Seis Sigma em Gerenciamento de Projetos: Um Guia Rápido

Já existe há três décadas, mas o Seis Sigma ainda pode ser um enigma. Essa metodologia pode significar coisas diferentes em várias organizações ou circunstâncias, mas há uma maneira de delinear amplamente essa metodologia de melhoria de processos de negócios e definir seu início, ascensão, uso e implementação.

Houve alguma reação contra o Seis Sigma nos últimos anos, alguns dos quais são garantidos e serão discutidos, mas o processo como um todo se mostra uma ferramenta valiosa na redução de defeitos na fabricação de produtos, especialmente quando combinado com pensamento ágil, fabricação enxuta e capacidade ferramentas de gerenciamento de projetos.

O que é Seis Sigma?

Para começar, vamos definir o termo Seis Sigma. Como observado, é uma metodologia usada para melhorar a qualidade de saída em um processo. Ele faz isso primeiro identificando e depois removendo as causas dos defeitos. Isso é alcançado por meio de um conjunto de métodos de gerenciamento de qualidade que apresentam abordagens empíricas e estatísticas. Um membro da equipe com experiência em Seis Sigma também é geralmente contratado para monitorar o processo.

O Six Sigma foi introduzido pela primeira vez pelo engenheiro da Motorola, Bill Smith, em 1986, quando foi registrado como marca comercial. Mas foi 10 anos depois, quando Jack Welch a tornou central em sua estratégia de negócios na General Electric, que ela se tornou popular no mundo dos negócios mais amplo.

O software de gerenciamento de projetos é usado para aprovação e revisão do desempenho do projeto de acordo com as práticas Seis Sigma. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que oferece múltiplas visualizações de projetos com uma visualização particularmente ideal para Six Sigma; a visão da placa. O quadro kanban permite que os gerentes visualizem o fluxo de trabalho de suas equipes e é ideal para automação de fluxo de trabalho e aprovações de tarefas. Isso permite que as equipes revisem e aprovem apenas as entregas que atendem aos seus padrões de qualidade. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

História

Embora o Six Sigma possa ter sido registrado na década de 1980, sua história remonta a muito mais tempo. O conceito foi introduzido, embora sob outro nome, como curva normal por Carl Friedrich Gauss (1777-1855). Desenvolveu-se ainda mais na variação do produto na década de 1920, quando Walter Shewhart mostrou que o processo de três sigma precisava de correção. O engenheiro Bill Smith finalmente registrou a marca Six Sigma e foi esse desenvolvimento que levou a Motorola a documentar mais de US$ 16 bilhões em economias.

Desde a década de 1980, o uso do Seis Sigma foi adotado por empresas em todo o mundo e evoluiu para mais do que um sistema de qualidade, mas uma maneira de fazer negócios. Foi descrito como uma visão, filosofia, símbolo, métrica, objetivo, metodologia e muito mais.

Metodologias Seis Sigma

Para nossos propósitos, vejamos o Seis Sigma como uma metodologia. A metodologia Seis Sigma é usada para melhorar as práticas de negócios com dados e análises estatísticas, a fim de tomar melhores decisões com base em fatos, em vez de melhores suposições. Isso é feito controlando a variação e entendendo o que as causa.

Os processos tornam-se então mais previsíveis e, portanto, rentáveis ​​para as empresas. A metodologia seis sigma não é apenas uma sessão de treinamento, mas uma abordagem baseada em dados e projetos direcionados com resultados de negócios quantificáveis. Essa abordagem se mostrou válida, pois foi implementada em muitos setores que documentaram economias e satisfação do cliente.

