Operações de vendas: definição, técnicas e por que é importante

Você pode ter os vendedores mais talentosos do mundo – representantes que são excepcionais em engajar clientes em potencial, fazer as perguntas certas e fechar o negócio.

Mas se você não acertar a parte das operações de vendas, eles simplesmente não terão um desempenho tão bom quanto poderiam, porque não terão os sistemas e processos implementados para complementar sua habilidade natural.

O que é Operações de Vendas?

Em poucas palavras, as operações de vendas permitem que os representantes gastem mais tempo vendendo e menos em coisas como administração, reuniões e tarefas de baixo valor e trabalho intensivo.

Ao construir uma unidade de vendas mais eficiente, as operações de vendas ajudam você a alcançar os resultados necessários para impulsionar seus negócios.

Muitas vezes, isso significa implementar um sistema de vendas que garanta que todos os representantes trabalhem para os mesmos objetivos, em vez de todos fazerem suas próprias coisas.

Por que as operações de vendas são tão importantes?

Alguns vendedores veem as operações como uma barreira para seus esforços de vendas – eles pensam que, ao implementar estruturas e processos para definir as melhores práticas e introduzir uma abordagem consistente, as operações de vendas estão restringindo seu talento natural.

No entanto, as operações de vendas são valiosas porque removem o atrito do seu processo de vendas – o que está retardando seus representantes e distraindo-os do negócio tão importante de falar com clientes em potencial.

Isso significa que eles serão mais eficientes e produtivos, o que, por sua vez, lhes dará mais oportunidades de fechar negócios e gerar receita.

Operações de vendas versus capacitação de vendas: qual é a diferença?

As operações de vendas e a habilitação de vendas tratam de posicionar você para vender mais. Mas não são a mesma coisa.

De um modo geral, as operações de vendas envolvem avaliar as melhores opções para sua equipe de vendas e tomar decisões estratégicas sobre essas opções. A habilitação de vendas é, então, sobre a implementação dessas decisões.

Para dar um exemplo, em um nível estratégico, as operações de vendas podem estabelecer que os representantes não estão gastando tempo suficiente na qualificação de clientes em potencial, o que está produzindo ineficiências mais tarde no processo. A habilitação de vendas envolveria a criação de sessões de treinamento e materiais para ajudar os representantes a qualificar leads com mais eficiência.

As duas disciplinas também tendem a estar envolvidas em diferentes partes do processo de vendas:

• Capacitação de vendas: normalmente envolvia mais acima no funil, concentrando-se no envolvimento e na educação do cliente potencial.
• Operações de vendas: normalmente envolvem mais abaixo no funil, lidando mais com a negociação e o fechamento da venda.

Quais responsabilidades a equipe de operações de vendas tem?

As responsabilidades específicas da função de operações de vendas variam um pouco de uma organização para outra, mas, em termos gerais, elas abordam as seguintes áreas:

1. Gerenciamento e Análise de Dados

Você não pode construir um processo de vendas mais eficiente por meio de suposições – suas decisões precisam ser orientadas por dados.

É por isso que as operações de vendas precisam assumir a liderança no gerenciamento e análise de todos os dados de vendas relevantes, analisando os números para produzir recomendações acionáveis.

As métricas e KPIs específicos que eles rastreiam dependerão dos números mais importantes para o seu negócio. Se você vende apenas um único produto por uma taxa fixa, o valor médio do contrato simplesmente não é relevante, mas pode ser se você oferecer vários níveis ou preços sob medida.

Dito isso, aqui estão algumas coisas que sua unidade de operações de vendas deve considerar acompanhar:

• Média de chamadas feitas/e-mails enviados por dia: Simplificando, seus representantes estão falando com clientes potenciais suficientes?
• Custo de aquisição de clientes: quanto menos você gastar para conquistar um cliente, mais cedo essa conta se tornará lucrativa.
• Taxa de fechamento: se você está fechando apenas uma pequena proporção de negócios, é um sinal de que você não está qualificando os prospects de forma eficaz.
• Valor vitalício: gere mais valor de cada cliente e sua receita aumentará sem que você precise ganhar muitas novas contas.
• Duração do ciclo de vendas: se sua equipe de operações de vendas estiver fazendo seu trabalho, você verá uma redução no tempo médio desde o primeiro contato com um cliente em potencial até o fechamento do negócio.

