O que as agências governamentais precisam saber sobre arquivamento de mídias sociais

Existe o gerenciamento de mídia social e, em seguida, existe o gerenciamento de mídia social para agências governamentais. Afinal, quem mais pode dizer que as suas publicações contam como registo público ao abrigo da Lei da Liberdade de Informação (FOIA)?

Para manter a conformidade com a lei, as organizações governamentais devem implementar práticas completas de arquivamento nas redes sociais. Não é o trabalho mais empolgante, mas é fundamental para proteger sua agência de riscos futuros. Há uma série de ferramentas de mídia social que ajudam as agências governamentais a gerenciar esse processo, mas antes de fazer uma escolha, você precisa entender a abordagem exclusiva do seu estado para a retenção de registros nas redes sociais.

Neste artigo, cobrimos os fundamentos do arquivamento de mídias sociais para que você possa tomar a decisão mais informada possível.

Observação: as informações fornecidas neste artigo não constituem e não pretendem constituir aconselhamento jurídico formal. Por favor, revise nosso aviso completo antes de continuar lendo.

• O que é arquivamento de mídia social?
• Por que o arquivamento de mídias sociais é importante para entidades governamentais?
• Como e quando arquivar conteúdo de mídia social
• Práticas recomendadas de arquivamento de mídia social
• Ferramentas de arquivamento de mídia social para facilitar o processo

O que é arquivamento de mídia social?

O arquivamento de mídia social é a prática de fazer backup do conteúdo compartilhado por e com uma organização para que possa ser referenciado posteriormente. Esses backups são armazenados localmente por uma organização para manter a conformidade com as leis de registros públicos.

Ao contrário dos registros públicos tradicionais, os registros de mídia social ficam instantaneamente visíveis ao público, uma vez criados por sua agência e seus constituintes. Comentários, respostas, menções e DMs legítimos (ou seja, não spam) podem contar como registro público, uma vez publicados em seus perfis sociais.

Muitos estados, mas não todos, emitiram orientações específicas sobre os registos públicos das redes sociais e o seu armazenamento. Acesse o site do seu departamento de estado para obter as diretrizes mais atualizadas para suas práticas de arquivamento de mídia social.

Por que o arquivamento de mídias sociais é importante para entidades governamentais?

Arquivar conteúdo de mídia social é uma prática crítica para manter a transparência. Sem um processo de manutenção de registros específico para mídias sociais, sua organização pode não conseguir atender às solicitações da FOIA para essas informações.

A FOIA pode ter sido promulgada em 1966, mas as suas aplicações são suficientemente amplas para serem aplicadas à tecnologia moderna através da definição do termo “registo”. De acordo com a FOIA, um registro é considerado qualquer documento escrito criado ou obtido por uma agência ou sob o controle da agência no momento da solicitação. Isso inclui livros, artigos, fotografias, vídeos – e, claro, conteúdo de mídia social.

Nas redes sociais, inclui mais do que apenas o conteúdo de uma postagem em si. Comentários, respostas e curtidas também contam como registros obtidos, que também devem ser arquivados sob FOIA. Mesmo atualizações simples, como esta postagem da página da cidade de Las Vegas no Facebook, estão sujeitas a práticas de arquivamento de mídia social.

As agências governamentais são responsáveis ​​por estabelecer seus próprios processos de arquivamento de mídias sociais. As plataformas retêm conteúdo de mídia social, mas apenas por um certo tempo. As redes sociais – como Facebook, X (anteriormente conhecido como Twitter), Instagram ou LinkedIn – são empresas privadas. Eles não estão sujeitos à FOIA e, portanto, não há necessidade de reter o conteúdo do usuário indefinidamente. Depois que esse conteúdo acabar, provavelmente desaparecerá para sempre.

Como e quando arquivar conteúdo de mídia social

A mídia social é considerada registro público nos EUA, mas alguns estados têm leis exclusivas de retenção de registros públicos que têm implicações sobre como e quando arquivar conteúdo social.

Se o seu estado não tiver legislação específica sobre como lidar com o arquivamento nas redes sociais, a Administração Nacional de Arquivos e Registros oferece diretrizes sobre como fazê-lo de maneira adequada. Esses métodos incluem:

• Usando RSS Feeds, agregadores ou métodos manuais para capturar conteúdo.
• Usando ferramentas integradas em algumas plataformas de mídia social para exportar conteúdo.
• Usando interfaces de programação de aplicativos específicas da plataforma (também conhecidas como APIs) para extrair conteúdo.

Se sua agência usa mídia social regularmente em várias plataformas, você desejará adotar a abordagem de API. Parece complicado, mas essas ferramentas e serviços de terceiros simplificam o esforço manual demorado de agregar e organizar conteúdo de entrada e saída.

O aspecto “quando” do arquivamento de mídia social depende muito do método escolhido. Se você planeja arquivar o conteúdo manualmente, faça isso semanalmente ou até diariamente para evitar que o trabalho se torne muito complicado. No entanto, se estiver arquivando com o suporte de uma ferramenta, você poderá arquivar trimestralmente.

Práticas recomendadas de arquivamento de mídia social

A ideia de registrar e reter cada postagem, comentário e interação na presença da sua agência nas redes sociais pode parecer assustadora, mas não entre em pânico. Use essas práticas recomendadas para manter a conformidade sem ficar sobrecarregado.

