsabilidades sem buscar aprovação constante.

Manter os canais de comunicação abertos é crucial para o trabalho remoto. Agende reuniões regulares de equipe – pelo menos duas vezes por semana – para discutir assuntos relacionados ao trabalho de forma concisa e se relacionar com sua equipe.

Apesar de não ter conversas informais, mostrar interesse genuíno pelos membros de sua equipe promove relacionamentos honestos e abertos.

Incentive a equipe a ter discussões sem o seu envolvimento para questões menores do dia-a-dia. Se você não tem uma equipe, considere contratar um freelancer para cuidar das tarefas administrativas básicas e gerenciar as comunicações com os clientes durante as viagens.

Defina claramente suas responsabilidades, crie procedimentos operacionais padrão (SOPs) com antecedência e traga-os pelo menos duas semanas antes de sua partida.

Mesmo que trabalhem apenas algumas horas por dia, ter alguém por perto pode aliviar muito sua carga mental. Você pode até achar difícil deixá-los ir quando voltar.

5. Escolha a tecnologia certa

Para a maioria das situações de viagem, leve itens essenciais como seu laptop, fones de ouvido com cancelamento de ruído (altamente recomendado!), adaptadores, telefones celulares e carregadores.

Se você prevê acesso WiFi limitado, considere trazer um dongle WiFi universal. Caso não consiga se conectar online, não entre em pânico. As coisas provavelmente correrão bem sem você e você recuperará a conectividade em breve.

Certifique-se de que seus arquivos sejam armazenados na nuvem, e não apenas em seu laptop, para evitar estresse potencial de perda, dano ou roubo.

Mantenha uma cópia em papel de números de telefone importantes, seu passaporte, vistos, carteiras de identidade e seguro de viagem. Use uma pasta à prova d'água e separe-os do laptop e do telefone sempre que possível.

Além disso, armazene cópias de documentos importantes em seu telefone, protegidos por senha para segurança.

Não se esqueça de levar carregadores e adaptadores sobressalentes para o seu técnico, pois eles podem quebrar inesperadamente durante a viagem.

Aproveite ao máximo sua experiência

O principal objetivo é aproveitar o país que você está visitando, pois esse é o motivo da sua viagem. Mergulhe na cultura, experimente a culinária local e explore e interaja com os locais. Trabalhar no exterior por três meses, mas ver pouco além de um quarto de hotel seria lamentável.

Considere começar o trabalho cedo e terminar na hora do almoço para ter o resto do dia para lazer. Isso fornece um tempo ininterrupto quando os clientes e membros da equipe normalmente não estão disponíveis. Sentir-se confiante de que tudo pode esperar até o dia seguinte contribui para uma mentalidade mais relaxada.

Designe um membro da equipe para entrar em contato com você apenas para assuntos importantes, como uma queda significativa no tráfego do site de um cliente. Saber que eles entrarão em contato apenas para questões urgentes permite que você deixe seu escritório temporário.

Para ficar presente no momento, considere usar um telefone mais barato enquanto estiver explorando e deixe seu telefone comercial em sua acomodação. Pode levar algum ajuste, mas ajuda a evitar a atualização constante de e-mail e permite que você se envolva totalmente em suas atividades. Escolha a abordagem que melhor se adapta à sua personalidade.

Se fazer uma viagem longa o deixa nervoso, comece com férias escolares mais curtas e prolongue-as gradualmente até se sentir confortável em ficar longe por períodos mais longos.

Por fim, tente não se preocupar com as percepções de seus clientes. Como alguém que mora no exterior, a maioria das interações com meus clientes ocorre remotamente. Os clientes se acostumaram e às vezes até invejam o estilo de vida.