Automação de vendas para dimensionar sua equipe de vendas (e fechar mais negócios)

Manter o controle de seus leads e pipeline de vendas manualmente pode ser complicado e demorado, especialmente quando você está trabalhando para dimensionar sua equipe de vendas. A automação de vendas elimina a priorização de leads e o gerenciamento de contatos, para que você possa gastar seu tempo fazendo o que faz melhor: fechar negócios.

Mas... o que exatamente você pode automatizar?

Usar a automação de vendas com seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) pode ajudá-lo a:

• Mantenha sua equipe na mesma página para que nada passe despercebido
• Evite horas de entrada manual de dados
• Encurte seu ciclo de vendas para que você possa vender mais em menos tempo
• Impede que as tarefas se acumulem para seus representantes de vendas (um estudo da Nucleus Research descobriu que o software de automação de marketing aumentou a produtividade de vendas em 14,5%)
• Saiba quais leads priorizar – e quais precisam aquecer com uma campanha de nutrição automatizada
• Feche mais negócios (4 em cada 5 usuários aumentaram seus leads usando software de automação de marketing e 70% viram um aumento nas conversões)

Neste guia, abordaremos 5 partes do seu processo de vendas que você pode automatizar — além de 21 receitas de automação que você pode importar e usar imediatamente.

1. Acompanhe e gerencie todos os seus contatos em um só lugar
2. Encontre seus leads mais qualificados com pontuação de leads
3. Crie e atualize negócios automaticamente
4. Nutrir leads ao longo do funil de vendas
5. Atribua tarefas e leads à sua equipe de vendas

1. Acompanhe e gerencie todos os seus contatos em um só lugar

Quando você pode ver todo o seu processo de vendas rapidamente, sua equipe de vendas está sempre na mesma página. A automação permite que você acompanhe todas as interações e continue de onde seus colegas de equipe pararam. Um CRM de automação de vendas mantém todo o seu processo de vendas em andamento sem problemas.

A automação de processos também significa que seus processos de vendas se desdobrarão da mesma maneira todas as vezes. Sem representantes de vendas desonestos, sem etapas perdidas, sem problemas de atendimento ao cliente.

Se você automatizar seu CRM, poderá ver exatamente onde seus contatos:

• Envolva-se com suas campanhas de marketing
• Conecte-se no ciclo de vendas
• Mostrar interesse em determinados produtos ou serviços
• Converta em clientes
• Precisa de suporte e serviço adicional

Use a automação para segmentar seus leads

A segmentação (agrupar contatos com base no que eles têm em comum) é um dos principais ingredientes da automação de marketing e vendas.

Envie automaticamente um e-mail de solicitação de reunião para iniciar uma conversa de vendas com contatos que visitam repetidamente sua página de preços. Obtenha as perspectivas de engajamento interessadas na receita de automação de preços aqui.

Ao segmentar seus leads, você pode saber mais sobre o que eles querem da sua empresa e, em seguida, destacar e promover exatamente o que eles querem ver. A segmentação permite que você forneça uma experiência de vendas mais personalizada, mesmo quando você usa a automação para alcançar novos leads.

Você pode segmentar seus leads com base em quase tudo que imaginar, incluindo:

• Visitas ao seu site
• Entre em contato com sua equipe de vendas
• Informações em campos personalizados
• Indústria
• Função de trabalho
• Tipo de organização
• Data de assinatura
• Localização geográfica
• Conteúdo visualizado
• Produtos comprados
• Tempo desde a última compra

Você pode segmentar seus contatos com listas, tags e campos personalizados.

As listas são uma forma ampla de segmentação e geralmente indicam o status de um contato: ativo, negócio aberto x fechado, cliente x não cliente etc.

Uma tag indica atributos de contato que são sensíveis ao tempo ou estão sujeitos a alterações; coisas como ter baixado uma certa isca digital, participado de um evento ou se inscrito para uma demonstração.

Os campos personalizados são o nível de segmentação mais direcionado e personalizado. Um campo personalizado é um ponto de dados específico no perfil de um contato. Exemplos de campos personalizados são identificador do Twitter, aniversário, tipo de animal de estimação, tamanho da empresa… praticamente qualquer ponto de dados que você deseja coletar sobre um lead pode ser armazenado em um campo personalizado.

