Sete regras fáceis para comunicação por e-mail mais eficaz

Não importa o seu setor, campo, carreira, responsabilidades diárias ou deveres, a comunicação é essencial para o seu sucesso.

Isso é particularmente verdadeiro em SEO e link building, onde a comunicação é vital para educar clientes, executar campanhas, proteger links e apresentar resultados.

O e-mail é talvez o principal meio de comunicação no mundo digital de hoje. Se você não consegue se comunicar bem por e-mail, provavelmente terá dificuldades.

Benefícios da comunicação eficaz

1. Estabelece confiança, define o escopo do projeto e define as expectativas.
2. Transmite e enfatiza as informações corretas.
3. Identifica os obstáculos da equipe e facilita a resolução de problemas.
4. Permite que ambas as partes sejam compreendidas.
5. Garante a satisfação do cliente, equipe e pessoal.

Sua capacidade de se apresentar bem, comunicar ideias e lançar é fundamental para o sucesso.

Deixe-me ser claro: Conhecimento, habilidade e integridade são vitais para qualquer negócio. Mas ser capaz de se comunicar bem é crucial em todos os aspectos do trabalho.

Uma boa comunicação aumenta o valor, inspira confiança, desenvolve confiança, resolve problemas, revela obstáculos e facilita praticamente todas as partes de uma campanha de SEO e relacionamento com clientes, supervisores e membros da equipe.

A comunicação é duplamente valiosa no link building, que requer comunicação individual com outros proprietários de sites para proteger os links. Você precisa comunicar com eficácia PORQUE é do interesse do link (ou de seu público).

Regras para comunicação eficaz por e-mail (e divulgação)

1. Use modelos para o formato.
2. Conheça o seu público.
3. Lidere com valor.
4. Seja claro e conciso.
5. A linguagem ativa vence.
6. Envie emails completos.
7. Acompanhamento.

Qual é o objetivo do seu e-mail? Cada elemento do seu e-mail (linha de assunto, estrutura, escolha de palavras) deve suportar isso.

1) Modelos: como formatar e-mails

Todo mundo recebeu e-mails terríveis produzidos em massa com um modelo que não contém nenhuma personalização.

Se eu receber mais um e-mail de “Caro webmaster” ...

Apesar disso, acredito fervorosamente no valor dos modelos. Os modelos levam a sistemas e processos, que levam a e-mails bem formatados, fáceis de ler e entender (sem mencionar que são produzidos).

Minha regra geral para usar ou não um modelo é:

1. Estou enviando vários e-mails para um público semelhante?
2. Vou enviar um e-mail semelhante no futuro?
3. Existe uma maneira ideal de estruturar as informações para transmitir minha mensagem?

O segredo para um bom modelo é a segmentação de lista. Seu modelo deve ser personalizado para o seu público, deixando espaço suficiente para variações conforme necessário.

A menos que eu esteja respondendo a um tópico ou enviando um e-mail exclusivo, é muito provável que esteja usando algum tipo de modelo.

Mesmo os e-mails escritos à mão seguem um formato geral (também conhecido como modelo). Pense nos vários e-mails que você precisa enviar todos os dias. Aposto que você segue alguns modelos gerais, mesmo que esteja escrevendo cada e-mail individualmente.

Aqui está um exemplo de um modelo que uso com frequência:

É o que eu uso quando incluo uma menção positiva a alguém ou à sua empresa em uma postagem. Isso me ajuda a construir uma conexão, alerta-os para o fato de que foram mencionados e por quê, e talvez até me consiga alguns compartilhamentos sociais.

Criar processos é a chave para a eficácia. Essa ideia de otimização não deve ser nova para o pessoal de SEO

2) Conheça o seu público

A regra mais importante de comunicação é basear toda a conversa em torno de seu público.

Pense nisso:

Como você conversa com um colega? Um supervisor? Um cliente? Um bom amigo? Seus pais?

Estilo, tom, escolha de palavras e modo de comunicação variam com cada público. É comunicação 101 - você precisa estruturar a conversa que faça sentido e seja eficaz para esse público.

Aqui está o que você deve saber sobre seu contato antes de redigir um e-mail:

1. Nome
2. Título / posição
3. Personalidade
4. Autoridade / influência
5. Seu estilo de comunicação
6. Com que frequência eles são lançados
7. Seu relacionamento profissional.

Se você enviar e-mails semelhantes, independentemente do público-alvo, estará se comunicando de maneira ineficaz.

3) Comunicação de valor em primeiro lugar

Sempre há um motivo pelo qual você está enviando um e-mail.

Para se comunicar com eficácia, deve ficar claro por que você enviou um e-mail e por que isso é importante para a pessoa a quem você está enviando.

A última parte - por que seu e-mail é importante para seu contato - é a mais importante. Liderar com isso é como você estabelece valor e ganha consideração.

Você não precisa escrever uma longa introdução sobre quem você é ou por que o que está fazendo é importante para o mundo. Lidere com valor para seu público.

Por que eles deveriam se importar?

Quanto mais cedo você puder responder a essa pergunta por e-mail, melhor.

Ao editar um modelo, meu primeiro passo é sempre mover a declaração “por que isso é importante para você” para o topo (ou o mais próximo possível do topo).

