A folha completa de dicas fiscais baseada nos EUA para desenvolvedores de plugins e temas do WordPress

Publicados: 2018-06-20

Há um velho ditado “ neste mundo nada pode ser dito com certeza, exceto a morte e os impostos ”. Enquanto o primeiro pode ser adiado com exercícios e uma dieta saudável, o último não pode ser evitado tão facilmente. Os Estados Unidos têm uma série de leis tributárias nos níveis federal, estadual e local que os desenvolvedores de temas e plugins do WordPress precisam estar cientes. Este post falará sobre as implicações fiscais de coisas como terceirização de trabalho, incorporação de seus negócios e impostos sobre vendas.

Como um ex-contador que fez a transição para o desenvolvimento de plugins WordPress, estou familiarizado com o quão complicados podem ser os problemas fiscais que os desenvolvedores enfrentam. Eu até desenvolvi um plug-in para ajudar com relatórios 1099-MISC para afiliados e mercados de vários fornecedores chamado WP1099. Como freelancer e proprietário de uma pequena empresa, sei como é difícil acompanhar as leis tributárias em constante mudança, por isso esta folha de dicas foi escrita para ajudá-lo a entender o que você precisa fazer para manter a conformidade com as autoridades fiscais.

Incorporando seu negócio

Muitas pessoas com um tema WordPress ou negócio de plugins consideram o trabalho um “trabalho paralelo” e tendem a tratá-lo como tal. Infelizmente, esses trabalhos paralelos tiram dinheiro real de clientes reais. Isso pode significar que seu trabalho paralelo pode acabar se colocando em problemas legais se algo der errado com um cliente.

A melhor maneira de proteger seus bens pessoais é incorporar seu negócio. Este não é um processo difícil e, em muitos estados, é bastante barato de fazer.

Incorporating cria uma entidade legal que é separada do(s) indivíduo(s) que a criou. Com esta designação legal, o(s) proprietário(s) da empresa estão geralmente protegidos da responsabilidade pessoal das dívidas da empresa. Isso significa que, se sua empresa for processada, seus bens pessoais (sua casa, carro, contas de aposentadoria, etc.) não poderão ser anexados ao processo.

Corporação ou LLC?

Corporações e Sociedades de Responsabilidade Limitada (LLCs) oferecem a seus proprietários proteção de responsabilidade pessoal descrita anteriormente. Cada um deles tem seus prós e contras, por isso é importante escolher o tipo de entidade legal certo para o seu negócio.

As LLCs oferecem várias vantagens que beneficiam novos negócios. Uma LLC protege os proprietários de empresas da responsabilidade pessoal pelas ações da LLC. Eles também não têm uma estrutura formal de gerenciamento ou requisitos formais de reunião como uma corporação. Além disso, os impostos são pagos na declaração de imposto pessoal do proprietário da empresa, o que evita a “dupla tributação” que as empresas pagam.

As corporações, por outro lado, são tributadas como entidades separadas, o que cria o que é chamado de dupla tributação. Isso significa que eles pagam impostos sobre seus lucros por meio de sua declaração de imposto corporativo. Em seguida, os proprietários pagam impostos sobre a parte dos lucros que são distribuídos a eles em sua declaração de imposto pessoal.

A escolha entre uma corporação e uma LLC dependerá de vários fatores. Geralmente, porém, freelancers e “solopreneurs” vão querer escolher uma LLC. Se você não tiver certeza de qual é a melhor entidade legal para o seu negócio, entre em contato com um advogado de direito empresarial em sua área.

Terceirização de mão de obra

Na carreira de todo empreendedor solo, chega um momento em que você fica sobrecarregado com a quantidade de trabalho que precisa fazer. Administrar um negócio é um animal muito diferente de estar empregado. Como proprietário de uma empresa, você usa todos os chapéus até poder contratar alguém para fazer parte do trabalho para você.

Administrar um negócio é um animal muito diferente de estar empregado. Como proprietário de uma empresa, você usa todos os chapéus até poder contratar alguém para fazer parte do trabalho para você.

Mas o que significa contratar alguém? Eles são empregados, ou são contratados?

De acordo com o IRS, você precisa examinar a relação entre o trabalhador e a empresa para determinar se eles são um contratado independente ou um empregado.

