Como controlar conflitos de cronograma no gerenciamento de projetos

A última coisa que um gerente de projeto deseja é um conflito de cronograma. Mas um conflito de agendamento é uma eventualidade no gerenciamento de projetos. Embora seja função do gerente de projeto garantir que o fluxo de trabalho esteja desobstruído, também é responsabilidade dele resolver os conflitos de agendamento quando eles surgirem — um problema inevitável.

Antes de controlar um conflito de agendamento, você precisa entender o que é. Em seguida, você pode criar estratégias para evitar conflitos de cronograma e empregar as ferramentas de cronograma de projeto que ajudarão. Exploraremos cada um desses tópicos e, ao final deste blog, você saberá como gerenciar cronogramas para evitar conflitos de cronograma.

O que é um conflito de agendamento?

Um conflito de agendamento é simplesmente quando você tem duas ou mais atividades que ocorrerão ao mesmo tempo. Pode haver tarefas executadas simultaneamente, é claro, mas somente se você planejou ter recursos e tempo suficientes para acomodá-las. Mas essa estratégia é intencional, enquanto os conflitos de agendamento tendem a ocorrer por acidente.

Quando você tem um conflito de agendamento, não consegue cumprir as tarefas atribuídas. Os membros de sua equipe serão muito escassos e outros recursos necessários para concluir a tarefa podem não estar disponíveis. O resultado de um conflito de agendamento pode levar a prazos perdidos, ultrapassando seu orçamento e corroendo o moral do projeto. Nenhum deles vale o risco de agendamento desleixado que leva a conflitos de agendamento.

Isso não significa que erros de programação sejam sempre responsáveis ​​por conflitos de programação. Existem acidentes que resultam de falha humana e existem os riscos inerentes a qualquer projeto. De qualquer forma, você provavelmente terá que lidar com conflitos de agendamento. Quanto mais preparado você estiver, melhor. Parte de estar preparado é usar um software de gerenciamento de projetos para agendar seus projetos.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que ajuda você a agendar, gerenciar esse cronograma e rastreá-lo em tempo real. Use nossos poderosos gráficos de Gantt para organizar suas tarefas e recursos. Você pode vincular todos os quatro tipos de dependências de tarefas para evitar conflitos de agendamento e atrasos. Filtre o caminho crítico e veja quais tarefas são essenciais para a entrega de um projeto bem-sucedido. Depois de definir uma linha de base, você pode acompanhar seu progresso em tempo real e detectar quaisquer problemas, resolvê-los e cumprir o cronograma. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Como evitar conflitos de cronograma no gerenciamento de projetos

Às vezes, você não pode evitar um conflito de agendamento. Há reuniões de última hora, falta de comunicação e outros problemas que surgem. Mas fora de uma anomalia, existem maneiras de garantir que sua agenda esteja livre de conflitos de agendamento. Os gerentes de projeto são aconselhados a tomar essas precauções.

Use uma estrutura de divisão de trabalho para definir claramente o escopo do projeto

Todo mundo sabe que projetos são feitos de muitas tarefas. Mas o que muitas vezes é esquecido é que existe uma ferramenta para identificar essas tarefas. Se você usar uma estrutura analítica do projeto (WBS), poderá mapear as entregas e tarefas em um projeto. É um diagrama de árvore que é coberto com a entrega final e os menores que levam a ela se ramificam abaixo disso. Isso fornece o escopo completo do projeto e ajuda a evitar conflitos de agendamento porque é mais fácil evitar conflitos quando você conhece todo o trabalho e as entregas antecipadamente.

Identifique quaisquer dependências de tarefas

Claro, nem todas as tarefas são iguais. Muitas vezes, há dependências de tarefas ou tarefas que podem iniciar ou parar até que outra tarefa seja iniciada ou interrompida. Como um exemplo simples, uma dependência de tarefa é como uma parede que não pode ser pintada até que seja construída. As dependências de tarefas podem afetar drasticamente o cronograma de um projeto, por isso é importante identificá-las para evitar atrasos dispendiosos ou conflitos de cronograma. Você também deve observar que tipo de dependência de tarefa é. São quatro: start to start, que começa quando o outro começa; começa para terminar, que começa quando outro termina, termina para terminar, que termina quando outro termina e termina para começar, que termina com outro que começa.

Estabeleça uma sequência para as tarefas do seu projeto

Os cronogramas do projeto devem seguir uma sequência para garantir que você não esteja mergulhando duas vezes. Ele começa amplamente definindo os objetivos do projeto e identificando todas as partes interessadas. Isso leva a um prazo final que determina quando todas as entregas devem ser concluídas. Neste ponto, você desejará empregar sua WBS para listar todas as suas entregas, tarefas e etapas que você executará para concluir o projeto. Você configurará processos e procedimentos. Os membros da equipe serão atribuídos a tarefas, que terão datas de início e de vencimento. Esse cronograma é então compartilhado com a equipe e quaisquer conflitos de cronograma encontrados podem ser alterados antes da execução do projeto.

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Atribuir funções e responsabilidades

Outra maneira de evitar conflitos de agendamento é garantir que todos na equipe do projeto tenham uma função atribuída e entendam suas responsabilidades. Isso dá a cada membro da equipe a posse de uma parte do projeto, o que leva a uma maior qualidade e à conclusão pontual de suas tarefas. Isso porque cada membro da equipe será responsável. Eles serão responsáveis ​​por lidar com quaisquer problemas, como atrasos, falta de recursos e conflitos.

