O guia do empreendedor para finanças de pequenas empresas

A maioria dos conselhos de financiamento para pequenas empresas se enquadra em duas escolas de pensamento.

Um incentiva você a iniciar seu negócio: abaixe a cabeça, descarregue suas economias pessoais, invista todo o dinheiro de suas primeiras vendas e, com um pouco de trabalho duro, você conseguirá.

A outra escola é mais tradicional: vá a um grande banco, alugue sua casa e, se você tiver um bom histórico de crédito, conseguirá um bom empréstimo com uma alta taxa de juros.

Ambas as estratégias são razoáveis, mas existem outras maneiras pelas quais o financiamento de pequenas empresas funciona.

Neste artigo, discutiremos empréstimos comerciais e gestão financeira. Primeiro, falaremos sobre suas opções de financiamento. Em seguida, veremos como gerenciar as finanças de pequenas empresas quando você tiver dinheiro no banco. Se você está aqui para conhecer os conceitos básicos de finanças para pequenas empresas, consulte nossa seção sobre como gerenciar suas finanças.

Por meio do Shopify Capital, você obtém o dinheiro necessário para expandir seus negócios com apenas alguns cliques. Não há processo de inscrição demorado e não há formulários em papel para preencher.

Noções básicas sobre empréstimos para pequenas empresas e opções de financiamento

O financiamento é uma das primeiras coisas a se pensar quando se trata de seu negócio. É também a escolha financeira mais importante que você fará em sua jornada. A forma como você financia seu negócio pode afetar a forma como você o administra.

Tipos de opções de financiamento para pequenas empresas

Vejamos algumas maneiras comuns de financiar um negócio:

• Empréstimos a prazo
• Adiantamentos em dinheiro para comerciantes
• Financiamento de equipamentos
• Linhas de crédito
• Empréstimos SBA

Empréstimos a prazo

Um empréstimo a prazo é um empréstimo bancário por um valor específico que é reembolsado em intervalos regulares durante um determinado período de tempo. Os empréstimos a prazo são fixados a uma taxa de juros fixa ou flutuante. Esses empréstimos podem exigir um grande adiantamento para reduzir os pagamentos do empréstimo e os custos totais do empréstimo.

Pequenas empresas estabelecidas, normalmente com dois anos de operação, optam por empréstimos a prazo. Eles usam empréstimos a prazo para comprar ativos (como equipamentos) ou investimentos em crescimento, em vez de usá-los para cobrir as despesas do dia-a-dia.

Os empréstimos a prazo têm algumas coisas que os diferenciam de outras opções de financiamento:

1. Taxas de juros mais baixas
2. Flexibilidade de uso de fundos
3. Cronograma de pagamento previsível

Eles também vêm em três opções de empréstimo diferentes, cada uma servindo a um propósito diferente para o seu negócio:

1. Curto prazo (reembolsado dentro de um ano) . As empresas escolhem esses empréstimos em vez de adiantamentos de dinheiro para comerciantes porque têm taxas de juros mais baixas e são mais fáceis de obter. Você pode usar um empréstimo de curto prazo para comprar estoque para os feriados, aproveitar um acordo de estoque ou cobrir a folha de pagamento se estiver com falta de fundos.
2. Prazo intermediário (reembolsado entre um e cinco anos) . Esses empréstimos são bons para projetos de maior escala, como compra de equipamentos ou refinanciamento de dívidas comerciais antigas. Você vai querer usar esses empréstimos para projetos que podem levar alguns meses ou anos para obter o retorno do seu investimento.
3. Longo prazo (reembolsado entre seis e 20 anos). Os empréstimos de longo prazo são voltados para oportunidades de crescimento, como um novo prédio ou compra de equipamentos pesados ​​para fabricação. Eles são suportados pela garantia da sua empresa ou pelos ativos existentes. Esses empréstimos geralmente vêm com regras rígidas sobre o que você pode e não pode fazer com o dinheiro.

O processo de subscrição em bancos tradicionais pode ser desajeitado e obscuro. É por isso que Shopify oferece financiamento rápido e simples para comerciantes. Por meio da Shopify Capital, os lojistas podem obter financiamento dentro de dias após a aprovação. Depois que os comerciantes aceitam uma oferta e ela é aprovada, os fundos são depositados em menos de dois dias e os empréstimos podem ser pagos à medida que as vendas são feitas. Você pode usar o empréstimo para financiar folha de pagamento, estoque, campanhas de marketing ou outras coisas que possam impulsionar o crescimento de seus negócios.

Eu só não queria lidar com todo o processo de passar por um banco – eu queria focar no negócio. Um empréstimo tradicional parecia complicado e mais restritivo. Shopify Capital tem uma mentalidade diferente. É tão fácil.

A melhor parte? Você pode evitar os longos processos de inscrição com o mínimo de papelada e sem verificação de crédito. Dentro do financiamento por meio do Shopify Capital, você pode obter o suporte financeiro de que precisa de maneira rápida e fácil.

Leia mais: Como obter um empréstimo para pequenas empresas e o que saber antes de aplicar

Adiantamentos em dinheiro para comerciantes

Um adiantamento em dinheiro do comerciante é uma quantia de dinheiro que você pode receber por uma taxa fixa. Nesse modelo, o financiador compra uma porcentagem de suas vendas futuras e, em seguida, coleta uma porcentagem de vendas a cada dia, retendo uma parte de suas vendas com cartão de crédito ou débito. Como as vendas podem ser altas em alguns dias e baixas em outros, não há um prazo definido.

