Ideias de reunião de vendas para manter sua equipe motivada e focada

Empresas de todo o mundo compartilham um problema comum: reuniões . Eles têm muitos deles, duram muito tempo ou incluem pessoas que realmente não precisam estar lá – ou, em muitos casos, uma combinação dos três.

Seja qual for o motivo, o fato é que muitas empresas ainda estão realizando reuniões que não são tão produtivas ou objetivas quanto poderiam ser.

De acordo com estatísticas relatadas por Erik Devaney, da Drift, o funcionário médio desperdiça 31 horas por mês em reuniões improdutivas, enquanto o custo estimado de reuniões desnecessárias para empresas americanas é de US$ 37 bilhões.

De fato, o diretor da HubSpot, Dan Tire, odeia reuniões. Em uma conversa recente, ele me disse: “As reuniões são uma ressaca dos anos 1980. Eles eram péssimos naquela época, e estão ainda piores agora.”

É difícil argumentar.

De acordo com estatísticas relatadas por Erik Devaney, da Drift, o funcionário médio desperdiça 31 horas por mês em reuniões improdutivas, enquanto o custo estimado de reuniões desnecessárias para empresas americanas é de US$ 37 bilhões.

Claro, isso não significa que não devemos ter reuniões - significa apenas que precisamos repensar como as fazemos. Precisamos apresentar ideias de reuniões de vendas que maximizem nosso tempo e esforço.

Embora o problema abranja todos os setores e departamentos, as equipes de vendas precisam estar especialmente atentas ao desperdício de tempo em reuniões, pois o tempo nas reuniões é o tempo que eles não estão vendendo – e isso significa perda de receita.

Regras para realizar uma reunião de vendas produtiva

Antes de entrarmos nas ideias de reuniões de vendas para manter sua equipe de vendas motivada e focada, vamos garantir que você tenha o básico certo primeiro. Aqui estão algumas regras gerais para a realização de reuniões produtivas (vendas ou não):

Defina um único objetivo

Cada reunião deve girar em torno de alcançar um objetivo específico. Reuniões voltadas para mais de um objetivo tendem a perder o foco, portanto, se houver vários objetivos na agenda, considere seriamente se você pode deixar metas menos urgentes para outra ocasião.

Não consegue pensar em um objetivo?

Então você provavelmente não deveria estar tendo a reunião.

Atribuir um líder

Todas as reuniões devem ter alguém responsável por garantir que as coisas permaneçam nos trilhos.

Designe essa pessoa com antecedência – isso lhes dará tempo para considerar seu papel na reunião conforme planejam.

Mantenha as reuniões o mais curtas possível (e cumpra sua programação)

As reuniões são normalmente agendadas em intervalos de meia hora ou uma hora. Imagino que um grande motivo para isso seja que, embora você possa substituí-lo, 30 minutos é a configuração padrão no Google Agenda.

Enquanto algumas reuniões podem exigir meia hora ou mais, muitas não.

Uma reunião puramente motivacional pode precisar de apenas 10 minutos, enquanto uma reunião de brainstorming pode levar uma hora inteira.

Seja realista sobre quanto tempo você precisa e não caia na armadilha clássica de agendar reuniões em blocos de meia hora ou uma hora, só porque o Google está configurado dessa maneira, e é com isso que você está acostumado.

Na verdade, Gary Vaynerchuk defende o agendamento de reuniões em intervalos de tempo muito curtos e muito precisos – apenas 7 ou até 5 minutos – e por que não? Saber que faltam menos de 10 minutos para atingir um objetivo e que o relógio está correndo é um grande motivador. Também evitará um clássico desperdício de tempo – arrastar reuniões para preencher meia hora ou hora inteira apenas porque seu calendário indica que você deve estar lá por tanto tempo.

De acordo com Dan, todas as suas reuniões de vendas são mantidas em um limite de tempo estrito de 25 minutos. “A última coisa que você quer é alguém falando sobre coisas ridículas com as quais ninguém se importa”, disse ele.

Por que 25 minutos? “É assim que vivemos hoje. Estamos todos ocupados.” E sua equipe de vendas vai agradecer por isso, pois dá a eles cinco minutos extras para verificar seus e-mails. Se você não tiver 25 minutos de coisas para resolver, Dan sugere cancelar a reunião ou trocá-la por uma reunião de dez minutos.

