12 estratégias para escalar sua equipe de SEO sem perder sua cultura

Em 2015, entrei para uma equipe de SEO muito pequena. Desde então, mais que triplicamos nosso tamanho.

À medida que crescemos, enfrentamos o desafio de ampliar a nossa equipe e continuar a entregar um trabalho forte, ao mesmo tempo que mantivemos a cultura que permitiu o nosso crescimento em primeiro lugar.

Este artigo ressalta a importância de criar uma cultura forte e compartilha nossas etapas táticas à medida que aumentamos nossa equipe.

Nosso objetivo nesta jornada não foi apenas expandir a equipe, mas nutrir uma cultura de excelência e inovação.

Cada novo membro precisava amplificar a nossa força coletiva em vez de diluí-la.

Aqui, vou levá-lo aos bastidores de nossa história de crescimento para:

• Compartilhe a importância de cultivar uma cultura de equipe robusta.
• Destaque as etapas que tomamos para escalar com sucesso, preservando a essência de quem somos.

Desafios com dimensionamento

Em última análise, os desafios de dimensionar uma equipe de SEO se resumem a mudanças na qualidade dos seus “três Ps”: pessoas, processos e produtos.

• Pessoas : O rápido crescimento pode levar a um frenesi de contratações, e novas contratações destinadas a aliviar a carga acabam aumentando. Os gestores enfrentam mais responsabilidades, incluindo a formação dos recém-chegados.
• Processo: Sem padrões de prática (SOPs) e programas de treinamento bem definidos, a prestação de serviços pode se tornar um jogo de azar, impactando negativamente a consistência à medida que a equipe se expande.
• Produto : O crescimento geralmente significa menos flexibilidade na oferta de produtos. É necessário estabelecer raias claras para sua equipe e padronizar as ofertas de produtos, em vez de oferecer muitas soluções nas quais você personaliza cada tarefa.

Para superar esses desafios, você deve:

• Mantenha intencionalmente a cultura da sua equipe.
• Promova a comunicação entre locais.
• Desenvolva uma abordagem de SEO consistente.
• Crie um ambiente de trabalho positivo que atraia e retenha os melhores talentos.

Com a abordagem certa, você pode escalar com sucesso, mantendo a cultura de sua equipe e entregando ótimos resultados ao cliente.

Por que a cultura é importante em uma equipe de SEO

Os SEOs são efetivamente consultores, muitas vezes trabalhando com outros profissionais de marketing. Em qualquer negócio de consultoria, o maior ativo são as pessoas.

Funcionários engajados ficam mais felizes e levam a um aumento de receita de 202% em comparação com organizações com uma força de trabalho menos engajada, segundo um estudo.

Uma cultura forte no espaço de SEO é essencial para uma equipe de consultoria, pois promove a colaboração, atrai e retém os melhores talentos e ajuda a construir uma marca forte – tudo isso ajuda sua equipe a se destacar no mercado. Até 35% dos trabalhadores abandonariam um emprego se sentissem que a cultura não era adequada.

12 maneiras de manter sua cultura à medida que você cresce

1. Defina os valores fundamentais da sua equipe de SEO

As melhores culturas corporativas geralmente estão enraizadas em um conjunto compartilhado de crenças, valores, métodos de trabalho e (talvez o mais importante) propósito.

Para definir seus valores essenciais, comece definindo uma declaração de missão. Existe alguma coisa que as pessoas dizem consistentemente sobre você que o torna excelente?

Discutir valores e objetivos compartilhados com sua equipe em uma sessão de brainstorming pode ser um bom ponto de partida, mas você pode querer que um grupo menor defina o conjunto final de valores essenciais.

Stephanie Gioia oferece uma estrutura útil para determinar quais valores podem ser verdadeiramente úteis e quais não servem à estratégia geral.

Aprofunde-se: como construir uma agência baseada em valores que gere resultados

2. Crie uma equipe e estrutura de liderança fortes

Os líderes normalmente definem a cultura de uma equipe. É por isso que é especialmente importante pensar nas contribuições culturais que são mais importantes ao identificar líderes de equipe, bem como em como estruturar sua equipe sob esses líderes.

Limite os subordinados diretos para maximizar o tempo gasto com os gerentes

Nada indica que é hora de procurar um novo emprego como um gerente que não oferece liderança adequada.

