Mapeamento de Partes Interessadas 101: Um Guia Rápido para Mapas de Partes Interessadas

As partes interessadas são pessoas ou organizações internas ou externas ao projeto que têm interesse em seu sucesso. Esse interesse pode ter um impacto positivo ou negativo na execução do projeto. Portanto, é crucial conhecer seus stakeholders.

Mais do que apenas ser capaz de identificar quem são as partes interessadas no projeto, você precisa gerenciá-las. É uma grande tarefa. Como você sabe quem precisa do quê ao se comunicar com eles durante o projeto? Esse é o início da gestão das partes interessadas, e começa com o mapeamento das partes interessadas.

O que é um mapa de partes interessadas?

Um mapa das partes interessadas é uma matriz visual de influência-interesse de quatro quadrantes usada para identificar as partes interessadas e categorizá-las em termos de sua influência e interesse no projeto.

Relacionado: Modelo de Mapa de Partes Interessadas Gratuito para Excel

O eixo y determina o nível de interesse, do mais alto no topo ao mais baixo no fundo – significando quanto as partes interessadas são impactadas pelo resultado do projeto. O eixo x da grade mede o nível de influência do stakeholder, ou quanto o stakeholder pode impactar o projeto, de baixo (lado esquerdo) a alto (lado direito).

As partes interessadas são então plotadas nesse mapa, dependendo de como elas se enquadram nessas duas métricas.

Um mapa das partes interessadas é o primeiro passo para o gerenciamento das partes interessadas, pois define o relacionamento das partes interessadas com o projeto. Ele informará quase todas as decisões que um gerente de projeto toma em relação às partes interessadas, incluindo a frequência de suas reuniões e a quantidade de informações que recebem sobre o projeto.

A Importância do Mapeamento das Partes Interessadas

O mapeamento das partes interessadas é importante porque as partes interessadas são importantes para o sucesso de um projeto. Geralmente há muitas partes interessadas, o que significa muitas e variadas expectativas. Sem mapear as partes interessadas em relação à sua influência e interesse no projeto, você terá dificuldade em se comunicar com elas e mantê-las satisfeitas.

Mas também é uma via de mão dupla. Ter uma boa comunicação com as partes interessadas dá aos gerentes de projeto uma visão muito necessária do projeto, o que os ajuda de inúmeras maneiras. Ele ajuda a mitigar riscos e descobrir os objetivos reais das partes interessadas para o projeto.

Em outras palavras, o mapeamento das partes interessadas é o início de um plano de comunicação eficaz. Os projetos não podem ter sucesso se houver pouca ou nenhuma comunicação. Quanto melhor a comunicação, mais fácil será o andamento do projeto e mais fácil será entender os desejos de seus stakeholders.

O mapeamento das partes interessadas também é uma forma de gerenciar as expectativas. Ao mapear seus stakeholders, você sabe como eles se posicionam em relação ao projeto. Portanto, à medida que o projeto é executado, um gerente de projeto pode lidar de forma incremental com essas expectativas, alinhando-as com o projeto para que todos fiquem satisfeitos com as entregas.

Exemplo de mapa de partes interessadas

Para dar um exemplo e a oportunidade de criar seu próprio mapa de stakeholders, baixe nosso modelo de mapa de stakeholders. Ele fornece o esboço e tudo o que você precisa fazer é adicionar os detalhes. Nosso modelo de mapa de partes interessadas é mostrado abaixo:

Existem quatro maneiras de gerenciar sua comunicação com os stakeholders: gerenciá-los de perto, mantê-los satisfeitos, mantê-los informados ou simplesmente monitorá-los.

• Se o seu stakeholder tiver um alto nível de influência no projeto, mas não tanto interesse, ele deve ser mantido satisfeito, o que significa que ele precisa de atualizações regulares e seu feedback é importante.
• Uma parte interessada com um alto nível de influência e interesse precisa ser gerenciada de perto. Isso significa reunir-se com eles mais do que com o grupo que está na categoria “mantenha-se satisfeito”, e seu feedback também é fundamental para qualquer tomada de decisão.
• Aqueles com menor influência e maior interesse tendem a ser sua base de clientes. Eles também precisam de atualizações sobre o progresso, mas não com a frequência dos grupos “gerenciar de perto” e “manter-se satisfeito”. Aqueles que têm pouca influência e interesse precisam de monitoramento, é claro, mas provavelmente só precisam ser informados sobre os grandes passos do projeto.

Como criar um mapa de partes interessadas

Quando estiver pronto para fazer seu mapa de stakeholders e iniciar o processo de mapeamento de stakeholders, você vai querer seguir estas quatro etapas:

1. Identifique as partes interessadas

Pode haver muitas partes interessadas em um projeto. A lista que você criar dependerá de sua organização, do impacto do projeto e de seus objetivos. Isso significa que você pode ter que revisar a lista ao longo do projeto.