Metodologia DMAIC

A ferramenta central da abordagem Seis Sigma é o roteiro DMAIC, um método mais científico para o desenvolvimento de projetos. É um processo de solução de problemas formalizado e flexível que inclui as cinco etapas a seguir:

1. Definir: Esta etapa é usada para descobrir o problema de negócios, qual é o objetivo, os recursos potenciais, o escopo do projeto e o cronograma para conclusão. Isso geralmente é detalhado no termo de abertura do projeto, onde o que você sabe sobre o projeto é coletado e quaisquer fatos relacionados ao trabalho são definidos, os objetivos são definidos e a equipe do projeto é estabelecida.
2. Medir: agora você desejará estabelecer uma linha de base para ter algo para medir quando estiver melhorando os processos. É aqui que você coleta os dados para contextualizar o trabalho. A equipe então determinará o que será medido e como. Quanto melhores os dados, melhor o desempenho desse sistema.
3. Analisar: Em seguida vem identificar o que está impedindo o andamento do processo para que possa ser eliminado. Novamente, você usará um plano de coleta de dados até descobrir as causas-raiz do problema. Esse processo envolve ferramentas analíticas complexas, algumas das quais incluem: listar e priorizar as causas potenciais do problema, priorizar as causas-raiz para melhorar as etapas, identificar como as entradas do processo afetam as saídas do processo e criar mapas detalhados do processo.
4. Melhorar: Teste e implemente soluções para os problemas identificados usando soluções criativas para eliminar as causas-raiz e evitar que elas apareçam novamente. Isso é feito com várias técnicas de brainstorming e outros métodos de resolução de problemas. Sugere-se que focar na solução mais simples e fácil é melhor. Teste essas soluções e descubra quais riscos são inerentes. Em seguida, crie um plano de implementação e execute as melhorias. Um diagrama SIPOC é frequentemente usado no Seis Sigma para realizar esta etapa.
5. Controle: Para garantir que essas melhorias sejam sustentáveis, monitore-as criando um plano de controle. Certifique-se de atualizar esse plano conforme necessário. Você pode desenvolver um gráfico de controle para avaliar a estabilidade das melhorias à medida que o projeto avança.

Há um R silencioso que algumas organizações adicionam ao DMAIC, que significa Reconhecer. Esta é uma questão de prioridade, o que significa que a equipe reconhece o problema certo para focar no momento certo.

Essas etapas DMAIC devem funcionar como um loop em que você precisa repeti-las e aplicar as alterações em outros processos do projeto. Compartilhe os resultados com todos no projeto e até mesmo fora da organização para desenvolver uma rede de apoio. Também é inteligente agradecer aos participantes por manterem o bom moral em relação ao trabalho completo e difícil.

Metodologia DMADV

Uma variação do DMAIC é a metodologia DMADV. Embora menos conhecida, é uma metodologia ideal para o processo de design de novos produtos. Como o DMAIC, ele compartilha os três primeiros passos, embora os defina em termos ligeiramente diferentes.

• Definir: Defina o processo e as metas de design do seu projeto.
• Medir: Em seguida, identifique e meça as características críticas para a qualidade do produto, serviço ou processo. Certifique-se de não negligenciar os recursos de risco e produção.
• Analisar: é aqui que você escolhe o melhor design depois de analisar os dados coletados nas duas primeiras etapas.
• Design: Depois de ter um design, comece a construir e testar o produto, serviço ou processo.
• Verificar: Você precisa de verificação e validação para garantir que sua saída de projeto atenda aos requisitos de entrada de projeto e que seu produto esteja funcionando conforme projetado em um ambiente do mundo real ou em condições simuladas destinadas a imitar esse ambiente.

Assim como no DMAIC, você quer ver a metodologia não como um fim, mas como um ciclo contínuo de revisão e melhoria. Seguir esta metodologia do início ao fim ajudará você a desenvolver os mais altos padrões de qualidade. Isso leva a uma maior satisfação do cliente e maiores lucros para a empresa.

Por que Seis Sigma?

O credo do Seis Sigma pode ser dividido em três afirmações:

1. O esforço contínuo para alcançar a estabilidade e um resultado previsível de um processo é o que torna um negócio bem-sucedido.
2. Existem características nos processos de manufatura e de negócios que são definíveis e mensuráveis. Essas características podem ser analisadas para controlar e melhorar os processos.
3. De cima para baixo, toda a organização deve estar comprometida em sustentar as melhorias de qualidade para que elas sejam alcançadas.

Quais são as características do Seis Sigma?

