O que é mapeamento de dependência de tarefas no gerenciamento de projetos?

Nem todas as tarefas são iguais. Alguns podem ser feitos um após o outro em sequência, enquanto outros não podem começar até que outro termine ou comece. Isso é chamado de dependência de tarefa. O mapeamento de dependências de tarefas é uma técnica para tornar essas dependências de tarefas claras para evitar atrasos dispendiosos.

Antes de abordarmos o mapeamento de dependências de tarefas, vamos primeiro entender o que significa dependência no gerenciamento de projetos e definir os quatro tipos diferentes de dependências de tarefas. Uma vez esclarecido, explicaremos um mapa de dependências e por que ele é tão importante para os projetos.

O que são dependências no gerenciamento de projetos?

Uma dependência é quando algo requer outra coisa para ser feito ou prosperar. Em seu sentido mais geral, nós, como pessoas, dependemos de comida, água e ar para sobreviver. No entanto, em termos de gerenciamento de projetos, quando falamos de dependências, geralmente nos referimos às dependências de tarefas.

Tarefas são pequenas parcelas de trabalho que, juntas, fornecem o produto ou serviço final de um projeto. Eles são uma maneira de dividir o trabalho maior em partes menores e mais gerenciáveis. Mas, como observamos, nem todas as tarefas são iguais. Assim como são necessárias muitas peças de tamanhos diferentes para fazer um quebra-cabeça, no gerenciamento de projetos, existem várias tarefas que juntas entregam o projeto.

Alguns projetos seguem um caminho direto, uma tarefa segue a outra. As dependências de tarefas ocorrem quando as tarefas não são executadas com tanta facilidade. Por exemplo, você não pode pintar a casa antes de cavar os alicerces, colocar as paredes, etc. É uma das últimas tarefas em um projeto de construção e depende de muitas outras serem concluídas antes.

Em termos de mapeamento de dependências, você deve primeiro identificar todas as dependências de tarefas. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que permite identificar e vincular todas as quatro dependências de tarefas em nossos poderosos gráficos de Gantt. O mapeamento de dependência fica visível na linha do tempo do gráfico de Gantt. Isso evita que você seja surpreendido por dependências de tarefas, que podem atrasar projetos. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Tipos de dependências de tarefas

Existem quatro tipos de dependências de tarefas: término para início, término para término, início para início e início para término. Mas há outras dependências a serem exploradas antes de explicarmos essas dependências de tarefas.

Abordaremos as dependências de tarefas, que são tarefas que dependem de outras tarefas em um momento. Primeiro, exploraremos outra maneira de definir dependências de tarefas. A outra maneira de ver as dependências é como as tarefas dependem umas das outras.

Nesse caso, definimos a dependência da tarefa, seja um recurso, pessoa, projeto ou equipe. Por exemplo, uma dependência baseada em recursos é uma tarefa que compartilha os mesmos recursos. Essa pode ser uma tarefa que requer o mesmo equipamento, o que significa que uma tarefa deve ser concluída antes que outra possa ser iniciada.

Assim como nas dependências baseadas em recursos, a dependência de uma pessoa é semelhante, pois apenas um membro da equipe pode fazer o trabalho e uma tarefa deve aguardar devido à falta de mão de obra. O gerenciamento da carga de trabalho é fundamental nesses casos para garantir que você tenha recursos suficientes alocados de forma inteligente.

Depois, há dependências de tarefas entre projetos. Isso ocorre ao gerenciar um portfólio ou programa, que compartilha recursos em vários projetos. O uso de um software de gerenciamento de portfólio que mostra todos os seus projetos em uma linha do tempo permite que os gerentes tomem decisões mais perspicazes ao alocar recursos.

As dependências de tarefas entre as equipes ocorrem quando as equipes compartilham recursos e o gerenciamento da carga de trabalho é fundamental para manter essas equipes trabalhando em sua capacidade máxima. Essas quatro dependências estão relacionadas ao entendimento mais comum de dependências de tarefas que possuem um relacionamento predecessor-sucessor. Vamos examinar mais de perto as dependências relacionadas às datas de início e término.