Shopify Capital oferece financiamento para pequenas empresas na forma de adiantamentos em dinheiro para comerciantes qualificados no Reino Unido.

Financiamento de equipamentos

Em algum momento do seu negócio, você precisará comprar, atualizar ou substituir diferentes equipamentos. É aí que entram os empréstimos de equipamentos.

O financiamento de equipamentos é um tipo de empréstimo para pequenas empresas projetado para ajudá-lo a comprar equipamentos para o seu negócio. Esses empréstimos cobrem várias coisas, incluindo móveis de escritório, fornos comerciais, equipamentos médicos, computadores, equipamentos de fabricação para serviços pesados ​​e muito mais.

Cada credor terá termos diferentes. Mas, em geral, você pode financiar cerca de 80% do preço total de compra de um item. Geralmente, é necessário um adiantamento de 20% para um empréstimo de equipamentos para pequenas empresas. Você possui o equipamento desde o primeiro dia.

Linhas de crédito

Adaptar-se à mudança é uma parte regular de possuir uma pequena empresa. Às vezes, se há uma oportunidade de crescimento que você deseja aproveitar, você pode precisar de dinheiro rápido, com prazos flexíveis de pagamento mensal. Uma linha de crédito sem garantia pode ser uma solução.

Pense em uma linha de crédito para pequenas empresas como um cartão de crédito mais do que um empréstimo. Ele oferece acesso a dinheiro que você pode usar para atender a qualquer necessidade comercial que surja. Não há desembolso de valor fixo (ou seja, você recebe todo o dinheiro de uma vez) quando você abre a linha de crédito.

Semelhante a um cartão de crédito, uma vez que você retira dinheiro de sua linha de crédito, os juros começam a acumular. O valor que você pode gastar depende do crédito disponível que resta. À medida que você paga os fundos sacados, seu crédito aumenta. Os credores definirão um limite para o valor que você pode emprestar.

Empréstimos SBA

A Small Business Association (SBA) faz parceria com credores para conceder empréstimos a proprietários de pequenas empresas. A SBA não empresta dinheiro diretamente ao mutuário. Estabelece as diretrizes para empréstimos feitos por seus parceiros. O SBA ajuda os proprietários de pequenas empresas que lutam para obter aprovação para outros programas de empréstimo.

Por exemplo, se um banco achar que seu negócio é muito arriscado para emprestar dinheiro porque você tem crédito ruim, o SBA pode garantir o empréstimo. O banco, então, tem menos risco e está mais disposto a fornecer o empréstimo comercial. Os empréstimos da SBA podem ser usados ​​para a maioria das necessidades de negócios e variam em valor. Alguns programas têm limitações e requisitos para se qualificar.

Interessado em obter um empréstimo SBA? Saiba mais sobre os requisitos de qualificação no site da US Small Business Administration.

Opções alternativas de financiamento

Muitos credores exigirão que você ofereça garantias ou uma garantia pessoal para ser aprovado para financiamento. Garantia refere-se a um ativo que pode garantir que você pague o empréstimo, como sua casa ou outra propriedade de alto valor.

Se você não pagar seu empréstimo, o banco reaverá a propriedade como pagamento. Este é um processo comum para empréstimos, mas não é a única maneira.

As opções alternativas de financiamento incluem:

• Amigos e família
• Investidores de capital
• Financiamento colaborativo
• Investindo no seu negócio

Amigos e família

Os proprietários de empresas geralmente recorrem a amigos e familiares para obter financiamento ao iniciar um novo empreendimento. Você pode arrecadar dinheiro com eles antes de criar um plano de negócios ou ter uma prova de valor. O dinheiro pode ajudar a financiar pedidos iniciais para estoque ou desenvolvimento inicial de produtos.

A rota de amigos e familiares é muito menos formal do que conseguir um empréstimo bancário ou um investimento de capital. Alguns podem estar dispostos a colocar dinheiro em sua empresa sem juros. Ele também permitirá que você mantenha o controle total de seus negócios.

Dois tipos principais de investimentos de amigos e familiares são financiamento de capital e empréstimos comerciais. No financiamento de capital, você dá aos investidores uma participação acionária no negócio. À medida que o seu negócio cresce em valor, o mesmo acontece com o seu investimento. Com empréstimos comerciais, você promete pagar os investidores com juros durante um determinado período de tempo ou quando atingir um ponto de lucratividade específico.

Investidores de capital

Os investidores de capital vêm na forma de um investidor anjo ou fundo de capital de risco. Esses investidores credenciados fornecem financiamento para pequenas startups ou empresas em estágio inicial. Em troca do investimento de capital, esses investidores recebem participação acionária ou dívida conversível, que é um empréstimo que pode ser convertido em capital no futuro.

Os valores dos empréstimos podem variar de US$ 5.000 a mais de US$ 1 milhão, dependendo da quantidade de propriedade e do tamanho da startup. Esse tipo de financiamento é normalmente reservado para startups de alto crescimento e alto potencial. Os bancos geralmente não investem neles porque não entendem a tecnologia ou o modelo de negócios.

