22 deduções fiscais para pequenas empresas para reduzir sua conta de impostos este ano

Continue lendo para saber mais sobre as baixas de deduções fiscais que você pode estar perdendo para sua pequena empresa e algumas ideias sobre como usá-las como meio de reinvestir em seu negócio de comércio eletrônico.

Pouco tempo depois de lançar o The Loop Loft, o vendedor do Shopify, Ryan Gruss, viu sua margem de lucro aumentar. Mas havia um problema.

“Teríamos um ano bastante lucrativo, mas depois seríamos prejudicados com o imposto de renda”, diz ele. “Olhando para trás, deveríamos ter reinvestido esse dinheiro na empresa.”

Mesmo que esses acertos fiscais tenham prejudicado, eles inspiraram Gruss a colocar parte dos lucros em despesas reais que ele poderia amortizar - neste caso, marketing - e ajudar a transformar a The Loop Loft na empresa em constante crescimento que é hoje.

Todo empreendedor de comércio eletrônico pode se beneficiar da experiência de Gruss.

Quais deduções fiscais os proprietários de pequenas empresas podem anular?

Se você administra uma loja on-line, colocar parte de seus lucros em despesas comerciais dedutíveis de impostos pode ajudar sua empresa a crescer e lhe dar uma pausa na temporada de impostos.

Até mesmo as despesas do dia-a-dia — viagens de carro ao correio ou a conta de luz do escritório em casa — podem economizar seu dinheiro, desde que sejam informadas nos registros contábeis de sua pequena empresa. Vejamos algumas baixas importantes que você pode deduzir de sua receita comercial qualificada neste ano fiscal:

• Envio
• Área de trabalho
• Banca, previdência e seguros
• Serviços profissionais
• Trabalhadores
• Marketing
• Taxas do site
• Educação
• Viajar por

Envio

A menos que você esteja administrando um negócio de dropshipping, é seu trabalho entregar as mercadorias. Felizmente, o IRS considera o custo de fazê-lo “comum e necessário”.

Postagem, assinaturas de medidores de frete, taxas de entrega - todos são dedutíveis na hora do imposto. Ainda assim, é melhor você pagar menos pelo frete em primeiro lugar.

1. Embalagem

O custo de todas as embalagens de comércio eletrônico e de entregar seu produto no prazo e em uma peça pode ser deduzido em sua declaração de imposto. Isso inclui envelopes, caixas, papel, material de embalagem, fita, etiquetas, marcadores e tinta de impressora.

O envio… não é apenas o Custo das Mercadorias Vendidas. Você precisa de material de embalagem e também há custos de postagem. Quando olho a fatura do meu cartão de crédito no final do mês, é uma despesa enorme.

Trisha Okubo, Maison Miru

Calcule suas taxas de envio

Área de trabalho

2. Escritório em casa

Se você administra sua loja em casa, você se qualifica para uma dedução de comércio eletrônico. O tamanho desta dedução dependerá de quanto de sua casa é dedicada a fazer negócios.

Estes são os requisitos que você precisa atender:

• Sua área de trabalho é usada apenas para atividades comerciais . (Se você ocasionalmente faz papelada na mesa da cozinha, sua cozinha não se qualifica como um escritório em casa.)
• Sua área de trabalho deve ser o principal local de negócios da sua empresa de comércio eletrônico. Você deve estar pronto para provar isso com uma programação impressa consistente.
• A maior parte do tempo que você gasta em sua área de trabalho em casa deve ser dedicada a fazer negócios.

Além disso, você não deve ter um espaço de trabalho alternativo. Isso significa que não há escritório externo ou espaço de coworking a partir do qual você administra seus negócios.

Você tem duas opções para calcular a dedução do home office: o método simplificado e o método regular . Sem surpresa, um é mais fácil que o outro.

Usando o método simplificado , você deduz $ 5 por metro quadrado de sua casa usada como propriedade comercial, até um máximo de 300 metros quadrados.

Para usar o método normal , você calcula a porcentagem da metragem quadrada de sua casa que usa para negócios e, em seguida, aplica essa porcentagem às despesas de sua casa: aluguel ou juros de hipoteca, impostos sobre a propriedade, eletricidade, aquecimento, água e qualquer outra coisa que faça isso possível ocupar a sua casa.

Por exemplo, se você usar 10% da metragem quadrada de sua casa para negócios, poderá deduzir 10% dos juros da hipoteca em sua declaração de imposto.

Para usar o método normal, informe as despesas no Formulário 8829. Para usar o método simplificado, preencha a planilha apropriada no Anexo C do Formulário 1040.

