Automação para pequenas empresas: 6 processos que você deve automatizar

Quando você administra uma pequena empresa, cada minuto é valioso. Você tem muito no seu prato e apenas algumas horas em um dia para fazê-lo.

A maioria das pequenas empresas perde tempo não automatizando.

Enquanto 40% das grandes empresas possuem processos automatizados em pelo menos uma unidade de negócios, apenas 25% das pequenas empresas podem dizer o mesmo.

Muitos proprietários de pequenas empresas acham que a automação é apenas para grandes corporações, mas isso não poderia estar mais longe da verdade. Uma pesquisa da McKinsey mostrou que, embora as pequenas empresas sejam menos propensas a investir em automação do que as grandes, elas têm mais sucesso quando o fazem.

Então, como sua pequena empresa pode começar com a automação?

Este artigo detalha tudo o que você precisa saber sobre como automatizar uma pequena empresa, incluindo quais processos automatizar e como escolher a melhor plataforma de automação.

Quais são os benefícios da automação de pequenas empresas?

As pequenas empresas às vezes relutam em investir em automação, mas automatizar processos é uma vantagem importante que elas têm. 88% das pequenas empresas dizem que a automação permite que sua empresa concorra com empresas maiores.

A automação permitirá que sua pequena empresa dimensione sua produção sem precisar contratar mais pessoas. Além disso, as ferramentas de automação permitem que você seja mais orientado por dados e acompanhe seu ROI com mais eficiência, o que é ainda mais importante para pequenas empresas com pouco dinheiro do que para grandes corporações.

1. A automação economiza tempo da sua equipe para se concentrar em trabalhos mais valiosos

Os trabalhadores de escritório gastam mais de três horas por dia em tarefas manuais repetitivas. E 51% dizem que tarefas repetitivas de administração digital atrapalham seu trabalho principal.

A automação tira essas tarefas do prato da sua equipe. Com as responsabilidades mais repetitivas e chatas fora do caminho, os funcionários podem se concentrar nas coisas em que são realmente bons - o trabalho estratégico que aumenta os resultados de sua pequena empresa.

2. A automação elimina o erro humano

Qualquer um que faça a mesma tarefa repetidamente cometerá um erro eventualmente. Por exemplo, uma interrupção do Amazon Web Services em 2017 foi causada por um funcionário que digitou incorretamente um comando durante uma depuração de rotina.

O software de automação não comete esse tipo de erro. Uma ferramenta de automação completa um processo exatamente da mesma maneira todas as vezes.

3. A automação permite a tomada de decisões orientada por dados

As empresas tomam melhores decisões quando têm os dados para respaldar suas escolhas. Mas compilar e analisar dados e compartilhar relatórios é demorado se você precisar fazer isso manualmente.

A automação permite que as empresas sintetizem um grande volume de informações sem muito trabalho extra.

6 áreas que as pequenas empresas devem automatizar (com exemplos)

Você pode automatizar praticamente qualquer processo repetitivo. Aqui estão algumas áreas comuns de automação onde pequenas empresas podem obter grandes resultados.

1. Gerenciamento de leads e contatos

Lidar com leads e contatos manualmente pode ser um aborrecimento. Considere substituir essa planilha complicada pela automação de CRM.

Formulários de inscrição

Os formulários de inscrição em seu site permitem que os clientes em potencial optem pela sua lista de assinantes. A automação pode pegar essas informações e adicioná-las automaticamente às suas listas de CRM e email marketing. Segmente os contatos com base em como eles se inscreveram ou acione imediatamente um e-mail de boas-vindas.

Pontuação de leads

Cada interação com um contato pode aumentar ou diminuir seu valor para você. Mas isso não é algo que você queira se preocupar em calcular manualmente.

Uma plataforma de CRM pode automatizar a pontuação de leads e agir quando uma pontuação muda. Por exemplo, ele pode notificá-lo quando um negócio está esquentando ou acionar uma campanha de nutrição por e-mail quando um contato atinge uma determinada pontuação.

Segmentação de lista

A segmentação da sua lista de contatos é fundamental para enviar conteúdo personalizado.

Você pode fazer isso automaticamente com base nas ações que uma pessoa realiza. Por exemplo, você pode mover leads automaticamente para segmentos com base no estágio do negócio.

Exemplo desta automação em ação

A agência de pesquisa social, demografia e análise de dados McCrindle precisava aumentar sua geração de leads e taxa de conversão. Era importante para a agência personalizar seus engajamentos, mas segmentar listas e criar conteúdo levava horas.

A automação da ActiveCampaign permite que a McCrindle ofereça uma jornada personalizada e eficiente ao cliente.

