5 dicas para organizar uma conferência ou evento virtual de sucesso

Com a pandemia do COVID-19 limitando as viagens e as reuniões presenciais lotadas, as conferências e eventos virtuais substituíram suas contrapartes presenciais. Em vez de essas interrupções retardarem o planejamento, parece que há mais eventos do que nunca, entre webinars e eventos de lançamento e conferências do setor.

Por causa de quão comuns esses eventos virtuais são agora, a preparação e uma estratégia estabelecida são fundamentais para se destacar da multidão. Eventos virtuais não são um conceito novo. As empresas diretas ao consumidor geralmente têm lançamentos de produtos apenas digitais e os recursos de mídia social apenas tornam isso cada vez mais fácil.

Se você estiver organizando uma conferência ou evento virtual pela primeira vez, arme-se com essas dicas para uma experiência bem-sucedida.

Tipos de conferências e eventos virtuais

Muitos eventos presenciais podem ser convertidos em experiências digitais, desde que você faça o planejamento necessário com antecedência. As conferências do setor que são pesadas com apresentações e palestrantes funcionam em um ambiente virtual, mas você também terá que pensar um pouco em como a peça de rede usual de um evento presencial funcionará virtualmente. As pessoas vão a esses tipos de eventos parcialmente para conversas improvisadas e eventos de rede via satélite que surgem.

Além das conferências do setor, vimos muitos exemplos de eventos virtuais, incluindo festivais, shows, lançamentos de produtos, reuniões de empresas e até happy hours. Há uma alternativa virtual disponível para quase todos os tipos de eventos.

1. Orçamento, orçamento, orçamento

Só porque é um evento virtual agora não significa que você pode jogar fora seu orçamento. Sim, você poderá economizar em impressão, suporte técnico pessoal, reserva de local e sinalização, mas não risque totalmente o marketing. Os eventos virtuais têm uma sobrecarga menor do que os presenciais, mas quanto mais atividade e participação você tiver, mais precisará de orçamento, especialmente para a tecnologia de suporte.

Substituir um local de evento é o software ou aplicativo que você usará para sediar o evento. O número de participantes, oradores e participantes, e o nível de interação desejado determinarão o tipo de plataforma de gerenciamento que você usará. Alguns eventos ocorreram inteiramente no Instagram Live, enquanto outros são vídeos pré-gravados que são lançados em horários programados.

O patrocínio é uma parte importante do planejamento de eventos, portanto, se você ainda quiser enviar brindes ou hospedar happy hours virtuais, certifique-se de ajustar seu plano de patrocínio para o que um evento virtual pode precisar. Aquela loja presencial que ia estar no evento? Agora pode ser uma loja online de dropship com ofertas ou ofertas especiais para os participantes.

Outros itens de orçamento que você precisa considerar relacionados a eventos virtuais incluem: promoção pesada de mídia social, legendas ao vivo, moderação de comentários e hospedagem de vídeos e documentos após o término do evento. Eventos menores, como webinars e transmissão ao vivo durante todo o dia, não precisarão de tudo isso, então revise o que você deve priorizar e o que pode cortar do seu orçamento.

2. Misture transmissões ao vivo e vídeos pré-gravados

Decidir sobre sua agenda e ir a palestras que você não quer perder são partes importantes de uma conferência. O benefício de um evento virtual é que você geralmente pode assistir a palestras que perdeu. Mas então, qual é o sentido de assistir se você pode assistir mais tarde? Reforce seus eventos e torne-os mais atraentes para os participantes ao vivo com transmissões ao vivo divertidas, salas de reunião virtuais ou bate-papos de discussão e outros materiais interativos.

Vídeos pré-gravados deixam seus alto-falantes fora do gancho para quaisquer problemas de tecnologia e também permitem a edição, se necessário. No final de cada uma de suas sessões, você pode fazer com que os palestrantes participem em um vídeo ao vivo ou na sala de bate-papo para responder a perguntas, assim como em um evento presencial.

A Academia de Ciências da Califórnia costumava ter um evento semanal NightLive. Cada evento teve um tópico e incluiu palestrantes e demonstrações relevantes. Durante a pandemia, o museu converteu esses eventos semanais em Virtual NightLife e NightSchool, que são eventos de transmissão ao vivo que espelham os presenciais. Ter isso no Facebook Live incentiva comentários e também salva o vídeo para futuros participantes assistirem.

As transmissões ao vivo, seja no Facebook Live, Instagram ou outra plataforma de streaming, são muito mais interativas para todos e um valor agregado se os participantes precisarem pagar para participar.

Misturar os dois tipos de vídeos em um evento o torna divertido e memorável, superando o fator de obsolescência que os vídeos estritamente pré-gravados podem ter.

3. Prepare seus alto-falantes

Para um evento totalmente virtual, certifique-se de que seus palestrantes estejam totalmente preparados. Eventos maiores devem fazer testes de velocidade de internet, nível de conforto com a tecnologia e verificações de microfone. Transmitir ao vivo e usar qualquer plataforma de evento que você escolher pode ser uma nova experiência para seus palestrantes, então é melhor prepará-los para o que eles podem encontrar. Eles serão obrigados a moderar os próprios comentários? Eles precisam compartilhar sua tela para uma apresentação de slides?