Agenda da Reunião de Vendas

Parte de garantir que as reuniões de vendas sejam tão produtivas quanto possível e não desperdicem o precioso tempo de ninguém é criar uma agenda de reunião de vendas ideal.

Você não apenas precisa que suas reuniões de vendas sejam educativas e motivacionais, mas também quer que seus representantes fiquem ansiosos pelas reuniões e gostem de participar delas.

É uma rara oportunidade na semana de trabalho de nos reunirmos para um momento de união da equipe – e, de acordo com Dan, um pouco de diversão.

Portanto, não subestime a importância de elaborar a agenda de reuniões perfeita e continue aprimorando-a por tentativa e erro ao longo dos anos.

Seus segmentos de maior sucesso serão as partes da reunião que seus representantes esperam regularmente, que os farão falar.

Como você pode conseguir isso?

Dan acredita que tudo o que você tenta incluir em sua reunião deve ser impactante. Simplificando, corte o cotão.

Em nosso bate-papo, ele compartilhou sua própria estrutura de reunião de vendas: uma que não deixa espaço para qualquer tipo de conversa.

Boas-vindas e apresentações

A seção de boas-vindas e apresentações não precisa ser longa – na verdade, não deveria ser – mas deve definir o tom da reunião e garantir que todos se sintam à vontade.

Se houver alguém novo nas reuniões, Dan faz três perguntas para quebrar o gelo. Os dois primeiros: Quem é você? Há quanto tempo você está no HubSpot? A terceira pergunta é algo um pouco peculiar, como “Qual é o seu queijo favorito?” ou "Onde foi o último lugar para onde você viajou?"

Revisão da semana passada

Dan diz: “É neste ponto que a equipe se pergunta: 'Há algum chad pendurado da semana passada?'”

Em caso afirmativo, considere qual deles deve ser transferido para esta semana – garantir a continuidade é a chave para garantir que todos os pontos sejam abordados e nada caia no esquecimento.

Pipeline

Uma das partes mais impactantes das reuniões, a seção Pipeline trata de garantir que a equipe esteja no caminho certo para atingir sua meta.

Dan diz: “Ganhamos como equipe, perdemos como equipe”. Não se trata de envergonhar ninguém. E se os números não forem bons, ele incentiva os funcionários a “não se preocuparem com isso” e a lembrar que todas as organizações têm meses bons e ruins.

Não mais do que três coisas dignas de nota

Esta seção da reunião é para informar a equipe – mas nunca com mais de três pontos. Se houver mais de três coisas a serem mencionadas, diz Dan, elas não podem ser tão importantes e podem ser transferidas para a próxima reunião.

Aprenda uma nova habilidade em sete minutos

Em seguida, Dan inclui uma parte educacional na reunião, na qual ele pode ajudar a aprimorar sua equipe. Segundo Dan, sete minutos são suficientes para aprender uma nova habilidade.

Perguntas frequentes

Dan adverte os líderes da reunião para não deixarem a seção de perguntas frequentes estourar seu limite de tempo.

"Eu sou muito hardcore sobre meus 25 minutos", diz ele. “Se for uma ótima pergunta e oportuna, direi 'Ok, vamos levar dois minutos para responder isso agora'. Ou eu digo 'Essa é uma ótima pergunta, deixe-me gravar um vídeo e enviá-lo para a equipe'. Ou eu vou dizer 'Isso está incomodando outras pessoas? Isso é importante para todos? Se for, vou ficar com os cinco minutos extras.”

Se a pergunta for importante, mas não oportuna, Dan recomenda transferi-la para a próxima reunião se o tempo estiver acabando.

Final motivacional

Este é o seu momento de acelerar sua equipe para esmagar seus alvos.

“Vamos em frente, vamos terminar forte”, diz Dan. Trata-se de aumentar a motivação da equipe, e tem que ser muita energia.

Ele explica: “É como um time de futebol: você entra e faz BOOM!”

Foque no Positivo

Guarde as queixas para reuniões individuais — as reuniões de grupo devem mencionar apenas as conquistas e o que correu bem.