1. Termine para começar

Essa é a dependência de tarefas mais comum, pois é a mais usada no gerenciamento de tarefas. Isso significa que uma tarefa deve ser concluída antes que a próxima possa começar. Por exemplo, na construção, o drywall não pode ser colocado até que a moldura seja feita.

2. Terminar para Terminar

As dependências fim a fim são um pouco mais complicadas. Essas tarefas não podem ser concluídas até que outra tarefa dependente também seja concluída. Você encontrará essa dependência de tarefa quando duas tarefas estiverem sendo executadas simultaneamente, mas uma não puder ser concluída até que a outra também o seja. Por exemplo, drywall e instalação do sistema elétrico em um edifício são dependências de tarefas de acabamento a acabamento.

3. Começar a Começar

Como o nome sugere, essas tarefas devem começar juntas. Um não pode começar sem que o outro tenha começado, mas isso não significa necessariamente ao mesmo tempo. Em um projeto de construção, você terá que construir o andaime para pintar o exterior de um prédio, mas depois usar esse andaime para fazer o trabalho. São duas tarefas que estão trabalhando juntas.

4. Comece a terminar

Nosso último dos quatro tipos de dependências de tarefas é provavelmente o mais difícil. Iniciar para terminar significa que a próxima tarefa não pode ser concluída até que a anterior seja concluída. Não é apenas complicado pela controvérsia, muitos acreditam que não deve ser usado no mapeamento de dependência. Um exemplo disso seria a construção de um novo gasoduto, que não seria implantado até o fechamento do antigo.

O que é um mapa de dependência de tarefas?

Agora que entendemos as várias dependências de tarefas, vamos ver como elas são usadas no gerenciamento de projetos. O mapeamento de dependência de tarefa é a criação de um mapa de dependência de tarefa, que é uma representação visual da cadeia de dependência de tarefas em um projeto. O objetivo de identificar as tarefas dependentes e o mapeamento de dependências é evitar gargalos que podem atrasar os projetos e ameaçar o cronograma e o orçamento do projeto.

O uso de um mapa de dependência de tarefas permite que os gerentes de projeto identifiquem padrões de dependência e vejam como o trabalho pode ser distribuído entre diferentes equipes. O mapeamento de dependência é uma ferramenta importante para evitar ineficiências operacionais e manter a qualidade de seus dados e comunicações ao longo do projeto. Os gerentes de projeto usam o mapeamento de dependência de tarefas para rastrear e gerenciar dependências

O mapeamento de dependência ajuda os gerentes de projeto a prever com mais precisão, identificando, visualizando e gerenciando dependências. Isso permite que eles vejam os gargalos antes que eles aconteçam e realoquem os recursos conforme necessário para evitá-los. Sem saber com quais dependências você está lidando, não há como responder a elas até que aconteçam. Nesse ponto, sua agenda e orçamento estão em risco.

Outros benefícios do mapeamento de dependência incluem melhorar o fluxo de trabalho e ajudar a definir metas mais realistas para equipes e expectativas para as partes interessadas. O mapeamento de dependência também melhora os prazos de entrega e ajuda a criar um planejamento e priorização de capacidade mais eficientes.

Como criar um mapa de dependência

Agora que você já entendeu o que é uma dependência de tarefa, os diferentes tipos e a importância de haver um mapeamento de dependências em seu projeto, vamos ver como fazer uma. É uma ferramenta importante na gestão de mudanças. Siga estes cinco passos.

1. Identificar Tarefas

Primeiro, você precisa conhecer todas as tarefas do seu projeto. Você pode usar uma estrutura de divisão de trabalho para listar todas as suas entregas e tarefas. Seja minucioso e envolva toda a equipe do projeto para garantir que você não deixe nada de fora.

2. Atribuir tarefas aos membros da equipe

Escolha o membro da equipe ou a equipe apropriada para cada uma das tarefas identificadas na etapa anterior.