Um desses métodos pode lhe dar uma dedução melhor do que o outro. Isso realmente depende da natureza do seu negócio e do seu escritório em casa.

Atenção

O IRS tem a reputação de examinar cuidadosamente as despesas do escritório em casa. Verifique se você tem as informações necessárias para fazer backup de sua reivindicação. Tire fotos de sua área de trabalho e mantenha uma cópia de sua programação para trabalhar lá. A cada ano financeiro, mantenha-os arquivados com seus registros e recibos fiscais.

3. Utilitários

Se sua casa se qualificar como local de trabalho, as utilidades domésticas – aquecimento, água e eletricidade – podem ser deduzidas em sua declaração de imposto.

Você obtém esse número como parte do método regular de cálculo das despesas de home office. Portanto, se 10% da metragem quadrada de sua casa for usada para fazer negócios, você poderá deduzir 10% de seus pagamentos de aquecimento, água e eletricidade.

4. Melhorias e reparos

Um reparo necessário em seu escritório em casa – por exemplo, consertar uma janela quebrada – pode ser relatado como uma despesa em sua declaração de imposto.

Uma melhoria em seu home office também pode ser relatada, mas deve ser depreciada por um período de até 27,5 anos. O trabalho feito em seu escritório em casa é classificado como uma melhoria se envolver “melhoria, adaptação ou restauração” – por exemplo, a instalação de uma janela maior.

Antes de pagar por uma melhoria ou reparo, converse com seu CPA para certificar-se de que está classificando-o corretamente.

5. Espaço de coworking

Se você aluga um espaço de coworking onde contribui para o custo de serviços públicos e material de escritório, há uma boa chance de que esses custos sejam uma dedução fiscal. Verifique com seu CPA.

Bancos, planos de aposentadoria e seguros

6. Juros comerciais e taxas bancárias

Se você tiver um cartão de crédito comercial ou um empréstimo para pequenas empresas, qualquer coisa que você pague em juros durante o ano fiscal é dedutível. O mesmo se aplica às taxas cobradas pelo seu banco para manter ou usar sua conta corrente comercial.

7. Seguro empresarial

Se você estiver operando um negócio de comércio eletrônico - seja você uma corporação S, autônomo ou uma LLC - o seguro comercial é dedutível de impostos.

Alguns tipos de seguro empresarial que você pode obter uma redução de impostos são:

• Seguro contra violação de dados
• Seguro de propriedade comercial
• Seguro de responsabilidade profissional
• Seguro de responsabilidade civil geral
• Seguro de acidentes de trabalho

Se você tiver alguma dessas apólices de seguro para ajudar a proteger seus negócios, poderá anular os prêmios. Se as apólices de seguro forem comuns e necessárias, você poderá amortizar o valor total.

8. Seguro de saúde

Se você é autônomo, pode ser elegível para uma dedução do prêmio do seguro de saúde.

Em 2010, o Small Business Jobs Act criou uma nova dedução. Isto aplica-se aos prémios de seguro de saúde pagos por trabalhadores independentes. Se você trabalha por conta própria, pode deduzir 100% dos custos do seguro de saúde como um ajuste à sua renda tributável para essas pessoas:

• Você mesmo
• Seu cônjuge
• Seus dependentes
• Seus filhos menores de 27 anos no final do ano fiscal

Você pode solicitar a dedução do seguro de saúde como uma dedução acima da linha no Formulário 1040, Linha 29. Fale com seu profissional de impostos para obter mais informações.

Observe que você não pode reivindicar um crédito de imposto por qualquer mês em que tenha um plano de seguro de saúde por meio de você ou do empregador de seu cônjuge.

9. Planos de aposentadoria

Se você trabalha por conta própria, pode deduzir contribuições para seus planos de aposentadoria como um ajuste à renda tributável. Os planos incluem:

• Pensão Simplificada do Empregado (SEP) IRA. Um plano de poupança para aposentadoria estabelecido pelos empregadores – incluindo trabalhadores autônomos – para fornecer benefícios de aposentadoria.
• Plano de Incentivo de Poupança para Empregados (SIMPLE.) Um plano de poupança de aposentadoria para pequenas empresas com menos de 100 empregados. Os IRAs SIMPLES funcionam como os IRAs tradicionais e são mais fáceis de configurar do que um 401(k), mas os limites de contribuição do plano de aposentadoria do funcionário são menores, em comparação com o 401(k)s.
• Plano qualificado: contribuição definida ou benefício definido. Um plano de benefício definido, também conhecido como pensão, é uma conta de aposentadoria em que o empregador contribui com todo o dinheiro e promete um pagamento definido quando você se aposentar. Um plano de contribuição definida, semelhante a um 401(k), exige que você coloque seu próprio dinheiro.

