Modelos, ferramentas e técnicas de priorização de tarefas

A priorização de tarefas é uma ferramenta poderosa na execução de um projeto. Existem tantas tarefas diferentes que podem ser observadas se o seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal estiver se inclinando para nunca ter folga. Mas os gerentes de projeto entendem que a aplicação de métodos de gerenciamento de tarefas e gerenciamento de tempo aumentará o moral e a produtividade da equipe.

É por isso que é essencial entender o que é priorização de tarefas, por que é importante e como o software de gerenciamento de projetos pode ajudar as equipes a trabalhar com mais eficiência, ao mesmo tempo em que fornece aos gerentes de projeto recursos de controle de tempo que lhes permitem cumprir o cronograma. Vamos ver como priorizar a lista de tarefas de uma equipe para garantir que nada crucial para o projeto seja negligenciado.

O que é priorização de tarefas?

A priorização de tarefas é quando um gerente de projeto examina o trabalho atribuído à sua equipe e o divide por urgência. Dessa forma, as tarefas mais importantes são priorizadas e os membros da equipe podem se concentrar primeiro nas tarefas mais críticas. O gerente de projeto deve determinar qual dessas tarefas deve ser realizada primeiro.

Ao dividir as tarefas, os gerentes de projeto têm quatro opções. Eles podem marcar a tarefa como de alta prioridade, o que significa que precisam ser executadas imediatamente por estarem vinculadas aos objetivos de negócios ou do cliente. Em seguida vem a prioridade média, que são tarefas importantes, mas com prazos que não são tão fixos quanto as de alta prioridade. Então, há baixa prioridade. Estes têm prazos flexíveis ou são tarefas perenes. Por fim, existem tarefas de longo prazo que podem esperar até que todo o resto seja concluído.

O software de gerenciamento de projetos é extremamente útil quando se trata de priorização de tarefas. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que ajuda você a dividir seu projeto em tarefas gerenciáveis ​​que atendem aos objetivos do projeto. Nossa robusta ferramenta de lista de tarefas é uma das várias visualizações de projeto. Você pode definir a prioridade, data de vencimento e adicionar tags para facilitar a localização da tarefa. Mas cada tarefa também pode ser comentada e arquivos anexados a ela. Existe até um status para ver o quão completa está a tarefa em que você está trabalhando. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Por que é importante priorizar tarefas no gerenciamento de projetos?

A priorização de tarefas é importante nos negócios ou em qualquer trabalho que se faça, mas especialmente no gerenciamento de projetos. No gerenciamento de projetos, você está lidando com prazos, orçamentos e expectativas das partes interessadas apertados. A priorização de tarefas pega o que poderia ser um projeto indisciplinado e abre um caminho para entregar o projeto no prazo e dentro do orçamento.

Mas faz isso enquanto diminui o estresse de sua equipe e aumenta sua produtividade. Ter tarefas específicas para trabalhar, em vez de todas elas pesando sobre seus ombros, faz maravilhas para o estado psicológico de uma equipe. Eles têm a flexibilidade de fazer as coisas importantes primeiro e depois passar para as próximas tarefas.

Não é apenas útil para o estado de espírito dos membros da equipe, é claro. A priorização de tarefas significa que os gerentes de projeto também podem alocar tempo no qual o trabalho pode ser testado e quaisquer erros detectados antecipadamente. Há tempo para fazer as alterações necessárias e cumprir o cronograma, em vez de ter que voltar e reparar os problemas.

O gerenciamento de tarefas também dá às equipes o tempo necessário para se recuperar do trabalho e enfrentar novas tarefas com foco renovado. Quando você não está constantemente perseguindo prazos e esgotando a si mesmo e à equipe, há tempo para recarregar as baterias. Uma equipe bem descansada é mais produtiva e consegue resolver problemas complexos.

Priorizar tarefas também é um antídoto para a procrastinação. Perder tempo vai acabar com sua produtividade. Ter tarefas agendadas, priorizadas e gerenciadas significa que ninguém fica sobrecarregado, mas o trabalho ainda pode ser feito dentro do cronograma. Isso significa que não há tempo para procrastinação ou mesmo a necessidade de se entregar a ela. Isso porque a priorização de tarefas mantém as equipes motivadas ao ver o quanto elas realizaram.

Técnicas de Priorização de Tarefas

É claro que a priorização de tarefas é importante, mas como implementá-la? Ser capaz de discernir tarefas de alta prioridade daquelas que podem ser colocadas em segundo plano nem sempre é evidente. Para encontrar esse caminho através da sucessão aparentemente interminável de tarefas, existem técnicas de priorização de tarefas. Aqui estão alguns dos mais populares.

1. Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower recebeu o nome de Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos e um general cinco estrelas durante a Segunda Guerra Mundial. Estar em dois cargos de liderança de alta pressão o ensinou muito sobre a tomada de decisões e como priorizar tarefas. Aprendeu que existem problemas urgentes e importantes; os urgentes não são importantes e os importantes não são urgentes.

Dessa ideia surgiu a Eisenhower Matrix, que prioriza as tarefas por urgência e importância. Ele cria uma caixa dividida em quatro quadrantes. Verticalmente à esquerda está “não importante” na parte inferior e “importante” na parte superior. Na parte superior da caixa está “urgente” à esquerda e “não urgente” à direita. Um gerente de projeto colocará tarefas em um desses quatro quadrantes.

As tarefas que têm prazos ou consequências estritas e devem ser realizadas agora irão para o canto superior esquerdo. As tarefas cujo prazo não é claro, mas ainda são importantes e precisam ser agendadas, irão para o canto superior direito. No canto inferior esquerdo serão colocadas as tarefas que podem ser delegadas. Eles precisam ser feitos, mas são para um conjunto de habilidades diferente. Por fim, no canto inferior direito estão as tarefas que você pode remover. Eles são desnecessários para o projeto em questão e só irão distrair a equipe.

2. Método “Comer o Sapo”

O “sapo” é uma tarefa desafiadora, e comer o sapo significa fazer essa tarefa desafiadora logo no início do seu dia. O método come-the-frog é uma estratégia para priorizar tarefas e aumentar a produtividade. Ele ajuda os gerentes de projeto a identificar as tarefas difíceis e tirá-las do caminho logo pela manhã. Então você pode passar para a próxima tarefa.

A filosofia por trás dessa técnica de priorização é que você faça as tarefas grandes e difíceis com antecedência. Isso lhe dá impulso e garante que você não deixe as coisas difíceis em sua mente o dia todo. Isso é especialmente útil para aquelas pessoas que têm toneladas de energia quando começam o dia e depois diminuem.

O começo do dia geralmente é gasto lendo e-mails ou Slack e talvez sentado em uma reunião diária. Todas essas tarefas são úteis, mas não são urgentes. Quando terminar essas tarefas administrativas, muitas vezes você terá usado uma boa quantidade de energia. Bater nas coisas duras primeiro significa que você pode fazer o trabalho ocupado depois do almoço, quando estiver cansado de comer. Coma o sapo primeiro.

3. Método MoSCoW

O método MoSCoW é um acrônimo para must-have, should have, could have and will not have. Ele foi desenvolvido na Oracle pelo especialista em desenvolvimento de software Dai Clegg para ajudar sua equipe a priorizar tarefas ao trabalhar em lançamentos de produtos.

Antes de usar o método MoSCoW, a equipe deve se reunir com as partes interessadas para definir os objetivos do projeto e decidir qual iniciativa deve ser priorizada. Quando todos estiverem na mesma página, você poderá dividir seu trabalho em partes menores e mais gerenciáveis, dividindo-o nas quatro categorias do método MoSCoW.

As tarefas obrigatórias não são negociáveis ​​e são da mais alta prioridade. Tarefas “deveria ter” também são importantes, mas não vitais, no entanto, agregam valor ao projeto. “Poderia ter” seria bom incluir, mas terá um impacto menor no projeto se for excluído. Tarefas “não terá” não são importantes dentro do período de tempo específico em que você está trabalhando.

4. Método ABCDE

ABCDE é um método de priorização que ajuda a determinar quais tarefas são mais importantes para as menos importantes e até mesmo aquelas que podem ser excluídas por serem desnecessárias. É como uma lista de tarefas mais bem organizada e construtiva.

Um gerente de projeto e sua equipe atribuem uma letra diferente a cada tarefa, dependendo de sua prioridade. As tarefas “A” são as de maior prioridade. Tarefas “B” são aquelas que você deve fazer, mas se não as cumprir, não haverá nenhum dano sério ao projeto. Você pode passar para eles depois que as tarefas A forem concluídas.

As tarefas “C” são aquelas que não estão diretamente relacionadas ao projeto, mas, novamente, podem ser abordadas após a conclusão das tarefas A e B. Tarefas “D” podem ser delegadas. Dessa forma, você pode se concentrar nas tarefas A e as tarefas D podem ir para os membros apropriados da equipe. Finalmente, existem as tarefas “E”. E significa eliminar. Essas tarefas não importam, então você pode parar de fazê-las.

