Comitê de Direção: Definição, Funções e Dicas de Reunião

Você recebeu a tarefa de liderar um projeto e criar um plano de projeto apenas para saber que ele será revisado por um comitê de direção. Ou talvez você não tenha atualmente um comitê de direção para o seu negócio, mas esteja interessado em montar um. Se você não tem certeza do que é um comitê de direção ou o que ele faz, não entre em pânico.

Vamos explorar o que é um comitê de direção, como ele se relaciona com o gerenciamento de projetos e o que os comitês de direção fazem. Você também aprenderá sobre as funções em um comitê diretor, como conduzir uma reunião do comitê diretor e como o software de gerenciamento de projetos pode ajudar.

O que é um Comitê Gestor?

Um comitê de direção é um conselho consultivo que tem governança sobre uma empresa, campanha ou qualquer coisa entre eles. O que quer que o comitê esteja encarregado de dirigir determina quem são seus membros. Em outras palavras, os comitês de direção são compostos por especialistas, figuras de autoridade e stakeholders seniores.

A principal preocupação de um comitê diretor se concentra na direção, escopo, orçamento, cronograma e métodos usados ​​por uma organização. Os comitês de direção se reunirão de tempos em tempos e discutirão esses tópicos para ver onde estão e onde querem estar no futuro. Eles também redefinem todos os tópicos, se necessário, para permanecer no caminho certo.

O software de gerenciamento de projetos conecta projetos e comitês de direção para uma melhor análise e melhores resultados. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que possui painéis em tempo real que fornecem dados ao vivo sobre as métricas do projeto. Ele não requer configuração e rastreia tudo, desde custo à carga de trabalho e integridade às tarefas, fornecendo uma visão de alto nível do progresso e desempenho do projeto. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Definição do Comitê de Direção do Projeto

A definição de um comitê de direção do projeto não é significativamente diferente da de um comitê de direção, mas é composta por gerentes que têm a tarefa de supervisionar e apoiar um projeto. Isso é feito a partir de um nível mais alto do que as atividades do dia-a-dia desse projeto, mas de uma perspectiva gerencial.

Em termos de quem é selecionado para o comitê, geralmente é baseado em sua participação no projeto. Essas partes interessadas podem incluir clientes, contratados ou até mesmo outros departamentos da organização que serão mais afetados pelo projeto.

As pessoas do comitê diretor nem sempre estão trabalhando no projeto; esse papel pertence ao gerente de projeto e sua equipe. O comitê de direção é composto por mais executivos de nível C, mas como eles não têm intimidade com os detalhes de um projeto, eles precisam ter comunicações claras para permitir que façam seu trabalho.

O que faz um Comitê Gestor?

Como o próprio nome indica, o comitê de direção tem um trabalho: dirigir um projeto. Assim como você dirige seu carro, um comitê de direção é uma ferramenta que o mantém na estrada e se movendo na direção certa. Eles estão lá para as grandes decisões, como como uma empresa executará seus processos ou como as equipes trabalham juntas.

Vamos dar um passo para trás e pensar nas funções de um comitê de direção. O que tem autoridade para fazer e como exerce sua governança sobre um projeto? Isso nos leva a definir o propósito de um comitê de direção.

1. Apoiar o Projeto

É difícil gerenciar uma equipe e ainda mais difícil quando você gerencia equipes de projetos multifuncionais. Claro que o gerente de projeto é o responsável pela gestão diária da equipe, mas quando eles precisam de ajuda, o comitê de direção está lá. Muitas vezes, os membros do comitê de direção vêm dos chefes dos vários departamentos que têm equipes envolvidas no projeto e podem ter mais atração ou um melhor relacionamento com eles.

2. Tome Decisões

Abordamos brevemente como um comitê de direção pode ajudar a dirigir o projeto e tomar grandes decisões. Às vezes, essas decisões envolvem a resolução de conflitos ou a resolução de problemas, mas muitas vezes há decisões maiores do que o projeto individual. Há momentos em que uma escolha deve ser feita sobre novos modelos de negócios ou como os processos de negócios estão sendo tratados. Isso não faz parte das responsabilidades de um gerente de projeto e o comitê de direção é projetado para responder de forma mais adequada a essas decisões.

3. Resolver problemas

Os gerentes de projeto geralmente são aqueles que intervêm se houver um conflito ou gargalo. Eles podem suavizar as diferenças entre as partes ou realocar recursos de acordo. Mas pode haver problemas que o gerente de projeto e sua equipe não podem resolver sozinhos. O comitê de direção está lá para apoiar o projeto e pode ser chamado quando necessário para resolver esses problemas.

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4. Aprovar o Orçamento do Projeto

O gerente de projeto cria o orçamento e fala com especialistas e suas equipes para determinar o número de fundos necessários para concluir todas as tarefas dentro do prazo necessário. O gerente do projeto então apresenta o orçamento do projeto ao comitê diretor que tem a aprovação final. Além disso, se um gerente de projeto quiser aumentar o orçamento durante a execução do projeto, o comitê diretor é responsável por aprová-lo.