Financiamento colaborativo

Crowdfunding refere-se a levantar pequenas quantias de dinheiro de um grande número de pessoas, muitas vezes em troca de recompensas. É semelhante aos amigos e familiares e ao investimento de capital, no entanto, o crowdfunding levanta capital do público.

Plataformas como Kickstarter, Indiegogo e GoFundMe cresceram em popularidade nos últimos anos. Esses sites ajudam as pessoas a arrecadar dinheiro para um novo negócio, produto, organização sem fins lucrativos ou causa beneficente. Há pouca barreira à entrada para lançar uma campanha de crowdfunding. Um benefício colateral do crowdfunding é que ele ajuda a atrair um novo público para o seu negócio de comércio eletrônico que você pode não ter alcançado de outra forma.

Investir no seu próprio negócio

Outra opção para financiar seu negócio é investir nele com seus próprios recursos. Muitos empreendedores reinvestem os lucros iniciais em marketing e campanhas publicitárias, renunciando a qualquer salário próprio. Há um pouco de matemática por trás dessa estratégia. Então, se você estiver interessado nisso, leia Investir em seu negócio: o que você precisa saber antes de começar.

Por meio do Shopify Capital, você obtém o dinheiro necessário para expandir seus negócios com apenas alguns cliques. Não há processo de inscrição demorado e não há formulários em papel para preencher.

Como gerenciar as finanças da sua pequena empresa

Há um ditado familiar: “Dê um peixe a um homem e ele comerá por um dia. Ensine um homem a pescar e você o alimentará por toda a vida.” Mas e se esse homem não souber o que fazer com o peixe depois de pegá-lo?

Quando você entender como funcionam as finanças das pequenas empresas, saberá o que fazer com o peixe — em outras palavras, todo o dinheiro que está ganhando e gastando. Isso significa mais do que simplesmente iniciar um negócio de baixo investimento. Isso significa que saber lidar adequadamente com suas finanças dá ao seu negócio uma chance de sobrevivência e crescimento.

Vejamos as habilidades essenciais de finanças de pequenas empresas para empreendedores de sucesso, incluindo a criação de um orçamento, o rastreamento de gastos e a criação de demonstrações financeiras fáceis de entender.

1. Separando suas finanças pessoais e empresariais
2. Escolhendo um banco
3. Como criar um orçamento
4. Noções básicas sobre contabilidade, escrituração e manutenção de registros
5. Como começar na contabilidade
6. Contabilidade faça-você-mesmo (DIY)
7. Terceirize sua contabilidade
8. Mantendo seus registros de negócios em ordem
9. Criação e leitura de demonstrativos financeiros

Separe suas finanças pessoais e empresariais

A primeira e mais fácil coisa a fazer pelo bem-estar financeiro do seu negócio é separar suas finanças. Manter suas finanças pessoais separadas das finanças de sua empresa oferece muitas vantagens, desde simplificar sua contabilidade até proteger sua propriedade pessoal e outros ativos.

Separar suas finanças tem outras vantagens também. O cálculo de deduções fiscais e a preparação geral de impostos são muito mais simples quando sua empresa possui sua própria conta bancária. Também é mais fácil descobrir se aquele almoço de quarta-feira à tarde foi com um cliente ou amigo quando seus recibos pessoais e comerciais não estão misturados. Mesmo que você possa distinguir facilmente um conjunto de despesas de outro, separar uma pilha de papel na época do imposto desperdiça um tempo valioso, e pagar um contador profissional para fazer isso por você pode ser caro.

À medida que sua pequena empresa começa a crescer, você pode querer considerar a incorporação. Quando uma empresa incorpora, torna-se uma entidade legal. Isso significa que, se sua empresa enfrentar problemas financeiros ou legais, seus bens pessoais, como sua casa ou um fundo de faculdade para seus filhos, estarão, na maioria dos casos, protegidos.

É importante saber quando incorporar. Se você tornar sua empresa uma entidade legal enquanto ela ainda estiver em seus estágios iniciais, não poderá mais reivindicar quaisquer perdas incorridas em seus impostos pessoais. Ao mesmo tempo, quanto mais madura uma empresa se torna e quanto mais ativos ela possui, mais burocracia é necessária para incorporá-la. Em ambos os casos, espere que o custo de incorporação fique entre US$ 1.000 e US$ 2.000.

Escolhendo o banco certo

Nem todos os bancos oferecem os mesmos serviços. Alguns têm aplicativos móveis, por exemplo, outros não. Alguns adaptarão seus serviços à sua pequena empresa, enquanto outros terão uma abordagem mais padronizada.

As contas corporativas são um pouco diferentes das contas pessoais, então aqui estão algumas coisas que você deve considerar ao escolher um banco para o seu negócio:

• Oferece serviços bancários de negócios on-line?
• Quais são suas taxas para transações comerciais?
• Que tipos de taxas de juros tem para empréstimos comerciais?
• Pode oferecer-lhe um cartão de crédito empresarial?
• Você pode adicionar outras pessoas e permissões à sua conta à medida que sua empresa cresce?

Fazer todos os seus serviços bancários em uma instituição simplifica as coisas, mas lembre-se de que isso não é necessário. Se o banco de sua preferência não tiver taxas competitivas em empréstimos, por exemplo, não há problema em procurar um empréstimo de outro banco.