Alguns cenários comuns para se preparar incluem:

• Encontrar o melhor ambiente físico para o seu alto-falante para minimizar as interrupções e ter um som nítido. Teste, pratique e prepare o equipamento para garantir que todos os alto-falantes estejam transmitindo aproximadamente no mesmo nível de som para evitar mudanças inesperadas de volume para os espectadores.
• Se estiver compartilhando uma tela ou transmissão ao vivo, dicas sobre o que desligar no computador, como colocar todas as notificações em espera.
• Comentar ou não comentar? Idealmente, você terá uma pessoa separada que modera os comentários para que o orador possa se concentrar em sua palestra. De qualquer forma, certifique-se de que eles estejam familiarizados com o código de conduta do evento e como lidar com comentários ofensivos
• Problemas de tecnologia. O que acontece se a tecnologia do palestrante falhar ou o software falhar ou seus slides não estiverem funcionando? Tenha planos de backup prontos para todos esses possíveis problemas.

Por fim, os palestrantes são outra fonte de promoção do seu evento. Você quer que eles anunciem sua palestra para que seu público atual sinta que vale a pena participar do evento. Para facilitar isso para os palestrantes, prepare vários materiais promocionais em tamanhos ideais de mídia social e legendas sugeridas. Dessa forma, basta agendar o conteúdo e colar nas legendas.

4. Defina as expectativas para os participantes

Seja uma grande conferência do setor ou uma transmissão ao vivo de um único tópico, você precisa comunicar efetivamente o que os participantes devem esperar. É ruim reservar tempo para participar de um evento apenas para perceber que o tópico é muito amplo ou voltado para um público diferente. Seja claro no que o evento é e para quem é. Como ele se destaca de todos os outros eventos virtuais por aí?

Se você estiver convertendo um evento presencial em virtual, deve falar sobre como os principais recursos ficarão online. Como é uma recepção de boas-vindas e uma parte do palestrante principal para os participantes? Assim como em qualquer evento, publique uma programação. Informe se está pré-gravado, se há comentários disponíveis, se a apresentação será salva e como será a interação. Os vídeos dos participantes serão ativados ou desativados? As hashtags estão disponíveis para que sejam possíveis tweets ao vivo ou bate-papos suplementares no Twitter?

A Comic-Con, evento que historicamente atraiu mais de 130.000 participantes, passou a ser totalmente virtual em 2020. Para replicar a experiência presencial, o evento programou competições, muitas palestras, uma sala de exposições online, festas de assistir e muito mais.

Facilite para os participantes a criação de uma agenda de eventos e tenha os links certos para acessar quando for a hora de participar. Se uma plataforma de eventos estiver sendo usada, envie guias sobre como usá-la e se são necessários downloads. Recursos de acessibilidade, como legendas ao vivo e traduções, também devem ser levados em consideração. Com um evento virtual, você tem a opção de expandir sua base de atendimento e gerar efetivamente mais leads em potencial e engajamento significativo. Quem não pôde viajar para o evento agora pode participar do virtual.

Por fim, reserve um tempo de networking, especialmente se for uma conferência do setor que geralmente tem esse componente. Happy hours hospedados por patrocinadores, conversas individuais rápidas e salas de discussão temáticas são maneiras de incentivar o networking. Seja qual for a plataforma em que você decidir sediar o evento, incentive os participantes a preencherem completamente o perfil para que possam se conectar mais facilmente com os colegas do setor.

5. Planeje a promoção: Antes, durante e depois

O marketing, especialmente nas mídias sociais, será uma grande parte de sua preparação. Pagar por anúncios de mídia social é obrigatório para eventos digitais, mas não se esqueça das páginas de destino do evento e dos envios de boletins informativos. Eventos como o Sprout Sessions Digital 2020 têm uma programação promocional completa que começa antes do evento. O esforço também não termina no dia do evento – os eventos virtuais oferecem muitas oportunidades para redirecionar a transmissão ao vivo e o conteúdo digital por semanas após o fato.

Felizmente para você, os eventos virtuais facilitam o acompanhamento do seu ROI. Entre a escuta de mídia social, relatórios de análise de palavras-chave e tags e análise de publicidade digital, você está determinado a saber o desempenho de sua campanha.

O MozCon, um evento presencial, se tornou digital em 2020. A landing page é clara no que os participantes podem esperar do aspecto virtual. Melhor ainda, a promoção pós-evento inclui um pacote de vídeos pagos que você pode comprar se não comparecer.

Hospedar eventos virtuais com sessões de vídeo significa que agora você tem um tesouro de conteúdo disponível para você. Reutilize o conteúdo em outros formatos, como episódios de podcast, gráficos de citações e artigos longos.

Após o término do evento, agradeça a todos os envolvidos e use pesquisas de acompanhamento para entender no que você pode trabalhar na próxima vez. Esses resultados da pesquisa também podem se tornar depoimentos para a promoção do evento do próximo ano.

Conclusão

Planejamento e preparação são pilares para sediar uma conferência ou evento virtual de sucesso. Quando todos os envolvidos – palestrantes, participantes, moderadores – sabem o que esperar e como participar, a experiência é muito mais tranquila. Os eventos virtuais têm o benefício de ter um custo mais baixo, maior participação do público e análises fáceis de rastrear, mas isso não significa que você deva economizar em outros itens necessários.

O campo de eventos virtuais está ficando mais lotado a cada ano, então você precisa comunicar efetivamente por que o seu é o único a participar e não os outros. Recursos extras, como transmissões ao vivo e perguntas e respostas ao vivo, aumentarão a participação dos participantes.

Animado para hospedar sua própria conferência ou evento virtual, mas precisa de inspiração? Use a escuta social para ver quais lacunas tópicas podem ser preenchidas.