Dimensionando uma agência: lições de crescimento e mudança

Liderar e escalar uma agência em rápido crescimento tem sido uma jornada incrível, especialmente porque construir um negócio nem estava no meu radar quando comecei a prestar consultoria independente, seis anos atrás.

Nos últimos seis anos construindo a Eyeful Media, eu me apoiei em minha rede e colegas, especificamente aqueles com experiência em agências, para navegar em nosso crescimento com sucesso. Aprendi lições valiosas a cada passo.

Embora tenhamos aprendido algumas lições cedo, muitas vieram à medida que amadurecemos. Dividimos nossa jornada em etapas com base no modelo de ciclo de vida organizacional da Adizes:

• Infância.
• Crescimento vai-vai.
• Adolescência.
• Melhor.

Percebemos a necessidade de ajustar e melhorar nossa abordagem em cada etapa.

Muitas das oportunidades de crescimento mais críticas que conseguimos capitalizar foram reunidas a partir do feedback de nossos clientes e funcionários.

Essas importantes lições aprendidas em cada etapa de nossa jornada continuaram evoluindo à medida que amadurecemos como organização.

Definindo temas para progressão de negócios

Para fornecer clareza e direção, atribuímos um tema a cada ano que representava o estado de nosso negócio.

Em 2020, focamos na construção de infraestrutura. 2021 foi para estabelecer estrutura. Em 2022, nosso objetivo foi aumentar a eficiência, que continua sendo uma prioridade em 2023.

Uma das coisas mais importantes que fizemos foi elaborar e refinar cuidadosamente nossa missão, visão e valores.

Ter clareza sobre essas coisas nos permitiu escalar de uma maneira que parece certa para nós, incluindo a contratação de adequação à cultura e a construção de infraestrutura, estrutura e eficiência de maneiras alinhadas com o que queremos realizar e defender.

O ano da infraestrutura (2020)

Nos primeiros anos de nossa agência, contamos com uma rede de empreiteiros e consultores.

No entanto, quando começamos a contratar funcionários em tempo integral (FTEs) em 2020, precisávamos de uma infraestrutura mais forte para apoiar nossa equipe em crescimento.

O principal motivo para mudar para FTEs foi ter mais previsibilidade na equipe à medida que apresentávamos clientes.

Os itens abaixo são coisas que eu gostaria de ter implementado muito antes, portanto, se seu orçamento permitir, considere colocá-los em prática assim que puder:

Obtenha uma solução de folha de pagamento

A transição do pagamento de contratados por meio do PayPal para o uso do Gusto para folha de pagamento simplificou muito nossos processos.

Com o Gusto, a emissão de 1099s e W2s tornou-se mais eficiente. A integração com a Corpnet e os benefícios também nos ajudaram a gerenciar os funcionários em diferentes estados com mais eficiência.

Invista em ferramentas de comunicação de qualidade

Percebemos a necessidade de uma colaboração perfeita e atualizamos do Google Chat para o Slack com base no feedback de nossa equipe.

Investir em ferramentas de comunicação que facilitem o trabalho em equipe eficaz e o compartilhamento de informações é crucial, especialmente para agências remotas.

Escolha um software de contabilidade empresarial

Comece com um software de contabilidade mais robusto, como o QuickBooks Online, para evitar a migração de dados posteriormente de uma versão projetada para freelancers independentes.

A consistência na nomenclatura do projeto e na criação de divisões e classes fornecerá informações valiosas para a análise de crescimento.

Automatize a coleta de dados de relatórios

Para reduzir as tarefas manuais e economizar o tempo de análise de nossa equipe, inicialmente usamos o Supermetrics para extrair dados para planilhas. (No entanto, conforme nossas necessidades cresceram, adotamos o Domo, uma solução de relatórios mais abrangente, para criar relatórios internos e externos detalhados durante nosso ano de eficiência).

Acompanhe o tempo com precisão

Embora muitos não gostem de controlar o tempo, reconhecemos sua importância para entender a lucratividade do projeto e do cliente.

O rastreamento de tempo estava em vigor desde o primeiro dia, pois precisávamos dele para fins de cobrança, mas atualizamos para uma solução que se integrava melhor com o restante de nossa pilha de tecnologia.

(Observação: nos anos posteriores, começamos a realizar uma análise mensal mais profunda da porcentagem do tempo total rastreado e da lucratividade do cliente/projeto, mas isso preparou o cenário)

Use uma solução de gerenciamento de projetos

Adote uma ferramenta de gerenciamento de projetos para agilizar os fluxos de trabalho e melhorar a eficiência. Nosso primeiro contratado de SEO pressionou pelo gerenciamento de projetos.

