7 segredos para se manter produtivo quando sua rotina diária for detonada

Eu tinha um ritmo.

Eu tinha uma rotina.

Na maioria dos dias, eu ainda tinha tempo suficiente.

Em alguns dias magníficos, tive tempo mais do que suficiente. (Não, sério. Foi glorioso.)

Mas então minha filha nasceu. Por fim, minha esposa voltou a trabalhar. E, para nosso desgosto, nenhuma creche ou opção de babá aceitável se materializou.

De repente, eu me tornei o cuidador em tempo integral da minha filha durante o dia, enquanto ainda tinha um emprego de vice-presidente de marketing em tempo integral, que trabalha em casa.

Ah, e ainda por cima, uma vez que mamãe não estava mais por perto para trabalhar em sua magia da Mama Nap, minha filha decidiu que não tiraria mais uma soneca no berço. Não, apenas uma caminhada de mais de uma hora fora de casa no calor do verão do Texas serviria. Sim …

Então, o que acontece quando sua programação diária meticulosamente elaborada é reduzida a pedacinhos por uma série de circunstâncias (embora realmente fofas) que você não planejou totalmente?

Bem, pelo menos na minha experiência, você aprende algumas lições importantes muito rapidamente se quiser ter alguma esperança de sobreviver.

Mas uma nota rápida antes de chegarmos às aulas ...

Aqui está o segredinho sujo deste post

Não cometa o erro de pensar que o resto desta postagem só se aplica a você se você for um novo pai. Ou passando por alguma outra transição maluca de vida. Ou você geralmente é uma bagunça desorganizada.

1. Nem sempre você pode planejar exatamente quando a vida vai lhe lançar um monte de bolas curvas seguidas. Mas eu prometo a você que ter as sete chaves que explico abaixo no fundo da sua mente o ajudará a estar um pouco melhor preparado se (mais como quando ) isso acontecer.
2. Você realmente nem precisa esperar a vida enlouquecer para seguir os conselhos abaixo, porque a maior parte deles se aplica geralmente à produtividade. Quero dizer, existe um momento em sua vida em que priorizar e focar será contraproducente? Não.

Portanto, continue lendo.

Se sua situação de vida atual o faz sentir-se como uma galinha com a cabeça decepada, tenho um plano que o ajudará a recuperar um pouco da sanidade. (Isso certamente me ajudou.)

E se a sua situação de vida atual for suave para Downy, cada tecla que você ler abaixo ainda servirá como um lembrete útil de como você pode se tornar ainda mais produtivo ... e como se ajustar e reagir no futuro, caso ocorra uma grande mudança.

Ok, agora vamos às aulas, que organizei em sete chaves para navegar com sucesso nessas águas potencialmente turbulentas de mudança de horário.

Atire! Acabei de ver minha filha mudar de posição em seu berço. Não temos muito tempo ...

1. Comunique-se

Quando percebi que meu horário de trabalho pessoal mudaria drasticamente, eu sabia que isso mudaria o que eu estaria disponível para fazer.

Por exemplo, eu fiz muitos webinários como hospedagem nos últimos 18 meses, geralmente duas sessões por semana. Mas como encontrar blocos confiáveis ​​de 90 minutos durante o horário comercial normal para me concentrar em um webinar com um bebê engatinhando?

Isso levou a várias conversas - com meus superiores e outras pessoas cujas funções seriam afetadas devido à minha incapacidade de hospedar webinars.

Conversas como essas às vezes podem parecer difíceis de iniciar, porque nunca gostamos de admitir que podemos mais fazer algo que esperamos fazer. Mas é muito melhor tê-los imediatamente, para que novos planos possam ser traçados, em vez de esperar e então forçar todos a lutar.

Felizmente, quaisquer medos que eu tinha foram rapidamente dissipados.

Meus superiores compreenderam e estavam dispostos a trabalhar com minha nova agenda maluca, e colegas de equipe notáveis ​​como Chris Garrett e Will DeWitt estavam dispostos a intervir e lidar com o planejamento de webinar, organização e tarefas de hospedagem na minha ausência.