Tipos de contas

Ao abrir uma conta bancária para o seu negócio, considere abrir uma conta corrente e uma conta poupança. O primeiro lhe dará um lugar para gerenciar suas receitas e despesas do dia-a-dia, enquanto o segundo pode ser usado para reservar dinheiro para coisas como impostos ou investimentos futuros em seu negócio.

Taxas de transação

As contas bancárias comerciais, como as contas pessoais, vêm em diferentes níveis que permitem um certo número de transações por uma taxa mensal. Ter uma ideia de como sua empresa receberá pagamentos e quantas compras mensais você fará por meio de sua conta é uma informação útil para saber ao decidir que tipo de conta configurar.

Por exemplo, se você estiver lidando com vários fornecedores diferentes regularmente, certifique-se de ter uma taxa de transação baixa (ou nenhuma) nas compras. Você também pode querer ver se o seu banco pode oferecer uma conta sem limite diário para compras com débito.

Empréstimos e linhas de crédito

Mesmo que você não precise de um empréstimo ou financiamento adicional para o seu negócio agora, você pode precisar no futuro. Use uma calculadora de empréstimo comercial para calcular facilmente empréstimos com taxa fixa e, em seguida, discuta suas opções com seu banco. Faça algumas perguntas antecipadamente sobre os requisitos de empréstimo do banco. Pergunte também sobre as taxas de juros dos empréstimos, os termos de seus empréstimos comerciais e linhas de crédito e o que sua pequena empresa precisaria para se qualificar para um empréstimo.

Cartões de crédito empresarial

Um cartão de crédito é uma ótima maneira de aumentar a classificação de crédito da sua empresa, oferecendo a você uma chance melhor de garantir empréstimos e taxas de juros baixas no futuro. Ter um cartão de crédito comercial também pode lhe dar acesso a recompensas, proteção contra fraudes e garantias estendidas em compras.

Como criar um orçamento

Como diz o ditado, se você falhar em planejar, você planeja falhar. Você nunca será capaz de ver todos os obstáculos no caminho financeiro à frente, mas pode evitar surpresas e manter seu negócio saudável construindo um orçamento sólido e controlando seu dinheiro.

Criar um orçamento de amostra lhe dará uma ideia geral do que esperar nos primeiros meses e anos de operação. Com o tempo, seus orçamentos ficarão mais fáceis de criar e você ficará melhor na previsão de despesas e receitas ao longo do ano. Por enquanto, vamos ver os tipos de coisas a serem incluídas em seu orçamento inicial.

Saiba mais: O que realmente custa iniciar um negócio?

Despesas

Uma ótima maneira de começar seu orçamento é escrever uma lista de todos os itens possíveis que você acha que sua empresa precisará - desde a tecnologia usada para criar seu inventário até os itens do dia-a-dia em seu escritório. Uma rápida pesquisa no Google por exemplos de orçamentos em seu setor pode ajudá-lo a descobrir tudo o que você pode ter perdido.

Despesas únicas

Despesas únicas geralmente são itens caros que você compra uma vez (ou às vezes a cada poucos anos). Isso pode incluir laptops, máquinas e móveis de escritório. Também pode incluir serviços como design de logotipo ou desenvolvimento de sites.

Despesas fixas

As despesas fixas são custos que você pode esperar pagar todos os meses com segurança e que não variam muito de preço. Isso pode incluir aluguel, seguro, serviço de internet, hospedagem de sites, contas de telefone e assinaturas de software.

Despesas variáveis

As despesas variáveis ​​estão em algum lugar entre as despesas fixas e as despesas únicas - elas ocorrem mais de uma vez, mas variam em valor e são pagas em intervalos irregulares. Isso pode incluir materiais para fazer seus produtos, custos de marketing, viagens de negócios, um contador para registrar seus impostos ou taxas de processamento de cartão de crédito.

Estratégia de preços de produtos

Encontrar o preço certo para seus produtos é uma parte importante do seu orçamento. Aqui estão alguns dos fatores a serem considerados ao definir seu preço.

Custo dos produtos

Os custos rígidos dos itens que você está vendendo geralmente são diretos. Por exemplo, se você estiver administrando uma loja de camisetas impressas à mão, seus custos de material podem ser de US$ 8 por camiseta e US$ 3 por tinta. Mas definir um preço é mais do que somar custos rígidos.

Trabalho

Você paga as pessoas para fazer seu produto ou entregar seu serviço? Esse custo precisa entrar no seu custo dos produtos vendidos. Mesmo que você ainda não tenha contratado nenhum funcionário, certifique-se de incluir o valor de sua própria mão de obra para ajudá-lo a avaliar a eficiência do seu negócio. (Se seu próprio “salário” por hora acabar sendo insustentavelmente baixo, sua empresa precisará de ajustes finos.) Isso também pode lhe dar uma boa noção de quando é hora de começar a terceirizar tarefas para outra pessoa.

Embalagem

Se o seu negócio envolve o envio de produtos para os clientes, a embalagem e o unboxing desempenharão um papel significativo na forma como o cliente experimenta sua marca. Seu pacote é uma extensão do seu produto, portanto, você precisará incluir seu custo no custo das mercadorias vendidas.

Envio

O frete é outra peça-chave para levar seu produto aos clientes, e não estimar seu custo corretamente pode prejudicar seu orçamento. Coisas como tamanho, peso, localização e velocidade afetam seus custos de envio. Visite o correio local para obter ajuda para estimar o envio.

