O que é Scope Creep no gerenciamento de projetos?

E se algo pudesse causar a morte de um ambicioso projeto de website? Seus primeiros pensamentos podem ser que esse algo pode ser procrastinação, falta de planejamento ou designers inexperientes, mas na verdade há algo que é ainda mais perigoso: aumento de escopo .

Quando os projetos ultrapassam seus objetivos iniciais, mais e mais tarefas continuam sendo empilhadas, até que o prazo seja perdido e todos perdem o fôlego. Uma vez que isso comece a acontecer, pode ser difícil se recuperar.

Você está com medo de você ou sua organização sucumbir ao aumento do escopo? Com planejamento, comunicação e expectativas moderadas, você pode interrompê-lo imediatamente.

Vamos aprender como identificar e evitar aumento de escopo - antes que aconteça.

Quando você decide enfrentar um novo projeto, a primeira coisa a fazer é criar um plano. O escopo do projeto faz parte do planejamento do projeto e envolve a anotação das metas, resultados do projeto, custos e outros pontos relacionados ao projeto.

No escopo de um projeto, você delineia tudo, desde os prazos, as responsabilidades dos diferentes membros, as medidas de controle de qualidade e o custo total do projeto.

O escopo de um projeto é, em essência, um guia do projeto para a equipe e os clientes, e muitas vezes está incluído no contrato. Ajuda a todos a estarem focados em suas tarefas e dá aos clientes um cronograma tangível para a conclusão do projeto.

O aumento do escopo ocorre quando os requisitos e as entregas de um projeto vão além da visão inicial. No gerenciamento de projetos, o aumento do escopo é uma das principais causas de falha. Ocorre quando novas solicitações fluem que envolvem revisões adicionais, remakes, redesenho e requisitos adicionais.

Existem inúmeras razões pelas quais o aumento do escopo ocorre, principalmente a comunicação deficiente entre as partes interessadas do projeto e a falta de identificação inicial do que é necessário para garantir os objetivos do projeto.

Aqui está um exemplo de aumento de escopo em ação:

Imagine que você e sua equipe estejam trabalhando em um site de lançamento do WordPress para um cliente. O site precisa ter uma página inicial, uma página sobre e uma pequena loja online. O prazo para completar isso é de apenas três semanas. Embora seja um prazo curto, você e sua equipe estão confiantes de que o site estará instalado e funcionando a tempo.

Afinal, você já criou sites WordPress no passado e sabe exatamente o que e quanto tempo precisará para concluir o projeto. Não há desafios gritantes e você tem todas as ferramentas e recursos necessários, com base no escopo do projeto que foi inicialmente determinado

No entanto, com uma semana de projeto, o cliente solicita mais recursos e funcionalidades adicionais no site. A princípio, eles estão apenas pedindo um pequeno ajuste que você pode incorporar ao escopo do projeto existente. Mas, eles pedem mudanças maiores, como uma loja expandida, adicionando um blog ao site, personalizando seu logotipo, serviços de SEO e criando mais páginas que não foram incluídas no contrato original.

Antes que você perceba, o escopo do projeto foi de um 'pequeno site WordPress com loja online' para um site completo com toneladas de recursos e páginas. Infelizmente, você não pode mais concluir o projeto antes do prazo de três semanas.

Essa é a coisa sinistra sobre o aumento do escopo: geralmente começa pequeno, então você não percebe até que seja tarde demais.

Aqui estão várias causas comuns e evitáveis ​​de aumento de escopo:

Não planejar solicitações adicionais é uma das principais causas do aumento do escopo. Se o contrato original estipulava como lidar com esses novos requisitos (ou seja, aumentando o prazo, aumentando o custo, contratando pessoal adicional, etc.), então isso não representaria um problema e não poderia ser considerado aumento de escopo.

Porém, presumir que o projeto continuará sem alterações resulta inevitavelmente em não ser capaz de lidar com elas quando ocorrerem.

A falta de comunicação é outra causa significativa do aumento do escopo. Às vezes, um projeto é apenas entre você e um único cliente. Outras vezes, o cliente é uma empresa inteira, e isso significa que muitos superiores querem ter uma palavra a dizer sobre o design.

Não importa com quem você esteja trabalhando, a comunicação deficiente geralmente faz com que as expectativas saiam do controle. Mesmo que você esteja fazendo isso sozinho, é bom descobrir o que você quer e definir claramente como um conjunto de tarefas com um prazo.

Empilhar muitas revisões pode matar um projeto de web design. Todo site vai precisar de algumas mudanças conforme você tenta capturar a visão do cliente, mas quando vai longe demais, pode atrapalhar completamente o cronograma

Essas minitarefas são tão pequenas que você pode nem perceber quanto tempo estão demorando, mas podem causar sérios danos se você não as mantiver sob controle. Essa prática específica de trabalhar em um projeto além de seu ponto de retorno decrescente costuma ser chamada de " gold plating" .

Um escopo de projeto mal definido pode ser fatal para o sucesso do seu projeto. Se os membros da sua equipe, gerentes de projeto e outras partes interessadas não tiverem clareza sobre os requisitos e as entregas do projeto, então é inevitável que haja um colapso em algum ponto.

O aumento do escopo pode ocorrer em qualquer ponto durante um projeto, mas existem alguns estágios em que você deve estar extremamente vigilante

• Durante a fase de planejamento inicial, ao tentar traçar uma lista de metas razoavelmente alcançáveis
• Depois de enviar algo a um cliente, ele pode pedir mais revisões e acréscimos do que você tem tempo, ou revisões que demorariam muito para fazer.
• Quando alguém é deixado de fora do processo de planejamento, ele pode entrar mais tarde para pedir mudanças.
• No meio do projeto, permitindo que um número ilimitado de tarefas seja adicionado ao cronograma, pode fazer com que o projeto comece a parecer muito menos realista.
• Quando o planejamento terminar e você estiver trabalhando duro na tarefa, com menos correspondência em andamento, o cliente terá tempo para apresentar mais ideias.
• Depois que um prazo é perdido, é mais fácil deixá-lo escapar um pouco mais e resolver o problema.
• Quando você está prestes a encerrar as últimas tarefas, alguém dirá: "Mas e se adicionarmos ...?"

Resumindo, o aumento do escopo pode surgir em qualquer fase de um projeto, mas se você já está antecipando sua chegada, pode ser muito mais fácil se proteger.