Raramente há benefícios em discutir os erros publicamente. É constrangedor para a pessoa (ou pessoas) envolvida e desmotivador para o resto da equipe. Também pinta os líderes em questão de uma maneira ruim e provavelmente impactará (negativamente) os sentimentos de seus subordinados em relação a eles.

Considere seus trabalhadores remotos

Empresas com trabalhadores remotos – sejam apenas um, dois ou uma equipe inteira – têm uma chaleira de peixe totalmente diferente para fritar.

É muito mais fácil para os trabalhadores remotos se distrair e sair de uma reunião do que para os trabalhadores que estão fisicamente presentes fazerem o mesmo. Também é mais difícil, se não impossível, implementar alguns dos conceitos incluídos abaixo.

Isso significa que você deve ser extremamente cuidadoso ao realizar reuniões que incluem trabalhadores remotos. Ainda mais se a sua reunião incluir funcionários no local e remotos (já que é muito fácil para os funcionários remotos se sentirem excluídos e desengajados).

Se isso se aplica a você, aqui estão algumas coisas a serem lembradas:

• Manter as reuniões o mais curtas possível é sempre importante. É ainda mais importante quando os trabalhadores remotos estão envolvidos.
• Certifique-se de que todos tenham a chance de dar sua opinião.
• Trate os trabalhadores remotos como se estivessem na sala.
• Certifique-se de que todos os participantes falem alto, claramente e para todos – estejam eles na sala ou não.
• Invista em equipamentos de qualidade. Faça isso errado e seus funcionários remotos podem não estar na reunião.

Ideias de reunião de vendas para manter sua equipe motivada e focada

Uma vez que você tenha aprendido o básico sobre como conduzir uma reunião produtiva, você deve estar pronto para diversificar o conteúdo de suas reuniões e explorar novas maneiras de manter sua equipe de vendas motivada e focada em todas elas.

Apenas tenha em mente que o conteúdo de qualquer reunião – vendas ou não – varia de acordo com os participantes e sua hierarquia. Uma reunião entre um CEO e um CMO seria, por exemplo, muito diferente de uma reunião entre um CMO e sua equipe de executivos. A estrutura provavelmente mudaria novamente se a reunião consistisse em um CMO ou chefe de vendas e um grupo de novos funcionários.

Divirta-se

Quando se trata das melhores ideias para reuniões de vendas, garantir que sejam divertidas e agradáveis ​​é fundamental para o envolvimento dos funcionários.

Dan relata: “Se esses caras ou mulheres não saem da reunião de vendas totalmente entusiasmados, achando que você é muito engraçado, então não foi uma boa reunião. E se você não for engraçado, encontre alguém que possa ser engraçado. Você tem que ser impactante, tem que agregar valor, tem que ter certeza de que está tudo pronto. E se você fizer isso, terá muito sucesso.”

Para fazer isso, Dan aborda suas reuniões da mesma forma que faria em um set de stand-up. Ele até os “tema”.

“Você já fez uma reunião de vendas de pijama?” ele pergunta. “Você tem que ter suas fantasias. Traga seu cão para a reunião de vendas. Se você não tem um cachorro, alugue um cachorro.”

"Você só quer mantê-lo solto", diz ele. “Mantenha-o divertido. Dê a eles um pouco de informação, mas eles devem sair de lá dizendo: 'Ok, não vou esquecer aquela reunião em que todo mundo teve seu cachorro'. E então você atingiu seu objetivo.”

Compartilhar Informações Privilegiadas

As empresas que são transparentes têm funcionários mais felizes e engajados – principalmente porque ser franco e honesto com seus funcionários gera uma cultura de confiança e abertura, e um sentimento de que todos estão trabalhando para um objetivo comum.

Para começar a adotar uma cultura mais aberta e honesta em sua empresa, faça do compartilhamento de informações uma característica regular das reuniões de vendas.

Peça à equipe para interpretar

Alguns dias antes da reunião, dê um tema à sua equipe e peça que preparem uma encenação baseada nele. Em teoria, isso pode ser qualquer coisa, mas aqui estão algumas ideias que fazem sentido em um ambiente de vendas:

• Como eles superaram uma objeção complicada.
• O arremesso mais difícil que eles já fizeram.
• Seu momento mais embaraçoso como vendedor.
• Como eles lidaram com uma perspectiva argumentativa.