Novamente, não se esqueça de levar em consideração seu próprio tempo em seus custos de envio. Tecnicamente, você pode oferecer o envio em cinco dias, mas empacotar o produto e levá-lo aos correios diariamente não é um uso eficiente do tempo e tornará o envio mais caro, afastando você de outras tarefas.

Os compradores on-line esperam ver uma taxa de envio adicionada ao final do processo de compra, mas mantenha esse custo razoável. Os clientes que enfrentam um custo de envio exorbitante podem muito bem abandonar o carrinho e não voltar.

Taxas de processamento

Se você aceitar cartões de crédito, provavelmente pagará uma taxa fixa de processamento por transação, além de uma taxa adicional de cerca de 3% do preço do pedido. Essas cobranças variam de acordo com o serviço de processamento que você usa, portanto, procure um que faça sentido com base no volume do seu pedido. Se sua loja aceitar pedidos internacionais, lembre-se de que o pagamento vindo de fora do seu país de origem pode gerar taxas mais altas.

Aceite cartões de crédito diretamente com Shopify

O Shopify Payments é a maneira mais simples de aceitar pagamentos online. Ele elimina o incômodo de configurar um provedor de pagamento terceirizado ou uma conta de comerciante e ter que inserir as credenciais na Shopify.

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Dano

Às vezes, os itens são danificados, seja a caminho de você ou a caminho de você para um cliente. Esperamos que a despesa de substituição desses produtos seja um custo mínimo para você, mas é importante levar em consideração uma quantidade esperada de estoque danificado em seu preço. Uma pesquisa no Google lhe dará uma ideia aproximada do que é comum para o seu tipo de negócio. Multiplique a porcentagem média de perda em seu setor pelo custo de seu produto para obter uma estimativa de perda e, em seguida, faça a média dessa estimativa em seus preços.

Devoluções

Você pode ou não optar por aceitar devoluções. Se você vende artesanato, por exemplo, as devoluções podem não ser para você. Se você optar por aceitar devoluções, poderá fazer uma das três coisas:

• Cobrar uma “taxa de reabastecimento” separada para recuperar parte da perda
• Aumente seus preços um pouco para compensar as perdas com devoluções
• Deixe seus preços iguais e confie que uma política de devolução generosa significará aumento de vendas

Lembre-se de que você também incorrerá no custo de estornos de cartão de crédito para transações fraudulentas ou contestadas.

Marca e mercado-alvo

A forma como você apresenta sua marca contribuirá diretamente para sua estratégia de preços. Você é uma empresa de luxo que vende produtos premium? Você é uma loja de descontos indo atrás da extremidade inferior do mercado? A maneira como você posiciona sua empresa é um fator menos tangível para definir seu preço, mas é definitivamente um fator.

Às vezes, aumentar os preços pode, de forma contraintuitiva, aumentar as vendas ao transmitir qualidade. Outras vezes, o preço mais baixo sempre vencerá. Conheça o seu mercado e preço em conformidade.

Concorrência

Provavelmente haverá outras empresas oferecendo produtos ou serviços semelhantes aos seus. Pesquise alguns deles para ter uma ideia de como estão precificando seus itens. Você pode oferecer um preço mais baixo do que o da concorrência para atrair mais clientes ou usar sua marca para elevar o valor do seu produto em relação ao deles.

Projeção de receita

No início, projetar vendas é parte pesquisa, parte palpite. Quanto mais tempo você estiver no negócio, melhor será para prever esses números e saber quando seus picos e vales serão ao longo do ano. Assim como as despesas, suas vendas variam de acordo com o setor.

Se o seu negócio começou como um negócio paralelo, você já pode ter alguns dados de vendas preliminares. Mesmo alguns números podem ajudá-lo a descobrir quais de seus produtos são os mais vendidos e em que épocas do ano suas vendas serão altas ou baixas.

Se você não tiver dados para começar, ainda poderá coletar informações úteis conversando com outros proprietários de empresas em seu setor (se você não conhece nenhum, seu contador pode) e fazendo algumas pesquisas on-line. Provavelmente, com um pouco de pesquisa, você poderá encontrar alguns números aproximados sobre o nível de crescimento esperado em seu primeiro ano e quais meses farão o trabalho pesado em termos de vendas.

Noções básicas sobre contabilidade, escrituração e manutenção de registros

Nesta seção, veremos três áreas essenciais para manter a saúde financeira de sua empresa nos trilhos.

A escrituração contábil é o acompanhamento diário das transações do seu negócio, como vendas realizadas e despesas pagas. A contabilidade de pequenas empresas interpreta essas transações por longos períodos de tempo. Ele permite que você veja se seu negócio é lucrativo, quais partes do seu negócio estão indo bem (ou não tão bem), o valor do seu negócio e seu fluxo de caixa. E a manutenção de registros é a organização de todos os documentos que possibilitam a escrituração e a contabilidade.

Vejamos com mais detalhes as diferenças entre cada uma dessas tarefas financeiras, por que você precisa delas e como gerenciá-las da maneira certa para o seu negócio.

Contabilidade

Existem dois métodos contábeis que as pequenas empresas podem usar: caixa e acumulação. Você precisará escolher um sistema antes do final de seu primeiro ano fiscal e, em seguida, cumpri-lo todos os anos seguintes.