Construir uma cultura significa reter os principais intervenientes através do apoio às suas necessidades. Para fazer isso, você precisa garantir que sua equipe tenha o que precisa, e uma das coisas mais importantes é a orientação adequada, especialmente nos níveis juniores.

Também reconhecemos desde o início que, para serem eficazes, os gestores precisam de tempo para fornecer aprendizagem profunda, apoio tático e orientação estratégica.

Fizemos o business case para contratar antes do atual estado de necessidade e trazer gestores adicionais para estabilizar a estrutura de gestão. Dividimos a equipe em duas equipes distintas, cada uma com um diretor associado.

Descobrimos que três a quatro subordinados diretos por gerente eram o máximo que podíamos alocar sem perder nossa cultura e capacidade para gerenciar e liderar.

Check-ins frequentes do gerente

Check-ins regulares com os membros da equipe para que se sintam valorizados e ouvidos são fundamentais para criar uma equipe capacitada e reter pessoal.

Para nossa equipe, isso significa que cada gestor se reúne com seus subordinados diretos pelo menos uma vez por semana para aprofundar o trabalho.

Alguns gerentes se reúnem com seus subordinados diretos duas ou três vezes por semana para revisar os resultados ou se preparar para apresentações aos clientes.

Criando um ciclo de feedback

Não basta apenas incentivar o feedback. Equipes de alto desempenho tendem a criar um ciclo de feedback em que o feedback não é apenas ouvido, mas claramente acionado, incentivando assim mais feedback.

Quanto mais rápido e publicamente você agir com base no feedback, mais feedback as pessoas fornecerão. Quanto mais feedback as pessoas fornecem, melhor fica a equipe.

Freqüentemente pedimos feedback à equipe sobre integração, lançamentos de clientes, projetos que executamos e eventos da equipe. Também incentivamos nossa equipe a fornecer feedback aos seus gerentes sobre como eles podem trabalhar melhor juntos.

3. Delegue a propriedade da cultura da equipe

Outro aspecto crítico da escala é delegar tarefas e objetivos importantes em toda a equipe, incluindo a cultura.

Embora muitas vezes venha do topo, às vezes os membros da equipe são conectores mais fortes e construtores de cultura – e tudo bem!

Aceitar o controle é difícil para a maioria dos líderes, mas quanto mais cedo você eleger um “dono da cultura da equipe”, mais cedo verá esse jardim crescer e florescer.

Do ponto de vista tático, escolhemos um funcionário que veio para nossa equipe com um forte desejo de liderar a cultura e que tinha ideias fantásticas sobre como implementá-la bem.

Essa pessoa também tem uma ótima atitude, é muito atenciosa e agradável, e ainda ganha prêmios por seu comportamento alegre.

Deixe que os membros da equipe possuam áreas do negócio, se forem mais adequados.

4. Contratar por contribuição cultural versus “adequação” à cultura

Uma das maiores mudanças de paradigma que tive como gestor e líder foi perceber que não precisava nem queria um “ajuste cultural”. Em vez disso, eu precisava recrutar com base nas contribuições culturais que os candidatos poderiam fazer.

SHRM.org reuniu ótimos recursos sobre a ideia de “anúncio cultural”, que recomendo ler para aprender mais sobre o assunto.

Também existe o perigo de contratar pessoas cujos valores fundamentais não estão alinhados com os da sua equipe. Rand Fishkin discute a contratação por competência versus adequação à cultura e afirma que é improvável que você consiga mudar totalmente a opinião de alguém.

Fishkin recomenda criar perguntas em seu processo de entrevista que possam ajudá-lo a identificar alinhamento ou lacunas.

Identifique novas contratações em potencial pela forma como elas correspondem à sua cultura existente e o que podem acrescentar a ela.

Para colocar esse processo em ação, mapeie o que você acha que sua equipe precisa tanto do ponto de vista de competência quanto de perspectiva cultural. Certifique-se de considerar isso em sua abordagem de recrutamento e desenvolvimento de carreira.

5. Reconheça a grandeza tanto quanto puder

Ao ouvir as histórias de CEOs e fundadores, um traço comum que notei entre os melhores é que as suas organizações tinham uma forte cultura de reconhecimento da grandeza.