Esta lição se aplica a você se você for um Business of One, digamos, um empreendedor digital solo? Absolutamente.

Mas, no seu caso, você pode estar se comunicando com seu público em vez de uma equipe no trabalho. Se sua rotina diária for alterada a ponto de sua programação de conteúdo mudar, comunique isso ao seu público.

As expectativas são tudo. Defina os adequados para que as pessoas saibam o que esperar e para que você tenha uma chance de superá-los. Lembre-se: é sempre melhor prometer menos e entregar em excesso, em vez do contrário.

2. Priorizar

Depois de se comunicar com as partes afetadas, é hora de sentar e fazer uma comunicação honesta consigo mesmo.

Porque se você vai fazer a transição do que parecia ser um oceano ininterrupto de tempo para o que agora parecerá algumas pequenas poças de tempo dispersas, você precisa ter a maldita certeza de que está maximizando essas poças!

Isso significa que a priorização é a chave.

O que é essencial para você fazer ... e o que não é?

Uma maneira de fazer isso é organizar suas responsabilidades em quatro quadrantes:

• Urgente e importante
• Não urgente e importante
• Urgente e sem importância
• Não urgente e sem importância

Certifique-se de saber o que é urgente e importante, para que não escape pelas rachaduras.

Além disso, certifique-se de encontrar tempo para as atividades não urgentes, mas importantes, que são fáceis de realizar em caso de crise de tempo.

E então ser capaz de identificar as coisas urgentes, mas sem importância, bem como as coisas não urgentes e sem importância, para que você possa priorizar adequadamente o que simplesmente é deixado de lado e ignorado.

Você não pode fazer tudo, mas pode certificar-se de que faz o que é mais importante.

O ponto principal aqui é que, se você tiver menos tempo, terá menos margem de erro em termos do que é feito e do que não é, porque, provavelmente, você não será capaz de fazer o mesmo volume de coisas.

Entrar no modo de hiperpriorização força você a esclarecer o que é importante e o que não é. E a sabedoria que você vai ganhar ao fazer isso pode ser aplicada quando sua programação voltar ao normal, o que pode levar seu planejamento e produtividade a níveis de super-heróis.

3. Decidir

A próxima chave é pegar o que você aprendeu ao priorizar e decidir o que você fará , delegará e dispensará.

Muitas vezes, pode ser a maior chave para garantir que tudo em que você está envolvido continue a zumbir como se sua programação nunca tivesse mudado.

Vamos voltar aos quatro quadrantes de urgência e importância acima e vê-los pelo prisma do que você deve fazer, delegar ou dispensar.

1. Urgente e importante: Delegue quando tiver alguém capaz de lidar com isso, caso contrário, faça você mesmo.
2. Não urgente e importante: faça você mesmo. Provavelmente, sua habilidade de se destacar nessas atividades é o que o coloca na posição em que está e o que pode agregar valor a longo prazo para você e sua empresa.
3. Urgente e sem importância: Delegue a alguém capaz de lidar (especialmente se ele pudesse aprender algo com a experiência), ou considere dispensar completamente.
4. Não urgente e sem importância: Dispensar. Você não tem tempo para essas coisas!

Agora, deixe-me oferecer uma advertência importante ...

A explosão de sua agenda pessoal não é uma licença para delegar (ou dispensar) tudo. Portanto, não sobrecarregue os membros de sua equipe enviando uma avalanche de novos trabalhos para eles. Tente ser estratégico.

A delegação é tanto uma oportunidade de economizar tempo quanto de dar às pessoas mais verdes ou mais novas do que você uma experiência valiosa.

Sempre que possível, tente combinar o que você delega com o que vai encorajar o crescimento da pessoa ou pessoas a quem você está delegando. E certifique-se de posicionar as novas funções dessa maneira ao explicá-las.

Como eu mesma passei por esse processo, tive a sorte de ter pessoas como Will DeWitt e Loryn Thompson prontas, dispostas e empolgadas para enfrentar novas responsabilidades. Eles estão ansiosos para aprender e crescer, além de serem extremamente capazes.

