Turbine seu processo de e-mail e melhore a colaboração com o modelo Trello de fluxo de trabalho gratuito do Litmus

Se você trabalha com marketing por e-mail, sabe que enviar um bom e-mail não é fácil. Da redação ao projeto, codificação, obtenção de feedback de sua equipe e análise dos resultados pós-envio, o processo envolve uma infinidade de etapas e partes interessadas. Acompanhar tudo isso pode parecer uma tarefa impossível.

Então, como você pode manter sua sanidade no processo de produção de e-mail - ao mesmo tempo que se certifica de que cada e-mail que você envia está configurado para gerar os melhores resultados possíveis?

Há um segredo para manter as peças móveis juntas para formar uma máquina de email marketing bem lubrificada: é construir um fluxo de trabalho à prova de balas com colaboração perfeita entre equipes. Fizemos uma parceria com nossos amigos do Trello para trazer tudo o que aprendemos sobre o processo de e-mail perfeito em um modelo do Trello que você pode copiar e fazer seu - e, por fim, tornar seu fluxo de trabalho de e-mail mais integrado.

Obtenha o modelo →

Você verá que o modelo de fluxo de trabalho de email é organizado por colunas que representam diferentes etapas do fluxo de trabalho de email. Conforme você trabalha em uma campanha, seu projeto se moverá da esquerda ( Novas Solicitações ) para a direita até os estágios Enviados e Relatórios . Vamos examinar cada etapa do processo com mais detalhes.

Novos Pedidos

Esta coluna é o seu lugar para coletar solicitações de campanha de sua equipe, bem como o seu lugar para manter o controle de todos os projetos que você gostaria de realizar. Pense nisso como o acúmulo de ideias e tarefas pendentes da equipe de e-mail.

Gerenciar solicitações de campanha + melhorar a colaboração com formulários

Se sua equipe envia campanhas para muitas equipes e partes interessadas diferentes, pode ser difícil manter o controle das solicitações. Usar um formulário como balcão único para gerenciar solicitações ajuda a agilizar o processo e torna mais fácil reunir informações importantes sobre a meta, o momento e o público de cada campanha.

Neste modelo, estamos usando o power-up Typeform para coletar solicitações de e-mail e canalizar informações importantes diretamente para a coluna New Requests de nosso quadro Trello. Ele gera automaticamente uma tabela com os principais fatos sobre a campanha:

Escolhemos o Typeform para este exemplo, mas sinta-se à vontade para usar sua ferramenta de pesquisa favorita para lidar com as solicitações.

Depois de revisar uma nova solicitação (e obter respostas para quaisquer perguntas que você possa ter), você pode mover a campanha para a próxima etapa do fluxo de trabalho.

Aceito / Enfileirado

Depois de reunir todas as informações cruciais sobre as metas e os detalhes de uma campanha, você pode movê-la para a coluna Aceito . Assim que uma campanha chega a esta etapa do fluxo de trabalho, atribuímos a ela uma data de vencimento. Recomendamos definir sua data de envio (ou data de ativação para e-mails acionados ou transacionais) como uma data de vencimento. Porque? Se estiver usando o power-up do Calendário , você poderá ver todas as campanhas futuras (e anteriores) em uma única visualização do calendário. Criar um calendário de e-mail nunca foi tão fácil!

Use rótulos para acompanhar os diferentes tipos de campanha que você está enviando

Se você estiver enviando muitos tipos diferentes de e-mail - pode estar atendendo a diferentes grupos de clientes, departamentos ou produtos - os rótulos podem ser uma maneira poderosa de ficar por dentro de quais campanhas estão atendendo a qual finalidade comercial. Personalize suas etiquetas para atender às necessidades de sua equipe .

Aqui no Litmus, estamos procurando encontrar um equilíbrio entre as promoções de conteúdo e atualizações de produtos, e os rótulos do Trello tornam mais fácil para nós identificarmos se uma semana é excessivamente pesada em uma ou na outra.

Em progresso

Depois que sua equipe começa a trabalhar na campanha, ela passa para a coluna Em andamento .

É aqui que você controla todas as tarefas que precisam ser realizadas para criar uma campanha. Neste exemplo, dividimos as tarefas em redação, design, desenvolvimento e teste / controle de qualidade. Escolha uma lógica que funcione para sua equipe.

Você também pode usar o Trello para controlar todos os documentos, links e arquivos que pertencem a cada campanha. Por exemplo, você pode anexar um Documento Google com o resumo do seu e-mail ou cópia do e-mail ( há um power-up para ajudar com isso ), incluir um link para uma visualização ativa do seu e-mail ou anexar o HTML do seu e-mail.