Existem três categorias que precisam ser analisadas.

Controle Comportamental: Uma empresa pode direcionar e controlar qual trabalho é feito e a maneira como é feito?
Controle Financeiro: Isso inclui como a empresa paga o trabalhador. Bem como se o trabalhador tem condições ou não de disponibilizar seus serviços para um mercado mais amplo.
Relacionamento: Existem contratos escritos descrevendo o relacionamento entre a empresa e o trabalhador? A empresa fornece ao funcionário benefícios como seguro, pensão, férias ou auxílio-doença? O relacionamento é considerado permanente ou temporário?

Todos estes são considerados ao determinar se um trabalhador é um empregado ou um contratado independente. E qualquer um deles pode fazer com que o trabalhador seja classificado como empregado.

Então, qual é o problema, certo? Um empregado, contratado, que diferença faz?

A diferença é que se um trabalhador é considerado um empregado, a empresa (também conhecida como empregadora) é responsável por coisas como impostos sobre a folha de pagamento, compensação de trabalhadores em caso de lesão no trabalho e outros assuntos semelhantes, como seguro de saúde.

Considerando que um contratante independente é responsável pelo pagamento de seus próprios impostos, que são referidos como impostos de auto-emprego. Um contratante independente também é responsável por seu próprio seguro. Isso inclui seguro de saúde, seguro de invalidez de longo prazo, bem como seguro de responsabilidade comercial que seria usado no caso de surgir uma disputa legal no decorrer dos negócios.

Exemplo de um relacionamento de funcionário

Um trabalhador pode ser considerado um funcionário se você o contratou com um salário definido (ou taxa horária), fornece benefícios de funcionário, tem a capacidade de ditar como eles trabalham (de onde devem trabalhar, horas em que devem estar disponíveis , o equipamento que devem usar, etc.).

Por exemplo, Sally é contratada pela ABC Co., que projeta sites para clientes como web designer líder. Seu salário é de $ 50.000 por ano, e espera-se que ela trabalhe na sede da empresa de segunda a sexta-feira a cada semana, das 9h às 17h. Sally também receberá um novo laptop e software da ABC Co. que ela deve usar em todos os trabalhos da empresa. Ela recebe duas semanas de férias pagas por ano, recebe seguro de saúde e igualação de poupança de aposentadoria.

Sally é considerada uma funcionária.

Exemplo de um relacionamento de contratante independente

Vamos usar o mesmo exemplo, com algumas modificações.

O web designer líder da ABC Co. estava de licença maternidade e um de seus principais clientes tinha uma atualização de design que precisava ser feita nas próximas duas semanas. A ABC Co. pediu a Sally para fazer o projeto por US$ 1.500. Sally pode fazer o trabalho quando e onde quiser em seu próprio laptop, desde que o trabalho seja feito em duas semanas. A ABC Co. não tem objeções a Sally aceitar outros clientes durante o mesmo período de tempo, se ela quiser. Após a conclusão do projeto, a ABC Co. não tem obrigação de fornecer nenhum trabalho adicional a Sally.

Sally é considerada uma contratada independente.

Tipos de Contratados Independentes

Normalmente, você pode encontrar os seguintes tipos de trabalhadores em um relacionamento de contratado independente com outra empresa.

Trabalhadores temporários que você pode usar para um trabalho único. Por exemplo, um designer gráfico para criar o logotipo e o papel timbrado da sua empresa.
Os afiliados são considerados contratados independentes porque geralmente não há regras sobre quando ou onde eles precisam trabalhar, e seu único pagamento é gerado quando eles trazem negócios. Um vendedor assalariado, por outro lado, pode ser considerado um empregado.
Fornecedores em mercados online como ThemeForest, CodeCanyon ou outros sites semelhantes.

Relatório 1099-MISC

Como empresa, você não é responsável pelo pagamento de impostos sobre a folha de pagamento de um contratado independente. No entanto, você é responsável por relatar a renda que eles ganharam de você ao IRS se eles tiverem feito mais de uma certa quantia no Formulário 1099-MISC. Na maioria dos casos, esse valor é de US $ 600, no entanto, pode ser apenas US $ 10.

Espere, $10? Eu pensei que apenas pagamentos acima de $ 600 eram necessários em um 1099-MISC?

