O melhor guia de faturamento para influenciadores e criadores de conteúdo

Publicados: 2021-04-16

Você acabou de encerrar tudo com sua mais recente parceria de marca (parabéns!). O conteúdo é aprovado e está na ferramenta de agendamento do Instagram do Tailwind, pronto para ser lançado em breve.

Agora você só precisa enviar uma fatura para a marca para receber o pagamento… Mas questões importantes podem atrasar esse processo: Para quem você precisa enviar a fatura? Havia um número de PO? Quais foram as condições de pagamento novamente? Meu pagamento está atrasado, como devo comunicar isso?

Se faturar e receber pagamentos às vezes parece uma tarefa árdua, não se preocupe – você não está sozinho.

A menos que você tenha um agente cuidando do faturamento e dos pagamentos para você, isso pode levar tempo e energia e ser complicado. Este guia foi escrito para fornecer dicas e truques para facilitar o faturamento e minimizar os problemas de pagamento.

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Sempre enviar uma fatura

Enviar sua fatura deve ser o primeiro passo para receber o pagamento. Sempre. Mesmo quando uma plataforma de marca, agência ou influenciador diz que você não precisa, é importante enviar suas próprias faturas. Mas por que?

Como criador, você está administrando seu próprio pequeno negócio. É importante ter um registro de todos os seus ganhos para fins fiscais e o que lhe é devido para que você possa receber o pagamento. Os profissionais de marketing trabalham com dezenas ou até centenas de influenciadores. Não é incomum que os pagamentos às vezes sejam atrasados ou esquecidos!

Acompanhar sua fatura é tão importante quanto enviá-la. Se você estiver enviando apenas algumas faturas, poderá gerenciar o rastreamento no Excel ou no Google Sheets. Uma opção perfeita criada pelo criador para faturar marcas é uma ferramenta chamada Lumanu. Ele também rastreia suas faturas para você. Freshbooks e QuickBooks são ótimos se você deseja uma funcionalidade de contabilidade mais avançada, como a capacidade de executar relatórios de vencimento de recebíveis.

Não importa a escolha, é importante capturar o básico ao rastrear – número da fatura, data de vencimento, valor e, claro, a marca e as informações de contato de quem está pagando. Manter o controle desses fundamentos garantirá um processo de faturamento tranquilo para você e seu parceiro de marca.

Concorde com os termos de pagamento antes da colaboração

As condições de pagamento devem sempre incluir:

Quando você vai ser pago. Um termo padrão é “30 dias após o conteúdo ser postado” (ou seja, 30 dias após o conteúdo ser publicado). Embora a maioria dos freelancers gostaria de ser pago imediatamente, é padrão para os departamentos de AP na maioria das grandes empresas implementar um processo líquido de X dias (normalmente 30, 45 ou até 60 dias).
Como você vai ser pago. Certifique-se de que você está sendo pago em seus termos. Adicione uma cláusula simples em seu contrato que leia algo como –> “o criador será pago por instruções de remessa na fatura”. Os problemas comuns que os criadores enfrentam incluem a) Um processo de inscrição obrigatório com um software de pagamento que não é ativado até a hora de pagar (adicionando dias até que você seja pago) e b) Quando uma marca insiste em pagar via PayPal e não não cobre as taxas.
Quando (e quem) você deve faturar. Certifique-se de que está enviando a fatura para a pessoa certa e no momento certo. É comum que as marcas percam o controle dos pagamentos dos influenciadores e se percam na caixa de entrada do e-mail.

As marcas estão cada vez mais flexíveis quando se trata de pagar freelancers, especialmente influenciadores de mídia social. As principais marcas percebem que a colaboração é sobre parcerias e a flexibilidade pode percorrer um longo caminho. É uma boa ideia propor as condições e métodos de pagamento que você prefere ao se envolver com uma marca. Em última análise, ao administrar seu negócio, você vai querer escolher como gerenciar sua contabilidade. Isso começa com o faturamento das marcas por meio da solução escolhida.

O que incluir na sua fatura de influenciador

Existem alguns princípios básicos para acertar ao criar uma fatura profissional. Você pode configurar um modelo de fatura, baixar um modelo de fatura gratuito ou usar uma solução de software para criar e enviar faturas profissionais (por exemplo, Lumanu, Freshbooks, Quickbooks). A parte boa do software é que ele ajudará no rastreamento do status da fatura, além de fornecer opções de processamento de pagamento rápido.

Se você estiver usando uma solução de software, eles cuidarão disso para você. Aqui estão os campos padrão que você deve incluir em todas as suas faturas:

