Você precisa de férias: como tirar uma folga sem perder o impulso ou as vendas

Publicados: 2017-12-13

A maioria das pessoas tira uma folga do trabalho, especialmente nos feriados. Mas o que você pode fazer quando é o único funcionário ou quando se afastar do seu negócio parece impossível?

Não se preocupe, você pode tirar uma folga como proprietário de uma empresa - e além disso, você deve.

Sabemos que você ama seu negócio; você não estaria se esforçando tanto se não o fizesse. Mas, ocasionalmente, afastar-se do trabalho é uma parte importante da construção de uma empresa sustentável. E com um pouco de planejamento, seu negócio ainda estará lá quando você voltar (prometo).

Pense nisso desta maneira. Se você nunca tirar uma folga, como você se sentirá em relação ao seu negócio em três meses? Um ano? Três anos?

Não há nada pior do que investir todo o tempo e energia necessários para construir um negócio do zero, apenas para se esgotar porque você não conseguiu criar espaço para descansar. Claro, seu negócio depende do seu tempo, mas seu entusiasmo depende do seu tempo livre.

Reunimos algumas estratégias que você pode usar para se afastar do seu negócio e obter o tempo de folga que você precisa (e merece!)

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O que conta como férias?

Antes de planejar as férias, você precisa decidir como é o tempo de folga para você.

Talvez você queira se desconectar totalmente por uma semana ou duas, ou talvez precise apenas de um fim de semana longe do seu negócio para recarregar. Talvez as férias signifiquem apenas uma pausa na maioria das tarefas, mas você fica feliz em passar uma ou duas horas todos os dias lidando com envios e respostas por e-mail.

A duração e a estrutura de suas férias são inteiramente suas, e com base nessas duas escolhas, você saberá o quanto precisa se preparar.

Para se preparar para o seu tempo de folga, você tentará encontrar um equilíbrio entre as duas principais maneiras de tirar um tempo do seu negócio: contratar ajuda de curto prazo e automatizar o máximo que puder.

Tirar férias é uma parte importante da construção de um negócio. — Crédito da imagem: Explosão

Contrate (ou encontre) ajuda de curto prazo

Seja esta a sua primeira vez contratando ajuda, ou se você já tem rebatedores confiáveis de plantão, existem algumas etapas que podem facilitar a apresentação de alguém ao seu negócio.

Descreva e documente seus processos

Dependendo do que você deseja que seu novo contratado faça, você precisará tirar seu conhecimento sobre essas tarefas da sua cabeça e colocá-lo na dele.

Considere cada tarefa que você vai entregar e mapeie o que precisa ser documentado com antecedência. Isso pode incluir:

Serviço ao cliente. Você tem alguma política que vive na sua cabeça, como sempre oferecer um retorno sem complicações para novos clientes, não importa o quê?
Mídia social. Você tem alguma diretriz padrão para descobrir se algo está na marca para você compartilhar? Você xinga nas redes sociais? Você lida com os problemas dos clientes lá ou os direciona para o e-mail?
Envio. O que está incluído em cada pedido? Com que rapidez os pedidos chegam à porta? Existem problemas complicados que eles devem estar atentos?

Economize tempo para treinar

Documentar seus processos é ótimo, mas se você está trazendo alguém novo para manter o forte enquanto estiver fora, nada substitui o tempo individual de cada tarefa com o especialista (que é você).

Reserve algumas horas com seu novo contratado para percorrer tudo na vida real antes de decolar. Você não precisa fazer um curso intensivo de ensino para aprimorá-los. Em vez disso, você pode roubar uma frase rápida e fácil que tem sido comumente usada no ensino cirúrgico há muito tempo: “veja um, faça um, ensine um”.

Atalho de treinamento: veja um, faça um, ensine um.

Para cada tarefa-chave, mostre ao seu aluno como você faria isso, peça-lhes que façam uma por si mesmos e depois peça-lhes que “ensinem” de volta para você explicar o processo. Vários estudos mostraram que as pessoas aprendem melhor quando estão ativamente envolvidas, e essa estrutura ajuda você a envolvê-las nas tarefas que precisam saber.

