Contrato de tempo e materiais (T&M): quando usar um e melhores práticas

Existem duas maneiras pelas quais os proprietários podem pagar pelo trabalho realizado em um projeto. Uma é por um preço fixo, onde um contrato define o que será feito e estabelece um preço específico e final para aquela obra. Se a equipe demorar muito para concluir suas tarefas ou exigir mais materiais do que o previsto no contrato, eles comem esses custos.

O outro é um contrato de tempo e materiais. Como o nome indica, este é um acordo mais flexível que cobra do cliente o tempo que o trabalho leva para ser concluído e os materiais usados. Um contrato de T&M é adequado para o seu projeto? Antes de decidir como pagar os serviços relacionados ao seu próximo projeto, reserve um momento para analisar o que é um contrato de tempo e materiais e quando é aconselhável usá-lo.

O que são tempo e materiais para um projeto de construção?

O termo “tempo e materiais” refere-se à quantidade de tempo e materiais de construção que um empreiteiro ou subempreiteiro necessita para executar o projeto. Tempo e materiais são muitas vezes referidos pela abreviatura T&M.

Todas as tarefas em um projeto de construção usam algum material e levam tempo para serem executadas. Quando o termo é usado, é para indicar que o empreiteiro está cobrando pelo tempo que leva para fazer a tarefa e quaisquer materiais usados ​​no processo.

O que é um contrato de tempo e materiais?

Um contrato de tempo e materiais é comumente usado no gerenciamento de projetos de construção, embora também seja usado no desenvolvimento de produtos e outros tipos ou projetos. Basicamente, um contrato de tempo e materiais descreve como o empregador pagará a um empreiteiro pelo tempo gasto no projeto e pelos materiais usados ​​na execução do trabalho.

Isso significa que o contratado está rastreando o tempo e os materiais usados ​​por sua equipe ou subcontratados. Eles usam esses dados para cobrar do empregador adequadamente ao longo do projeto. No entanto, os contratos de T&M podem ter um preço máximo garantido que impõe um teto aos custos.

Um contrato de tempo e materiais é usado quando o projeto é aberto ou indefinido, e uma estimativa precisa do tempo e dos materiais necessários não pode ser calculada. Nesse caso, um contrato de preço fixo é desaconselhável, pois os custos reais podem superar em muito o contrato acordado.

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Como um contrato de T&M é diferente de outros contratos?

Como mencionado acima, existem dois tipos principais de planos de pagamento na administração de contratos. Os contratos de T&M são usados ​​quando os planos não são precisos o suficiente para usar um contrato de preço fixo (porque não há preço definido para o trabalho).

Além dos contratos de T&M e de preço fixo, existe um terceiro tipo de contrato de construção chamado contrato de custo reembolsável. É quando o proprietário paga ao empreiteiro o custo real da obra. Isso inclui custos diretos e indiretos, como materiais, equipamentos e qualquer outra coisa, incluindo salário, que deve ser pago para realizar o trabalho. Os empreiteiros adicionarão uma cláusula, como uma taxa fixa ou algum incentivo, para obter lucro.

Quando usar um contrato de tempo e materiais

Novamente, um contrato de T&M é ideal para um projeto sem uma estimativa clara ou precisa do tempo e dos custos envolvidos. Não faz sentido usar um contrato de preço fixo a menos que haja uma maneira de determinar o custo. E um contrato com custo reembolsável seria impossível de determinar sem saber o tempo exato e os materiais necessários para executar o trabalho.

No entanto, um contrato de tempo e materiais é aconselhável quando a duração do projeto é desconhecida, mas há uma taxa horária fixa para a mão de obra envolvida. Ao usar um T&M, os contratados geralmente adicionam uma margem de lucro entre 15 e 35%.

Portanto, um contrato de tempo e materiais seria uma opção para o processo licitatório de construção quando se trata de cenários imprevisíveis. Só é possível entrar em tal acordo quando ambas as partes concordam com as condições, embora isso seja verdade para todos os contratos. Mais importante, um contrato de T&M é ideal quando há necessidade de flexibilidade ou você é novo no setor e não pode fazer estimativas precisas de custos e duração.

