Isso simplesmente funciona: simplifique seu fluxo de trabalho com automação de software

Briana Strauss, gerente de marketing de parceiros da Jotform, acredita no poder da automação de software para ajudar a simplificar seu fluxo de trabalho – e ela compartilhou exatamente como no This Just Works.

Como profissionais de marketing, estamos sempre procurando maneiras melhores e mais eficazes de alcançar os clientes com as informações certas no momento certo, criando uma experiência de marketing perfeita para os clientes.

Através da criação de uma série de automações de fluxo de trabalho, muitas tarefas mundanas de marketing podem ser automatizadas para ajudá-lo a fazer isso, não apenas externamente e voltado para o cliente, mas também internamente com sua própria equipe. Colocar tarefas como gerenciamento de leads, entrada de dados e gerenciamento de projetos no piloto automático para economizar tempo e aumentar a produtividade, ao mesmo tempo em que aprimora a experiência do cliente e a comunicação da equipe.

Esta recapitulação aborda como implementar a automação do fluxo de trabalho e começar com as ferramentas certas, usando automações para aprimorar a experiência do cliente e aumentar a produtividade da equipe.

Esta sessão foi apresentada na This Just Works, a anticonferência digital. Você pode ver a sessão completa (e outras 14 palestras) registrando-se aqui com o código TJWAG2020.

O que é um fluxo de trabalho automatizado?

Um fluxo de trabalho automatizado é uma pilha de tecnologia trabalhando em conjunto para reagir a gatilhos designados que fazem com que outra ação produza o resultado desejado.

“Um exemplo simples de marketing disso seria ter um novo formulário de contato na página de destino do seu site que um cliente preenche para ser adicionado como assinante da sua lista de e-mail. Depois que um envio é recebido e eles são adicionados a essa lista de e-mail, e isso está conectado à ferramenta de e-mail deles - talvez você esteja usando uma ferramenta como o Active Campaign para gerenciar isso - e eles recebem automaticamente um e-mail de boas-vindas ou são acionados em uma série de boas-vindas”, diz Briana.

Você precisa usar um fluxo de trabalho automatizado? Briana pesa:

“O fluxo de trabalho de automação pode realmente ajudar equipes e empresas de todas as formas e tamanhos, desde pequenas empresas ou empreendedores até empresas de nível empresarial. Ele pode ser usado para dimensionar seus esforços de marketing com os clientes e remover gargalos ou usar internamente para aumentar a produtividade.”

Um bom ponto de partida é entender o que sua equipe está procurando realizar. E isso o ajudará a determinar as melhores ferramentas e fluxo de trabalho a serem usados.

Como usar a automação do fluxo de trabalho para melhorar a experiência do cliente

“Adicionar automação pode ajudar a melhorar a experiência do cliente com sua equipe e com seu produto. Eu sempre gosto dessa citação de Mari Smith do Social Media Influence sobre como o conteúdo é rei. Esse noivado é Queen e ela governa a casa. Eu acho que isso é realmente relevante para a automação de marketing, porque se sua equipe de marketing vai criar esse conteúdo incrível, outra peça importante é garantir que esse conteúdo chegue aos seus clientes no momento certo.”

Criar um fluxo de trabalho para marketing pode ajudá-lo a nutrir leads e fornecer a eles informações relevantes com base em suas interações em seu site – e quão complicadas você deseja que suas automações sejam.

Um estudo da Invespcro diz que a automação de marketing foi encontrada, em média, para gerar um aumento de 14,5% na produtividade de vendas e uma redução de 12,2% nas despesas gerais de marketing. Isso significa que cria um impacto maior para o seu marketing – a um custo menor.

Os principais componentes de um fluxo de trabalho de marketing

“As automações de fluxo de trabalho são totalmente personalizáveis ​​e podem ser tão complexas ou simples quanto você quiser”, diz Briana.

As principais ferramentas para uma pilha de marketing são:

• Ferramenta de coleta de dados
• CRM
• Marketing de email

“Embora existam ferramentas de automação de marketing tudo-em-um que podem ser usadas para ajudar a otimizar seus esforços de marketing, também existem maneiras mais fáceis de utilizar uma variedade de ferramentas de software sem ter que investir milhares de fundos de marketing”, observa Briana.

Uma ferramenta de formulário pode ajudá-lo a coletar essas informações valiosas do usuário e acionar o fluxo de informações para outra ferramenta. Isso pode ser tão simples quanto incorporar um formulário de geração de leads para coletar algumas informações básicas do cliente para ser um contato adicional sobre um produto ou serviço.

Um formulário simples de geração de leads do Jotform.

Os fluxos de trabalho de automação podem ser configurados e acionados para enviar informações ao seu CRM.

Um novo formulário de geração de leads é preenchido por um cliente em potencial. Talvez isso tenha sido incorporado diretamente em seu site. Isso pode acionar um novo contato em seu CRM com as informações relevantes enviadas e, em seguida, assinar diretamente com um representante de vendas para acompanhamento.