Pode ser a diferença entre chamadas em pânico sobre como lidar com problemas de atendimento ao cliente e folgas ininterruptas.

Tire as principais tarefas da sua lista com antecedência

Há tanta coisa que você pode esperar que alguém gerencie quando é novo no seu negócio. Você deve ter como objetivo terminar qualquer coisa importante antes do tempo e fazer tudo o que puder para garantir que seu tempo de folga seja normal. Reabasteça itens populares, certifique-se de que seus suprimentos de remessa estejam totalmente preparados e não planeje grandes anúncios, campanhas ou eventos antes de sair.

Não pode contratar ajuda? Tente uma troca em vez disso.

Sem dinheiro para contratar ajuda? Isso não significa automaticamente que você não pode encontrar ajuda (excepcionalmente qualificada) para lidar com as coisas enquanto estiver fora.

Recorra à sua comunidade de outros empresários e veja se alguém aceitaria uma troca. Se eles puderem lidar com suas remessas e atendimento ao cliente enquanto você estiver de folga, você fará o mesmo quando eles precisarem de uma pausa no final do mês.

Não está exatamente no mesmo nível, mas é assim que os comerciantes da rua principal de Almonte gerenciam o inesperado, como quando os eventos significam que eles podem não conseguir abrir sua vitrine a tempo.

O apoio de comerciante para comerciante se estende a favores de vizinhos, como ajudar uns aos outros a abrir uma loja quando o filho de alguém está doente em casa. Em Almonte, as lojas comunicam frequentemente através do Facebook.

“Temos um grupo privado de comerciantes da Mill Street”, Emily me diz, “é onde alguém vai dizer 'Ok, pessoal, é uma tempestade de neve. O que estamos fazendo?' ou no fim de semana de Páscoa, 'Quem está aberto, a que horas?' Quando você vai a um shopping, todo mundo está aberto. Somos um destino assim. Se as pessoas vão vir aqui, queremos que todos estejam abertos.”

LEITURA ADICIONAL: Aqui estão quatro outras maneiras pelas quais os proprietários de pequenas empresas colaboraram para construir seus negócios juntos.

Simplifique seus processos para criar folgas

Talvez a ajuda não esteja nos planos, seja contratada ou trocada. Isso não significa que todo dia tem que ser um dia de 12 horas, ou que você não pode trabalhar algum tempo de inatividade em sua rotina, especialmente nos feriados.

Você pode criar uma folga em seu negócio para descansar. — Crédito da imagem: Explosão.

Automatize suas tarefas rotineiras

A automação pode cuidar de tarefas de rotina para você ou tirá-las totalmente do seu prato por um determinado período de tempo.

Cada tarefa que você automatiza é mais uma coisa com a qual você não precisa lidar enquanto está tentando reduzir o tempo de inatividade nesta temporada de férias, e embora existam algumas tarefas que ainda precisarão de sua atenção (não encontramos um bom robô de envio ainda) você poderá reduzir suas horas de trabalho se precisar de uma pausa.

LEITURA ADICIONAL: Procurando mais maneiras de automatizar seus negócios? Aqui estão algumas ótimas ferramentas que você pode usar e maneiras de implementar a automação em sua empresa antes dos feriados.

Atualize suas informações voltadas para o cliente

Seus clientes são pessoas razoáveis e entendem que todos precisam de férias. Dizer a eles (com aviso prévio e comunicação clara) que você fará uma pausa ajuda bastante quando se trata de criar um tempo livre para você.

Depois de decidir como serão suas férias e como isso afetará seus clientes, você pode definir as expectativas certas antes de sair para descansar.