Melhores práticas para contrato de T&M

Ao entrar em qualquer contrato, é importante que o acordo seja por escrito. Ambos os lados precisam concordar com os termos e aprová-los. Isso é especialmente verdadeiro para o contrato de tempo e materiais, pois pode acabar com o empregador sangrando dinheiro sem relatórios diários de construção. Como mencionado anteriormente, ter um preço máximo é uma proteção recomendada.

Ao trabalhar com qualquer contratado, certifique-se de que eles sejam licenciados pelo Contractors State License Board e que o trabalho que estão fazendo está dentro do escopo dessa licença. Trabalhar com empreiteiros não licenciados abre responsabilidades que podem impactar o projeto e até mesmo toda a organização. Isso também é válido para licenças comerciais ou registro de imposto comercial, se necessário na jurisdição em que o projeto ocorre.

Um problema com os contratos de T&M é que eles podem resultar em mais ações judiciais do que um contrato de preço fixo. Portanto, conheça os riscos e consequências envolvidos na contratação de terceiros. Pode haver problemas com impostos atrasados ​​e outras penalidades do IRS, pagamentos atrasados ​​e danos à reputação da organização.

Prós e contras de contratos de tempo e material

Vamos dar uma olhada nos benefícios e problemas com contratos de tempo e material. Dependendo da situação, eles podem ser exatamente o tipo de contrato que funciona dentro de um projeto de construção. Eles podem facilmente ser um prejuízo e os contras podem superar os prós, levando uma organização a buscar uma das outras opções de contrato.

As vantagens dos contratos de T&M

• É fácil responder a mudanças no projeto.
• Atrasos e bloqueios podem ser resolvidos facilmente.
• As negociações são definidas no início do trabalho.

As desvantagens dos contratos de T&M

• O rastreamento do tempo e dos materiais pode ser difícil.
• Os empreiteiros têm pouco incentivo para trabalhar com eficiência.
• Os empreiteiros têm que arcar com seus próprios custos.

Como o ProjectManager ajuda com o rastreamento de tempo e materiais

Contratos de tempo e material podem ser adequados para você. Mas se você for usar um, é crucial que você acompanhe de perto o tempo e os materiais usados ​​pelo seu contratante. Dessa forma, você está pagando apenas pelo trabalho que realmente foi feito. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos de construção premiado que pode monitorar o tempo que seus empreiteiros trabalham no trabalho e rastrear os materiais que eles usam, tudo em tempo real.

Gerenciamento de tempo fácil

É fácil integrar contratados à nossa ferramenta, e as configurações de segurança garantem que eles só possam acessar as partes do software que você lhes dá permissão para usar. Um recurso que ajuda você a acompanhar o trabalho deles são nossos quadros de horários. A hora é registrada na página Meu Trabalho ou hora do nosso software. Quando os contratados enviam seus quadros de horários, eles são enviados para alguém autorizado a aprová-los e bloqueados para manter os dados seguros.

Planeje com gráficos de Gantt

Use nossa visualização de gráfico de Gantt para planejar e agendar seu projeto. Você pode atribuir e acompanhar o trabalho dos contratados, bem como acompanhar as despesas. Depois de ter um cronograma e orçamento, defina a linha de base e agora você pode comparar o progresso e os custos reais com o seu plano. Se você perceber que os empreiteiros estão gastando muito tempo ou dinheiro, você pode resolver o problema antes que ele se torne um problema.

Acompanhar com painéis

Há também um painel ao vivo que rastreia uma visão de alto nível do progresso e desempenho do projeto. Ele coleta automaticamente dados em tempo real e os calcula em custos do projeto, tempo, variação e muito mais. Seja qual for o tipo de contrato que você usa, nossa ferramenta garantirá que seus contratados estejam trabalhando com eficiência.

ProjectManager é um software baseado em nuvem que ajuda a organizar tarefas, equipes e projetos. Planeje, monitore e relate seu projeto. Gerencie seu projeto em todas as fases de seu ciclo de vida, fornecendo às suas equipes as ferramentas necessárias para colaborar e trabalhar de forma mais produtiva. Junte-se às dezenas de milhares de equipes que já usam nossa ferramenta e faça hoje mesmo este teste gratuito de 30 dias.