Serviços profissionais

10. Honorários de contador, contador e consultor fiscal

Fato interessante: você pode deduzir o custo de uma reunião com um consultor fiscal que o aconselha sobre quais despesas você pode deduzir.

É conhecido como uma dedução de “serviços profissionais”, e essa despesa dedutível realmente se aplica a uma variedade de profissionais que ajudam com todas as finanças de pequenas empresas. Quando você contrata um advogado de negócios, CPA, contador, serviço de contabilidade on-line ou consultor fiscal, seus honorários se qualificam como despesas comerciais dedutíveis.

Eu tive um contador por toda a minha vida adulta, mas recentemente mudei para um local especializado em pequenas empresas. Ele me economizou mais dinheiro este ano do que meu outro contador já fez.

Caroline Weaver, CW Lápis

11. Honorários advocatícios

Se você contratar ou contratar um advogado para preparar contratos, registrar marcas registradas e direitos autorais, negociar arrendamentos, defender sua empresa em tribunal ou realizar outros serviços para sua empresa, você pode amortizar os honorários.

12. Dívidas incobráveis

Às vezes, clientes ou clientes simplesmente não pagam pelo produto ou serviço que você já forneceu. Não importa quantos lembretes de extrato você envie, talvez você nunca receba esse dinheiro. Estes são conhecidos como dívidas incobráveis.

Dívidas incobráveis, ou contas incobráveis, são dinheiro devido a você por um cliente ou cliente que você não pode cobrar. Você pode anular dívidas incobráveis ​​no final do primeiro ano, se a dívida for incobrável.

As dívidas incobráveis ​​podem incluir:

• Empréstimos a fornecedores e clientes
• Garantias de empréstimos comerciais
• Vendas a crédito a clientes

Para mais informações sobre a redução de dívidas incobráveis ​​e legislação fiscal, consulte esta publicação do IRS.

Trabalhadores

13. Contratados independentes

Se você contratar contratados independentes ou freelancers para qualquer finalidade relacionada ao seu negócio – por exemplo, tirar fotos de produtos para sua loja online – o custo de seus serviços é uma dedução fiscal.

Certifique-se sempre de coletar formulários 1099 de contratados independentes antes de começarem a trabalhar para você e arquivá-los corretamente (você precisará enviar uma cópia ao contratado e outra ao IRS antes do prazo).

Atenção

O IRS está frequentemente à procura de empregadores que tentam evitar o pagamento de impostos trabalhistas classificando os funcionários como contratados.

Como as empresas de comércio eletrônico estão se representando online, os recursos visuais tendem a ser muito importantes. Você quer investir nas pessoas certas para ajudá-lo a criá-las e realizá-las.

Trisha Okubo, Maison Miru

14. Funcionários

Se considerado “razoável” e “necessário”, sua empresa de comércio eletrônico pode ter um corte de impostos ao fornecer benefícios, remuneração e vantagens aos funcionários, incluindo:

• Pagamento do funcionário
• Pagamento de férias e licença médica
• Contribuições do empregador HSA
• Programas de assistência a funcionários
• Coberturas de seguro de vida
• Educação
• Refeições e hospedagem

A forma como você reivindica essas despesas comerciais depende da estrutura do seu negócio.

• As sociedades unipessoais e as LLCs de um único membro usam a seção Despesas do Anexo C.
• Parcerias e LLCs com vários membros usam a seção “Deduções do Formulário 1065.
• As corporações usam a seção Deduções do Formulário 1120 ou Formulário 1120S (para corporações S).

Marketing

15. Publicidade

Ajude sua empresa a crescer e pagar menos impostos enquanto estiver nisso. Quer você anuncie sua empresa no Instagram ou no jornal local, o custo da publicidade é uma dedução fiscal.

Isso inclui o preço de colocação do anúncio e quaisquer taxas que você paga para que ele seja escrito e projetado. Se você contratar um designer, redator ou outro profissional de marketing para produzir anúncios para você, você deduzirá seus salários como faria com qualquer trabalhador 1099.

16. Ferramentas e serviços de marketing

Se você usa ferramentas como Klaviyo ou AdEspresso para gerenciar suas campanhas de e-mail e Facebook, elas contam como despesas de marketing “comuns e necessárias”. O custo de suas assinaturas pode ser deduzido.

Nossa melhor despesa dedutível vai para o marketing pago – para geração de leads e preenchimento do topo do nosso funil.