Número e data da fatura: inclua a data de envio da fatura junto com um número de fatura exclusivo na parte superior da fatura. Um número exclusivo garantirá que você possa acompanhar os pagamentos e ser útil para fins fiscais.
Seu nome completo e informações de contato: inclua seu nome completo ou o nome da sua empresa. Inclua também seu endereço de correspondência, número de telefone e endereço de e-mail. Normalmente, eles são necessários para que seu parceiro o configure para pagamento em seu sistema.
Informações de contato do seu cliente: O nome da empresa e informações de contato do pagador (nome e endereço de e-mail).
Descrição – nome da campanha ou título da postagem: eles se encaixam bem como itens de linha em sua fatura. Certifique-se de seguir todas as instruções enviadas pelo seu parceiro ou pergunte como ele gostaria que isso fosse apresentado na fatura. Os itens de linha podem indicar o nome da campanha, resultados e informações adicionais que fazem referência às suas postagens patrocinadas. Alguns subtotais de itens de linha que você pode incluir – custo mensal, taxa por hora ou custo por postagem. Se você tiver rastreamento de tempo para incluir o pagamento por hora, inclua a taxa horária e o subtotal.
Valor: próximo ao final da sua fatura de influenciador, adicione o valor total em negrito.
Condições de pagamento/data de vencimento: Certifique-se de faturar de acordo com as condições de pagamento acordadas. Condições de pagamento incorretas são o maior motivo pelo qual as faturas não são pagas. Os termos são geralmente X Dias Líquidos ou uma data de vencimento especificada. SEMPRE inclua a data de vencimento real para eliminar confusão.
Métodos de pagamento: O software automatizado fornecerá várias formas de pagamento (ACH, PayPal, cartão de crédito, etc.) Se você estiver usando seu próprio modelo de fatura, digite as instruções de remessa na parte inferior da fatura. Oferecer às marcas várias opções de pagamento ajuda a garantir o pagamento com menos complicações.

Quando enviar sua fatura de influenciador

Como regra geral, você pode enviar faturas ao concluir as entregas da campanha ou antecipadamente (ao assinar o contrato). O que você realmente fará dependerá de suas negociações com seu parceiro. Entenda o processo de AP do seu parceiro, pois você pode precisar ajustar o tempo para se adequar ao processo dele ou ele pode ajustar o processo para se adequar ao seu tempo.

Alguns termos típicos para colaborações de marketing de influenciadores são:

Líquido 30 dias após a conclusão da entrega da campanha
Net 30/ 45/ 60/ 90 dias a partir da data da fatura – às vezes pode trabalhar com seu contato para faturar antes da conclusão da campanha com a data de vencimento caindo após a data de entrega prevista
50% adiantado e 50% líquido X dias (conforme acima)

Mantenha seu e-mail de fatura conciso e direto ao ponto. Na linha de assunto, certifique-se de incluir a palavra “INVOICE”, seu nome e uma breve descrição. Isso ajudará o destinatário a identificar seu e-mail e saber priorizá-lo. No e-mail inclua o valor e a data de vencimento.

Como e quando acompanhar

Perseguir o pagamento pode ser frustrante e estranho, outro motivo para usar uma plataforma como o Lumanu, que acompanhará automaticamente as faturas para você e lhe dará visibilidade do status do pagamento das solicitações pendentes.

Antes do vencimento da fatura – Certifique-se de que seu contato recebeu a fatura. Peça a confirmação de recebimento quando a fatura for enviada.

Quando sua fatura vence – Envie um lembrete gentil até a data de vencimento, um lembrete de que o pagamento vence em 3 dias ajuda a garantir o pagamento no prazo.

Quando sua fatura está vencida – Os pagamentos atrasados acontecem por vários motivos. Os departamentos de contas a pagar gerenciam o fluxo de caixa e geralmente possuem um sistema de pagamentos. É importante acompanhar os detalhes, incluindo quando o pagamento era devido e as opções de pagamento.

O que fazer com “complementos” e mudanças no escopo

Incrível, seu parceiro de marca quer pagar mais dinheiro! Ou eles querem pedir mais coisas que estão fora do seu acordo de graça – não custa pedir.

Quando isso acontece, você tem algumas opções - criar e enviar outra fatura ou cancelar a fatura original e atualizar e reenviar com o escopo expandido e o novo valor em dólares. Certifique-se de criar um novo número de fatura e enviar um cancelamento para a fatura antiga para que você receba o valor correto.

Soluções de faturamento de influenciadores recomendadas

Propósito criado para criadores: o Lumanu foi criado desde o início para atender às necessidades de faturamento dos influenciadores. É compatível com iPhone e eles tornaram o faturamento tão simples quanto o Venmo. Além disso, adoramos seus ganhos acumulados no ano, rastreamento e painel limpo para rastrear facilmente o status do pagamento. É grátis criar e enviar faturas e cobram uma taxa de processamento inferior à do PayPal, com pagamentos enviados diretamente para sua conta bancária. O Lumanu Payments é “somente por convite”, o Tailwind tem o prazer de oferecer acesso especial ao Lumanu Payments.

Recursos avançados para o pequeno império: vale a pena dar uma olhada no Freshbooks se você precisar de um software completo de contabilidade e escrituração. Estamos falando de relatórios de vencimento de contas a receber, lançamentos no razão geral e relatórios completos de P&L. Os sinos e assobios extras custarão uma taxa mensal baixa, juntamente com custos mais altos de processamento de pagamento nas faturas.

Para o freelancer faça você mesmo: a maioria dos modelos “gratuitos” on-line que você encontra em um site cobra pelo processamento do pagamento (tem que ganhar dinheiro de alguma forma). Se você deseja criar e enviar seus próprios modelos, recomendamos pegar um modelo de fatura do Microsoft Office em Word ou Excel. Você também pode abrir no Google Docs se não for um usuário do Office.

Exemplo de modelo da Microsoft:

Facturação facilitada

Gerenciar sua pequena empresa como freelancer criativo ficou mais fácil – esperamos! Ao executar um processo consistente para garantir que os termos de pagamento sejam acordados antecipadamente e que as faturas precisas sejam enviadas, você gastará menos tempo se preocupando com o pagamento e mais tempo criando. Existem muitos recursos disponíveis para ajudá-lo a expandir seus negócios e, finalmente, sua marca.

Psst! Este Pin foi feito em segundos com o Tailwind Create. Experimente você mesmo!