Quando um cliente realiza uma ação dentro do funil, a equipe recebe automaticamente uma tag e uma pontuação de lead. Esses dados são usados ​​para criar um perfil para cada cliente e fornecem detalhes para a segmentação da lista.

O resultado é uma comunicação personalizada e uma taxa média de abertura/clique de 34% em suas campanhas.

2. E-mail marketing

O e-mail marketing tem um incrível retorno sobre o investimento (ROI). As empresas ganham uma média de US$ 35 para cada US$ 1 gasto. O e-mail fornece uma linha direta com seu público e ajuda a criar reconhecimento de marca.

Mas enviar e-mails profissionais e personalizados para todos os seus contatos regularmente é mais do que a maioria das pequenas empresas tem tempo. O software de automação de marketing por e-mail torna isso mais fácil.

Vamos dar uma olhada em alguns tipos de e-mails automatizados que você pode enviar.

E-mails de boas-vindas

O momento em que um contato entra na sua lista de e-mail é o momento em que ele está mais interessado no que você tem a oferecer.

Aproveite isso enviando um e-mail automático de boas-vindas — ou uma série de e-mails de boas-vindas. Agradeça a eles por se inscreverem e incentive-os a tomar uma ação de sua escolha.

E-mails de carrinho abandonado

Cerca de 70% dos carrinhos de compras de comércio eletrônico são abandonados. Quando um cliente deixa seu carrinho para trás, o carrinho abandonado pode acionar automaticamente um e-mail lembrando-o de voltar e comprar os itens.

E-mails de aniversário e aniversário

Você pode acionar e-mails com base no aniversário do contato ou no aniversário do dia em que ele entrou na sua lista. Você pode incluir uma oferta especial para fazer o assinante se sentir celebrado.

Exemplo desta automação em ação

A Morrow Audio fabrica e vende cabos e componentes de áudio de alta qualidade. O fundador Mike Morrow usa várias automações de e-mail para obter e reter clientes.

Por exemplo, uma campanha de e-mail de carrinho abandonado de dois e-mails resultou em uma recuperação de 26% dos carrinhos perdidos – isso é $ 30.000 em vendas perdidas recuperadas.

3. Mídias sociais

A automação de mídia social inclui automatizar seu conteúdo para postar na plataforma de mídia social em determinados momentos. Mas as possibilidades vão muito além disso.

Escuta social

Escuta social refere-se ao monitoramento de plataformas de mídia social e notificá-lo quando alguém menciona sua marca. É especialmente útil se você estiver em vários sites de mídia social e quiser uma ferramenta unificada para ouvir todos os canais.

Publicidade nas redes sociais

Todas as principais redes sociais permitem publicidade paga. Você pode alcançar um público-alvo em um espaço onde eles já passam tempo.

Gerenciar anúncios pode ser um aborrecimento, no entanto.

Integrações

Você também pode integrar seu seguimento social com seus outros processos. Por exemplo, você pode puxar automaticamente os leads de mídia social para o seu CRM.

Exemplo desta automação em ação

Yes Supply é uma plataforma de desenvolvimento pessoal e coaching fundada por Reese Evans.

Evans coleta contatos oferecendo treinamento gratuito em seu site. Os visitantes que optam por participar recebem cinco dias de conteúdo gratuito, após os quais recebem e-mails para se inscrever em uma masterclass.

Se eles não se inscreverem imediatamente, Evans usa ActiveCampaign + Facebook Custom Audiences para redirecionar os leads nas mídias sociais.

4. Notificações e atualizações

As notificações são um tipo de automação que traz grandes benefícios, como maior eficiência e velocidade.

As notificações automáticas fornecem atualizações sobre eventos críticos, para que você aja imediatamente. Por exemplo, sua equipe de vendas pode receber notificações quando o status de um negócio é alterado. Nenhum tempo é perdido em responder à mudança.

Exemplo desta automação em ação

A Sneleentaxi usa o ActiveCampaign CRM para gerenciar leads e prospects. As notificações são fundamentais para fechar negócios com empresas maiores.

Quando um e-mail de não consumidor é usado, um representante de vendas é notificado, para que possa acompanhar essa empresa como um parceiro em potencial.

5. Suporte ao cliente

As pequenas empresas se preocupam com seus clientes e estão comprometidas em oferecer o melhor suporte possível.

Mas não é fácil. Você tem uma equipe pequena – ou nenhuma equipe – e os problemas de suporte surgem a qualquer hora em uma variedade de canais.

A automação pode ajudar.

Atribuição de tíquete

Independentemente do canal que o cliente usa, os tíquetes de suporte podem ser encaminhados para a pessoa certa imediatamente.

Essa automação evita que os funcionários precisem classificar e-mails, mensagens do Facebook, mensagens telefônicas e bate-papos para encontrar e responder a perguntas de alta prioridade.