Seis Sigma não é a primeira técnica desenvolvida para melhorar processos, mas difere das outras de três maneiras significativas:

1. É focado em retornos financeiros mensuráveis ​​e quantificáveis.
2. A liderança é crítica.
3. Dados e estatísticas são a base da tomada de decisões em vez de suposições ou suposições.

Relacionado: 20 modelos gratuitos de projeto e trabalho para Excel

Lean Seis Sigma

O Seis Sigma provou ser adepto de trabalhar com equipes colaborativas desde o ano 2000, quando evoluiu para o Lean Seis Sigma. Isso foi codificado pela primeira vez no livro Leaning into Six Sigma: The Path to Integration of Lean Enterprise and Six Sigma por Barbara Wheat, Chuck Mills e Mike Carnell. Desde então, o Lean Six Sigma tem sido usado em diversos setores econômicos, como saúde, finanças e cadeia de suprimentos.

Lean Six Sigma encontra sinergia entre esses dois estilos gerenciais. O gerenciamento de projetos Lean se concentra na eliminação de oito áreas de desperdício: defeitos, superprodução, espera, talento não utilizado, transporte, estoque, movimento e processamento extra. O Seis Sigma, por outro lado, busca melhorias na qualidade das saídas do processo, identificando e removendo a causa dos erros para minimizar a variabilidade na produção.

Juntos, os dois estilos se complementam, fazendo com que o Lean exponha de onde o problema em um processo está emanando, enquanto o Seis Sigma está trabalhando para reduzir esse problema. Isso produz um ciclo positivo de melhorias e fluxo contínuo.

O Lean Six Sigma trabalha em conjunto para reduzir os custos de produção, melhorando a qualidade e a velocidade da produção, mantendo a organização competitiva. O Seis Sigma reduz as variações e o Lean tem como foco onde há desperdício e como reduzi-lo, o que ajuda a economizar dinheiro. Os dois funcionam bem em eficiência, produtividade e controle financeiro sólido.

Seis Sigma e Ágil

À medida que os métodos ágeis continuam a crescer a partir do ovo de desenvolvimento de software em que foram incubados, o estilo se viu sobrecarregado com o Seis Sigma.

O Manifesto Ágil afirma como seu 12º princípio que “em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz, depois ajusta e ajusta seu comportamento de acordo”. As equipes ágeis estão se concentrando em melhorias contínuas, o que se encaixa perfeitamente com o credo do Seis Sigma.

As equipes ágeis podem usar o Seis Sigma para resolver problemas por meio de dados empíricos, pois a metodologia fornece um conjunto de ferramentas para fazer exatamente isso. Tenha certeza de que ágil e Seis Sigma combinam bem.

Certificações Seis Sigma

Como outras metodologias, você pode obter uma certificação Six Sigma. Ele verifica seu domínio do método de habilidades profissionais e é concedido de acordo com um nível de conhecimento que segue uma classificação de faixa semelhante à usada nas artes marciais.

• Certificado Master Black Belt (CMBB)

O nível mais alto de certificação Six Sigma é o master black belt. Essa pessoa pode moldar a estratégia, desenvolver métricas-chave, atuar como consultor e treinar aqueles com faixas pretas e verdes. Você deve ter pelo menos cinco anos como faixa preta em Seis Sigma.

• Certificado Six Sigma Black Belt (CSSBB)

Descer um nível nos leva à faixa preta certificada em Seis Sigma. São especialistas na metodologia e capazes de liderar ou treinar equipes com faixas abaixo das suas. Para aqueles com esse cinturão, gerenciar projetos Seis Sigma é seu trabalho em tempo integral e eles têm uma compreensão completa de análise estatística e melhoria de processos.

• Certificado Six Sigma Green Belt (CSSGB)

Aqueles que possuem um Six Sigma Green Belt criam, identificam e executam processos. Eles conhecem os princípios Lean Six Sigma, mas também DMAIC. Eles podem liderar equipes em projetos menores e ajudar aqueles que possuem o status de faixa preta. Seu foco está na melhoria da qualidade, reduzindo desperdícios e erros durante a coleta e análise de dados.