Identifique o caminho crítico

O caminho crítico é a sequência mais longa de atividades que devem ser concluídas no prazo para que todo o projeto seja bem-sucedido. Outra maneira de ver isso é que o caminho crítico separa as tarefas essenciais para a entrega do projeto de outras que podem ser negligenciadas se tempo e dinheiro se tornarem um problema. Isso é muito importante agendar por razões óbvias. Agora você conhece as tarefas que são críticas e pode se concentrar nelas, enquanto outras podem ser adiadas se houver um conflito, bem como quanta folga ou folga você tem.

Criar um cronograma de projeto

O acima descreve as etapas para fazer um cronograma do projeto. Sem um cronograma de projeto, você está voando às cegas. Isso não é recomendado para projetos pequenos e certamente não para projetos grandes e mais complexos. Ter um cronograma de projeto também permite que você acompanhe seu projeto comparando o progresso planejado com o progresso real. Ele mantém todos trabalhando na mesma página para que saibam o que precisa ser feito e quando deve ser feito. Tudo isso funciona para executar um projeto bem-sucedido com menos conflitos de agendamento.

Quais ferramentas de agendamento de projeto podem ajudar com conflitos de agendamento?

Fazer um cronograma do projeto faz parte da fase de planejamento no gerenciamento de projetos. O gerenciamento de projetos possui ferramentas de agendamento que podem ajudá-lo a planejar e executar o projeto. Vejamos três tipos comuns de ferramentas de cronograma de projeto e como elas ajudam a reduzir conflitos de cronograma.

1. Gráficos de Gantt

Já tocamos nos gráficos de Gantt. Esses são os burros de carga das metodologias tradicionais de gerenciamento de projetos. Eles são ótimos para projetos que seguem fases em que uma coisa acontece após a outra. Eles detalham todo o projeto em uma linha do tempo visual que mostra todas as tarefas e suas durações. Muitas vezes, você pode adicionar marcos, vincular dependências e muito mais para agendar o projeto do início ao fim.

2. Calendários do Projeto

Um calendário de projeto pode não ser tão robusto quanto um gráfico de Gantt, mas também é muito mais simples de fazer e usar. Os calendários são usados ​​há muito tempo na programação porque funcionam. Eles são uma ferramenta visual que apresenta um mês em uma página e fornece as datas de início e de vencimento. Eles são fáceis de compartilhar e entender, e é por isso que eles têm sido um elemento básico do cronograma de projetos quase desde o início dos projetos.

3. Quadros Kanban

Os quadros Kanban são uma ferramenta mais moderna. Eles são um sistema de fluxo de trabalho visual que divide um cronograma de produção em colunas em um quadro com tarefas representadas por cartões que se movem pelo quadro à medida que são concluídos. Isso permite que um gerente de projeto veja todo o processo e detecte problemas como conflitos de agendamento antes que a equipe os encontre. O gerente de projeto pode realocar recursos para resolver o problema e manter o trabalho da equipe desobstruído.

O ProjectManager é um software robusto de agendamento de projetos

Você encontrará todas essas três ferramentas de agendamento de projetos no ProjectManager, software de gerenciamento de projetos premiado que ajuda a agendar, gerenciar e rastrear projetos em tempo real. O agendamento começa com a integração de sua equipe. Nosso software permite que você defina a disponibilidade de sua equipe, incluindo PTO, férias e feriados globais, o que facilita a atribuição. Ao criar o cronograma do projeto, você pode evitar conflitos de agendamento sabendo quem está disponível e quando.

Use várias ferramentas de agendamento de projetos

Depois de agendar seu projeto em nosso gráfico de Gantt, você pode compartilhar esse plano com sua equipe de projeto. Mas os membros da equipe não precisam de todos os recursos de um gráfico de Gantt, e é por isso que temos várias ferramentas de projeto. Eles podem executar seu trabalho em qualquer ferramenta com a qual se sintam confortáveis, como listas de tarefas, quadros kanban ou até mesmo calendários. Todos compartilham os mesmos dados e são atualizados simultaneamente em tempo real para manter todos na mesma página.

Monitore o progresso do projeto com painéis em tempo real

A atualização das ferramentas de agendamento do projeto é apenas um aspecto dos dados em tempo real. Ter dados ativos significa que os gerentes de projeto podem monitorar o cronograma do projeto e garantir que o projeto esteja no caminho certo. Os gerentes de projeto podem obter uma visão geral de alto nível do projeto alternando para os painéis em tempo real. Eles coletam automaticamente dados ao vivo e os exibem em gráficos e gráficos fáceis de ler que medem métricas como tempo, custo, carga de trabalho e muito mais. Ao contrário do software alternativo leve, não há necessidade de configuração demorada. Está pronto quando você estiver.

O cronograma é essencial para entregar um projeto no prazo. Nosso software torna isso possível com várias visualizações de projeto, painéis em tempo real e relatórios que se aprofundam nos dados. Os relatórios são personalizáveis ​​para se concentrar apenas nos dados que são importantes. Eles podem ser facilmente compartilhados para manter as partes interessadas atualizadas sobre o andamento do projeto. Com nosso software, você pode planejar, gerenciar e acompanhar sua programação do início ao fim.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que conecta equipes entre departamentos e continentes. Você pode planejar sua programação e compartilhá-la com equipes distribuídas e acompanhar seu progresso em qualquer lugar e a qualquer momento. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens que usam nosso software para entregar projetos de sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.