Dinheiro versus acúmulo

A contabilidade de caixa registra transações apenas quando o dinheiro muda de mãos. Portanto, se você faturar um cliente, não reconhecerá essa receita até que o pagamento seja compensado. Na contabilidade de exercício, as vendas, compras e despesas são reconhecidas assim que são faturadas.

Qual método você deve escolher? A contabilidade de caixa é mais simples de acompanhar porque as transações são registradas quando o pagamento é recebido ou feito. Não há necessidade de rastrear contas a receber ou a pagar, e você sempre tem uma ideia clara de quanto dinheiro tem. Em outras palavras, seus livros sempre corresponderão às suas contas bancárias.

Como a contabilidade de competência registra contas a pagar e a receber, pode ser mais difícil acompanhar o fluxo de caixa, mas também ajuda a prever melhor as finanças da sua empresa para os próximos meses e anos.

Geralmente, você pode escolher o sistema que funciona melhor para você, mas há exceções. Nos Estados Unidos, uma empresa é obrigada a usar o método de acumulação se tiver estoque ou gerar uma receita de mais de US$ 25 milhões por ano. No Canadá, qualquer renda de trabalho autônomo (a menos que seja de agricultura, pesca ou comissão de trabalho autônomo) deve ser registrada usando o método de acumulação.

Quando você deve falar com um CPA

Se o seu negócio ainda é mais uma agitação lateral, ou se suas finanças são simples, você provavelmente pode pular a ajuda de um CPA por enquanto. Existem muitos recursos financeiros para pequenas empresas on-line que você pode consultar.

Mas se sua pequena empresa começar a ofuscar seu trabalho diário, é altamente recomendável conversar com um CPA para garantir que você esteja no caminho certo. Os CPAs não apenas arquivam seus impostos - eles também podem ajudá-lo com planejamento financeiro, planejamento tributário, negociações de arrendamento, relatórios financeiros, conformidade fiscal e gerenciamento de tesouraria.

Um CPA pode analisar seu plano de negócios e orçamento, ajudar a esclarecer qualquer coisa que você possa ter perdido e configurar um processo de contabilidade adaptado ao seu setor. Se precisar de ajuda para escrever seu plano, use nosso modelo de plano de negócios gratuito para orientá-lo.

Escolher um CPA é semelhante a escolher um banco. Eles têm que ser o ajuste certo para você e para o seu negócio. Uma ótima maneira de obter recomendações para CPAs é perguntar a outros proprietários de empresas que você conhece e confia em seu setor. Certifique-se de conversar com o CPA individualmente para saber se ele é ou não o CPA certo para você.

Seu CPA pode ajudá-lo a evitar surpresas no futuro, ajudando você a descobrir quanto imposto você precisa coletar e separar, quais despesas rastrear e deduzir e qual estrutura legal sua empresa deve usar.

Gratuito: Modelo de Plano de Negócios

O planejamento de negócios é frequentemente usado para garantir financiamento, mas muitos empresários acham valioso escrever um plano, mesmo que nunca trabalhem com um investidor. É por isso que criamos um modelo de plano de negócios gratuito para ajudá-lo a começar.

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Escrituração

A contabilidade é o acompanhamento das receitas e despesas de uma empresa. Ele permite que você acompanhe a saúde financeira da sua empresa e facilita o trabalho do seu CPA na hora do imposto. Basicamente, a contabilidade envolve inserir suas vendas e despesas em uma planilha e arquivar seus recibos como backup.

Se você deseja garantir financiamento para o seu negócio em algum momento no futuro, manter seus livros atualizados pode ajudar a reforçar um pedido de empréstimo ou uma proposta de investimento. Finanças bem administradas e registros claros permitem que credores e investidores em potencial façam projeções realistas da saúde financeira de sua empresa e lhes dê confiança para investir em você.

Livros bem gerenciados também ajudam seu CPA a aproveitar todas as deduções fiscais qualificadas e detectar erros bancários em tempo hábil. Mas o maior benefício de manter o controle de sua contabilidade é sempre ter uma visão clara de onde sua empresa está financeiramente no momento.

Livros bem guardados podem lhe dar uma noção de onde estarão os pontos altos e baixos do seu negócio ao longo do ano. Eles podem mostrar se seus custos de embalagem são muito altos ou se você está gastando demais em marketing.

Monitorar seus livros permite que você veja em tempo real o que está funcionando bem e o que precisa ser ajustado.

Como começar na contabilidade

Agora que você sabe por que precisa ficar em dia com sua contabilidade, vamos ver como fazer isso.

Etapa 1: escolha um método de contabilidade

Existem dois tipos de sistemas de escrituração: partida simples e partida dupla. Decidir qual sistema usar depende de quão complicadas são suas finanças.

Entrada única

Se sua empresa for pequena e você não estiver fazendo muitas transações, a entrada única é a maneira mais simples de manter seus livros. Nesse método, as entradas são registradas uma única vez, marcadas como entrada (receita) ou saída (despesas), enquanto itens como estoque e capital de giro são rastreados de maneira mais casual. A entrada única não oferece todas as verificações e saldos da entrada dobrada, mas se você estiver fazendo sua própria contabilidade, este é provavelmente o sistema a escolher.

