Como agilizar o processo de aprovação de mídia social da sua agência

O marketing de mídia social requer muito planejamento e consideração cuidadosos.

Quando algo tão pequeno quanto um único Tweet mal redigido pode ser suficiente para causar sérios problemas com a reputação da sua marca, um sólido processo de aprovação de mídia social se torna uma parte crítica de qualquer estratégia de marketing. O problema é que é difícil manter um cronograma de postagem consistente em todos os seus canais sociais quando você está constantemente esperando por uma aprovação da sua equipe de aprovação.

Pode ser um pesadelo para criadores de conteúdo e estrategistas de marketing ao gerenciar o fluxo de trabalho de conteúdo social. Mesmo com todas as grandes ferramentas sociais do mercado, gerenciar o processo de aprovação pode ser um desafio sem o plano certo.

Há boas notícias – não precisa ser assim.

Há muitas partes móveis para pensar ao montar um processo de aprovação de mídia social. Ter o processo e as ferramentas certas em vigor pode ajudar a reduzir a pressão sobre seus negócios em pouco tempo.

Então, por onde você começa?

Etapa 1: defina seu processo de aprovação

Antes de começar a simplificar o processo de aprovação de mídia social, você precisa tomar uma decisão sobre suas prioridades de negócios antes que uma postagem seja publicada. Pergunte a si mesmo:

• Quem será responsável pela criação de conteúdo?
• Quem é responsável por aprovar esse conteúdo?
• Quem vai garantir que o conteúdo saia na hora?
• Quais diretrizes você tem para os criadores e aprovadores seguirem?
• O que acontece se algo escorregar pelas rachaduras?

Se você precisar enviar conteúdo social para seu chefe toda vez que precisar de aprovação, levará um tempo para que as coisas sejam feitas. Isso significa que você precisará planejar com antecedência para evitar que eles se tornem um gargalo quando você quiser compartilhar conteúdo. Quanto mais você souber sobre o que envolve seu processo de aprovação de mídia social, melhor você planejará.

Tenha em mente que 70% das agências têm seu conteúdo aprovado cerca de duas semanas antes da postagem.

Um exemplo do seu fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo pode ser algo assim:

Criador de conteúdo > Gerente de mídias sociais > Executivo de marca > Equipe de agendamento

Passo 2: Defina os prazos

Depois de saber quem estará envolvido em seu processo de aprovação de mídia social, comece a definir prazos para cada tarefa. Lembre-se de que seus prazos não devem incluir apenas guias sobre os horários dos Tweets, mas também:

• Quando cada postagem, imagem ou vídeo precisa ser criado
• Quanto tempo deve demorar a revisão
• Quando o conteúdo deve ser entregue a executivos ou comitês de aprovação

Ter ferramentas de publicação de mídia social como o Sprout Social facilita a publicação de conteúdo aprovado em várias redes de acordo com prazos rigorosos. A janela “Escrever” permite que os usuários agendem e distribuam mensagens com eficiência em uma rede de mídia social, tudo a partir de uma única plataforma. Existe até uma solução de aprovação de mensagens integrada para que as pessoas possam ser marcadas para revisar e aprovar cada postagem antes que ela seja publicada.

Etapa 3: treine os funcionários sobre as expectativas de conteúdo

Se todos em sua equipe de criação, aprovação e publicação de mídia social souberem as expectativas de seu grupo com cada postagem, sua experiência de publicação será mais tranquila.

Ao mostrar a cada equipe como corrigir seu próprio trabalho ao criá-lo e tomar decisões sem orientação, as empresas capacitam as equipes sociais a fazer mais. A questão é: como você treina sua equipe para economizar o máximo de tempo possível na aprovação de conteúdo social valioso?

A opção mais fácil é criar um guia de estilo. Um guia de identidade para sua marca deve incluir detalhes sobre:

• Tom de voz: Como você fala com os clientes?
• Cores e visuais: Que tipo de imagens ou logotipos você usa?
• Compartilhamento de mídia: quando os criadores devem usar texto, vídeo, imagens ou outro conteúdo?
• Hashtags e menções de marca: como você pode marcar cada campanha?

O AirBnb publica regularmente imagens altamente envolventes em todos os canais. Mas o ponto principal é que as cores, temas e hashtags combinam em cada rede. Suas decisões obviamente seguem diretrizes internas para sua marca.

Etapa 4: treinar equipes para identificar problemas antecipadamente

Embora a criação de um guia de estilo seja uma maneira fantástica de manter sua equipe de mídia social no ponto, sempre há o risco de que algo possa passar despercebido. Isso é particularmente verdadeiro quando você está trazendo novos produtores de conteúdo para a equipe. Com isso em mente, certifique-se de que sua equipe de aprovação saiba como identificar as correções antecipadamente para tornar o processo o mais rápido e eficiente possível.