Modelos de gerenciamento de tarefas

Existem outras ferramentas que podem ajudá-lo na priorização de tarefas. Por exemplo, o ProjectManager possui dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Word e Excel que você pode baixar em nosso site. Esses modelos abrangem todos os aspectos do gerenciamento de projetos, desde o início até o encerramento, e incluem ferramentas para ajudá-lo no gerenciamento de tarefas. Aqui estão alguns.

Modelo de Rastreador de Tarefas

Use nosso modelo de tarefa gratuito para Excel para criar listas de tarefas, começar a gerenciar um projeto e acompanhar seu trabalho. Você terá campos para nomear a tarefa, quaisquer dependências e a quem ela está atribuída. Em seguida, adicione a prioridade e as datas de vencimento. Além disso, você pode acompanhar seu progresso observando seu status, datas de vencimento planejadas e reais.

Modelo de lista de tarefas

Uma lista de tarefas é uma ferramenta essencial de gerenciamento de tarefas. Nosso modelo gratuito de lista de tarefas para Excel tem tudo o que você precisa para priorizar seu trabalho. Ele lista as tarefas, datas de início e de vencimento, progresso e ainda possui uma coluna codificada por cores para mostrar a porcentagem concluída do seu trabalho.

Modelo de Priorização de Tarefas

Falamos sobre a matriz de Eisenhower e nossa matriz gratuita de priorização de projetos para Excel é uma delas. Ele pode ser usado para priorizar projetos se você estiver gerenciando um portfólio, mas é igualmente útil se precisar priorizar tarefas em um projeto.

O ProjectManager possui ferramentas robustas de priorização de tarefas

O ProjectManager é um software premiado que ajuda você a priorizar tarefas melhor do que um modelo estático. Por um lado, você não precisa atualizar manualmente nosso software. Ele possui dados em tempo real que mantêm todos na mesma página, além de conectar equipes multifuncionais, estejam elas no mesmo escritório ou em fusos horários diferentes. Como nosso software possui várias visualizações de projeto, os gerentes podem planejar e agendar tarefas em gráficos de Gantt e as equipes podem executá-las em listas de tarefas, quadros kanban, planilhas ou visualizações de calendário. Todas as visualizações do projeto são atualizadas automaticamente em tempo real para que todos estejam sempre trabalhando com os dados mais atuais.

Rastreie tarefas de caminho crítico com gráficos de Gantt on-line

Antes de priorizar as tarefas, você precisa organizá-las. Nossos poderosos gráficos de Gantt permitem agendar tarefas em uma linha do tempo para que você possa ver todo o projeto em uma tela. Você também pode vincular todos os quatro tipos de dependências de tarefas para evitar atrasos dispendiosos e até filtrar o caminho crítico para ver quais tarefas devem ser priorizadas. Em seguida, salve seu plano definindo uma linha de base. Agora você pode acompanhar o caminho crítico, o progresso e o desempenho em tempo real, visualizando o esforço real em relação ao esforço planejado. Se você não estiver cumprindo os marcos, poderá realocar recursos para voltar ao cronograma.

Avalie custos com quadros de horários e gráficos de carga de trabalho

Claro, você pode priorizar todas as tarefas que desejar. Mas se você não estiver prestando atenção aos problemas de gerenciamento de recursos, sua equipe não trabalhará no máximo e a produtividade será prejudicada. Nossos recursos de gerenciamento de recursos ajudam você a acompanhar os custos de mão de obra e a carga de trabalho da equipe. Depois de carregar sua equipe, você pode adicionar sua taxa horária e disponibilidade, o que facilita a atribuição de tarefas. Enquanto trabalham, alterne para o gráfico de carga de trabalho com código de cores para ver as atribuições de todos em um só lugar. Se alguém estiver superalocado, você pode realocar seu trabalho diretamente no gráfico. Assim que a carga de trabalho estiver equilibrada, você terá uma equipe mais produtiva.

Existem outras maneiras de monitorar sua equipe para garantir que estejam executando tarefas alinhadas com o cronograma. Para uma visualização de alto nível, use nosso painel em tempo real, que exibe métricas como carga de trabalho, tarefas e muito mais em gráficos e gráficos fáceis de ler. Não há configuração demorada como em outras ferramentas leves. Está pronto quando você estiver. Você também pode gerar relatórios personalizáveis ​​sobre quadros de horários, variações e muito mais para obter mais detalhes. Em seguida, compartilhe-os com as partes interessadas para mantê-los atualizados.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que ajuda você a priorizar tarefas e rastreá-las em tempo real. Capacite as equipes e obtenha a transparência de que os gerentes precisam para remover os gargalos e manter todos trabalhando no máximo. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens que usam nosso software para gerenciar seus projetos com sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.