Ter pessoas assim em sua equipe certamente torna a delegação muito mais fácil. E quando você pode ser inteligente e estratégico sobre o que delega e dispensa, isso permite que você se concentre muito mais no que vai fazer.

4. Identificar

Agora que você sabe o que vai fazer, delegar e dispensar, é hora de começar a organizar quando vai realmente fazer as coisas.

Antes de se sentar e começar a bater freneticamente no teclado como se fosse o Bruce Todo-Poderoso, é melhor se organizar.

Sim, a organização levará algum tempo.

E sim, o tempo é o que está escasso para você agora.

Então você pode pensar:

“Não tenho tempo para brincar com o meu calendário e lista de tarefas. Eu preciso começar a trabalhar, cara! ”

Mas este é um passo para trás que o ajudará a dar dois, três, quatro passos à frente à medida que progride nos seus dias. É menos uma despesa de tempo e mais um investimento - e valerá a pena.

Começaremos a planejar o que você fará durante cada um dos blocos de tempo a seguir. Essa é a chave # 5. Mas há uma etapa que precisa vir antes dessa: realmente identifique os blocos de tempo que você tem disponível para trabalhar.

Fazer isso ajuda imensamente.

Um dos maiores desafios que encontrei ao fazer a transição de um dia de trabalho quase ininterrupto durante o horário comercial normal para sessões de trabalho dispersas a qualquer hora do dia quando eu poderia encaixá-los, foi como tudo parecia desorganizado.

Mas reconhecer os blocos de tempo consistentes que eu tinha - com os quais podia contar - me ajudou a relaxar e encontrar ordem no caos.

• Eu sabia que poderia acordar cedo e trabalhar em paz e sossego por 90 minutos.
• Eu sabia que poderia conseguir dois blocos de 60-90 minutos durante o dia enquanto minha filha cochilava, uma vez que finalmente descobri como fazê-la dormir no berço e não no carrinho. (E eu poderia até agendar chamadas ou gravações de podcast em torno dessas janelas, já que eram um pouco comuns no dia a dia.)
• Eu sabia que poderia verificar o e-mail e enviar algumas tarefas urgentes / importantes no almoço, enquanto minha esposa estava em casa, e depois na meia hora depois que ela voltou para casa depois do trabalho.
• Eu sabia que poderia conseguir o tempo que precisasse depois do jantar ... embora eu tentasse não abusar disso e ficar acordado até tarde, já que, voltando ao primeiro item acima, também queria acordar cedo.
• E, finalmente, eu sabia que poderia basicamente trabalhar em horário integral e mais nos fins de semana.

Esses se tornaram blocos de tempo que eu poderia colocar em meu calendário. Eu só precisava preencher as tarefas que realizaria durante cada uma.

Esse processo realmente ajudou a ancorar meu dia e evitar que eu me sentisse sobrecarregado.

5. Plano

Dito isso, ainda me sinto inevitavelmente oprimido.

Mas assim que identifiquei o que estava causando aquele sentimento, ficou mais fácil de superar.

Aqui está o que eu percebi ...

Cada vez que me sinto sobrecarregado, é porque deixo um bloco de tempo passar sem realizar algo específico e importante. Então eu passaria o trabalho extra para o próximo bloco de tempo, ou para o fim de semana (ugh), o que me levaria a sentir que eu tinha muito o que fazer e não poderia terminar tudo.

A solução é sempre simples: reserve algum tempo para planejar o que farei com cada bloco de tempo, de modo que, assim que começar, eu possa simplesmente começar a trabalhar, em vez de tentar descobrir o que vou fazer.

Isso pode parecer um passo a mais.

Você não pode simplesmente reservar alguns minutos no início de cada bloco, revisar sua lista de tarefas, escolher o item mais importante e começar a trabalhar?

Possivelmente. Talvez isso funcione para você. Eu só sei que não é para mim.

O puxão para verificar o e-mail, ou o Twitter, ou abrir o Feedly é sempre forte quando me jogo na frente do computador. FoMO é uma droga e tanto. E enquanto antes eu tinha um pouco de folga no meu dia para cair em tocas de coelho, agora não tenho.