Aqui estão algumas maneiras de usar a segmentação em suas automações de vendas:

• Quando um contato fizer o download de uma isca digital, marque automaticamente a origem do lead para que você possa rastrear de onde vêm seus leads mais valiosos
• Envie conteúdo direcionado para diferentes contatos com base em uma tag. Por exemplo, se um contato for marcado como interessado em um determinado serviço, insira-o em um fluxo de nutrição de leads focado nesse serviço.
• Use campos personalizados para preencher detalhes de contato em seus e-mails, como localização da empresa ou setor. Isso permite que você personalize seus e-mails de vendas enquanto ainda automatiza seu alcance.
• Quando um contato visualiza repetidamente sua página de preços, convide-o automaticamente para agendar uma chamada de vendas com sua equipe

Quando um contato envia um formulário integrado, crie e segmente um negócio com base nas informações enviadas. Você pode segmentar seus contatos com base em qualquer informação que eles enviarem por meio do seu formulário. Obtenha a receita para adicionar uma automação de negócios segmentada aqui.

2. Encontre seus leads mais qualificados com pontuação de leads

Algumas pessoas estão quase prontas para comprar de você – e algumas correm o risco de não se tornarem clientes. Como você pode dizer quem é quem?

A pontuação de leads permite medir o envolvimento e a qualificação de cada lead, sem contar manualmente quantas vezes eles responderam às suas chamadas ou responderam aos seus e-mails. Com a automação, você pode atualizar as pontuações com base em chamadas, engajamento de e-mail e atividade do site, para saber sempre quais leads estão prontos para conversar com sua equipe.

A pontuação de leads ajuda você a se concentrar em seus leads mais qualificados. Um bom modelo de pontuação de leads ajuda você a priorizar leads com base em:

• Qual a probabilidade de eles fecharem
• Quanto eles provavelmente gastarão
• Com que rapidez eles provavelmente fecharão

Para configurar um sistema de pontuação de leads, você precisa descobrir quais comportamentos e características são importantes. Quando um lead realiza uma ação, o que isso lhe diz sobre o que ele quer? Com base nesses critérios, cada lead recebe uma pontuação numérica.

Você pode ajustar uma pontuação de lead com base em quase todas as ações que um lead realiza, incluindo:

• Qualquer campo de contato (incluindo campos personalizados)
• Comportamento de e-mail (abrir, clicar, encaminhar, responder, cancelar assinatura, etc.)
• Comportamento do site (páginas visitadas, tempo na página, etc.)
• Envios de formulários

Se você oferece mais de um produto ou serviço, pode configurar vários sistemas de pontuação de leads, para poder acompanhar o interesse de cada uma de suas ofertas individualmente.

Você pode usar automações para:

• Ajustar a pontuação de lead de um contato quando ele realiza uma determinada ação
• Notifique um vendedor e atribua uma tarefa a ele quando um contato atingir uma determinada pontuação de lead
• Insira um contato em uma série de e-mails assim que atingir uma determinada pontuação de lead

…para que sua equipe de vendas possa dedicar tempo aos leads mais importantes.

Como usar automações para ajustar as pontuações de leads

Você pode configurar automações para ajustar as pontuações de leads quando um contato:

• Abre um e-mail
• Visita sua página de preços
• Atinge um objetivo
• Clica em um link em um e-mail
• Compra um produto
• Agenda uma reunião
• Respostas ao seu e-mail
• Completa uma automação
• Baixa uma isca digital
• Visita uma página de produto
• Abandonar um carrinho
• Inscrições para um webinar
• Cancela a inscrição de uma lista
• Participa de um evento

Quando um contato visita uma página (ou páginas) específica em seu site dentro de um período específico, adiciona automaticamente pontos à pontuação de lead. Obtenha aqui a Receita de Automação de Pontuação de Contato para Visitas ao Site.

Adicione pontos automaticamente à pontuação de lead de um contato sempre que ele abrir um e-mail seu. Obtenha a receita de automação de aberturas de e-mail aqui.

Quando um lead clica em um link em um e-mail, ele fica ainda mais engajado do que se tivesse aberto o e-mail sem clicar. Adicione automaticamente (mais) pontos à pontuação de lead de um contato quando ele clicar em um link em um e-mail. Obtenha a receita de automação de cliques no link da campanha aqui.

Se um contato cancelar a inscrição em uma de suas listas, ele simplesmente não está a fim de você. Deduza pontos da pontuação de lead de um contato quando ele cancelar a inscrição em uma de suas listas de e-mail. Obtenha os pontos de dedução para a receita de automação de cancelamento de inscrição de lista aqui.