2. Previsão de vendas

A previsão geralmente é deixada para os líderes de vendas, mas é difícil.

Gaste muito tempo com isso e os números rapidamente se tornarão irrelevantes. Pense muito pouco no início e não terá sentido – você pode muito bem ter escolhido alguns números aleatórios.

Como a equipe de operações tem acesso a uma grande quantidade de dados, eles geralmente estão em melhor posição para prever a geração futura de receita e os níveis de atividade. Isso permite que os líderes de vendas identifiquem possíveis problemas antes que eles surjam e corrijam o curso para evitá-los.

3. Colaboração entre equipes e gerenciamento de partes interessadas

As vendas afetam todos dentro de sua organização.

O C-suite quer que você esmague suas metas de vendas. Os líderes de equipe querem que você impulsione seus produtos. Todo mundo quer um aumento de salário, uma promoção, um orçamento maior ou contratar novos membros para a equipe. E nada disso é possível se a equipe de vendas não estiver atuando.

Compreensivelmente, muitas partes interessadas querem dar sua opinião sobre a estratégia de vendas, processos e relatórios.

Isso é muito barulho extra para os vendedores da linha de frente lidarem.

Em vez de envolver seus representantes, deixe o trabalho de gerenciamento e comunicação das partes interessadas para sua equipe de operações.

4. Estratégia de vendas e comunicação

Por terem acesso a todos esses dados e por terem uma visão de alto nível dos processos e desempenho de vendas, em vez de se perderem no negócio, as operações de vendas estão em uma posição fantástica para desenvolver novos sistemas e estratégias eficazes. Coisas que:

• Gerar conversões
• Melhorar a prospecção
• Acelere o ciclo de vendas

Além disso, eles também podem assumir a liderança na comunicação de quaisquer mudanças na abordagem aos líderes de vendas e outras partes interessadas importantes.

5. Treinamento e Desenvolvimento

Nenhum vendedor é o pacote completo. Seja um representante experiente e de longa data ou um novo iniciante, sempre há espaço para melhorias – e isso geralmente ocorre por meio de treinamento.

A equipe de operações de vendas geralmente assume a responsabilidade pela criação e entrega de sessões de treinamento e outras garantias.

Eles também podem criar e implementar um programa de orientação de vendas para criar sistemas de suporte, compartilhar as melhores práticas e melhorar o moral.

Além disso, as operações de vendas geralmente assumem a liderança no treinamento dos representantes para usar o novo software de vendas. Essa abordagem faz muito sentido, porque geralmente é a equipe de operações quem primeiro identifica a necessidade de um novo software para trazer eficiência ao processo de vendas, e muitas vezes também escolhe o software.

6. Apoiar a geração de leads

Muitos vendedores lutam para encontrar leads. Ele consome muito do seu tempo e muitas vezes não produz grandes resultados.

As operações de vendas podem trazer muita eficiência para essa parte vital de sua operação de vendas.

Por exemplo, eles podem criar processos que aumentam o alinhamento entre suas funções de vendas e marketing. Isso pode ajudá-lo a responder perguntas como:

• Como as vendas devem usar as personas do comprador?
• Qual representante deve assumir a liderança no tratamento de leads qualificados de marketing?
• De que conteúdo de capacitação de vendas precisamos?
• Onde esse conteúdo deve ficar?

7. Gestão de Desempenho

O gerenciamento de desempenho é outra parte vital das vendas que pode ser tratada por sua equipe de operações na forma de:

• Desenvolvimento de planos de remuneração e incentivos
• Criando processos para nivelar o baixo desempenho
• Construindo sistemas para reconhecer os melhores desempenhos

Eles também podem assumir a liderança em avaliações regulares de desempenho ou, alternativamente, apoiar os líderes de vendas sobre como realizar essas avaliações por conta própria.

8. Avaliando o Processo de Vendas

Como você avalia a eficácia de uma campanha de vendas, um novo processo ou lançamento de um produto?

Medindo e avaliando os dados. Esta é uma responsabilidade chave da função de operações de vendas.

