O que é uma Declaração de Trabalho? Definição e exemplos

Não importa em que setor você esteja, a única constante em todo o ciclo de vida de um projeto é a papelada. Há sempre muita papelada para criar, aprovar, arquivar e finalmente arquivar. Todos esses documentos de gerenciamento de projetos são importantes, mas a Declaração de Trabalho (SOW) é facilmente uma das mais importantes porque é feita no início de um projeto e descreve tudo o que precisa entrar em seu projeto.

O uso de ferramentas de planejamento de projeto eficazes e uma declaração de trabalho (SOW) completa e bem escrita irá prepará-lo para liderar com sucesso um projeto até a linha de chegada dentro do cronograma e do orçamento.

O que é uma Declaração de Trabalho (SOW) em Gerenciamento de Projetos?

A declaração de trabalho (SOW) é um documento juridicamente vinculativo que captura e define todos os aspectos de gerenciamento de trabalho do seu projeto. Você vai anotar as atividades, entregas e cronograma para o projeto. É um contrato de trabalho extremamente detalhado que define os termos e condições acordados entre as partes e estabelece as bases para o plano do projeto.

A declaração de trabalho (SOW) é um dos primeiros documentos que você criará para apresentar todo o cenário do projeto antes de planejar e executar. Por causa da grande quantidade de detalhes necessários, a perspectiva de escrever um pode ser assustadora. Portanto, vamos dividi-lo em partes mais digeríveis. Sua declaração de trabalho será muito mais detalhada do que sua estimativa de trabalho, que é um documento mais simples que descreve o trabalho que será executado e os custos associados a ele.

Relacionado: Modelo de Declaração de Trabalho Gratuito para Word

Qual é o propósito de uma Declaração de Trabalho (SOW)?

Conforme observado, a declaração de trabalho é uma visão geral detalhada do escopo do projeto. É também uma forma de compartilhar os requisitos do projeto, critérios de aceitação e condições de pagamento com aqueles que estão trabalhando no projeto, sejam eles colaboradores ou contratados para trabalhar no projeto. Isso inclui partes interessadas, como fornecedores e empreiteiros, que estão licitando para trabalhar no projeto.

Também é útil para gerentes de projeto, pois fornece uma estrutura sobre a qual o plano do projeto pode ser construído. A declaração de trabalho também ajudará a evitar conflitos no projeto. Com detalhes e clareza, a SOW ajuda a manter todos os envolvidos no projeto na mesma página e trabalha para reduzir ao mínimo a confusão.

Ao construir seu cronograma, é útil usar um software de gerenciamento de projetos. Pode ser imensamente útil para organizar suas tarefas e recursos, pois é fundamental fazer um cronograma preciso nesta fase do projeto.

O software de gerenciamento de projetos também pode ajudá-lo a criar uma estrutura analítica do projeto (WBS) para ampliar o escopo do projeto e identificar as atividades, entregas e marcos do projeto.

Exemplos de Declaração de Trabalho

Uma SOW pode ser dividida em categorias. Existem três tipos principais, que podem ser basicamente definidos da seguinte forma.

• Design/Detalhe : Ao escrever esta SOW, o que você está fazendo é transmitir ao fornecedor como deseja que o trabalho seja feito. Quais são os requisitos do comprador que irão controlar o processo do fornecedor? Você pode usar um modelo de coleta de requisitos para certificar-se de reunir todos eles. Esses requisitos do projeto podem abranger desde critérios de aceitação de qualidade e condições de pagamento até a medição de materiais. Nesta SOW, é o comprador que está sendo responsabilizado pelo desempenho, pois é ele quem dirige o curso do projeto.
• Nível de esforço/tempo e materiais/taxa unitária: Esta é uma versão quase universal e pode ser aplicada à maioria dos projetos. O que define é o nível de esforço, bem como os materiais e o custo por unidade. Ele tende a encontrar uso em contratos de curto prazo.
• Baseado no desempenho: Este é o SOW preferido dos gerentes de projeto, pois se concentra no objetivo do projeto, nos recursos e no nível de qualidade esperado das entregas. No entanto, não explica como o trabalho deve ser feito. Isso permite uma grande autonomia sobre como chegar a um resultado sem exigir um processo específico.