Chatbots

Os chatbots se tornaram cada vez mais populares no suporte ao cliente. Embora os chatbots às vezes tenham uma má reputação por suas interações não muito humanas, eles podem ajudar as pequenas empresas a fornecer um ótimo serviço.

Eles estão sempre de plantão, respondem imediatamente e, se uma pergunta for muito complexa para responder, podem transferir o cliente para um agente humano.

Os chatbots demonstraram aumentar as vendas em uma média de 67%.

Exemplo desta automação em ação

Your Therapy Source é um recurso de terapia online que usa o ActiveCampaign para automação de marketing. É importante que a fundadora Margaret Rice forneça atendimento ao cliente de alto nível.

YourTherapySource mantém os clientes satisfeitos com o recurso Conversas. O Conversations fornece mensagens de suporte ao cliente em vários canais com recursos automatizados e de bate-papo ao vivo.

Quando um cliente entra em contato com a Your Therapy Source, a mensagem é enviada diretamente para o telefone de Rice para que ela possa responder imediatamente.

6. Relatórios

Você precisa ter uma visão geral do que está acontecendo em sua empresa e precisa saber se seus esforços de marketing e vendas estão valendo a pena.

Infelizmente, compilar manualmente os relatórios necessários pode desperdiçar horas valiosas. É hora de passar dos gráficos do Excel e gerar relatórios automaticamente.

Exemplo desta automação em ação

Vamos voltar para McCrindle.

A McCrindle usa relatórios de CRM para obter visibilidade de 360 ​​graus da jornada do cliente através do pipeline. Eles podem dividir seus dados por pipeline, produto, família de produtos e persona para ver uma combinação do panorama geral e dados granulares.

Como implementar a automação em sua pequena empresa

Empresas de todos os tamanhos se beneficiam da automação, mas começar pode ser assustador. Aqui estão alguns passos que você pode seguir:

Etapa 1: identificar oportunidades de automação

Primeiro, audite seus processos existentes e faça uma lista do que automatizar. Não se preocupe ainda sobre como você vai fazer isso.

Converse com seus funcionários sobre quais tarefas estão ocupando a maior parte do tempo. O melhor candidato para seu primeiro processo automatizado será algo tedioso e repetitivo.

Comece com os processos fáceis e depois expanda. Por exemplo, talvez você gaste muito tempo inserindo leads em uma planilha. Usar um CRM para gerar leads automaticamente a partir de campos de formulário é uma etapa simples que liberará muito tempo.

Etapa 2: escolha ferramentas de automação

Agora, é hora de escolher a ferramenta para fazê-lo.

Idealmente, você escolherá ferramentas de automação de negócios que possam agilizar vários processos críticos em sua organização. Faça uma lista de softwares de automação de seu interesse e agende demonstrações com os fornecedores.

Vá para as demonstrações com conhecimento do seu orçamento e uma lista de recursos que você precisa (assim como alguns itens interessantes).

Etapa 3: acompanhar e analisar

Os recursos de relatórios fornecem informações sobre suas operações de negócios e ajudam você a tomar decisões baseadas em dados. Certifique-se de que seu software de automação possa fornecer análises úteis.

Por exemplo, uma plataforma de automação de marketing por e-mail mostrará estatísticas sobre o desempenho da sua campanha, e um CRM deve ajudá-lo a entender o status do seu pipeline.

As análises são importantes para melhorar seus processos automatizados no futuro. Por exemplo, você pode ver qual tipo de e-mail automatizado obtém mais engajamento e usar esse insight para ajustar suas outras automações.

Como escolher uma plataforma de automação para sua pequena empresa

O fator mais importante é que o software faça o que você quer que ele faça. Faça uma lista dos recursos necessários antes de configurar qualquer demonstração de produto.

Aqui estão algumas coisas para procurar:

Preço

Para pequenas empresas, o preço é sempre um fator. Isso não significa que a opção barata seja sempre a melhor. Procure softwares com preços adequados para pequenas empresas - ou seja, o plano básico é acessível, mas também possui recursos avançados para os quais você pode crescer.

Integrações

Considere também as integrações que cada ferramenta oferece. Quanto mais seu software de automação puder trabalhar com sua pilha de tecnologia existente, mais eficiente será sua empresa.

Escalabilidade

Pense nos processos que deseja automatizar hoje e nos que deseja automatizar amanhã — você não deseja investir em uma ferramenta limitada demais para suas necessidades futuras.

Conclusão

A automação agiliza seus processos e o torna mais competitivo, especialmente se você for uma pequena empresa.

As soluções de automação de marketing e CRM da ActiveCampaign são ideais para pequenas empresas: acessíveis, intuitivas em qualquer nível de especialização e prontas para crescer com você.

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