Entrada dupla

Com o sistema de dupla entrada, cada transação é registrada em seus livros duas vezes. É mais complicado do que uma entrada única, mas fornece mais informações sobre o seu negócio. Ao contrário de uma única entrada, a contabilidade de partidas dobradas rastreia seus ativos e passivos, além de receitas e despesas, e possui as verificações e saldos necessários para reduzir erros. A contabilidade de partidas dobradas também fornece as informações necessárias para criar demonstrações financeiras detalhadas mostrando quais áreas da receita de sua empresa estão entrando e saindo.

A entrada dupla é um sistema mais robusto. Se você espera obter um empréstimo comercial ou atrair investidores, ou se está contratando funcionários e possui um grande estoque, é altamente recomendável usar entrada dupla.

A entrada dupla é um pouco complicada, então vamos ver um exemplo. Digamos que você administre uma loja de camisetas online. Você pede camisetas em branco de um fornecedor, as imprime manualmente e as envia para seus clientes.

Quando você recebe uma remessa de seu fornecedor, você insere esse débito de despesa em sua conta de caixa e como crédito em sua conta de produto. Quando as colunas de crédito e débito do seu razão são somadas, elas devem ser iguais a zero. É isso que significa quando alguém se refere a livros sendo “equilibrados”.

Passo 2: Mantenha bons registros

Na hora do imposto, o ônus é de você mostrar a validade de todas as suas despesas, portanto, manter documentos de suporte, como recibos e faturas, é crucial.

O IRS aceita registros digitais, portanto, se você usar um sistema baseado em nuvem como Dropbox, Evernote ou Google Drive para fazer upload de seus documentos, nunca terá que lidar com recibos borrados. Você também pode usar um aplicativo de rastreamento de recibos, como o Shoeboxed.

Falaremos mais sobre manutenção de registros posteriormente neste guia.

Etapa 3: insira todas as suas transações em algum lugar

A contabilidade envolve manter o controle de suas finanças em uma planilha. Se você usa o Excel, o software de contabilidade online para pequenas empresas ou o bom e velho papel e caneta, você precisará escolher um sistema que facilite a inserção de todas as vendas e compras. No mínimo, você precisa rastrear valores, datas, fornecedores e clientes.

Passo 4: Categorize suas transações

Categorizar suas transações é a última peça do quebra-cabeça da contabilidade.

A primeira e mais simples parte da categorização de transações é aquela com a qual você provavelmente está familiarizado: créditos e débitos. Você também precisará categorizar seus recibos por "conta". As contas ajudam a adicionar mais contexto à sua contabilidade.

As contas geralmente são divididas em cinco tipos:

• Bens. Um ativo é algo que sua empresa possui, como dinheiro, um prédio, um computador, estoque ou até mesmo propriedade intelectual. Basicamente, ativos são qualquer coisa que sua empresa possa vender se necessário.
• Passivos. A forma mais comum de responsabilidade empresarial é a dívida. Portanto, se você tiver um empréstimo comercial, isso entraria na categoria de passivo. Contas em dívida também contariam como passivos.
• Capital próprio. O patrimônio líquido é qualquer investimento em dinheiro ou saque feito pelo proprietário de uma empresa.
• Receita. Receita é qualquer receita recebida da venda de bens ou serviços.
• Despesas. As despesas são qualquer dinheiro pago para o funcionamento diário da sua empresa. This could include internet service, printing supplies, and office space rental. Expenses are different from assets because they generally hold no potential for resale or are consumable (like office stationery).

There's lots of flexibility in the way financial transactions can be categorized in your books. The most important thing is to decide on a system and stick to it consistently. If you haven't done this before, consulting a professional bookkeeper can make the task of categorizing your transactions run smoothly and also help ensure your categories are in line with those of other businesses working in the same space as you.

Depending on how big your business is and how complicated your financial needs are, you have a couple of options for how you handle your bookkeeping.

Do-it-yourself (DIY) bookkeeping

If your business is more of a side hustle, if your finances are tight, or if your bookkeeping needs are simple, it's worth considering the DIY approach.

That said, even if you plan to keep your own books, it's a good idea to consult a CPA before you start. It's possible to make errors with even the simplest bookkeeping, and those errors could cost you at tax time. Money spent getting a CPA to help you set up your books is money you'll save paying a CPA to sort through and correct errors later.

When taking the DIY approach, you can use a basic spreadsheet to track your finances, or you can use online accounting software like Quickbooks, Xero, or Wave.

Using a spreadsheet is free, but you'll have to work a bit to create financial reports. Online accounting software has a monthly cost, but it can create reports for you.

Outsourcing your bookkeeping

If your business is a little more complicated, or has moved out of the side-hustle stage, it might be time to outsource your bookkeeping. We recommend hiring someone else to do your bookkeeping if:

• You don't have the time to keep on top of it
• Your finances have gotten too complicated for you to confidently maintain your books
• Your efforts would be better spent working on a different part of your business
• You've missed deductions at tax time or have accidentally kept your books incorrectly in the past

When you outsource your bookkeeping, you can hire a freelance bookkeeper, a bookkeeping firm, or an online bookkeeping service.

Hiring a local bookkeeper is a good option if most of your records are on paper or if you feel more comfortable meeting with your bookkeeper face to face. Hiring an online service, like Bench, could be the right choice for your business if you prefer to work online and your business isn't cash-heavy.

At Bench, our bookkeepers do your books for you. We create the necessary monthly financial statements you need—all of which are accessible online—and provide you with everything you'll need to hand to your CPA at tax time.