Seja qual for o tipo de documento SOW que você escolher, você vai querer usar um software de gerenciamento de projetos para agilizar o processo. O ProjectManager pode organizar todas as informações que você está coletando em nossa visualização de lista. Mas nossa ferramenta faz mais do que apenas criar uma lista de tarefas sofisticada como outros aplicativos. Nosso software em tempo real acompanha seu progresso e a lista mostra a porcentagem concluída para cada tarefa. Você pode atribuir trabalho à sua equipe, definir prioridades, adicionar tags personalizadas e muito mais. Veja você mesmo fazendo nosso teste gratuito de 30 dias hoje.

Como escrever uma declaração de trabalho do projeto (SOW)

Uma declaração de trabalho é um acordo juridicamente vinculativo entre um cliente e um fornecedor que descreve os termos e condições para a execução do escopo de trabalho de um projeto. Há muitas informações para descrever no SOW. Você pode criar isso sozinho, se quiser, mas usar ferramentas de gerenciamento de projetos para garantir que nada seja deixado de fora será útil. Você só tem uma chance de criar seu documento SOW e quer que seja feito corretamente.

Aqui está uma visão geral das etapas que você precisará seguir para escrever sua declaração de trabalho:

1. Crie uma breve introdução para o seu projeto.
2. Defina o propósito do seu projeto.
3. Defina o escopo do seu projeto.
4. Crie uma estrutura analítica do projeto para identificar as tarefas, marcos e entregas do projeto.
5. Crie um cronograma de projeto para suas tarefas, marcos e entregas
6. Definir os requisitos do projeto e os critérios de aceitação
7. Defina os termos e condições de pagamento.

Exploraremos cada um dos componentes SOW envolvidos nesse processo na seção abaixo.

Em termos de escrever a declaração de trabalho, você deve ser específico. Você deseja esclarecer os termos usados ​​para torná-los universalmente entendidos. Além disso, defina claramente quem vai fazer o quê e a que horas essas tarefas devem ser concluídas. Fazer isso evita confusão mais tarde no projeto, quando você não pode arcar com falhas de comunicação ou disputas.

Além de escrever com clareza, você deve incluir recursos visuais na SOW. Isso ajudará a focar a lente nos vários aspectos do projeto. Incluir recursos visuais, sejam gráficos, gráficos ou outras ilustrações para ajudá-lo a esclarecer o projeto, tornará o SOW mais digerível.

Depois de todo o trabalho que você fez para detalhar as especificidades do projeto, você não quer negligenciar a etapa final e crucial – obter a aprovação do trabalho. Você não pode prosseguir se não tiver autoridade para fazê-lo. Ou, mais precisamente, você pode, mas pode custar o sucesso do projeto. Portanto, certifique-se de que as autoridades tenham assinado a declaração de trabalho.

O que deve ser incluído em uma Declaração de Trabalho (SOW)?

Há tantas partes em uma declaração de trabalho quanto em um projeto, portanto, é aconselhável usar um sistema de informações de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a gerenciar todos os seus componentes. Se você começar focando nas partes, você pode trabalhar até o todo. Para uma compreensão completa de uma SOW, primeiro observe os principais aspectos do projeto que ela aborda.

1. Introdução

Comece explicando o trabalho que está sendo feito e as informações gerais sobre o projeto. Além disso, quem está envolvido no projeto? Indique essas partes. Isso levará a uma oferta permanente, que cimenta os preços dos produtos ou serviços adquiridos para o projeto, e um contrato mais formal, mais detalhado.

2. Declaração de Propósito

Comece com a grande pergunta: por que você está iniciando este projeto? Qual é o objetivo do projeto? Crie uma declaração de propósito para iniciar esta seção e forneça uma resposta completa a essas perguntas, como quais são os objetivos do projeto, entregas e retorno do investimento.