Pontuação de leads automatizada em ação

A plataforma de compartilhamento de tela Airtame usa pontuação automatizada de leads para tornar seu pipeline de vendas mais eficiente. Ao automatizar a nutrição de leads, apenas os leads mais qualificados chegam à equipe de vendas.

A Airtame rastreia duas pontuações de leads separadas para melhorar sua taxa de conversão:

1. Pontuação do Customer Fit: Quão próximo o perfil do lead se aproxima do cliente ideal da Airtame?
2. Pontuação de engajamento: com que frequência o lead interage com os e-mails da Airtame?

As pontuações de leads de adequação e engajamento do cliente são atualizadas automaticamente com base na atividade e nas informações de contato.

As duas pontuações principais são somadas. Se a pontuação combinada for alta o suficiente, a equipe de vendas é marcada para ajudar.

A Airtame atualiza suas pontuações de leads com base em:

• Por qual isca digital o lead veio
• Que informações os contatos fornecem
• O nível de interação do lead com o site

Você pode atualizar uma pontuação de lead com base em quase tudo que pode acompanhar no ActiveCampaign. A Airtame escolheu esses critérios porque descobriu que certos tipos de contatos são mais propensos a se tornarem clientes.

Como usar a pontuação de leads para acionar automações

Quando um contato atinge uma determinada pontuação, você pode automaticamente:

• Insira-os em uma série de gotejamento de e-mail direcionado
• Atribua uma tarefa para sua equipe de vendas entrar em contato
• Envie-lhes um cupom ou outra oferta especial

Envie aos seus contatos mais engajados as informações de que eles precisam e, em seguida, faça uma oferta simples. Pontuação de leads + automação de marketing = uma combinação feita no paraíso da automação de vendas.

Seus clientes mais engajados também são os mais propensos a responder a solicitações de feedback. Quando um contato atinge uma determinada pontuação de lead, entre em contato automaticamente para solicitar feedback do cliente. Obtenha a receita de automação de feedback de clientes altamente engajados por e-mail aqui.

Quando um lead atinge uma determinada pontuação, pause automaticamente sua campanha de marketing principal e insira-os em uma campanha de e-mail de gotejamento de vendas focada. Obtenha a receita de automação de gotejamento de vendas focada aqui.

3. Crie e atualize negócios automaticamente

Automatizar o fluxo de dados para dentro e para fora do seu CRM pode economizar horas por semana.

Com a automação de vendas, você pode automaticamente:

• Crie um novo negócio quando um lead preencher um formulário, baixar uma isca digital ou solicitar uma demonstração
• Atualizar proprietários de negócios com base nas ações de um lead
• Atualizar os campos personalizados de um contato
• Mover negócios para um novo estágio
• Marcar um negócio como ganho ou perdido
• Atualizar o valor de uma oferta

Quando um contato enviar um formulário em seu site, crie um novo negócio e importe as informações do seu contato do formulário para o seu CRM. Obtenha o Criar negócio de uma receita de automação de formulário aqui.

Quando um contato existente envia um formulário com informações atualizadas, atualize automaticamente seu registro de negócios de acordo. Obtenha a receita de automação de campos personalizados do contato aqui.

Quando um lead envia um formulário em seu site, atualize automaticamente cada campo em seu registro de contato de acordo – sem necessidade de entrada manual de dados. Obtenha os campos de acordo de sincronização da receita de automação de envio de formulário aqui.

Como usar a automação para mover negócios pelo pipeline de vendas

Cada estágio do pipeline é um bucket no qual você coloca os leads até que eles avancem no seu processo de vendas. Quando um lead se move para um novo estágio no pipeline, provavelmente há um evento notável que ocorreu - uma reunião agendada, contrato assinado, demonstração fornecida etc.

Com a automação de vendas, você pode mover automaticamente o negócio para o próximo estágio do pipeline quando ocorrer um evento significativo. Isso garante que seus negócios estejam sempre exatamente onde deveriam estar em seu CRM - sem que você atualize manualmente cada negócio.

A automação de vendas permite que você mova os negócios pelos estágios do pipeline:

• Quando uma tarefa é marcada como concluída, mova um negócio para o próximo estágio no pipeline
• Quando um negócio passar para um novo estágio de pipeline, ajuste a data de fechamento esperada
• Quando um lead agenda uma chamada ou preenche um formulário, atualize o estágio do pipeline

Mova os negócios automaticamente pelo pipeline de vendas. Assim que uma tarefa é marcada como concluída em seu CRM, essa automação move um negócio para o próximo estágio de seu pipeline e atribui uma nova tarefa ao proprietário do negócio. Obter o negócio de mudança para o próximo estágio quando a tarefa for concluída Receita de autômato aqui.

