O poder de uma resposta rápida: como a agilidade no e-mail salva o dia

E se você pudesse ter melhor confiança e fidelidade do cliente diretamente ao seu alcance?

As empresas geralmente passam muitos anos tentando cultivar essa confiança e lealdade. Infelizmente, muitas empresas ignoram a melhor maneira de atingir esse objetivo: criar uma resposta rápida para cada e-mail de cliente.

A agilidade do e-mail pode salvar o dia e realmente colocar o seu negócio (especialmente uma empresa local) no mapa. Ainda não está convencido? Continue lendo para descobrir nosso guia completo sobre por que uma resposta rápida por e-mail é tão importante.

Cortesia Simples

Às vezes, a melhor razão para fazer algo é também a razão mais simples. E quando se trata de por que cada e-mail de cliente precisa de uma resposta rápida, muito disso se resume a simples cortesia.

Todos nós sabemos como pode ser frustrante quando alguém não responde a um e-mail. E muito em breve, você estará lendo muita intenção nessa falta de resposta. Você pode pensar que a outra parte está sendo rude, desrespeitosa e desdenhosa.

Isso já é ruim o suficiente quando se trata de e-mails pessoais ou e-mails dentro da empresa. Mas quando se trata de clientes, eles provavelmente não esperarão para sempre por uma resposta. Em vez disso, eles provavelmente levarão seus negócios para a concorrência!

Mesmo que seu e-mail seja curto e direto ao ponto (mais sobre isso mais tarde), reconhecer rapidamente os clientes é uma forma de mostrar-lhes cortesia e respeito.

Limpar caixa de entrada

Convenhamos: às vezes, não há nada mais estressante do que descobrir quantos e-mails não lidos estão na sua caixa de entrada.

Se você não tomar cuidado, esses e-mails continuarão se acumulando. Isso não apenas prejudicará sua produtividade, mas a simples visão dos números de sua caixa de entrada aumentarão apenas causará mais estresse a cada dia.

Longa história curta? Você precisa adquirir o hábito de responder e-mails (especialmente de clientes) assim que eles chegam. Os clientes geralmente esperam respostas mais curtas, então uma resposta instantânea não levará muito tempo para ser escrita. E você manterá seus clientes satisfeitos enquanto realiza o sonho de todo trabalhador: uma caixa de entrada com zero novas mensagens!

Aparência de Confiabilidade

Quando se trata de seu negócio e sua marca, não é exagero dizer que sua reputação é tudo. É por isso que as empresas investem milhões de dólares em campanhas de marketing complexas: para construir sua marca e aumentar sua reputação. Mas uma das melhores maneiras de construir sua reputação não custa nada, e isso é fornecer uma resposta rápida a cada e-mail de cliente.

Não importa como você responde e quanto (ou quão pouco) você escreve, uma resposta rápida diz muito aos clientes sobre você e sua empresa. Isso mostra que você é rápido e confiável. Eventualmente, os clientes que notarem seu pronto atendimento ao cliente verão sua empresa como muito confiável.

E essa confiança não veio de uma campanha de marketing cara. Em vez disso, tudo se resume a apertar o botão “enviar” em tempo hábil.

Maior responsabilidade

Nós nos concentramos muito em como uma resposta rápida por e-mail é benéfica para seus clientes. Mas também é benéfico para você porque ajuda a fazer o que você poderia pensar ser impossível: elimina a procrastinação.

o essência da procrastinação principalmente se resume a essas quatro pequenas palavras: “Farei isso mais tarde”. Mas quando se trata de e-mails de clientes, fazer isso “depois” é muito perigoso. A essa altura, sua reputação já sofreu danos e o cliente pode ter levado seus negócios para outro lugar.

No entanto, imagine o que acontece depois que você envia uma resposta rápida, como: “Obrigado por reservar um tempo para nos escrever. Vou analisar sua pergunta e responder o mais rápido possível.”

O cliente ficará feliz por você ter respondido tão rapidamente. Mas tão importante quanto isso, você agora fez uma promessa de investigar o problema deles. Em vez de esquecer o e-mail ou sua preocupação, você garantiu que resolver o problema agora é uma de suas prioridades imediatas para o dia.

E assim, você derrotou a procrastinação. Uma resposta rápida ajuda a aumentar sua responsabilidade e reorientar suas prioridades em torno de um melhor atendimento ao cliente.

Compre-se algum tempo

Qual é o principal obstáculo para escrever uma resposta rápida para cada cliente? Em alguns casos, você pode estar preocupado em responder a clientes que tenham perguntas complexas ou problemas sérios. E a razão é que levará algum tempo para criar a resposta que eles merecem.

Mas, como observamos, uma das melhores coisas sobre uma resposta instantânea aos e-mails do consumidor é que ela pode ser curta. E “curto” não significa “definitivo”. Como nosso exemplo acima mostrou, você pode simplesmente agradecer ao cliente por escrever e prometer retornar o mais rápido possível.

Esses tipos de e-mails curtos de confirmação ajudam o cliente a se sentir visto e ouvido. Ao mesmo tempo, a resposta rápida efetivamente lhe dá algum tempo para analisar respostas mais completas a quaisquer dúvidas e preocupações dos clientes.

Desativando Situações Voláteis

Falando em perguntas e preocupações dos clientes, aqui está uma verdade simples: seus clientes mais felizes e satisfeitos são os menos propensos a enviar um e-mail para você. Em vez disso, é muito mais provável que você tenha notícias de clientes que tiveram uma experiência negativa.

Por isso, uma das principais razões para enviar uma resposta rápida aos clientes é ajudar a neutralizar uma situação volátil. Em um nível muito básico, essa estratégia funciona porque quando um cliente já está com raiva, fazê-lo esperar muito tempo por uma resposta só o deixará mais irritado.

Se você quiser ter certeza de que sua resposta inicial soa apropriadamente neutra e respeitosa, você pode usar um modelo de e-mail e modifique sua resposta conforme necessário. Com modelo ou sem modelo, seu e-mail deve ressaltar seu respeito pelo cliente e seu desejo de resolver o problema dele.

Em última análise, você pode não ser capaz de fazer todos felizes. Mas responder rapidamente às preocupações do cliente com cortesia e respeito é a base do atendimento ao cliente de alta qualidade.

Resposta rápida a e-mails: o que vem a seguir?

Agora você sabe por que uma resposta rápida aos e-mails dos clientes é tão importante. Mas você sabe quem pode levar seu e-mail marketing para o próximo nível?

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