Um exemplo de como um ciclo de vendas pode começar com um formulário de geração de leads.

“Dependendo do fluxo, esse mesmo formulário de geração de leads também pode ser enviado para uma ferramenta de automação de marketing e, em seguida, adicionado a uma campanha de gotejamento para nutrição adicional ou o mesmo formulário pode ser enviado para o slack para acionar um alerta para um canal designado ou pessoa. Tudo depende de como você configura sua automação de fluxo de trabalho”, diz Briana.

A automação de marketing não só pode ajudá-lo a converter leads em clientes, mas também pode ajudá-lo a se envolver com seus clientes existentes e incentivar uma melhor adoção de produtos e compras adicionais.

A automação de marketing por e-mail é útil porque elimina tarefas demoradas, como preparar listas de e-mail ou enviar mensagens mais genéricas. E um estudo feito por usuários do Salesforce disse que, em média, a automação de marketing aumentou a receita de vendas em 34%.

Algumas das principais automações de email marketing com as quais você pode começar são:

• Fluxo de trabalho de boas-vindas do assinante do blog
• Fluxo de trabalho de reengajamento
• Fluxo de trabalho do evento

Um formulário que aciona um fluxo de trabalho de email de evento automatizado.

“Isso talvez parece familiar? Você preencheu um formulário de registro simples e forneceu algumas informações simples como seu nome, e-mail e criou uma senha. E, em seguida, recebemos automaticamente um e-mail de confirmação, criando um fluxo de trabalho simples de automação de e-mail marketing, e tenho certeza de que economizamos muito tempo e energia da equipe de marketing do evento”, diz Briana.

Como a automação de marketing aumenta a produtividade da equipe

A automação de marketing pode ser usada para aprimorar o envolvimento do usuário e ajudar a simplificar as atividades baseadas no cliente. Também é uma ótima maneira de aumentar a produtividade interna e agilizar a comunicação da equipe.

O objetivo final de qualquer automação de fluxo de trabalho é tornar sua organização mais eficiente e eliminar muitas tarefas manuais de rotina – até a equipe de Briana a usa!

“As empresas, incluindo a minha, se beneficiam das automações para:”

• Aumentar a produtividade
• Fique conectado com nossas equipes locais e globais
• Para tornar os processos menos manuais
• Minimizar e-mails
• Libere tempo para os funcionários trabalharem em tarefas mais importantes

“De acordo com um estudo da Imagine Innovation, as empresas que têm um fluxo de trabalho automatizado para tarefas repetitivas e manuais aumentaram com sucesso a produtividade dos funcionários em 12-15%. E isso realmente começa a aumentar quando você trabalha em uma empresa maior”, observa Briana.

“Na Jotform, usamos uma variedade de ferramentas como Trello, Zoom e Slack para ajudar em tudo, desde gerenciamento de projetos até registro de webinars e melhor comunicação da equipe. Somos GRANDES fãs do Trello para gerenciamento de projetos e os usamos diariamente para rastrear nossas solicitações de projetos. Usamos o formulário jot para criar um formulário de solicitação a ser preenchido para uma tarefa específica – como talvez uma solicitação de design ou solicitações de cópia de nossa equipe de marketing.”

“Também usamos automações para coletar registros de webinars, começando com um formulário de registro personalizado e, em seguida, registrando automaticamente os participantes para reuniões e webinars.”

Como criar fluxos de trabalho para sua equipe

O tamanho da sua empresa será um dos fatores para ajudá-lo a decidir quais conjuntos de ferramentas você usará.

Para dar à sua equipe algumas outras ideias sobre como eles podem começar a simplificar seus fluxos de trabalho. Observe o processo atual da sua empresa em busca de coisas demoradas ou manuais que podem ser automatizadas, como:

• Criando tarefas
• Gerando faturas
• Gerenciando leads
• Reembolso de despesas de funcionários
• Integração de novos funcionários
• Gerenciando tickets de TI
• Aprovando pedidos de férias

“Outra dica útil que quero incluir é ao selecionar e construir sua pilha de tecnologia. Seja para a produtividade interna ou voltada para o cliente. É ótimo procurar ferramentas com aplicativos nativos e integrações. Isso fornece um fluxo de trabalho mais flexível e escalável que pode crescer com você, assim como sua empresa”, observa Briana.

E adivinha? Você não precisa de uma equipe especializada para configurar esses fluxos de trabalho automatizados.

“Muitas empresas pensam assim e não querem somar os recursos. Mas você sabe, não, a maioria dessas plataformas agora é no-code ou low-code para tornar a criação e implementação de diferentes fluxos de trabalho muito simples e fáceis para sua equipe. O Jotform, por exemplo, possui uma plataforma sem código e todos os nossos aplicativos e integrações podem ser configurados em algumas etapas simples. Portanto, não deixe que isso seja uma barreira à entrada para adicionar automação, porque existem muitas ferramentas excelentes disponíveis para ajudá-lo com isso”, diz Briana.

Então pare de perder tempo e comece a automatizar seu fluxo de trabalho!

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