Não há um guia único para a aparência e o som do seu conteúdo, mas sua equipe de aprovação provavelmente deve procurar os seguintes problemas:

• Linguagem controversa: algumas empresas são mais informais com suas postagens sociais do que outras. No entanto, quaisquer termos ou frases controversas que possam incomodar seus seguidores precisam ser evitados a todo custo. Considere a adição de termos devem evitar ao seu guia de estilo.
• Conteúdo de baixa qualidade: fotos que não correspondem ao seu tema existente do Instagram ou vídeos que são reproduzidos mal no Facebook podem prejudicar sua reputação. Certifique-se de que o conteúdo que você publica destaca a imagem da sua marca de maneira positiva.
• Pobre otimização: Diferentes redes sociais exigem que os produtores de conteúdo sigam regras diferentes. Considere fornecer uma lista de verificação para cada canal que você usa para manter as equipes no caminho certo.
• Erros: Existem erros ortográficos ou gramaticais? Uma ferramenta como Grammarly pode ajudar aqui.

Etapa 5: use ferramentas para apoiar sua equipe

Um dos maiores problemas que as empresas têm com os processos de aprovação de mídia social é ficar por dentro de todo o trabalho de uma estratégia social. Para uma equipe muito pequena, uma planilha e uma revisão semanal podem ser suficientes para acompanhar o que foi criado e o que ainda precisa ser aprovado no meio social.

No entanto, se sua empresa possui mais de um canal social ou perfil, você precisa de uma opção mais avançada. Lembre-se, quanto menos tempo sua equipe gasta no processo de aprovação, mais tempo eles têm para envolver seu público, responder às principais mensagens e criar mais conteúdo excelente.

Uma ferramenta de advocacia social como o Bambu ajuda a alinhar as mensagens da marca, fornecendo um sistema de aprovação de interface única, onde as equipes podem classificar o conteúdo mais atraente para as mensagens da sua marca. Além disso, permite que as equipes selecionem conteúdo pré-aprovado para que os defensores compartilhem e acessem informações importantes de toda a empresa sobre diretrizes, contexto de campanha e muito mais.

Passo 6: Faça Post-Mortems em seu Post

Depois que uma empresa define seu processo de aprovação de conteúdo, o trabalho árduo não para. É crucial que as empresas reavaliem seu fluxo de trabalho regularmente para verificar sinais de problemas ou fraquezas. Quanto mais você examinar seu processo de aprovação de mídia social, mais fácil será ver os obstáculos que podem prejudicar a eficiência.

Não apenas seu processo de aprovação deve funcionar de forma eficiente, mas você também desejará acompanhar e medir o desempenho de suas postagens de mídia social para adaptar suas diretrizes de acordo. O problema é que o simples ato de medir seu desempenho social pode adicionar mais complexidade à sua estratégia de marketing de mídia social.

Afinal, leva tempo para desenvolver um relatório de mídia social forte que ofereça toda a orientação necessária para tomar decisões informadas sobre suas práticas de compartilhamento. Mais uma vez, as ferramentas certas podem ser a resposta aqui. Por exemplo, o Sprout fornece relatórios prontos para apresentação sobre seu desempenho de mídia social, desde relatórios semanais até feedback mensal.

Etapa 7: automatize onde puder

Por fim, depois de definir e criar um processo de aprovação de mídia social, é hora de procurar maneiras de simplificar ainda mais a experiência com ferramentas de automação. Por exemplo, você não precisa enviar mensagens de bate-papo e e-mails notificando os membros da equipe quando seu conteúdo estiver pronto para aprovação. Quanto mais rápido você se livrar desses drenos de tempo desnecessários, mais eficaz será sua estratégia social.

Com o Sprout, tudo o que você precisa fazer é vincular as pessoas da sua equipe responsáveis ​​pela aprovação de uma postagem ao conteúdo e elas receberão uma atualização automaticamente. Lembre-se, quanto mais você evitar envolver executivos de alto nível no processo de aprovação, melhor. O nível C de sua equipe provavelmente estará ocupado com uma série de tarefas todos os dias. Isso significa que eles nem sempre terão tempo para aprovar cada postagem do Instagram.

Considere escolher líderes de campanha bem treinados em sua equipe de marketing para supervisionar o processo de aprovação.

Simplificando a aprovação de mídia social

A aprovação de mídia social é uma parte importante para garantir que você mantenha a mesma voz e imagem da marca em todos os canais que usa para interagir com seu público. Infelizmente, sem a estratégia certa, esse processo pode ser demorado e complexo. A boa notícia é que as ferramentas e metodologias certas podem tornar mais fácil para você simplificar a aprovação para sua equipe e acelerar suas campanhas sociais.