Como saí de uma função de liderança interna, não percebi sua importância no alinhamento de várias organizações em fluxos de trabalho simultâneos.

Invista em ferramentas que facilitem o compartilhamento de feedback da sua equipe

Como uma agência orientada por valores, é importante ter um pulso consistente sobre o desempenho de nossos funcionários. Implementamos o 15five por sugestão de um amigo que dirige uma agência muito maior.

Embora as grandes empresas normalmente usem ferramentas de gerenciamento de força de trabalho, essa é uma das poucas coisas que mudaram o jogo para nós.

Crie um modelo personalizado de PowerPoint / Apresentações Google

Isso pode parecer bobo, mas um de nossos melhores investimentos foi contratar um designer para criar um modelo do Apresentações Google.

Costumávamos passar incontáveis ​​horas retrabalhando os decks porque eles eram inconsistentes. Economizou muito tempo e nos custou menos de $ 2.000.

Descarregue a contabilidade e obtenha um CPA que pode suportar vários estados

Eu costumava categorizar todas as despesas no QuickBooks manualmente. Embora não haja problema em gerenciar sua própria contabilidade no início da jornada de sua empresa para entender suas despesas, ela deixa de ser o melhor uso do seu tempo em um determinado momento.

Pague alguém (como Corpnet) para configurar estados para você para impostos e encontre um contador. Após nossos primeiros anos no negócio, também tivemos que contratar um novo CPA. Havíamos superado nosso primeiro devido à complexidade de operar em muitos estados.

Crie um plano operacional abrangente

Como fundador, você pode ter uma ideia clara de onde deseja chegar com a agência e o que é importante para você.

Mas, conforme você contrata mais líderes, você quer garantir que isso também fique claro para eles. Colocar um plano no papel também ajuda a identificar lacunas e oportunidades.

Configurar drives compartilhados e organizar seus documentos

Eu ficaria bem colocando todos os documentos em uma única pasta e pesquisando. No entanto, nem todos podem trabalhar assim, e pode ser muito doloroso voltar e organizar os documentos depois.

Crie uma estrutura de arquivos organizada e escalável que facilitará a integração de novas contratações. Quando você está crescendo rapidamente, precisa que as pessoas cresçam rapidamente, e reservar um tempo para se organizar ajudará a acelerar o processo.

Enquanto você está nisso, certifique-se de colocar todos os contratos em uma pasta organizada.

Identifique os fluxos de receitas e despesas

Identifique o que deseja vender, como deseja cobrar por isso e o alinhamento dos recursos ao tipo de trabalho que deseja realizar.

Em seus primeiros anos, você pode estar disposto a assumir qualquer projeto que surja em seu caminho, mas à medida que cresce, pode optar por expandir ou reduzir a amplitude de suas ofertas.

O ano da estrutura (2021)

Durante esta fase, nosso foco principal foi estabelecer uma base sólida e refinar nossos processos para escalabilidade e iniciativas estratégicas.

Nosso objetivo era liberar a equipe para iniciativas estratégicas e melhorar o processo de onboarding.

Pode ser desafiador se afastar das tarefas do dia a dia, especialmente se você começou como profissional de marketing e agora precisa se tornar um CEO “de verdade”.

No entanto, delegar responsabilidades e estabelecer uma estrutura de equipe sólida é crucial ao contratar as pessoas certas.

Maximize a tecnologia que você possui, padronize práticas e considere o uso de ferramentas mais sofisticadas para consolidar e apresentar dados de forma eficaz.

Introduza camadas adicionais de gerenciamento para garantir comunicação e alinhamento eficientes dentro da agência. Explorar parcerias e garantir uma linha de crédito também pode apoiar o crescimento de sua agência durante esse estágio.

Crie um processo de integração robusto

Conduzi a integração nos primeiros anos, pois queria ter certeza de que as pessoas entendessem nossos valores. Mas isso não era eficiente ou escalável e não era tão eficaz quanto poderia ser.

Alguns de nossos líderes decidiram construir um processo melhor com mais clareza sobre as expectativas para os primeiros 90 dias, links para documentos importantes e reuniões e cumprimentos com vários colegas.

Estabeleça uma estrutura de equipe

Nesta fase, começamos a construir camadas adicionais de gerenciamento, incluindo a adição de diretores de grupo. Isso permitiu que nossa equipe tivesse gerentes para pedir ajuda e forneceu mais clareza de função.