Certifique-se de que todas as comunicações incluem:

Quanto tempo você vai ficar longe
Como isso afetará seus pedidos e interações com você
O que eles devem fazer agora

Por exemplo, digamos que você estará ausente por duas semanas e todos os pedidos serão enviados no dia seguinte ao seu retorno. Seu plano de comunicação com os clientes pode ser assim:

Um banner fixo em sua loja anunciando que todas as remessas serão enviadas no dia em que você voltar
Um e-mail para seu boletim informativo ou lista de clientes, preenchendo-os com os detalhes
Uma frase curta no carrinho
Atualizações em seus perfis de mídia social

Você não precisará colocar todas as informações em todas as atualizações, mas pode fazer sentido criar uma postagem no blog ou um FAQ. Dessa forma, você pode facilmente vincular a um local para obter informações completas. Você pode mudar sua biografia do Instagram para vincular à sua postagem de blog “Estou de férias”, que compartilha todos os detalhes importantes, ou vinculá-la no banner da sua loja.

Ofereça incentivos para pedidos de “férias”

Não ser capaz de empacotar e enviar pedidos o mais rápido possível é, compreensivelmente, uma das coisas mais estressantes sobre se afastar de sua loja por um dia. Afinal, “Compre agora e enviará mais tarde!” não é a frase de chamariz mais amigável para conversões.

Dito isso, é possível manter os pedidos em andamento, mesmo que eles não sejam enviados por uma ou duas semanas enquanto você estiver fora - é para isso que servem as promoções, descontos e ofertas de bônus.

É possível manter os pedidos em andamento, mesmo que eles não sejam enviados por uma ou duas semanas enquanto você estiver fora.

À medida que você atualiza seus clientes para que eles saibam que você ficará de folga por alguns dias ou semanas, explique que, embora os pedidos não sejam enviados até você voltar, eles receberão um desconto ou um brinde ao fazer o pedido enquanto estiver fora do escritório.

Certifique-se de saber quando os pedidos são elegíveis para a oferta e o que especificamente eles receberão. Se for um desconto, você pode facilitar ainda mais para eles configurando um link de desconto compartilhável com antecedência - ele aplicará o desconto ao carrinho automaticamente.

Planeje as implicações financeiras

Esteja você contratando ajuda, planejando uma desaceleração nos pedidos ou oferecendo descontos para manter os pedidos chegando enquanto você estiver ausente, há uma constante: todas essas coisas afetarão as finanças da sua empresa.

O que não é motivo para pular as férias! Mas, assim como você planeja as implicações financeiras de férias em seu orçamento pessoal, também deve pensar em como isso afetará o orçamento da sua empresa.

Se você estiver gastando dinheiro para contratar ajuda de curto prazo, peça uma cotação com antecedência. Eles podem cobrar por hora ou cotar um preço para o serviço completo durante o tempo em que você estiver ausente, ambos podem funcionar, mas se for de hora em hora, certifique-se de planejar contingências caso eles achem que está demorando mais do que o estimado .

Por exemplo, se alguém lhe disser 10 horas para lidar com seu frete, você deve ter um pouco de espaço de manobra no orçamento, caso precisem ultrapassar. Você também pode definir um limite rígido e responder à cotação com o sinal verde por até 15 horas. Além disso, você preferiria que eles saíssem do trabalho até você voltar.

E se você estiver oferecendo um desconto, um bônus ou um brinde para incentivar os pedidos durante o fechamento do frete, certifique-se de entender as margens antes de tomar qualquer decisão. Afinal, você ainda precisará que esses pedidos sejam lucrativos quando forem feitos.

Os empreendedores também precisam de folga. — Crédito da imagem: Explosão.

Você precisa (e merece) férias

Esteja você se preparando para alguns dias de folga durante as férias ou planejando uma extravagância de viagem de duas semanas, com um pouco de planejamento, sua empresa ainda estará lá quando você voltar.

Além disso, você estará em um estado de espírito muito melhor para levar seu negócio para o próximo nível. Você também estará a caminho de criar uma empresa sustentável que pode oferecer vantagens, como férias, ao seu primeiro funcionário: você.