Crie uma lista de verificação para garantir que seu e-mail seja otimizado e você detecte erros antes de enviar

De e-mails não renderizados corretamente a links quebrados e imagens que simplesmente não carregam, há muitas coisas que podem dar errado com um e-mail - e cada erro afetará o desempenho de sua campanha. É por isso que fazer um controle de qualidade completo em seus e-mails é crucial, e uma lista de verificação pode ajudar com isso.

Passar por uma lista de verificação abrangente leva tempo, mas é crucial garantir que cada e-mail que você enviar esteja livre de erros. Portanto, nunca pule esta etapa do processo. Nosso modelo inclui as verificações de controle de qualidade de e-mail mais importantes, mas fique à vontade para adicionar outras que sejam específicas para sua equipe e seus e-mails.

Você deseja acelerar esta etapa do fluxo de trabalho de e-mail? Ferramentas como a Lista de verificação Litmus podem ajudá-lo a automatizar as tarefas mais demoradas e melhorar a entrega e a eficácia da sua mensagem de e-mail.

Identifique os problemas antes de enviar com o Litmus A Lista de verificação Litmus oferece uma verificação guiada dos elementos críticos que afetam o desempenho do email. Visualize seu e-mail em aplicativos e dispositivos populares, verifique se os links, imagens e rastreamento funcionam e crie uma experiência incrível de e-mail sempre. Saiba mais →

Aguardando aprovações finais

Agora é hora de obter o feedback final e a aprovação de todas as partes interessadas. O poder de aprovação do Trello permite que você defina revisores para cada projeto, tornando mais fácil para os profissionais de marketing acompanhar quem já assinou uma campanha e quem não o fez.

Seus revisores têm feedback de última hora sobre sua campanha? Você pode acompanhar o feedback no Trello - basta pedir aos revisores que comentem no cartão. Ou use o Litmus Proof para permitir que todas as partes interessadas deixem comentários e sugestões diretamente em um e-mail. Com o Litmus Proof nunca foi tão fácil acelerar seu processo de aprovação e aumentar a colaboração.

Simplifique seu processo de revisão de e-mail com o Litmus Proof Com o Proof como sua ferramenta centralizada para coletar feedback, você pode melhorar a colaboração, obter melhor visibilidade e reduzir os ciclos de revisão. Saiba mais →

Depois que seu e-mail for revisado e aprovado, você pode movê-lo para a coluna Pronto para Enviar . E depois de clicar no botão enviar, você está pronto para mover a campanha para Enviados - uma ótima maneira de controlar todos os e-mails que sua equipe conseguiu enviar.

Seu trabalho não termina quando você clica em enviar: Relatórios

Quando sua equipe está ocupada, sua carteira de pedidos cheia e você está lutando para cumprir o próximo prazo, é fácil esquecer sua análise de e-mail. Mas a única maneira de melhorar as campanhas futuras é observar de perto o que funciona e o que não funciona. É por isso que você deve tornar os relatórios por e-mail uma parte crucial de seu fluxo de trabalho de e-mail - e os lembretes no Trello podem ajudá-lo a ficar em dia com suas tarefas de relatórios.

Precisa de um lembrete para finalizar seu relatório mensal por e-mail? Você pode usar o power-up Butler para definir automaticamente uma tarefa recorrente. Por exemplo, configure Butler para lembrá-lo dessa tarefa na primeira segunda-feira de cada mês.

Precisa de um lugar para coletar inspiração de e-mail ou controlar documentos importantes? Você também pode fazer isso no Trello.

Além de cobrir as principais etapas do seu fluxo de trabalho de e-mail, você também pode usar o quadro do Trello como um balcão único para coletar ideias (você verá uma coluna Inspiração em nosso modelo) ou para manter o controle de quaisquer documentos importantes, como sua estratégia de e-mail, guia de estilo, práticas recomendadas de marketing interno por e-mail e muito mais. Você precisa de um lugar para manter o controle de suas anotações de reuniões semanais? Um lugar para documentar os recursos mais úteis do setor para sua equipe? Graças à flexibilidade do Trello, você pode fazer tudo isso. Basta adicionar colunas adicionais conforme achar necessário.

Personalize o modelo

Cada equipe de email é diferente e cada equipe de email tem seus próprios processos exclusivos. Este modelo é um excelente ponto de partida para estabelecer e documentar um fluxo de trabalho para sua equipe. Personalize-o para refletir as necessidades exclusivas de sua equipe e comece a enviar e-mails mais eficazes.

Crie seu próprio fluxo de trabalho de e-mail no Trello →

Você tem alguma dica de usuário avançado do Trello que o ajude a otimizar seu fluxo de trabalho de e-mail? Adoraríamos ouvi-los! Deixe-nos saber nos comentários abaixo.