Boas ações, grandes e pequenas, que são reconhecidas com ousadia podem ter um efeito poderoso em uma organização.

Jim Perdue, da Perdue Farms, compartilhou no NPR, “Wisdom From The Top with Guy Raz” que destacar o bom trabalho de seus funcionários com um prêmio de “bom ovo” era uma parte fundamental de uma mudança crítica que eles precisavam para que a Perdue se tornasse um negócio de US$ 7 bilhões.

Você pode destacar o trabalho da sua equipe em canais de comunicação digital como Slack, Teams ou e-mail, ou até mesmo pessoalmente com um prêmio recortado em papel como Jim Perdue.

Qualquer que seja o método escolhido, destaque o excelente trabalho de sua equipe com frequência, publicamente e individualmente durante reuniões individuais.

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6. Tenha POPs cuidadosamente documentados

Uma coisa que distingue uma prática de SEO são os SOPs que a equipe segue e sua capacidade de fornecer resultados aos negócios e situações dos clientes.

Ter uma biblioteca SOP ajudou nossa equipe a manter nossa cultura de trabalho orientado aos detalhes e a qualidade desse trabalho.

Nossa equipe tem cerca de 40 entregas SOP diferentes. Essas entregas variam entre locais, técnicos/estruturais e externos.

Geralmente temos um modelo a seguir para cada categoria, um documento SOP e até vídeos.

Esta documentação ajuda nossa equipe a sentir que sabe o que fazer, ao mesmo tempo que os incentiva a iterar e melhorar o SOP.

É fundamental ter um POP vivo e vibrante que cresça e se desenvolva à medida que o setor muda. Conseqüentemente, certifique-se de que a equipe saiba que “quebrar os moldes” é bem-vindo e incentivado.

Ferramentas como tango.us ou fireflies.ai podem ajudá-lo a documentar rapidamente processos e reuniões. Uma intranet da empresa onde residem todos os SOPs também é um ótimo recurso.

Você também pode simplesmente usar o Google Drive ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Asana para armazenar toda a documentação do SOP.

Aprofunde-se: 4 dicas para construir uma cultura centrada em dados em sua agência

7. Crie oportunidades frequentes de aprendizagem e desenvolvimento

Carros de corrida de alto desempenho exigem ajustes finos – sua equipe também. Ter uma cultura construída com aprendizado e desenvolvimento cultiva os melhores talentos e ao mesmo tempo agrega valor aos funcionários.

A aprendizagem e o desenvolvimento criam um espaço onde as pessoas desejam estar e uma comunidade empoderada e engajada.

Aqui estão as práticas regulares de aprendizagem e desenvolvimento que temos:

• Toda segunda-feira, um membro da equipe conduz uma apresentação de 30 a 60 minutos cobrindo algo no mundo de SEO ou conteúdo.
• Um canal do Microsoft Teams dedicado a ferramentas, dicas e novidades do setor.
• Um dos membros da nossa equipe cria um resumo semanal que é compartilhado com a equipe, cobrindo as principais notícias de marketing digital.
• Patrocinamos a participação de funcionários em conferências, pagando passagens aéreas, hotéis e ingressos para enviar nossa equipe a conferências como Mozcon, Pubcon, Search Love, C3 e State of Search, para citar alguns. Em seguida, comparamos as notas das conferências que todos participam para compartilhar o que aprendemos com toda a equipe.

8. Considere uma abordagem democrática

Nossas decisões mais críticas são decididas com base no voto de toda a equipe ou entre os gestores.

Dirigir uma equipa democrática exige paciência e diplomacia mas, a longo prazo, cria um verdadeiro sentido de comunidade.

Às vezes, os líderes podem precisar tomar decisões com as quais nem todos concordam.

Dito isso, quanto mais os líderes conseguem se alinhar e tratar a equipe como a soma de suas partes, mais ações as pessoas investem nas coisas e melhor tudo funciona.

Tomar decisões democraticamente é como combustível de foguete para a dinâmica de uma equipe.

9. Ofereça canais de comunicação bem planejados

Num ambiente de trabalho remoto, temos de navegar com linhas de comunicação abertas – ao mesmo tempo que permitimos que as pessoas se concentrem no seu trabalho.

Analisamos a melhor forma de simular nossa sinergia no escritório e começamos a usar canais no Teams.