3. Escopo do Trabalho

Que trabalho precisa ser feito no projeto? Anote-o no escopo do trabalho, incluindo qual hardware e software serão necessários. Qual é o processo que você usará para concluir o trabalho definido no escopo do seu projeto? Isso inclui resultados, tempo envolvido e até mesmo etapas gerais que serão necessárias para conseguir isso. Você precisará criar uma declaração do escopo do projeto para capturar todas as informações sobre o escopo do seu projeto.

4. Onde o trabalho será feito?

A equipe que você emprega terá que trabalhar em algum lugar. O projeto pode ser específico do local, em uma instalação central ou em algumas, se nem todos os membros da equipe podem trabalhar remotamente. De qualquer forma, aqui é onde você deseja detalhar isso e onde estarão localizados os equipamentos e softwares utilizados.

5. Tarefas

Tome as etapas gerais descritas no escopo do trabalho e divida-as em tarefas mais detalhadas. Seja específico e não deixe de fora nenhuma ação necessária para produzir as entregas e atingir os objetivos do projeto. Se desejar, divida as tarefas em marcos ou fases. Um modelo de estrutura analítica do projeto pode ajudar.

6. Marcos

Defina a quantidade de tempo que está programada para concluir o projeto, desde a data de início até a data de término proposta. Detalhe as horas faturáveis ​​por semana e mês, e o que mais se relaciona com a programação do projeto. Novamente, a especificidade conta. Por exemplo, se houver uma quantidade máxima de horas faturáveis ​​para fornecedores e/ou contratos, anote aqui.

Use o software de gerenciamento de projetos para monitorar seu progresso e garantir que você esteja cumprindo seus marcos. O ProjectManager possui um painel em tempo real integrado à ferramenta, ao contrário de outros softwares que fazem você criar o seu próprio. Nós não apenas temos um painel embutido, mas fazemos todos os cálculos e exibimos as métricas em tabelas e gráficos fáceis de ler. Acompanhe mais do que marcos, mas também variações de projetos, custos e muito mais.

7. Entregáveis

Quais são as entregas do projeto? Liste-os e explique o que é devido e quando é devido. Descreva-os detalhadamente, como quantidade, tamanho, cor e o que for relevante.

8. Cronograma

Inclua uma lista detalhada de quando as entregas do projeto precisam ser concluídas, começando com qual fornecedor será selecionado para atingir essa meta, o início, qual é o período de desempenho, o estágio de revisão, desenvolvimento, implementação, teste, encerramento do projeto , etc

9. Padrões e Testes

Se houver algum critério de aceitação do setor ou padrões de qualidade que precisem ser seguidos, liste-os aqui. Além disso, se houver teste do produto, liste quem estará envolvido nesse processo de teste de aceitação, quais equipamentos são necessários e outros recursos.

10. Defina o sucesso do projeto

Observe o que o patrocinador e/ou as partes interessadas do projeto esperam como conclusão bem-sucedida do projeto.

11. Requisitos do Projeto

Liste qualquer outro equipamento que seja necessário para concluir o projeto e se houver um diploma ou certificação necessária para os membros da equipe. Além disso, observe se haverá viagens ou outros requisitos do projeto ainda não cobertos.

12. Condições de Pagamento

Se o orçamento do projeto foi criado, você pode listar os pagamentos relacionados ao projeto e como eles serão entregues, antecipadamente, ao longo do tempo ou após a conclusão. Por exemplo, você pode pagar após a conclusão de um marco ou em um cronograma fixo, o que for mais viável financeiramente.

13. Outros

Haverá outras partes do projeto que não se encaixam nas categorias acima, e este é o lugar onde você pode adicioná-las para que tudo seja coberto. Por exemplo, existem problemas de segurança, restrições em torno de hardware ou software, pagamento de viagens, suporte pós-projeto, etc?