Implementar revisões anuais

Nunca fui um grande fã de revisões anuais porque sinto que os gerentes devem comunicar feedback 365 dias por ano.

No entanto, alguns de nossos funcionários mais ecológicos queriam um processo mais estruturado que os ajudasse a entender o que seria necessário para chegar ao próximo nível.

Começamos a fazer isso no Google Docs, mas depois mudamos o processo para 15 Five.

Garanta uma linha de crédito

O melhor momento para obter uma linha de crédito é quando você não precisa dela.

Como líder, você é responsável pelo sustento de seus funcionários e de suas famílias. Tenha uma linha de segurança no lugar se você tiver um problema de fluxo de caixa.

Atualize sua marca

Você pode estar voando sob o radar nos primeiros anos. À medida que você começa a escalar, mesmo por meio do boca a boca, considere a reformulação do site ou a atualização do logotipo. Apenas certifique-se de não gastar demais!

Contrate com antecedência, mas não muito

À medida que sua agência aumenta e a receita se torna mais previsível, considere mudar de um modelo de contratação just-in-time para adicionar pessoal com um pouco de antecedência.

Não contrate demais para não enfrentar largura de banda ociosa (como flores, as horas de agência são perecíveis - uma vez que acabam, acabam!). Mas ter mais pessoal dá à equipe mais pista para treinamento e cobertura para ausências.

Use empreiteiros para dimensionar recursos rapidamente se um projeto surgir do nada e você precisar de largura de banda.

O ano da eficiência (2022)

A eficiência tornou-se nosso foco principal, pois buscamos otimizar nossos processos, adotar a automação e melhorar a lucratividade do cliente e do projeto.

Também colocamos grande ênfase no desenvolvimento de nosso pessoal. Embora o treinamento de liderança possa não parecer relacionado à eficiência, seu objetivo deve ser sempre reduzir a rotatividade involuntária e criar oportunidades de crescimento para sua equipe. O coaching pode ajudar com essas duas coisas.

Obtenha um assistente

Como fundador, você frequentemente se verá assumindo tarefas que ninguém mais está por perto para realizar.

Isso pode incluir coisas como configurar endereços de e-mail para novas contratações ou lidar com questões sobre benefícios. Considere o custo de oportunidade do seu tempo e transfira esses itens para um assistente.

Crie processos e modelos

Navegar na implementação do processo com contratações antecipadas pode ser difícil. Você provavelmente encontrará resistência, portanto, certifique-se de obter o feedback deles com antecedência e com frequência.

Os modelos podem incluir opções como planos de 90 dias ou planos de relatórios, mas seu objetivo deve ser encontrar algo que seja recriado com frequência para economizar o tempo da equipe.

Você também pode criar abordagens e conteúdo de projeto reutilizáveis, embora queira evitar fazer qualquer trabalho que pareça “enlatado” ou cortador de biscoitos.

Levar a sério a lucratividade do cliente e do projeto

Você deve sempre ter um bom pulso na lucratividade, mas pode estar disposto a aceitar margens menores durante os primeiros anos, à medida que constrói sua reputação.

Certifique-se de ter um bom controle sobre seu custo real para gerenciar contas com base na equipe designada e seus custos específicos.

Desenvolva seu pessoal – e não apenas com treinamento tático de plataforma/marketing

Não assuma que as pessoas têm as mesmas habilidades que você. Lembre-se de que você provavelmente já viu muito mais do que eles.

Crie um calendário de treinamento robusto cobrindo tópicos como escuta ativa, navegando em conversas difíceis e materiais personalizados para clientes em diferentes níveis organizacionais.

Realinhe sua equipe

As pessoas que o trouxeram até aqui não são necessariamente as mesmas que o levarão ao próximo nível de crescimento, mas você deseja permanecer leal às pessoas que fazem um bom trabalho.

Uma das partes mais difíceis do crescimento de um negócio é entender se você precisa mudar algumas das funções de seus contratados ou sua relação hierárquica. Também é importante garantir que os membros de sua equipe se encaixem em sua marca e valores.

Alguém pode ser um trabalhador incrivelmente esforçado, mas é melhor seguir em frente se não se adequar à cultura. Um rigoroso processo de contratação pode ajudar a selecionar as pessoas antecipadamente. No entanto, nem sempre você pode acertar.

Atualize sua documentação legal

Agora que você tem mais funcionários e clientes, certifique-se de ter um advogado revisando seus contratos de consultoria, manuais de funcionários, contratos de trabalho, acordos de não divulgação e outros documentos semelhantes.

