Como usar a automação de tarefas: exemplos e ferramentas

O que é automação de tarefas?

A automação de tarefas é quando o software conclui uma atividade de trabalho. É um processo pelo qual uma tarefa é movida ao longo de um processo para agilizar esse processo e reduzir a quantidade de trabalho manual necessário para fazer o trabalho.

As empresas aplicarão a automação de tarefas para acelerar ou simplificar fluxos de trabalho e processos de negócios. Também tira o aspecto do trabalho ocupado que pode produzir esgotamento e moral mais baixo. Com a automação de tarefas, os membros da equipe podem se concentrar em trabalhos mais importantes. Também cria valor para sua organização, permitindo que as equipes se concentrem na inovação.

O software de gerenciamento de projetos pode automatizar o trabalho ocupado para dar a você mais tempo para se concentrar em suas tarefas. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalho baseado em nuvem que personaliza fluxos de trabalho e possui aprovações de tarefas para controlar seus processos de negócios. Defina quantos gatilhos forem necessários para criar ações e certifique-se de que o status de uma tarefa só possa ser alterado por alguém que você autorizar.

O que é automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho é quando o software executa um processo com base em determinados gatilhos que resultam em ações específicas. Podem ser tarefas, dados ou arquivos que são automaticamente levados de um status para outro, dependendo de regras pré-definidas.

Automatizar fluxos de trabalho é importante porque melhora a eficiência, aumenta a produtividade e cria mais precisão no trabalho. Facilita a auditoria do trabalho, produz um nível mais alto de responsabilidade e melhora a satisfação no trabalho, removendo muitas das ações tediosas exigidas no trabalho.

Exemplos de automação de tarefas

Vamos dar uma olhada no que a automação de tarefas pode fazer em uma situação do mundo real. Aqui estão alguns exemplos de automação de tarefas.

• Gerenciamento de processos de negócios: softwares como o ProjectManager podem automatizar fluxos de trabalho e definir aprovações de tarefas para que apenas aqueles com autoridade possam alterar o status de uma tarefa de concluída para concluída.
• Email Marketing: Personalize e-mails para serem enviados nos aniversários de seus clientes ou em outras datas importantes para construir relacionamentos mais fortes.
• Recursos Humanos: Você pode automatizar a folha de pagamento para liberar seu departamento de RH para outras tarefas.
• Tarefas administrativas: Os pagamentos de contas podem ser coordenados por meio de aplicativos bancários para garantir que seus fornecedores, serviços públicos, etc., sejam pagos em dia.
• Postagens nas redes sociais: existem aplicativos que podem ajudá-lo a agendar suas postagens nas redes sociais em diferentes plataformas.

Esses são apenas alguns dos trabalhos que a automação de tarefas pode otimizar. Há muitos mais. Mas ter automação de tarefas requer ferramentas de automação de tarefas. Vamos dar uma olhada em alguns dos melhores no mercado.

As 3 principais ferramentas de automação de tarefas

A automação de tarefas é boa para os negócios. Se você está procurando uma ferramenta para ajudá-lo a atingir seus objetivos e ela não possui automação de tarefas, provavelmente continuará procurando. Fizemos algumas pesquisas para você e temos algumas das melhores ferramentas de automação de tarefas do mercado.

1. Gerente de Projetos

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalho baseado em nuvem que permite personalizar fluxos de trabalho e automatizar aprovações de tarefas. Você pode criar fluxos de trabalho automatizados para suas tarefas e mantê-los avançando no projeto em vez de fazer trabalho pesado.

Este software intuitivo não requer experiência em codificação. É fácil de configurar com menus suspensos que permitem configurar quantos gatilhos e ações forem necessários para gerenciar o fluxo de trabalho. Agilizar os processos de negócios aumentará sua produtividade.

Você pode configurar aprovações de tarefas para que apenas aqueles que você decidir que estão autorizados a alterar o status de uma tarefa possam fazê-lo. A automação de tarefas do ProjectManager funciona perfeitamente com rastreamento em tempo real e mantém você atualizado com alertas por e-mail e notificações no aplicativo.

2. Zapier

Zapier é um software que conecta seus aplicativos e automatiza fluxos de trabalho. É fácil de usar para pequenas e grandes empresas.