Quando um cliente em potencial passa para novos estágios de pipeline de CRM, adicione ou subtraia automaticamente dias da data de fechamento esperada. Obtenha a data de fechamento esperada de ajuste em uma receita de automação de negócios aqui.

Como usar integrações para automatizar seu pipeline

Se você tiver ferramentas de terceiros que se integram à sua plataforma de CRM e automação de marketing, poderá usar essas integrações para criar negócios automaticamente e movê-los pelos estágios do pipeline:

• Soluções de agendamento de compromissos , como o Calendly, podem mover negócios quando demonstrações, consultas e chamadas são agendadas
• Plataformas de assinatura de documentos como DocuSign e ApproveMe podem mover negócios quando os documentos são lidos, assinados e devolvidos
• Soluções de pagamento como Paypal, Stripe, Shopify e Woocommerce podem mover negócios quando os pagamentos são feitos.
• A ação “Atualizar negócio” do Zapier pode ajudá-lo a mover negócios por etapas com eventos de mais de 700 aplicativos

As integrações de site, agendamento e comércio eletrônico extraem e exibem informações valiosas sobre a experiência do cliente, para que você saiba exatamente quando um contato:

• Faz uma compra
• Agende um horário
• Envia um formulário
• Visita uma página de detalhes do produto mais de uma vez
• Conteúdo fechado para downloads
• Usa um código promocional
• Interage com seu site ou blog
• Inscreva-se para um evento

… e atualize suas informações de contato ou mova seu registro de negócios de acordo.

Quando um lead solicita uma consulta, compartilhe automaticamente seu calendário (do Calendly ou de outra ferramenta de agendamento online) para que o contato possa agendar facilmente uma chamada ou sessão de consulta. Obtenha a receita para configurar a chamada de consulta com a automação de integração de calendário aqui.

Quando um lead agenda uma reunião pelo Calendly, atualize o estágio do negócio e mova-o pelo pipeline de vendas de acordo. Essa automação facilita a movimentação de contatos por esses estágios de negócios com base no tipo de compromisso que eles reservam. Obtenha o Calendly: Atualize a receita de automação do estágio do negócio aqui.

4. Nutrir leads ao longo do funil de vendas

Em um mundo perfeito, você teria tempo para entrar em contato pessoalmente com cada lead que entrasse em seu pipeline.

Para a maioria das equipes de vendas – especialmente se você está tentando escalar rapidamente – isso não é realista.

Você precisa equilibrar cuidadosamente a eficiência da automação com o conhecimento de que seus leads provavelmente preferem a comunicação 1-para-1. Uma estratégia é entrar em contato pessoalmente com um novo lead e, se ele não responder, insira-o em uma série automatizada de e-mails de nutrição de leads.

Assim que o lead responder, você poderá removê-lo automaticamente da sequência automatizada e colocá-lo em contato com um vendedor para uma experiência mais personalizada. Isso permite que sua equipe de vendas se concentre em leads engajados e conte com a automação para aquecer leads frios até que estejam prontos para vendas.

Criar campanhas de nutrição de leads por meio de sua plataforma de automação de marketing ajuda você a:

• Aquecer leads frios
• Encurtar o ciclo de vendas
• Compartilhe informações diferentes dependendo de quão familiarizados eles estão com sua marca
• Personalize o conteúdo com base no que eles clicaram, baixaram ou compartilharam
• Crie uma experiência personalizada em todo o funil de vendas

Cultive novos leads e aumente o engajamento com esta automação de e-mail de 7 dias. Obtenha a receita de automação da série de gotejamento de 7 dias aqui.

Adicione personalização aos seus convites para eventos. Se um contato fizer parte de um negócio aberto, atribua automaticamente uma tarefa aos proprietários do negócio para convidar pessoalmente seus clientes em potencial. Se o status do negócio não for "aberto", insira automaticamente o contato em uma série de e-mails de gotejamento de eventos. Obtenha o Evento: Receita de Automação por E-mail ou Convite Pessoal aqui.