Temos canais dedicados a ferramentas e tecnologia, obtenção de ajuda de outras pessoas, assuntos fora do assunto não relacionados ao trabalho e canais específicos do cliente no Teams que ajudam nossa equipe a se manter conectada.

10. Comemorem juntos, frequentemente

Nosso foco em comemorar juntos como uma equipe remota é comemorar os sucessos dos clientes, marcos de desenvolvimento pessoal, anos na empresa, conquistas pessoais e muito mais.

Uma das minhas coisas favoritas que fazemos é comemorar aniversários de trabalho (aniversários de trabalho).

Sempre que um membro da equipe comemora aniversário de empresa, coletamos citações dos outros membros da equipe e as enviamos como palavras de elogio, incentivo e alegria geral.

Com grande parte de nossas vidas passadas no trabalho, queremos deixar claro que apreciamos o tempo que as pessoas passam conosco.

11. Compartilhe o que torna as pessoas únicas

Nosso documento Team Hub é um local para coletarmos informações sobre os interesses, hobbies e comidas favoritas dos membros de nossa equipe, para que possamos celebrar sua individualidade.

Utilizamos essas informações durante feriados, celebrações e, em geral, para criar um ambiente festivo e de apoio que celebre a nossa individualidade.

Também fazemos algo que chamamos de “Pergunta do Dia”, onde fazemos uma pergunta divertida toda semana e todos dão suas respostas.

Poderia ser algo como “Se você fosse um personagem da Disney, qual você seria?” ou “se você tivesse um canal no YouTube, sobre o que seria?”

É uma maneira divertida de nos conectarmos e discutirmos nossas coisas favoritas de uma forma bastante estruturada, permitindo que todos tenham o microfone por um momento.

12. Uma abordagem de recrutamento forte leva a uma equipe forte

A maneira como você aborda o recrutamento pode impactar muito o conjunto de talentos e o desenvolvimento da cultura de sua equipe.

Algumas das ferramentas mais importantes que ajudaram a manter nossa cultura fizeram parte do nosso processo de contratação.

• A descrição do trabalho : Ter uma descrição clara do trabalho que descreva o trabalho diário real reúne candidatos entusiasmados para fazer esse trabalho; este é um grand slam óbvio.
• O processo de entrevista: Nosso processo de entrevista possui múltiplas etapas, incluindo reunião com os diretores associados, RH, membros da equipe de outros cargos e, por último, nosso VP ou CDO em alguns casos. Esse processo permite que um conjunto mais amplo de membros da equipe chegue a uma decisão consensual sobre a contratação.
• Questionário: Damos a todos os novos contratados em potencial o mesmo questionário com SEO técnico e outras questões de SEO. Fazemos algumas dessas perguntas pessoalmente mais tarde no processo – dando aos entrevistados tempo para pensar. Queremos criar condições equitativas para os candidatos que podem ser melhores na resolução de problemas escrevendo em vez de responder em uma entrevista. Também acolhemos bem a pesquisa, pois a pesquisa é fundamental para o que fazemos e quem somos como SEOs.
• Amostras de trabalho: Pedimos a todos amostras de trabalho para ver a atenção aos detalhes, qualidade, cuidado e insights que eles oferecem.

Executar todos os candidatos no mesmo processo nos ajuda a realizar várias coisas.

Primeiro, fazer as contratações certas, agregando valor à nossa cultura.

Em seguida, o processo ajuda-nos a fornecer o que consideramos ser uma abordagem justa e equitativa para avaliar talentos e promover um ambiente inclusivo, que é o tipo de cultura que queremos construir.

Pronto para dimensionar sua equipe?

Mude sua mentalidade de contratação de “adequados” à cultura para “contribuidores” culturais, delegando a propriedade da curadoria cultural, reconhecendo a grandeza e adotando métodos para reter e aprimorar a cultura da equipe.

Além disso, recomendamos a promoção de um ambiente de aprendizagem, limitando o número de subordinados diretos aos gestores e criando um processo democrático de tomada de decisão.

Esperamos que alguns de nossos aprendizados sejam úteis para você em sua jornada. Esse caminho não foi fácil, mas com os princípios aqui discutidos nos adaptamos, inovamos e crescemos da maneira que queríamos.