Geralmente, quaisquer pagamentos de royalties que totalizem mais de US$ 10 no ano precisam ser relatados, enquanto a maioria dos outros pagamentos precisa totalizar US$ 600 ou mais. Os pagamentos são considerados royalties quando você paga a outra pessoa por sua propriedade intelectual. Por exemplo, quando você vende um tema no ThemeForest, o ThemeForest está vendendo sua propriedade intelectual em seu nome. O dinheiro que eles pagam a você são considerados royalties. Contanto que você ganhe $ 10 ou mais durante o ano, o ThemeForest enviará um 1099-MISC.

Para relatar os ganhos em um 1099-MISC, você precisará coletar as informações do trabalhador em um formulário W-9 do IRS. É sempre aconselhável solicitar essas informações quando o empreiteiro começar a trabalhar para você. O IRS exige que você tenha essas informações em arquivo antes de fazer pagamentos que excedam o limite mínimo. Se o contratante se recusar a fornecer as informações, a empresa é obrigada a reter 28% dos pagamentos e apresentá-los ao IRS.

Isso não é divertido para nenhuma das partes, por isso é melhor garantir que seus contratados forneçam as informações W-9 antecipadamente para evitar a situação desagradável de ter um cheque mais leve do que o esperado.

Se o contratado não estiver sediado nos EUA, você precisará de um W-8BEN como documentação de que eles não exigem um 1099-MISC.

Para tornar as coisas um pouco mais fáceis se você estiver contratando uma corporação, você não é responsável por relatar sua renda em um 1099-MISC. No entanto, um W-9 identificará o tipo de entidade legal com a qual você está trabalhando, portanto, é importante que cada funcionário preencha o formulário.

O relatório 1099-MISC é um tópico que pode justificar sua própria postagem no blog (ou uma série de postagens no blog).

Impostos sobre os salários

Como empregador com funcionários, você é obrigado a reter os impostos sobre a folha de pagamento de cada contracheque.

A fórmula básica para o contracheque de um funcionário é algo como:

Salário bruto para o período de pagamento (salário ou taxa horária x horas trabalhadas)
Deduções fiscais menos exigidas na folha de pagamento
Menos deduções voluntárias de impostos sobre a folha de pagamento

Por lei, os empregadores devem reter os seguintes impostos:

Imposto de renda federal. O valor a ser retido varia de acordo com o valor que o funcionário ganha. Veja a Publicação 15 para mais detalhes.
Imposto sobre seguranca Social. O valor total é de 12,4% (6,2% para o empregador e 6,2% para o empregado).
Imposto Medicare. O valor total é de 2,9% (1,45% para o empregador e 1,45% para o empregado).
Imposto de renda estadual. O valor varia de acordo com o estado, portanto, verifique com as autoridades fiscais estaduais locais.
Impostos locais. Cidades, condados e outros governos locais podem ter impostos de renda adicionais que precisam ser retidos. Novamente, verifique com o governo local para obter mais informações.

As deduções voluntárias da folha de pagamento incluem coisas que o funcionário concordou em deduzir do seu salário. Isso pode incluir:

Prêmios de seguro de vida e saúde.
Contribuições do plano de aposentadoria.
Planos de compra de ações dos funcionários.
Contribuições sindicais e outras despesas semelhantes relacionadas ao trabalho.

Semelhante aos requisitos de relatório 1099-MISC, os impostos sobre a folha de pagamento são um tópico em si. Para muitas empresas, pode fazer muito sentido contratar um contador ou agência de folha de pagamento para lidar com os cálculos para você. Apenas aprender as regras em constante mudança pode ser uma distração suficiente do seu negócio que o impede de fazer o trabalho que você precisa fazer para permanecer no negócio.

Apenas aprender as regras em constante mudança pode ser uma distração suficiente do seu negócio que o impede de fazer o trabalho que você precisa fazer para permanecer no negócio.Tweet

Finanças Empresariais

Ao trabalhar em seu tema ou negócio de plugins, é fácil usar sua conta bancária pessoal para quaisquer receitas e despesas relacionadas a negócios. No entanto, é importante que você configure uma conta bancária separada que seja usada apenas para fins comerciais.

Toda a sua renda deve ser depositada nessa conta, e quaisquer despesas que você tenha relacionadas ao seu negócio devem ser pagas da conta.