Você poderia realmente ser mais específico com alguns deles. Por exemplo, você pode expandir esse último ponto para analisar coisas como lidar com um cliente em potencial que:

• Acha que tem mais conhecimento do que você na sua área de especialização
• Te acusa de mentir
• Afirma estar interessado, mas só falará com alguém acima de você

No mínimo, as dramatizações são geralmente muito divertidas, mas também podem ser realmente educativas – especialmente se você encorajar membros mais experientes da equipe a representar cenários que podem ser novos para sua equipe menos experiente.

No entanto, não force a equipe a participar – você não conseguirá muito constrangendo sua equipe. Dito isso, os roleplays são muito valiosos quando se trata de aprimorar as habilidades de vendas. Qualquer um que não esteja interessado em interpretar papéis na frente de seus colegas ainda deve estar interpretando em algum lugar um pouco mais privado.

“As dramatizações são a ferramenta de treinamento de vendas mais subutilizada e menos apreciada em todo o setor de vendas.” Marcus Sheridan, o leão de vendas

Jogue um jogo (com prêmios)

Jogos projetados para ajudar sua equipe a trabalhar em conjunto podem ajudar a fortalecer relacionamentos e aumentar a confiança.

Existem inúmeras ideias para jogos online de construção de equipes, então não vou entrar em muitos detalhes agora, mas aqui estão algumas sugestões rápidas de jogos que eu acho que funcionam bem e são fáceis de organizar.

Verdade e mentiras – peça a cada pessoa que pense em dois fatos sobre si mesma e uma mentira. Os “fatos” são então compartilhados com o grupo, e o restante da equipe é desafiado a adivinhar qual é a mentira.

Caça ao tesouro – coloque sua equipe em pares e dê a eles uma lista de tarefas bobas para completar – coisas como localizar um item difícil de encontrar ou tirar uma selfie com um estranho. Para obter o máximo de pontos de brownie de construção de equipe, certifique-se de juntar membros da equipe que ainda não se uniram.

A queda do ovo – divida sua equipe em pequenos grupos e desafie-os a fazer uma engenhoca que abrigará um ovo cru (algo como o que você vê abaixo) e evitará que ele se quebre quando cair em uma superfície dura.

Realize uma sessão de treinamento (curta)

Escolha um tópico e faça uma mini-sessão de treinamento voltada para aprimorar as habilidades de sua equipe nessa área ou ensinar uma nova habilidade.

A primeira vez que você fizer isso, você provavelmente vai querer assumir o papel de treinador; no entanto, eu encorajo você a abrir vagas futuras para toda a sua equipe (dito isso, como no RPG, não force ninguém a participar - é melhor para todos se todos os participantes estiverem dispostos).

Realize um show de prêmios de improviso

As cerimônias de premiação geralmente são reservadas para a festa de Natal do trabalho ou outra reunião anual. Tudo bem, mas frequentemente significa que conquistas menores passam despercebidas.

Além de uma cerimônia anual “oficial”, reconheça as vitórias menores de sua equipe com prêmios improvisados ​​durante uma de suas reuniões regulares (com recompensas, é claro).

Surpreenda sua equipe

Faça sua reunião no final do dia e surpreenda sua equipe com uma atividade não relacionada ao trabalho (comida e bebida geralmente são uma aposta segura – apenas certifique-se de considerar as necessidades alimentares de todos e o que os não-bebedores / motoristas podem gostar).

Esta é uma daquelas reuniões que você provavelmente deve agendar para meia hora ou até uma hora. Apenas certifique-se de informar sua equipe com antecedência quando eles devem encerrar o dia e ir para a sala de reuniões.

Misture as coisas

Evite seguir uma agenda definida. Enxágue e repita, e sua equipe rapidamente ficará entediada. Pior ainda, eles podem lutar para lembrar os detalhes da reunião (é um fenômeno comum chamado saturação de atenção).

Evite isso misturando o formato que você usa, as atividades que você planeja e a duração das reuniões.