O software elimina tarefas repetitivas configurando a automação. Ele é vinculado a aplicativos usados ​​com frequência, como Dropbox, Google Drive, Slack e muito mais.

3. Microsoft Power Automatize

O Microsoft Power Automate é um software que simplifica tarefas e funciona perfeitamente com outros produtos da Microsoft, como o Outlook. Você pode reduzir tarefas repetitivas e criar fluxos de trabalho seguros para se concentrar em outras tarefas mais importantes.

Nenhuma codificação é necessária. Há também um recurso de desktop que é uma ferramenta robótica de automação de processos. Ele registrará as etapas do seu fluxo de trabalho, que você poderá editar ou usar para fazer um processo automatizado.

Como usar a automação de tarefas no gerenciamento de projetos

A tecnologia pode ser utilizada para ajudá-lo a fazer mais. Se você está ficando para trás em suas tarefas, Jennifer Bridges, PMP, mostra como a automação de tarefas pode ajudar.

Aqui está uma captura de tela do quadro branco para sua referência.

Em revisão – Como usar a automação de tarefas para fazer mais

Jennifer disse que adora tecnologia e estava animada para mostrar como as ferramentas podem ajudar a tornar o gerenciamento de projetos mais produtivo.

Ela se concentrou em um recurso da tecnologia para este tutorial em vídeo, a automação de tarefas. Primeiro, ela explicou que a automação é uma técnica de fazer um aparelho, processo ou sistema operar automaticamente. Em outras palavras, a automação é uma maneira inteligente de fazer mais com menos tempo, dinheiro e esforço.

Você provavelmente já usou parte dessa automação, como software, aplicativos, inteligência artificial (IA), tecnologia de jogos, plataformas móveis, leitores de cartão ou códigos QR. Eles podem fazer coisas como rastrear quilometragem, digitalizar recibos, mapear viagens, pedir e entregar alimentos e acompanhar o progresso de um projeto.

Então, estes são apenas alguns dos exemplos e, novamente, existem muitos deles. E estes são apenas alguns destinados a desencadear algumas ideias sobre como você pode usar a automação de tarefas para permitir que você faça mais. Portanto, se você precisa de uma ferramenta para ajudar na automação de suas tarefas, inscreva-se agora em nosso software no ProjectManager.

ProjectManager simplifica seus processos com automação

O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e trabalhos que automatiza e personaliza o fluxo de trabalho para que você tenha mais tempo para fazer o que importa. Mostramos como você pode configurar gatilhos que resultam em ações e até configurar aprovações de tarefas. Você pode fazer quantos quiser e controlar seus processos de negócios enquanto libera sua equipe para se concentrar no que é importante.

Várias visualizações de projeto

Nossas múltiplas visualizações de projetos significam que você pode trabalhar como quiser. Os gerentes gostam de planejar em gráficos de Gantt, as equipes geralmente preferem listas de tarefas ou quadros kanban. Todos esses dados são compartilhados em tempo real para que haja uma fonte de verdade e todos estejam sempre na mesma página.

Acompanhe o progresso em tempo real

A automação é importante, mas também é importante garantir que você esteja atingindo os marcos definidos em seu plano. Nosso painel em tempo real coleta dados ao vivo e os transforma automaticamente em gráficos e tabelas fáceis de ler para que você possa monitorar seis métricas do projeto. Não há necessidade de configuração. É como ter um relatório de status ao seu alcance.

Os relatórios podem ser filtrados e compartilhados facilmente

Mergulhe ainda mais fundo em seus dados com nossos relatórios de um clique. Todos os nossos relatórios podem ser filtrados, permitindo que você se concentre no que deseja saber. Os relatórios também são fáceis de compartilhar, basta adicionar um PDF ao seu e-mail ou imprimi-los. Eles podem ser enviados às partes interessadas para mantê-los atualizados sobre seu progresso.

Há muito mais que podemos fazer para agilizar seus processos de negócios. Nossas notificações por e-mail e alertas no aplicativo mantêm você atualizado sobre quaisquer comentários feitos ou quando algo no projeto foi atualizado. Deixe o ProjectManager fazer o trabalho ocupado para que você possa fazer seu trabalho melhor. Comece hoje gratuitamente.