Você também pode automatizar a experiência do cliente além da nutrição de leads. Quando um negócio é marcado como "Ganhado", inicie o processo de integração do cliente automaticamente:

• Inserindo o contato em uma série de e-mails de integração
• Notificando sua equipe de integração e atribuindo uma tarefa para configurar uma chamada de integração
• Enviando webhooks para outros aplicativos

A automação também pode ajudá-lo a recuperar negócios perdidos. Quando um negócio é marcado como "Perdido", insira automaticamente o contato em uma série de e-mails de recuperação para manter sua empresa em destaque se o lead precisar de seus serviços no futuro.

5. Atribua tarefas e leads à sua equipe de vendas

A automação pode ajudar a manter sua equipe de vendas organizada e alinhada, para que ela possa se concentrar em fazer o que faz de melhor: fechar negócios.

Com a automação, você pode:

• Notifique um representante de vendas quando o lead entrar em ação. Se um lead navegar em páginas específicas ou fizer uma solicitação de preço, envie uma notificação automática para que seu vendedor possa acompanhar diretamente.
• Deixe os vendedores saberem quais leads estão esquentando. Acione automaticamente notificações por e-mail e atribua tarefas com base nas alterações de pontuação de lead, para que você possa sempre acompanhar os negócios com maior probabilidade de fechamento.
• Distribua novos leads em toda a sua equipe de vendas - não é necessário planilha de rodízio ou gerador de números aleatórios
• Atribua tarefas a vendedores individuais e acione novas automações assim que uma tarefa for marcada como concluída

Como usar automações para atribuir tarefas à sua equipe de vendas

Impeça que as tarefas de vendas sejam esquecidas ou se acumulem. Use as automações de vendas para atribuir tarefas à sua equipe de vendas quando um contato concluir uma determinada ação ou atingir uma determinada pontuação de lead. Você também pode adicionar notificações de automações de vendas e criar campanhas para lembrar sua equipe de acompanhar seus leads.

Você pode atribuir automaticamente uma tarefa:

• Quando um lead responde a um e-mail que você enviou
• Quando você conclui outras tarefas, você tem as próximas ações perpétuas levando as coisas adiante
• Quando um contato conclui um comportamento alvo (Objetivo)
• Quando um lead atinge uma determinada pontuação de contato

Quando você recebe um e-mail de um contato de negócio aberto que requer um acompanhamento, crie automaticamente uma tarefa para o proprietário do negócio responder. Obtenha a receita do autômato do lembrete de acompanhamento por e-mail aqui.

Quando um novo negócio entra em seu pipeline, como o proprietário do negócio sabe se deve ligar ou enviar um e-mail? Eles precisam vasculhar o perfil de contato em busca de um endereço de e-mail ou número de telefone? E se não houver nenhum número de telefone listado? Se um contato não tiver um número de telefone listado, a automação cria e atribui uma tarefa para enviar um e-mail ao contato. Obtenha a receita de automação de nova transação Criar tarefa para ligar ou enviar por e-mail aqui.

Notifique automaticamente o proprietário de um negócio quando um negócio não foi fechado até a data de fechamento esperada. Isso permite que o proprietário do negócio saiba que ele precisa marcar o negócio como um lead frio, marcar o negócio como perdido ou dobrar seus esforços para vencer o negócio. Obtenha a receita de automação de notificação quando um negócio de vendas não for fechado aqui.

Como automatizar a distribuição de leads

Você também pode usar a automação de vendas para automatizar a distribuição de leads. ActiveCampaign permite atribuir automaticamente leads a diferentes membros da equipe de vendas.

Você pode distribuir leads com base em:

• Um formato round-robin
• Pontuação de lead
• Probabilidade de vitória
• Território
• Valor do negócio

Essa automação distribui de maneira uniforme os leads de vendas para cada proprietário do negócio. Envie leads para cada proprietário de negócio trabalhando em um pipeline de vendas em ordem sequencial, mesmo que um novo proprietário de negócio seja adicionado ou removido da automação. Obtenha a receita de automação de atribuição uniforme de leads para proprietários de negócios aqui.

Para aproveitar ao máximo a automação para sua equipe de vendas, conecte sua plataforma de automação de marketing ao seu CRM. Isso mantém sua equipe de vendas atualizada sobre tudo o que seus leads fizeram até agora:

• Fonte de chumbo
• Pontuação de lead
• Atividade do site
• Que conteúdo eles viram
• Quais e-mails eles receberam
• Segmentação

Ter essas informações em mãos ajuda a equilibrar personalização e automação para fornecer a melhor experiência para cada lead – e fechar mais negócios.