Aqui está um argumento de venda que recebo com frequência:

Veja como eu faria este e-mail com valor em primeiro lugar.

Olá Cory,

Você está trabalhando para melhorar sua largura de banda de vendas e marketing?

(linha personalizada que fala diretamente com o cargo da pessoa ou a empresa).

Em [redigido], fornecemos uma lista de B2B sob medida para suas contas em potencial, geração de leads e serviços de gerenciamento de dados, para que você seja o dono do cliente enquanto fazemos toda a pesquisa.

Somos especializados em:

• Geração de leads no Livro Branco.
• Manutenção e precisão de dados de CRM.
• Pesquisa de inteligência de mercado.
• Mapeamento e avaliação de mercado.

Vamos discutir como [redigido] pode ajudá-lo a atingir seus objetivos.

É perfeito? Não - isso não é da minha conta, então não posso refazer a mensagem ou o posicionamento. Além disso, não pretendo comprar ou terceirizar a criação de listas, portanto, sou o público-alvo errado.

No entanto, esta versão reformatada leva valor. Não perde tempo. Se não for o ajuste certo, eles podem seguir em frente imediatamente. Se for, é mais provável que eles realmente leiam e respondam.

Sempre deve haver um motivo pelo qual você está enviando o e-mail.

Não enterre seu lede.

4) Claro e conciso

O segredo para uma boa redação é uma edição liberal.

Escreva seu e-mail e, em seguida, corte o máximo que puder. Em seguida, corte um pouco mais.

Eu amo cortar:

• Palavrões: isso, muito, coisa, gosto, sensação,
• Eufemismos: captar o sentido, ouvir, ajudar, reservar um tempo, avisar, olhar para a frente, gostar de, manter o curso, etc.
• Advérbios: totalmente, especificamente, totalmente, especialmente, etc.
• Pronomes impróprios: qualquer troca desnecessária. Fique em primeira pessoa tanto quanto possível.
• Tudo: se eu puder cortar, eu o farei.

Não releia os e-mails obsessivamente antes de enviá-los. Em vez disso, corte tudo até SABER que não há mais lixo. Todos ficarão mais felizes por isso.

5) Voz ativa é para humanos

A voz ativa comunica a perspectiva correta e a cadeia de eventos no e-mail.

Os relatórios de e-mail dependem especialmente da voz ativa, pois a voz passiva pode representar mal o trabalho.

A linguagem passiva rouba a comunicação de causa e efeito, tornando pouco claro qual ação levou a qual resultado e não enfatiza o valor em sua comunicação por email.

Se você luta com voz ativa e passiva, procure frases estranhas e pense em quem fez o quê. Certifique-se de não ofuscar as informações, por nenhum motivo.

Alguns exemplos de passivo versus ativo:

“A página foi otimizada pelo SEO.” vs “O SEO otimizou a página”.

“Oito links foram construídos pela equipe ao longo do mês.” vs “A equipe construiu oito links este mês.”

“As classificações melhoraram e o tráfego de pesquisa aumentou devido aos nossos esforços combinados de SEO.” vs “Nossos esforços de SEO melhoraram as classificações e aumentaram o tráfego de pesquisa.”

A voz passiva prejudicará seu tom, confundirá seu significado e enfraquecerá sua posição.

6) Inclua seu argumento de venda

Não lance um pedido para lançar. Não faça isso.

Acontece frequentemente:

O melhor cenário é um "sim, envie um argumento de venda". Essa mesma resposta pode ter sido sua meta REAL - um link, uma publicação, cobertura, reunião, etc.

Não torne a vida mais difícil do que o necessário. Todos estão ocupados e todos recebem muitos e-mails. Pseudo polidez não vai aumentar as chances de seu argumento de venda ter sucesso, especialmente se você seguir a regra nº 2 e só enviar e-mails quando tiver valor a agregar.

Os melhores emails respondem a qualquer pergunta do email inicial. Considere seu público e certifique-se de cobrir tudo dentro do razoável.

7) Acompanhamento - é educado

Se você estiver criando links ou enviando e-mails promocionais, não estará fazendo seu trabalho se não fizer o acompanhamento.

Não é rude enviar e-mails de acompanhamento - é educado.

O e-mail de acompanhamento é um bom teste de tornassol para o valor do seu e-mail.

Se você acredita que tem algo de valor a oferecer, não se envergonhe de enviar um lembrete para garantir que a pessoa tenha a chance de revisar seu e-mail.

Na verdade, você está fazendo um favor a eles ao se certificar de que não perderam uma oportunidade razoável. Se você não se sente assim, você não refinou sua abordagem o suficiente. Você precisa acreditar no valor da sua mensagem, na brevidade do alcance, nos objetivos do seu contato.

O limite máximo que enviarei é quatro. O original, com três mensagens encadeadas.

Isso não é para contatos com os quais tenho um relacionamento claramente definido - apenas quando acho que alguém realmente está perdendo meus e-mails e tenho um motivo valioso para entrar em contato com ele.

Não sei quantas vezes recebi meu terceiro (ou mesmo quarto) e-mail com uma resposta positiva. As pessoas estão ocupadas.

Se você não estiver dando seguimento com seu e-mail inicial, está perdendo uma grande oportunidade.