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Não há problema em colocar dinheiro pessoal e, eventualmente, pagar a si mesmo com a conta comercial. Na verdade, isso é bem comum. Quando uma empresa começa, ela precisará de dinheiro para que o proprietário deposite dinheiro na conta da empresa. Isso é chamado de investimento do proprietário.

Quando você eventualmente precisar retirar dinheiro do negócio, é uma boa ideia colocar os fundos diretamente em sua conta pessoal. Isso é chamado de sorteio do proprietário. Portanto, neste caso, você pagará a si mesmo (US$ 2.000), em vez de pagar diretamente por um item (US$ 7,39 por um café na Starbucks).

Quando você evita usar sua conta comercial para pagar diretamente por itens pessoais, torna a vida muito mais fácil na hora de fazer seus impostos. No momento do imposto, você saberá que as despesas e receitas em sua conta comercial são apenas para fins comerciais. Não há necessidade de procurar dezenas de outras transações pessoais em seu extrato bancário ao reconciliar seus livros.

Impostos sobre vendas

Sua empresa provavelmente venderá um produto ou serviço para seus clientes. Em muitos casos, há impostos sobre vendas que você também deve coletar.

Nos Estados Unidos, não há imposto sobre vendas no nível federal aplicável em todo o país. A desvantagem disso é que os impostos sobre vendas que temos que coletar variam de estado para estado e, em alguns casos, de cidade para cidade.

Para complicar ainda mais as coisas, cada imposto local sobre vendas se aplica a coisas diferentes. Por exemplo, em algumas áreas, os serviços não são tributáveis, enquanto os produtos digitais são. Cada jurisdição pode cobrar diferentes taxas de imposto sobre vendas em diferentes classes de itens, portanto, só porque algo é tributável, não significa que seja tributado na mesma taxa que todo o resto.

Para obter mais informações sobre as taxas de imposto sobre vendas, visite o site do Sales Tax Institute ou a autoridade fiscal local.

IVA da UE

Só porque você pode ser uma empresa sediada nos EUA, não significa que outros países não irão tributar as vendas que você fizer em suas jurisdições.

A União Europeia cobra um Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) à maioria das vendas efetuadas na UE.

Mas espere, eu não vendo na UE estou localizado na América!

Tecnicamente, como fornecedor de produtos digitais para clientes na UE, sua empresa é responsável por cobrar o IVA e enviá-lo aos governos individuais. No entanto, o IVA não é uma porcentagem fixa simples, pois cada país tem sua própria taxa e sua própria autoridade fiscal que você precisa enviar.

Se você for uma operação B2B, talvez não seja necessário coletar o IVA, pois o pagamento do IVA se torna responsabilidade do comprador. No entanto, você precisará coletar e verificar o número de IVA do cliente para garantir que ele não seja um indivíduo que esteja tentando evitar o pagamento do imposto com um número de IVA falso.

O IVA não é uma porcentagem fixa simples, pois cada país tem sua própria taxa e sua própria autoridade fiscal para a qual você precisa enviar.Tweet

Assim como os impostos sobre vendas e os relatórios 1099-MISC, o IVA da UE é um tópico complicado que pode exigir sua própria série de postagens no blog. Saiba apenas que é da sua responsabilidade apresentar e pagar o IVA às autoridades fiscais europeias competentes. No entanto, usar uma solução como o Freemius para vender seus produtos WordPress libera você dessa responsabilidade, lidando com isso para o seu negócio.

Os impostos são difíceis

Existe um ditado “ se você acha caro contratar um profissional, espere até contratar um amador ”. Acho que esse ditado é especialmente aplicável ao decidir se deve ou não cuidar de assuntos relacionados a impostos comerciais por conta própria. Existem penalidades por não arquivar ou reter dinheiro suficiente. Se isso não foi o suficiente para assustar alguém a contratar um contador tributário profissional, você também deve saber que as regras tributárias mudam o tempo todo. Portanto, mesmo que você tenha uma boa noção do que sua empresa é responsável este ano, as chances são boas de que o próximo ano trará um novo conjunto de mudanças.

Se você não tiver certeza sobre o que sua empresa é responsável do ponto de vista tributário, minha recomendação seria contratar um contador ou contador para ajudar a guiá-lo no caminho certo.