As leis mudam com frequência e você deseja garantir que sua empresa esteja protegida.

Revise suas contas bancárias

Você pode ter uma conta corrente básica de quando iniciou sua agência.

À medida que sua empresa cresce, certifique-se de falar com um banqueiro sobre como atualizar sua conta e considere adicionar uma conta poupança vinculada para que você possa começar a obter algum interesse.

Você também pode economizar em taxas de transferência.

Atualize seu conjunto de relatórios

Agora que você provavelmente está trabalhando com mais clientes, procure um conjunto de relatórios mais avançado, como Domo, Tableau ou outra solução que atenda às necessidades de sua empresa.

Construir um orçamento real

Com uma empresa mais madura em mãos, é hora de começar a operar e administrar dentro do orçamento planejado.

Você estará errado no primeiro ano, mas é um grande músculo para entender onde você está crescendo a receita mais rápido ou mais devagar do que o esperado e onde as despesas estão se desviando de seus planos.

Mais 6 dicas de crescimento de agência para manter em mente

Obtenha feedback frequente de clientes e sua equipe

Nada é mais importante do que garantir que seus clientes e membros da equipe se sintam ouvidos.

Capture feedback trimestral ou mais frequente, incluindo NPS, eNPS e Iniciar/Parar/Continuar.

Preste atenção ao feedback que você recebe para construir uma agência forte e duradoura.

Diversifique sua receita

Você pode não ser capaz de controlar isso enquanto está nos estágios iniciais e está aceitando a maior parte do que vem em seu caminho.

Os consultores de desenvolvimento de agências podem recomendar que você se concentre em um nicho específico, e é um ato de equilíbrio garantir que você esteja protegendo a saúde do negócio e os meios de subsistência pelos quais é responsável diante desse conselho.

Evite colocar muito do seu negócio nas mãos de um cliente ou vertical. Equilibrar retentores com projetos únicos é importante para manter seu negócio saudável.

Retentores são mais fáceis de contratar, enquanto projetos únicos podem ser lucrativos, desde que você não tenha muito escopo.

Diga não quando parecer um alongamento ou se o cliente não se encaixar bem

Nada de bom pode advir de assumir um projeto para o qual você não tem as habilidades necessárias.

Confie nas perspectivas de sua equipe de liderança e não confie apenas em sua própria intuição. É melhor ir embora graciosamente e até mesmo recomendar outra empresa do que entregar um trabalho abaixo da média.

Lembre-se de que você sempre pode ir embora se um cliente não for adequado para você porque é humilhante para a equipe, sempre tentando espremê-lo para obter mais ou geralmente é um parceiro ruim.

Implemente mínimos que permitem que você faça o seu melhor trabalho

Durante os estágios iniciais do crescimento da empresa, você pode estar disposto a flexibilizar os retentores mínimos ou as taxas do projeto.

Com o tempo, você aprenderá quantas horas sua equipe deve ter para fazer um trabalho do qual você e eles se orgulham e são capazes de gerar resultados.

Não se sinta envergonhado por suas taxas. Cobre o que você e seu trabalho valem.

Descubra que tipos de pessoas prosperam em sua empresa

Com base na velocidade e na complexidade do nosso trabalho, achamos difícil contratar mais pessoas juniores que precisam de orientação prática diária.

Dê um passo para trás, observe os padrões de quem prospera e quem tende a desistir ou ter um desempenho inferior e ajuste sua contratação de acordo.

Você vai querer que as pessoas tenham os valores e as habilidades certas, o que exige esforço.

Fique de olho nas pequenas despesas

Se você for totalmente remoto, descobrirá que a maior parte de suas despesas são com pessoas e software – e o software pode aumentar rapidamente.

Uma dica rápida é verificar regularmente se freelancers ainda fazem parte de sua lista para que você possa cancelar e-mail, gerenciamento de projetos, controle de tempo e outras despesas que aumentam rapidamente.

Faça uma auditoria trimestral de todo o software para garantir que sua equipe ainda o esteja usando ativamente.

Abraçando diferentes estágios de crescimento e mudança

Escalar uma agência é uma jornada empolgante, cheia de desafios e lições. Você pode escalar sua agência com sucesso diversificando a receita, fazendo contratações estratégicas, implementando processos eficientes e focando no desenvolvimento da equipe.

Abrace os diferentes estágios de crescimento, adapte-se às necessidades de mudança de sua agência e avalie e otimize consistentemente suas operações.

Lembre-se de que cada etapa da jornada traz insights valiosos que contribuem para o sucesso de sua agência.