• Certificado Six Sigma Yellow Belt (CSSYB)

Um cinto amarelo Seis Sigma significa que você entende como usar o Seis Sigma no local de trabalho. Você começou a melhorar os processos e a criar mapas de processos para delinear as etapas de um processo. Você conhece os princípios da coleta de informações. Você não pode liderar uma equipe, mas pode apoiar um cinturão superior.

• Certificado Six Sigma White Belt (CSSWB)

O faixa branca Six Sigma concentra-se nos fundamentos. Eles entendem os papéis daqueles na equipe e como esses membros podem melhorar a eficiência. Eles aprendem sobre DMAIC e tendem a se concentrar na redução de resíduos.

Críticas ao Seis Sigma

Nem todo mundo é vendido no Seis Sigma. O especialista em qualidade Joseph M. Juran diz que o Seis Sigma não é novidade. Para ele, apenas os termos mudaram, mas a abordagem básica para a melhoria da qualidade permanece a mesma.

A Harvard Business Review observa o que vê como deficiências da técnica. Por um lado, não incorpora tecnologia da informação. Eles também acham que é elitista porque designa pessoas chamadas “faixas pretas” que são especialistas em analisar e projetar versus incluir toda a equipe.

Há também um problema com seu processo de melhorias incrementais, que alguns acham que está no caminho de melhorias radicais. Também não se encaixa bem com o trabalho que é orientado para encontrar novos métodos e processos inovadores.

Desde a sua criação, até mesmo um profissional fiel como Jack Welsh chegou a admitir que não é uma abordagem holística para todos os setores da empresa. Mas na fabricação de produtos, sua capacidade de reduzir defeitos a um em cada seis desvios padrão permanece padrão e fornece resultados. A decisão de aplicá-lo ao seu projeto é, obviamente, sua.

Como o ProjectManager ajuda com o Seis Sigma

Quando você se aprofunda, Seis Sigma é simplesmente outra maneira de gerenciar um projeto. Ele mede os dados para encontrar rotas mais eficientes para chegar ao seu produto final. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalhos premiado que fornece dados em tempo real para tomar decisões mais perspicazes. Ele tem várias visualizações de projeto para equipes multifuncionais colaborarem e mantém todos na mesma página com uma única fonte de verdade.

Definir linhas de base em gráficos de Gantt

Para aproveitar esses dados em tempo real, você precisa criar um plano. Uma de nossas visualizações de projeto, o gráfico de Gantt, é uma ferramenta ideal que mostra todo o projeto em uma linha do tempo. Você pode definir dependências, marcos e uma linha de base para capturar o cronograma e o custo para compará-los ao seu esforço real após a execução do projeto. Agora você tem dados em tempo real para rastrear tudo, desde recursos até a carga de trabalho.

Monitore seis métricas de projeto com painéis em tempo real

Os dados são executados no Seis Sigma e, depois de definir a linha de base em seu Gantt, você pode visualizar dados em tempo real em todo o software. Obtenha uma visão de alto nível do painel ao vivo e nenhuma configuração é necessária. Automatizamos a coleta e o cálculo de dados, que são exibidos em tabelas e gráficos coloridos que podem ser lidos rapidamente. Veja dados em tempo real sobre a integridade do seu projeto, tarefas, progresso, tempo, custo e carga de trabalho em um só lugar.

Mergulhe mais fundo nos dados com relatórios de um clique que permitem filtrar para ver apenas o que você deseja ver. Todas as nossas visualizações de projeto rastreiam a porcentagem concluída em tarefas individuais. Oferecemos aos usuários do Seis Sigma uma riqueza de dados para melhorar a qualidade de suas saídas em um processo, usando a automação para aumentar a eficiência e aprovações de tarefas para manter a qualidade das entregas ao longo do projeto.

Devido ao uso de métricas do Seis Sigma para medir em relação a uma linha de base para ver onde há problemas que podem ser resolvidos para tornar os processos mais eficientes, a necessidade de um software de gerenciamento de projetos dinâmico é essencial. O ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que monitora o progresso com seu painel em tempo real, facilitando a descoberta de problemas e mais rápida a implementação de soluções para eles. Experimente gratuitamente por 30 dias e veja por si mesmo com esta avaliação.