Definir funções e responsabilidades para o gerenciamento de registros

Permitir que o arquivamento de mídia social seja responsabilidade de todos, sem torná-lo tarefa de ninguém, deixa sua agência exposta a muitos riscos. Isto é especialmente verdadeiro para organizações que gerenciam vários perfis em plataformas. Quanto mais informações você compartilha nas redes sociais, mais fácil será o desaparecimento de um registro.

Evite esse destino definindo funções e responsabilidades de arquivamento junto com os principais interessados ​​nas mídias sociais. Trabalhe em conjunto para identificar o seguinte:

• Quem será a pessoa responsável pelo arquivamento das mídias sociais? Este indivíduo é responsável por desenvolver e manter processos de manutenção de registros atualizados relacionados às mídias sociais. Eles também são responsáveis ​​por executar ou delegar tarefas de arquivamento na cadência definida pela sua organização.
• Com que frequência as postagens devem ser arquivadas? Conforme mencionado anteriormente, isso depende muito do método de arquivamento de sua preferência.
• Onde o conteúdo arquivado será armazenado e quem poderá acessá-lo? Arquivos abertos em armazenamento compartilhado deixam as agências responsáveis ​​por quaisquer malfeitores que possam adulterar o conteúdo arquivado. Por segurança, designe onde os registros (e seus backups) podem ser armazenados com segurança.

Reforçar o que conta como registro público com antecedência e frequência

Quando as pessoas pensam em 'FOIA', imaginam documentos, fotos e e-mails. As postagens nas redes sociais, por outro lado, geralmente não são as mais lembradas. Cabe à sua equipe garantir que todos os membros da sua organização entendam a verdadeira definição de um registro público e onde a mídia social se enquadra.

Incorpore informações sobre os tipos de conteúdo considerados públicos em seu estado durante o treinamento da equipe e sessões de integração. Atualize sua política de mídia social para incluir o que fazer e o que não fazer explícitos em conformidade com a mídia social. Às vezes, pode parecer um excesso de comunicação, mas quando se trata do setor público, é sempre melhor prevenir do que remediar.

Revise sua política de mídia social regularmente

As redes de mídia social mudam frequentemente, e essas mudanças podem parecer qualquer coisa – desde novos termos de serviço até novos recursos. Todas essas atualizações podem resultar em mudanças na abordagem da sua organização ao processo de arquivamento de mídias sociais. É por isso que é fundamental que você revise regularmente sua política de mídia social.

Uma boa política de mídia social aborda vários tópicos, incluindo diretrizes para contas pessoais, regras de associação organizacional e diretrizes legais. Esses tópicos estão longe de ser estáticos, por isso é melhor revisitá-los regularmente ou quando ocorrer uma grande mudança na plataforma.

Ferramentas de arquivamento de mídia social para facilitar o processo

Agora que você tem algumas práticas recomendadas para referência, está pronto para conferir algumas ferramentas. As plataformas a seguir ajudarão você a gerenciar suas necessidades de conformidade sem sacrificar a eficiência.

1. Broto Social

O Sprout Social unifica agendamento, geração de relatórios, escuta e arquivamento de mídia social em uma ferramenta centralizada, oferecendo suporte a fluxos de trabalho mais simplificados para agências governamentais. No caso de uma solicitação de registros, os profissionais de marketing podem exibir postagens específicas usando a ferramenta de pesquisa na seção Publicação . Comentários e respostas relevantes podem ser encontrados usando a ferramenta de pesquisa na Caixa de entrada inteligente.

As agências governamentais também podem usar o Inbox Export do Sprout para exportar rapidamente postagens, mensagens e comentários da Smart Inbox para um arquivo CSV para fins de manutenção de registros. Essas exportações fornecem documentação clara de metadados granulares, incluindo tipo de mensagem e carimbos de data/hora, o usuário do Sprout que enviou ou editou cada mensagem e links permanentes para a mensagem na rede original.

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3. Arquivo Social

ArchiveSocial é uma solução de arquivamento de mídia social desenvolvida pela CivicPlus. Esta ferramenta oferece suporte aos profissionais de marketing de agências governamentais com retenção de registros em tempo real, feita em conformidade com as leis de registros públicos. Enquanto o CivicPlus oferece um portfólio de soluções para organizações do setor público, o ArchiveSocial é uma solução pontual focada inteiramente no arquivamento.

3. Congelador de páginas

Pagefreezer é outra solução de arquivamento digital em tempo real que oferece suporte à retenção adequada de atividades na web e em mídias sociais. A ferramenta permite que organizações de qualquer tamanho preservem permanentemente o conteúdo digital nas redes sociais e além, e então acessem esses arquivos e os reproduzam como se ainda estivessem ativos. Embora o Pagefreezer ofereça mais do que apenas arquivamento social, eles não oferecem nenhum agendamento, relatório ou capacidade de escuta de mídia social.

Simplifique sua abordagem de arquivamento de mídia social com o Sprout

Com o Sprout Social, as agências governamentais podem consolidar o gerenciamento e o arquivamento de mídias sociais em um único item orçamentário, ao mesmo tempo em que mantêm um nível robusto de conformidade.

Para saber mais sobre como o Sprout ajuda agências governamentais a criar relacionamentos mais fortes com seus constituintes por meio do poder das mídias sociais, agende uma demonstração hoje mesmo.

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