Ryan Gruss, O Loop Loft

Taxas do site

17. Shopify

Shopify oferece todas as ferramentas necessárias para administrar uma loja online. Como tal, para qualquer empresa de comércio eletrônico, as taxas da Shopify definitivamente se qualificam como uma despesa comercial “comum e necessária”.

18. Domínio e hospedagem na web

Você não pode administrar um negócio de comércio eletrônico sem uma presença online. Hospedagem de domínio e comércio eletrônico são dedutíveis de impostos. Se você comprar modelos de web design ou imagens de banco de imagens para usar em seu site, também poderá deduzir o custo. O mesmo se aplica se você pagar para atualizar o tema da sua loja na Shopify.

19. Serviços

Além de operar uma loja online, os serviços que você usa para interagir com clientes atuais ou potenciais podem ser deduzidos.

Portanto, se você publicar um boletim informativo, poderá deduzir o custo de sua solução de marketing por e-mail. Se você agendar postagens de mídia social, poderá deduzir o custo do Hootsuite. Ou, se você estiver otimizando seu site para mecanismos de pesquisa, poderá deduzir o custo de ferramentas de SEO, como o SEMRush.

Educação

20. Aulas

Se você fizer aulas para atualizar suas habilidades de maneira relevante para o seu negócio, poderá deduzir o custo.

A classe se qualifica para uma dedução se você a fizer para obter uma certificação, como se tornar um Consultor Certificado de E-commerce.

Mas formas de educação ainda menos específicas – por exemplo, uma aula de fotografia que ajuda a tirar fotos melhores dos produtos que você vende – podem ser deduzidas. Desde que a classe melhore diretamente suas operações comerciais diárias, é dedutível de impostos.

Além disso, o custo de transporte para qualquer classe relacionada a negócios se qualifica como despesa de viagem. Leia o guia da Bench sobre Como deduzir educação, aulas e workshops para saber mais sobre como relatar essa despesa.

Eu uso bastante a despesa de educação. Uma coisa que é importante para mim é a ideia japonesa de kaizen , de educação contínua – e de ter uma mentalidade experimental.

Trisha Okubo, Maison Miru

21. Revistas

Assinaturas de revistas comerciais relacionadas ao seu setor também são dedutíveis. No entanto, certifique-se de que eles estejam especificamente conectados ao seu setor. Revistas de negócios de interesse geral não se qualificam.

Viajar por

22. Despesas com viagens de negócios e veículos

Como empresário de comércio eletrônico, você provavelmente é móvel.

Se utilizar o seu veículo para transportar encomendas (para os correios, por exemplo), reunir-se com clientes ou realizar quaisquer outras operações comerciais, tem uma série de despesas comerciais que pode optar por reclamar.

Quando o seu veículo é utilizado exclusivamente para fins comerciais, pode deduzir a totalidade das despesas da sua operação. Mas se você usá-lo para fins comerciais e pessoais, precisará calcular a porcentagem do custo de operação que se aplica aos negócios.

Você tem duas opções para reivindicar uma dedução de milhagem comercial:

• A dedução da taxa de milhagem padrão, a partir de 2017, é de US$ 0,535 por milha. Acompanhe isso ao longo do ano com um aplicativo como o MileIQ e verifique a página do IRS relevante a cada ano fiscal, caso a taxa tenha mudado.
• O custo total do que você pagou em veículos custa ao longo do ano, incluindo combustível, manutenção e reparos.

Outras despesas de viagem que você incorrer ao fazer negócios - taxas de estacionamento, tarifas de táxi ou ingressos para conferências, por exemplo - podem ser reivindicadas.

E as outras despesas da empresa?

Dependendo da natureza do seu negócio, pode haver outras despesas que você pode declarar em sua declaração de imposto de renda.

O IRS considera uma despesa comercial dedutível se for “normal e necessária”. Ou seja, é uma despesa que você incorreria normalmente no curso da condução dos negócios e é necessária para o seu negócio funcionar.

Em caso de dúvida, lembre-se desta diretriz e guarde os recibos anexados a qualquer despesa relacionada ao negócio. Dessa forma, você pode (e deve) verificar novamente com seu CPA para confirmar o que é e o que não é dedutível antes de arquivar seu retorno.

Você pode ser tentado a ser criativo com deduções fiscais. Em vez disso, concentre-se no planejamento tributário estratégico para uma melhor gestão do fluxo de caixa. O mundo das despesas comerciais está cheio de áreas cinzentas e pode ser fácil ultrapassar os limites estabelecidos pelo IRS. Como sempre, fale com o seu CPA ou consultor fiscal antes de reclamar quaisquer despesas no seu regresso.