Ao investigar os números, a equipe de operações de vendas é capaz de determinar o sucesso de suas estratégias de vendas atuais. Se as coisas não estão funcionando como esperado, eles estão bem posicionados para aconselhar sobre uma nova abordagem ou processo.

Além disso, as operações de vendas também usarão itens como benchmarks externos, análise de concorrentes e dados de desempenho interno para criar novas estratégias de vendas quando necessário.

Técnicas e melhores práticas de operações de vendas

Com responsabilidades tão amplas, pode ser difícil para as equipes de operações de vendas descobrir o que fazer a seguir.

O que causará o maior impacto? Renovando a qualificação de leads ou simplificando a prospecção? Melhorar o alinhamento com o marketing ou o C-suite? Construindo um novo programa de treinamento ou treinando líderes de vendas existentes?

Aqui estão algumas técnicas gerais para executar uma função eficaz de operações de vendas:

1. Colabore com os líderes de vendas na estratégia

As operações de vendas não existem no vácuo. Se as medidas implementadas não tiverem a adesão da equipe de vendas da linha de frente, elas simplesmente não funcionarão.

Além disso, embora as operações de vendas sejam ótimas para fornecer insights orientados por dados, elas não têm experiência prática em falar com clientes em potencial e vender seu produto.

É por isso que todas as decisões estratégicas devem ser tomadas como uma colaboração entre as operações e os líderes de vendas da linha de frente.

Essa abordagem reduz o risco de a função de operações tirar conclusões com base em dados que simplesmente não são aplicáveis ​​ou práticos no mundo real.

2. Configure o Analytics

Ao longo deste artigo, discuti a importância de garantir que as operações de vendas tenham acesso a todos os dados necessários.

Portanto, como ponto de partida, a unidade de operações deve liderar a configuração de todas as ferramentas de análise de vendas relevantes.

Quais ferramentas eles precisam? Bem, isso depende das métricas em que eles querem se concentrar, então eles também precisarão descobrir os tipos de perguntas que desejam responder no futuro. Coisas como:

• Quantas ligações ou e-mails nossos representantes estão fazendo por dia?
• Qual é o tamanho do nosso pipeline de vendas?
• Quanto tempo, em média, levamos para fechar um negócio?
• Com que eficácia estamos qualificando os prospects?

3. Defina territórios claros

Tradicionalmente, as vendas giravam em torno de bater de porta em porta. Isso significava que cada vendedor tinha um território geográfico definido para garantir que ninguém pisasse nos calos uns dos outros.

As vendas de campo são menos comuns hoje em dia e, mesmo quando ainda acontecem, é raro que o agente de vendas de campo esteja frio – geralmente, o cliente em potencial terá falado com outra pessoa do lado do vendedor primeiro.

No entanto, isso não significa que os territórios não sejam mais relevantes. Eles podem não ser mais geográficos.

Vendedores diferentes são naturalmente melhores em falar com diferentes tipos de clientes potenciais ou lidar com diferentes tipos de organizações. Alguns podem adorar o imediatismo e a acessibilidade das startups, enquanto outros podem prosperar no mundo mais envolvente e orientado por relacionamentos das vendas corporativas.

Sua equipe de operações deve assumir a liderança na definição de territórios em sua função de vendas e na atribuição de leads de acordo.

4. Construa um processo de vendas mais eficiente

Nenhum processo de vendas é perfeito.

Se você já tem um, há uma boa chance de que ele se desfaça de tempos em tempos.

E se você não tem um processo formalizado, você definitivamente precisa de um. Caso contrário, você nem mesmo tem uma equipe de vendas – você tem apenas um monte de indivíduos fazendo o que quiserem.

Qualquer que seja a posição em que você esteja atualmente, as operações de vendas devem ter todos os dados necessários para identificar as ineficiências e construir algo mais inteligente. Se eles ainda não tiverem os dados, eles devem pelo menos ter as ferramentas de análise para coletá-los.

Você pode fornecer orientações específicas de operações sobre as partes específicas do seu processo de vendas que podem precisar de melhorias no momento.

Alternativamente, dê-lhes rédea solta para vasculhar todo o processo, buscar ineficiências e implementar medidas para erradicá-las.