5. Obtenha atualizações de status

Para cumprir seu propósito, o comitê de direção precisa saber o que está acontecendo em um projeto. Isso não significa que eles precisam conhecer as minúcias do projeto, mas precisam ser atualizados regularmente com seu status. O gerente de projeto geralmente é aquele da equipe do projeto que apresentará a atualização de status às partes interessadas.

6. Incentive o Gerente de Projeto

O gerente de projeto é o membro da equipe mais propenso a se envolver com o comitê de direção, pois eles precisam ter um bom relacionamento para garantir o sucesso do projeto. Isso significa que, às vezes, o comitê de direção apoia o gerente de projeto se ele precisar de incentivo ou se o gerente de projeto precisar de um ouvido solidário para desabafar.

Funções em um Comitê Diretor

Um comitê diretivo vive ou morre com o envolvimento produtivo de seus membros — todos são importantes e precisam participar. Os papéis podem variar dependendo do comitê diretor, organização e projeto, mas, em geral, existem alguns papéis comuns entre todos os comitês diretores.

• Gerente de Negócios: Esta pessoa é responsável pelo gerente de projeto e pelo proprietário do caso de negócios. Eles observam o projeto através das lentes do negócio e determinam se ele está atendendo aos objetivos e interesses do negócio, bem como se os custos são justificados em relação aos benefícios do projeto.
• Usuários Sênior: Esta parte do comitê de direção representa o grupo para o qual o projeto está sendo feito. Pense neles como usuários finais de um produto ou serviço. Isso garante que as entregas do projeto estejam alinhadas com os requisitos do usuário.
• Fornecedor Sênior: Esta função fornece a mão de obra, orçamento e serviços para o projeto. Eles garantem que o design, o produto e outros padrões estejam sendo atendidos. A viabilidade do produto ou serviço sob as restrições do orçamento e do plano do projeto é de sua responsabilidade. Essa função pode ser alguém de TI ou até mesmo uma parte interessada externa.

Como Conduzir uma Reunião do Comitê Diretivo

Uma reunião do comitê de direção abrange diferentes especificidades em relação a outros tipos de reuniões, mas em termos de como elas são conduzidas, as regras são semelhantes. Em qualquer reunião, você não quer entrar sem uma agenda, pois uma agenda significa que você não desperdiça o tempo de ninguém.

Nesse sentido, você não quer ficar atolado em detalhes. O comitê de direção tem uma visão do projeto diferente da equipe do projeto e eles não precisam saber sobre cada tarefa e se está dentro do cronograma. Novamente, essa responsabilidade recai sobre o gerente de projeto. Em vez disso, o comitê de direção está lá para o quadro geral e ajuda o gerente de projeto com decisões além da descrição de seu trabalho.

Alguém deve tomar notas durante a reunião que cobrem traços gerais do que foi discutido e quaisquer decisões que foram tomadas durante a reunião. Antes de encerrar, revise essas notas e certifique-se de que todos os presentes assinem para evitar problemas no futuro.

Se você estiver conduzindo a reunião, um pensamento final: conheça as pessoas com quem você está trabalhando. Ter uma compreensão da personalidade de cada membro do comitê ajudará você a se comunicar melhor com eles e gerenciá-los durante a reunião. Saber com quem você está trabalhando é sempre a maneira de trabalhar de forma mais produtiva.

Como o ProjectManager ajuda os comitês de direção

Esteja você orientando o compromisso ou o reportando a um, você precisa de ferramentas que possam fornecer dados em tempo real para saber o que está acontecendo no projeto e tomar decisões mais perspicazes para garantir seu sucesso. ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projetos que possui recursos que permitem gerenciar projetos e manter o comitê de direção atualizado.

Obtenha relatórios detalhados com um clique

Ao apresentar ao comitê de direção, você precisa apresentar as métricas do projeto sem se perder no mato. Nossos recursos de relatório de um clique permitem gerar relatórios de status do projeto e status do portfólio ou relatórios mais detalhados sobre tempo, custos e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas o que o comitê de direção deseja ver. Além disso, eles são fáceis de compartilhar como PDFs ou imprimir, se preferir.

Planos de compartilhamento em gráficos de Gantt interativos

Embora o comitê de direção não queira se prender aos detalhes, eles querem ver o plano do projeto. Você pode organizar tarefas, vincular dependências e criar marcos no gráfico de Gantt enquanto filtra o caminho crítico e define uma linha de base para rastrear a variação do projeto. Compartilhe gráficos de Gantt com a equipe do projeto e o comitê de direção para manter todos atualizados sobre o progresso. Se o comitê diretor for responsável por mais de um projeto, há um roteiro que pode fornecer uma visão geral de todo o portfólio.

É claro que o comitê de direção deseja que o projeto seja bem-sucedido, e o ProjectManager também. É por isso que existem recursos de gerenciamento de tarefas e recursos para manter as equipes trabalhando em sua capacidade máxima. Colaborativo ao extremo, nosso software conecta equipes híbridas e permite que compartilhem arquivos e colaborem, tudo para promover um ambiente de trabalho mais produtivo. O comitê de direção vai gostar disso.

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