3. Dependências de notas

Agora que você tem todas as suas tarefas e os membros da equipe responsáveis ​​por executá-las, é hora de determinar quais são as tarefas dependentes. Isso inclui todas as dependências de tarefas descritas acima. Mas, principalmente, as datas de início e término, pois isso é imprescindível para chegar a um cronograma que evite entraves e entregue no prazo.

4. Adicione Restrições

Haverá limitações e riscos inerentes ao projeto. Este é o momento de incluí-los em seu mapeamento de dependência. Pense nos seis principais tipos de restrições: escopo, tempo, qualidade, custo, recursos e risco. Observe como eles podem impactar o projeto e esteja preparado para respondê-los rapidamente se eles aparecerem.

5. Faça o Mapa

Com todas as informações reunidas, é hora de colocá-las na forma visual de um mapa de dependências. Isso permite que você veja todas as tarefas e dependências, bem como quaisquer restrições. Isso será compartilhado com a equipe para conscientizar todos sobre as dependências de tarefas que estão afetando o projeto.

Como mapear dependências de tarefas com o ProjectManager

O uso de software de gerenciamento de projetos é uma forma mais eficaz de mapeamento de dependências. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que ajuda você a identificar e vincular tarefas dependentes para evitar atrasos dispendiosos e entregar seu projeto no prazo e dentro do orçamento. Mostramos a você como identificar todas as suas tarefas e vincular todos os quatro tipos de dependências com nossos poderosos gráficos de Gantt. Esse plano pode então ser compartilhado em toda a sua equipe de projeto.

Atribua tarefas com várias ferramentas de planejamento de projetos

Você pode fazer atribuições no gráfico de Gantt, mas essa ferramenta é mais para gerentes de projeto que precisam gerenciar mais variáveis ​​para melhor programar e planejar o projeto. Os membros da equipe usarão diferentes ferramentas para executar essas tarefas, e é por isso que nosso software possui várias visualizações de projeto. Todas as visualizações do projeto compartilham os mesmos dados e são atualizadas juntas em tempo real. Os membros da equipe podem fazer seu trabalho em listas de tarefas robustas ou quadros kanban que visualizam o fluxo de trabalho. As partes interessadas podem usar a exibição do calendário para garantir que os marcos sejam alcançados. Damos a todos a ferramenta de que precisam para fazer seu trabalho corretamente.

Verifique a carga de trabalho de sua equipe com painéis em tempo real

Mencionamos a importância do gerenciamento de carga de trabalho e é por isso que temos ferramentas de gerenciamento de recursos para facilitar a integração e definir a disponibilidade de sua equipe. Em seguida, você pode obter uma visão geral de alto nível de seu progresso e desempenho em nossos painéis em tempo real. Não há necessidade de configuração demorada como nas alternativas leves. Está pronto quando você precisa monitorar custos, carga de trabalho e muito mais. Falando em carga de trabalho, você pode equilibrar a carga de trabalho de sua equipe e mantê-la trabalhando no máximo visualizando nossos gráficos de carga de trabalho codificados por cores. É fácil realocar recursos diretamente do gráfico para aumentar a produtividade.

Também temos recursos de gerenciamento de riscos e gerenciamento de tarefas para ajudá-lo a evitar atrasos dispendiosos. Nossos recursos de relatório fornecem uma visão melhor do status do projeto e do portfólio, bem como planilhas de horas, variação e muito mais. Além disso, se você estiver gerenciando vários projetos, use nossos recursos de portfólio, incluindo um painel de portfólio e gráfico de carga de trabalho para criar mapeamento de dependência para compartilhar recursos de forma eficaz em todos os seus projetos.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos on-line que vincula todos os quatro tipos de dependências de tarefas para ajudá-lo a se manter no caminho certo. Nossa plataforma colaborativa conecta sua equipe, esteja ela no próximo escritório ou em um fuso horário diferente. Você pode compartilhar arquivos, comentar e muito mais. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens que usam nossa ferramenta para alcançar o sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.