Se eu sei exatamente no que vou trabalhar quando me sento ao computador, começo a trabalhar nisso. Isso garante que eu faça um progresso significativo em algo que importa.

Então, e só então, se eu terminar e tiver tempo extra no final do bloco de tempo, posso fazer uma verificação rápida de e-mail / mídia social / notícias. Nesse ponto, não preciso me preocupar em perder muito tempo em possíveis tocas de coelho, porque já verifiquei um item importante ... e porque filhas bebês engatinhando / chorando / fofinhos são o antídoto final para qualquer toca de coelho boba .

6. Foco

Como você pode ver, cada chave se baseia nas anteriores.

As cinco primeiras chaves - comunicar, priorizar, decidir, identificar e planejar - todas levam em uma direção muito específica que permite que você se concentre em realizar o trabalho importante, mesmo quando sua programação está confusa.

E cada uma dessas chaves não tem sentido se você não for disciplinado o suficiente para se concentrar.

Portanto, faça o que for preciso para garantir que sua atenção permaneça focada na direção em que precisa estar durante seus blocos de tempo.

Como mencionei, primeiro identificar a atividade específica na qual irei trabalhar durante cada bloco de tempo me ajuda a me concentrar.

Aqui estão algumas outras técnicas mais sutis que também ajudaram:

• Removendo o ícone do aplicativo Twitter do dock do meu Mac desktop
• Colocando meu telefone em outra sala
• Desligando o Slack ou pelo menos suspendendo as notificações
• Usar fones de ouvido e tocar música se não estiver escrevendo (já que não consigo escrever com música)
• Sair de casa, se as distrações noturnas ou de fim de semana forem demais

Essas são apenas algumas técnicas que funcionaram para mim.

Ajudou o fato de eu ter tentado ser brutalmente honesto comigo mesmo. E embora pareça idiota ter que esconder o ícone do Twitter de mim mesmo, sei que verificarei menos, sem que essa dica visual pegue o canto do meu olho quando olho para a tela. Então, vale a pena.

Não tenho minutos, nem mesmo segundos, para perder agora. Tenho que proteger meu foco.

Portanto, se você se encontrar em uma situação de destruição de agenda como a que estou, seja brutalmente honesto consigo mesmo.

Que mudanças você pode fazer, mesmo as realmente pequenas, que eliminarão possíveis distrações e o ajudarão a se concentrar?

Sem foco, você nunca terá feito o suficiente.

7. Seja gentil

Finalmente, não se esqueça de ser gentil ... especialmente com você mesmo.

Entenda que você não é nem Superman nem Mulher Maravilha. Você não pode fazer tudo.

Estabeleça expectativas realistas para si mesmo e, então, poderá trabalhar para superá-las. A confiança que você ganha fazendo isso impulsionará sua produtividade no futuro.

Também entenda que as transições podem demorar um pouco.

Quando você está acostumado a ter oito horas de trabalho ininterrupto durante os dias úteis, e isso é cortado e espalhado ao longo da semana, você terá um período de ajuste. Portanto, quando você inevitavelmente tropeçar um pouco e se esforçar inicialmente para corresponder aos níveis anteriores de produção, tenha um pouco de compaixão por si mesmo.

E seja gentil com aqueles que o seu ajuste de programação afeta também - o que nos leva de volta ao nº 1 acima. A comunicação é muito importante e é uma forma essencial de gentileza, especialmente em uma situação como essa.

É muito melhor ser direto sobre uma mudança no que você pode controlar, ou mesmo uma queda na produtividade, para que outras pessoas possam planejar e se preparar para isso também. Dessa forma, todos os envolvidos e afetados podem lidar com isso da melhor maneira possível, tanto no curto quanto no longo prazo.

Você já lidou com uma situação de alteração de cronograma semelhante à que descrevi aqui? como você lidou com isto? Que outras chaves você descobriu para navegar com sucesso pela mudança?

Compartilhe suas experiências nos comentários abaixo.