14. Encerramento

Isso determinará como as entregas serão aceitas e quem entregará, revisará e aprovará as entregas. Além disso, ele lida com as tarefas finais do administrador, garantindo que tudo seja assinado, fechado e arquivado.

Modelo de Declaração de Trabalho

Ao escrever uma declaração de trabalho, pode ser útil usar um modelo de declaração de trabalho por causa de todos os vários aspectos do projeto que ele deve capturar. A maioria dos modelos incluirá coisas como um glossário de termos definindo o que você está referenciando na SoW. Haverá um local para você escrever a declaração de propósito, bem como informações administrativas.

Se você gosta do nosso modelo de declaração de trabalho, você pode experimentar nossos modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para gerenciar seus projetos.

Documentos Relacionados a SOW

Uma SOW é um dos muitos documentos de gerenciamento de projetos que você precisará para gerenciar seus projetos. Aqui estão alguns que estão intimamente relacionados a uma declaração de trabalho.

Contrato de serviço principal

Um contrato de serviço principal é um contrato que define os termos que regerão transações e acordos futuros entre duas partes. O contrato de serviço principal inclui termos e condições básicos que podem ser dispensados ​​em contratos legais futuros.

Você pode usar um contrato de serviço mestre para iniciar um relacionamento com um cliente ou fornecedor e, em seguida, usar uma SOW para cada projeto.

Carta do Projeto

Um termo de abertura do projeto fornece uma visão geral do seu projeto. Inclui coisas como os objetivos do projeto, partes interessadas, metas, escopo do projeto, entre outros. É um documento muito útil para ajudá-lo a escrever sua SOW.

TrabalhoDemolirEstrutura

Uma estrutura analítica do projeto é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite aos gerentes de projeto dividir o escopo do projeto em tarefas, entregas, marcos e fases do projeto. É uma representação visual de todo o trabalho necessário para um projeto.

Solicitação de Proposta

Uma solicitação de proposta (RFP) é usada para buscar fornecedores e empreiteiros que possam fornecer produtos e serviços a um projeto. A RFP fornece uma visão geral do projeto para fornecer às partes licitantes uma descrição clara do que é necessário para elas. Depois que o cliente escolhe um fornecedor, o próximo passo é fornecer a ele uma declaração de trabalho com informações mais detalhadas sobre o escopo do trabalho.

ProjectManager pode melhorar sua declaração de trabalho

O ProjectManager tem um conjunto de ferramentas de gerenciamento de projetos que podem ajudá-lo a elaborar uma declaração de trabalho que descreva com precisão o projeto futuro. Para começar, você pode usar nosso Gantt para começar a listar todas as tarefas que você pode pensar para o projeto.

O Gantt online tem o básico de uma linha do tempo visual, a capacidade de vincular dependências para evitar gargalos e definir marcos. Atribua custos a tarefas e veja seus custos planejados para o projeto ou fases específicas. Mas você pode usar a visualização de planilha para ver apenas a grade, filtrar o caminho crítico para saber quais tarefas podem ser ignoradas se necessário e definir a linha de base assim que seu cronograma e orçamento estiverem concluídos. Isso significa que você poderá acompanhar em tempo real se está no caminho certo e abaixo do orçamento. O ProjectManager tem as ferramentas que você deseja e oferece mais funcionalidades do que a concorrência. Experimente gratuitamente com nosso teste de 30 dias.

Como você pode ver, usar nosso software de gráfico de Gantt pode ajudar bastante a fazer uma declaração precisa do trabalho do seu projeto. Precisão significa muito para as partes interessadas quando chega a hora de entregar o trabalho que você definiu.

A declaração de trabalho é um documento fundamental de qualquer projeto. Uma vez criado e aprovado, você terá que criar um plano e implementá-lo. É aí que entra o ProjectManager. Nosso software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem fornece dados em tempo real para ajudá-lo a gerenciar e acompanhar sua declaração de trabalho. Faça um teste e veja como ele pode ajudá-lo com esta avaliação gratuita de 30 dias.