2. Analisar as Partes Interessadas

O próximo passo pede alguma análise. Isso ajuda você a descobrir o quão relevantes eles são para o projeto, bem como a perspectiva que eles trazem. Para fazer isso, defina que tipo de stakeholder eles são, quanto podem contribuir para o projeto e sua legitimidade ao fazê-lo. Eles estão dispostos a se envolver? Quanta influência e envolvimento no projeto eles têm?

Relacionado: Modelo de Análise das Partes Interessadas

3. Mapeie as Partes Interessadas

É quando você cria sua caixa e a divide em quatro, com o eixo y medindo o nível de influência de baixo (inferior) a alto (topo). No eixo x, você mapeia o nível de interesse, de baixo (esquerda) a alto (direita). Usando sua lista de stakeholders e a análise que você fez, trace-os de acordo com os dois eixos.

4. Priorize as Partes Interessadas

Agora que você listou, analisou e plotou seus stakeholders no mapa, você pode começar a elaborar um plano de como irá se envolver com os stakeholders ao longo do projeto. Dependendo de onde eles pousam no mapa, você os gerenciará de perto para apenas monitorá-los. Este é o início do seu plano de comunicação das partes interessadas e do gerenciamento geral das partes interessadas.

Práticas recomendadas ao mapear as partes interessadas

Ajuda se você puder obter o máximo de informações possível sobre todas as partes interessadas. Você quer saber quem eles são e como eles gostam de se comunicar. Alguns podem apenas pedir que você envie atualizações por texto, outros desejam apresentações pessoais e alguns podem preferir um telefonema. Conheça o método de comunicação que eles desejam e determine a frequência certa para eles.

Seja inclusivo

Outro aspecto de seu mapeamento de stakeholders é entender a diversidade cultural ou linguística entre eles. Se eles não falam seu idioma nativo, isso exigirá que você ajuste suas mensagens. É importante ser inclusivo e saber o que é certo para uma parte interessada e pode ser errado para outra.

Comunique-se com clareza

O conteúdo de suas comunicações deve ser claro. Você quer evitar jargão e simplesmente apresentar os fatos. Seja transparente quando estiver se comunicando e sempre observe o que é certo e o que não é. Esteja aberto ao feedback de seus stakeholders e saiba como eles podem afetar suas decisões.

Seja Aberto e Honesto

Nunca retenha informações, especialmente más notícias. Quanto mais cedo você puder divulgá-lo, mais rápido será capaz de atender às expectativas das partes interessadas e gerenciar quaisquer preocupações que possam ter.

Permanecer disponível

Finalmente, mantenha as linhas de comunicação abertas. Mantenha contato com seus stakeholders, mas também forneça a eles um canal pelo qual eles possam entrar em contato com você, se necessário. Quando o fizerem, ouça o que eles têm a dizer, interaja com eles, faça suas próprias perguntas. A comunicação é uma troca de informações.

Como o ProjectManager ajuda você a gerenciar as partes interessadas

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que promove comunicações em tempo real com relatórios que capturam o progresso conforme ele acontece para ajudar a manter todos os envolvidos no projeto informados. Nossos recursos ajudam você a manter seus stakeholders atualizados facilmente.

As partes interessadas querem saber como você vai entregar o projeto. Os gerentes de projeto trabalham duro para construir um cronograma viável em nosso gráfico de Gantt online, que organiza tarefas, gerencia dependências e define marcos. A programação pode ser compartilhada com as partes interessadas para mantê-las informadas.

Forneça às partes interessadas dados em tempo real

Uma vez que eles conheçam seu plano, eles vão querer ver como ele está progredindo durante a execução. Você pode compartilhar o painel em tempo real, que mostra uma visão de alto nível das métricas do projeto, como progresso nas tarefas, tempo restante no trabalho, custos e muito mais.

Forneça detalhes do projeto às partes interessadas quando necessário

Para uma visão mais aprofundada do progresso e do desempenho, temos relatórios com um clique. Gere relatórios de status, custos de projetos e muito mais com apenas um toque de tecla. Em seguida, imprima ou compartilhe o relatório com as partes interessadas, e todos os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas os dados em que estão interessados.

ProjectManager é uma ferramenta premiada que organiza tarefas, equipes e stakeholders. Você obtém recursos para manter as equipes colaborando e sua carga de trabalho equilibrada para maior produtividade. As partes interessadas podem ver instantaneamente seu progresso e manter-se informadas em alto nível ou com mais detalhes. Satisfaça suas partes interessadas planejando, monitorando e relatando melhor hoje, fazendo este teste gratuito de 30 dias.