Eventos de sucesso começam com redes sociais

O que equipes de eventos e equipes sociais têm em comum? Ambos são chamados a “fazer sua mágica”. Mas , para ambas as equipes, essa mágica percebida é a ação enraizada na estratégia, nos dados e na experiência do usuário.

Ouça abaixo e continue lendo para ouvir a gerente de eventos do Sprout, Alysha Daytner, e a gerente sênior de mídia social, Rachael Samuels, falarem sobre como eles fazem parcerias para produzir experiências excepcionais.

Alysha: Eu amo que estamos falando sobre isso em detalhes, porque nossa parceria é tão orgânica. Embora ambas as nossas equipes possam ser grandes contribuidoras nos bastidores, há muita coisa acontecendo! Os eventos não podem criar experiências sem a sua percepção.

Raquel: Certo? Sua equipe nos traz desde o início, e isso é importante para ambos os lados desta equação.

Alysha: Quando construímos um evento, estamos a construí-lo para um público definido. Isso é algo que sua equipe faz tão bem, e é por isso que sempre pedimos sua opinião, mas pode ser um ponto de partida intimidador. Como você valida seus instintos para o que o público quer?

Rachael: Felizmente Sprout torna isso fácil. Como profissionais de mídia social, estamos constantemente sintonizados com nosso público... não apenas gerenciando nossos canais no dia-a-dia, mas usando o Listening para descobrir as conversas que nosso público está tendo em tempo real. Podemos nos aprofundar em tópicos específicos, entender sentimentos e trazer à tona coisas que podemos perder confiando apenas no instinto.

Alysha: É assim que, por exemplo, sabemos quando nosso público está cansado de eventos digitais, e isso nos ajuda a fazer escolhas como projetar sessões mais curtas ou eventos mais curtos.

Rachael: Estou aqui para sessões mais curtas!

Alysha: Mas este é um impulso incrível para o desenvolvimento do nosso programa também. Tomamos decisões mais inteligentes e estratégicas sobre os tipos de sessões que criamos (por exemplo, um palestrante principal versus workshops mais aprofundados) quando analisamos as necessidades e desejos de nosso público usando dados sociais.

Alysha: Vamos falar sobre promoção. Contamos com diferentes canais para promover nossas experiências, obviamente isso inclui o social. Como as equipes de eventos podem ser excelentes parceiras das equipes sociais quando se trata de criar entusiasmo antes de um evento?

Rachael: Como a estratégia social tem tantas entradas, quanto mais cedo tivermos informações sobre um evento, melhor.

Alysha: Certo – eu nunca te daria um Slack uma semana antes de um evento e pediria para você “trabalhar sua mágica”.

Rachael: Em nome de todos os profissionais de mídia social, agradeço isso! Tudo, desde os detalhes logísticos de um evento até as principais mensagens para o público-alvo, nos ajuda a tomar decisões sobre quais canais e estratégias usar. As equipes de eventos também podem ajudar as equipes sociais compartilhando sua própria visão de promoção, o que nos ajuda a ter um ponto de partida. OK, minha vez de fazer uma pergunta...

Alysha: …Sim, por favor!

Rachael: O que as equipes sociais podem pedir às equipes de eventos? Sabemos que vocês têm muito o que fazer na hora de produzir um evento. Como podemos ser parceiros atenciosos enquanto você navega em tudo, desde promoção a palestrantes, branding... até aquelas playlists matadoras que você cria?

Alysha: As listas de reprodução! Uma verdadeira vantagem do trabalho! Eu amo que você está perguntando isso, a propósito. Eu sei que fui culpado por apenas confiar em sua experiência, sem saber detalhes do que você precisa. Caia na real comigo: diga-me que você precisa entender a visão do evento ou que precisa de imagens ou orçamentos com prazos específicos… e compartilhe o impacto em seu trabalho se eu não as enviar para você. Não há mágica aqui!

Rachael: Estamos fazendo disso nosso novo lema.

Alysha: Você sabe que estou dentro.

Alysha: Falando em cronogramas – as equipes de eventos (e estou dizendo isso para mim) precisam lembrar que as equipes sociais precisam ser notificadas se um evento precisar de cobertura ao vivo.

Rachel: Cem por cento. Consideramo-nos parte da equipe de produção, portanto, trazer-nos para os documentos de execução do show, mensagens-chave e o que esperar é fundamental para a cobertura do dia do evento.

Alysha: Espere, você quer dizer que você não está apenas esperando com suas histórias do Instagram abertas, prontas para criar conteúdo?

Rachael: Quer dizer... nós somos... mas como em qualquer área de trabalho, quanto mais planejamento e mais estratégia colocarmos por trás disso, melhor.

Alysha: Eu sempre digo “Eu odeio surpresas que eu não conheço”. Isso parece relevante.

Rachael: Espere, esse é Alysha: É dessa parceria que estou falando! Você entendeu!

Rachael: Uma última coisa, que está relacionada a surpresas... fazer um plano de como nossas equipes se comunicarão durante um evento ao vivo, especialmente quando estivermos em lugares físicos diferentes, é outra maneira de sermos parceiros fortes.

Alysha: Este é um ótimo ponto. Se algo mudar, toda a equipe de produção – incluindo o social – precisa de uma mensagem clara sobre o que mudou e como navegar por isso. Isso pode ser qualquer coisa, desde uma falha técnica (meu pesadelo) até como gerenciar tópicos do Twitter que decolam.

Alysha: Em resumo, nossas equipes trabalham melhor quando trabalham juntas. Colaborar cedo, usar dados para tomar decisões, ter clareza sobre o que cada lado precisa para ter sucesso e comunicar ajuda a todos nós!

Rachael: Eu gostaria que pudéssemos fazer um high five na tela!

Alysha: Obrigado pela conversa. Animado quando eu puder compartilhar mais sobre o próximo evento que estamos preparando.

Raquel: Igual. Obrigada!

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