Keeping your business records in order

Without records—the documents that show what your company has been spending and earning over the course of a year—there'd be nothing for bookkeepers or accountants to do.

Records are legally required as proof that the information included in your tax return is accurate. To maintain comprehensive records, you'll need to keep:

• Receipts
• Bank and credit card statements
• Bills
• Canceled checks
• Faturas
• Proof of payments
• Financial statements from an online service or your bookkeeper
• Previous tax returns

Depending on where you live and the type of business you run, there might be other records you're legally required to keep or additional tax forms you need to file. Talk to a CPA at the beginning of your tax year to get a clear idea of how best to maintain your records.

Ok, here we go:

Stay on top of things. Waiting to organize your information every six months, or worse, yearly at tax time, is a drag. You'll put it off until the last minute because it feels overwhelming. But setting recurring time in your calendar to handle administrative tasks ensures you'll have everything where it needs to be without causing yourself unnecessary stress. Set aside a couple of hours every Friday afternoon to do admin work.

A good general rule is: if in doubt, keep it. It's a lot easier to throw out a receipt later once you're sure you don't need it than it is to frantically dig through your recycling.

How to store your records

The good old shoebox is a classic trope for receipt and record storage, but it's not the most effective system. An accordion folder is a step up, but accidents still can happen. Paper receipts can be damaged by water, fire, or a loyal (if excitable) canine friend. Paper can also fade over time, especially cash register receipts, and the last thing you want is to open your shoebox at tax time and find a lot of blank scraps.

There are myriad services available to track and store your documents digitally. Taking photos of receipts and uploading them, along with electronic bills and invoices, into a Dropbox or Google Docs folder is the online version of keeping an accordion folder. There also are lots of online services designed specifically to help make your recordkeeping as painless as possible:

• Shoeboxed lets you scan receipts and digitally organizes their information. It also has a feature that auto-generates expense reports.
• FileThis automatically gathers information from electronic documents (like bills), saving you the trouble of uploading them.
• Expensify lets you scan and email receipts and electronic documents to create simple expense reports.

Creating and reading financial statements

Financial statements are reports created from your books. They're a great way to check in on how your business is doing, make predictions about upcoming revenue and expenses, and decide when to invest in growing your business.

Financial statements might seem intimidating at first, but once you get a handle on them you'll love the peace of mind that comes with having a strong grasp of your business' finances.

Planilhas de balanço

A balance sheet is a snapshot overview of your finances at any given point in time. It looks something like the online banking dashboard page, but instead of showing your checking and savings accounts, the snapshot shows your company's assets, liabilities, and equity.

Essentially, a balance sheet shows the formula Assets = Liabilities + Equity.

In the example of our t-shirt company, a simple balance sheet might look like this:

Income statement

An income statement takes a closer look at—you guessed it—your business' income, breaking it down into expenses and revenue, then further breaking those amounts down into individual line items.

Income statements look at things like:

• Revenue: how much money you brought in selling goods (like a t-shirt).
• Cost of goods sold: the amount of money you spent on those goods before selling them.
• Operating expenses: other costs associated with running your business, like electricity, internet, marketing, and business cards.

You can use the above values to calculate your gross profit (Revenue - Cost of Goods Sold) and your net profit (Gross Profit - Operating Expenses).

Gross profit shows you how much income you're bringing in on specific items. If your gross profit is low, you might want to consider increasing the price of each item sold.

Net profit margin tells you how much income your business is bringing in after expenses and gives you a picture of the overall profitability of your business. It's a way of factoring all of the other expenses your business incurs into the cost of your product. If your net profit is low, you might need either to decrease your operating expenses or increase the cost of your product.

A simple income statement might look something like this:

If you're doing your own bookkeeping, you can find a simple income statement template here.

Cash-flow statement

Cash-flow statements show you how much cash your business has earned or used during a specific time period. If you're using the cash accounting method, you can already see how much cash you have available.

While it's important to monitor your business's revenue, it's equally (if not more) important to monitor cash flow.

A receita é o lucro geral que você obtém no seu negócio a longo prazo. O fluxo de caixa é a quantidade de dinheiro líquido a que você tem acesso a qualquer momento. O fluxo de caixa é útil se você tiver que pagar antecipadamente pelos materiais. Mesmo se você for gerar muita receita com as vendas, ainda precisará de dinheiro disponível para pagar seus fornecedores.

Finanças empresariais separam mito de matemática

Mesmo que sua empresa tenha o melhor produto em seu setor e um marketing premiado, ainda pode falhar por falta de consciência financeira. Manter seus registros, livros e contabilidade em ordem lhe dará uma visão clara da saúde e das necessidades financeiras de sua empresa. Isso, por sua vez, permitirá que você tome as melhores decisões para o futuro da sua empresa.

Se você está indo sozinho ou contratando um profissional financeiro, sempre ajuda buscar conselhos de outros empreendedores de sucesso em seu campo ou consultar um bom CPA.

Saber como rastrear e gerenciar suas finanças lhe dará uma tranquilidade que mais do que compensa quaisquer desafios que você possa enfrentar ao desenvolver a habilidade. E quanto mais você aprender a administrar o dinheiro, mais fácil e intuitivo ele se tornará.

Ilustrações de Francesco Ciccolella